Factureren is een essentieel onderdeel van elk bedrijf, maar handmatige factuurverwerking kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor UBL-facturen, een oplossing om het automatiseren van factuurverwerking eenvoudiger te maken.
Maar wat is een UBL-factuur precies? Hoe werkt het, en welke voordelen brengt het met zich mee? In deze blog leggen we alles uit wat je moet weten over Universal Business Language (UBL) en waarom het belangrijk is voor digitale facturatie.
Wat is een UBL-factuur?
UBL staat voor Universal Business Language en is een internationaal erkend bestandsformaat voor elektronische facturen. In plaats van een traditionele factuur als PDF of papieren document, wordt een UBL-factuur opgeslagen als een XML- of JSON-bestand. Dit bestand bevat alle factuurgegevens op een gestructureerde manier, zodat software deze automatisch kan verwerken.
Met een UBL-factuur kunnen bedrijven factuurdata direct van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B sturen, zonder dat er handmatige invoer nodig is. Dit maakt het proces sneller, efficiënter en vermindert de kans op fouten.
Hoe werkt een UBL-factuur?
UBL-facturen werken op een eenvoudige maar krachtige manier. In plaats van een menselijke boekhouder die gegevens uit een PDF overtypt, kunnen systemen UBL-facturen direct inlezen, verwerken en opslaan.
Zo ziet het proces eruit:
- Een UBL-factuur wordt gegenereerd
- De leverancier maakt een factuur in een UBL-ondersteunende facturatiesoftware (zoals Exact, AFAS of Twinfield).
- De factuur wordt automatisch omgezet naar een XML- of JSON-bestand, waarin alle factuurgegevens in een gestructureerd formaat worden opgeslagen.
- De factuur wordt voorzien van XML-code
- In een XML-bestand zijn de afbeeldingen van de factuur opgenomen, maar daarnaast krijgt elk tekstueel onderdeel een label in de vorm van XML-code.
- Dit betekent dat elk gegeven, zoals het factuurnummer, de datum en het totaalbedrag, een vaste plek en benaming krijgt binnen het document.
- Voor mensen is het eenvoudig om een factuur te lezen en te begrijpen, maar computers hebben moeite met natuurlijke taal. Dankzij de XML-structuur volgens het UBL-protocol begrijpt boekhoudsoftware direct welke informatie waar staat en wat ermee moet gebeuren.
- De factuur wordt verzonden
- In plaats van een PDF bij een e-mail te voegen, wordt de UBL-factuur digitaal verzonden via een beveiligde verbinding, zoals het Peppol-netwerk of een API-koppeling.
- Automatische verwerking in het boekhoudpakket van de ontvanger
- De ontvangende partij opent de factuur in zijn boekhoudsoftware, die de XML-code uitleest en automatisch de belangrijkste gegevens invult.
- Dit voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle facturen uniform worden verwerkt.
- Goedkeuring en betaling
- Omdat de gegevens al correct en compleet zijn, kan de factuur sneller worden goedgekeurd en betaald.
Met UBL wordt de hele factuurverwerking geautomatiseerd, waardoor bedrijven minder tijd kwijt zijn aan administratief werk en zich kunnen richten op belangrijkere zaken.
Wat zijn de voordelen van UBL?
Zowel de verzender als de ontvanger van UBL-facturen ervaren diverse voordelen.
Voordelen voor de ontvanger
Als ontvanger hoef je eigenlijk niks bijzonders te doen om te kunnen profiteren van UBL. Het enige wat nodig is, is een boekhoudpakket dat UBL ondersteunt. Dit kan Exact of Twinfield zijn, maar ook Klippa ondersteunt UBL-documenten. Met UBL geniet je van:
- Geen handmatige werkzaamheden meer nodig voor het verwerken van facturen. De factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit XML.
- Kans op menselijke fouten worden verminderd tot een minimum. Niemand hoeft meer facturen te kopiëren, dus geen tikfouten meer.
- Goedkoper om facturen te verwerken, het gaat immers sneller en tijd is geld.
Voordelen voor de verzender
Als verzender moet je ervoor zorgen dat je een programma gebruikt dat UBL-ondersteunt. Zelf een UBL-bestand opmaken is namelijk niet zo eenvoudig. Factureer je vanuit bijvoorbeeld Exact, dan is UBL een optie. De verzender geniet van:
- Hogere klanttevredenheid omdat ze makkelijker facturen kunnen verwerken.
- Snellere verwerking en daarmee betaling van facturen. UBL-facturen worden gemiddeld namelijk sneller betaald dan normale facturen.
UBL-ondersteuning met Klippa
Het handmatig verwerken van facturen en declaraties behoort tot het verleden. Bij Klippa helpen we meer dan duizend organisaties wereldwijd om hun factuurverwerking te automatiseren en efficiënter te maken.
Klippa biedt volledige UBL-ondersteuning, zowel voor het ontvangen als exporteren van UBL-documenten. Maar we gaan nog een stap verder: dankzij ons krachtige Scan & Herken-systeem kunnen we ook facturen en bonnetjes in andere formaten, zoals PDF of JPG, automatisch omzetten naar UBL. Dit betekent dat zelfs een foto van een kassabon naadloos in je boekhoudpakket verwerkt kan worden.
Hoe werkt dat?
- Je uploadt een factuur of bon in welk formaat dan ook (PDF, JPG, PNG, etc.).
- Klippa’s OCR-technologie herkent en structureert automatisch de factuurgegevens.
- De output wordt omgezet naar een UBL-bestand, dat direct naar je boekhoudpakket wordt gestuurd.
Met Klippa bespaar je tijd, voorkom je fouten en maak je je financiële processen efficiënter dan ooit. Wil je zelf zien hoe het werkt? Plan een demo en ontdek de voordelen van UBL-verwerking met Klippa!
FAQ
Wat betekent UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard voor elektronische facturen, waarmee factuurgegevens automatisch kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende boekhoudsystemen.
Is een UBL-factuur hetzelfde als een e-factuur?
Ja en nee. Alle UBL-facturen zijn e-facturen, maar niet alle e-facturen zijn UBL-facturen. Een e-factuur is simpelweg een digitale factuur, terwijl een UBL-factuur een specifieke, gestructureerde XML-variant is die automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware.
Hoe herken ik een UBL-factuur?
Een UBL-factuur heeft meestal een .XML- of .JSON-bestandsextensie en bevat gestructureerde data in plaats van een visueel factuurontwerp zoals een PDF. Vaak wordt een UBL-bestand samen met een gewone PDF meegestuurd, zodat zowel mensen als computers de factuur kunnen lezen.
Wat als ik een factuur in PDF of JPG ontvang?
Geen probleem! Met software zoals Klippa kunnen ook PDF-, JPG- en PNG-facturen automatisch worden omgezet naar een UBL-formaat. Zo kun je alsnog profiteren van de voordelen van UBL, zelfs als je leveranciers nog niet met UBL werken.