Aangezien fraude zoals identiteitsfraude toeneemt, zijn Know Your Customer (KYC)-processen belangrijker dan ooit om fraude te voorkomen en naleving van anti-witwasbepalingen, Anti Money Laundering (AML), te waarborgen. Daarom gebruiken organisaties verschillende software-oplossingen, zoals software voor identiteitsverificatie, om er tijdens het instroomproces voor te zorgen dat de klanten zijn wie zij beweren te zijn.
Naarmate de tijd verstrijkt, veranderen echter de klantgegevens, de voorschriften voor gegevensopslag en de AML-eisen. Dit vraagt om een nieuwe en andere aanpak van het ontvangen en bijwerken van gegevens als uitbreiding van het KYC proces, dat ook wel KYC remediation wordt genoemd.
KYC remediation is het proces van het bijwerken, opschonen en periodiek herzien van de informatie die je van je klanten hebt. Je beschikt over de KYC gerelateerde informatie van jouw klanten die afkomstig is van documenten zoals ID-documenten of andere vereiste documenten. Deze gegevens moeten regelmatig worden bijgewerkt op basis van twee factoren. Ten eerste volgens de geldende regelgeving in jouw bedrijfstak. Ten tweede op basis van het niveau van AML-risico dat aan je cliënt wordt toegekend volgens zijn informatie.
Vanwege het grote aantal te controleren documenten laten sommige bedrijven deze belangrijke taak liggen. Sommige andere zijn volledig overweldigd en weten niet hoe ze effectief en efficiënt aan deze verplichting moeten voldoen.
Gelukkig hebben we deze blog geschreven om je uit te leggen hoe je een effectief KYC remediation proces kunt implementeren dat aan jouw sector kan worden aangepast. Ontdek in deze blog hoe je op de makkelijkste manier de regels naleeft.
Waarom is KYC remediation belangrijk?
Het belang van KYC remediation is gebaseerd op vele factoren. Jouw organisatie moet ervoor zorgen dat de informatie over je klanten nauwkeurig, relevant en actueel is. Maar houd in gedachten dat de belangrijkste reden om KYC remediation uit te voeren is om te blijven voldoen aan de KYC en AML-regelgeving.
Laten we eens kijken naar de belangrijkste punten om de waarde van het uitvoeren van een dergelijke controle te benadrukken.
Constante ontwikkelingen van KYC & AML regulaties
Wanneer de regelgeving verandert, weet je misschien niet meteen welke van je cliënten hun informatie of documenten moeten bijwerken. Sommige documenten moeten bijvoorbeeld om de drie maanden worden bijgewerkt, zoals het bewijs van verblijf.
Bedrijven die geen KYC remediation uitvoeren, lopen het risico de KYC en AML-wetgeving te schenden en een zware boete te krijgen. Alleen al in 2020 bedroeg het aantal boetes van AML Intelligence meer dan €20 miljard. Verderop in dit artikel geven we advies over hoe je de regelgeving in de gaten kunt houden.
De KYC en AML-regelgeving evolueert voortdurend om gelijke tred te houden met fraudeurs en financiële criminelen. Regeringen of financiële autoriteiten werken deze voorschriften bij. Door regelmatig KYC correcties uit te voeren, zorg je ervoor dat je in overeenstemming blijft met de meest recente regelgeving in je land en sector.
Verouderde gegevens vormen een risico voor elke organisatie
Het bewaren van verouderde informatie van je klanten kan een risico vormen voor je bedrijf omdat je werkt met irrelevante gegevens. Je kunt te maken krijgen met criminelen of fraudeurs zonder het te weten. Het gebrek aan zicht op veranderingen met betrekking tot de situatie van je klant kan jouw zwakte zijn.
Aangezien je met gevoelige informatie werkt, moet je ook voldoen aan de GDPR. Eén van de GDPR-artikelen stelt dat bedrijven de gevoelige gegevens van hun klanten moeten verwijderen als ze verouderd of niet meer gebruikt worden. Dit wordt het “recht om vergeten te worden” genoemd. Kort gezegd: als de gegevens verouderd zijn, zijn ze niet meer nuttig voor je, dus kun je ze verwijderen.
Zo dicht mogelijk bij de behoeften van je klanten
Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van veranderingen in het leven van je cliënten, en of deze veranderingen van invloed zijn op hun vermogen om deel uit te maken van jouw bedrijf. Bovendien kun je, door een beter begrip van hun leven, je cliënten de best mogelijke oplossing voor hun situatie bieden. Je kunt bijvoorbeeld jouw aanbod aanpassen op basis van het nieuwe adres van je klant. Door dicht bij de behoeften van je klanten te blijven, kun je hen beter van dienst zijn en zo een vertrouwensrelatie opbouwen.
Uit al deze redenen blijkt hoe belangrijk het is om een KYC remediation uit te voeren: veranderingen in de gaten houden, de risico’s die verouderde gegevens kunnen inhouden en dicht bij de behoeften van je klanten blijven. Omdat het doornemen van je klantenlijst vervelend kan zijn, kunnen sommige onderdelen van de KYC remediation worden geautomatiseerd. Om dit effectief te doen, heb je een eenvoudig en efficiënt proces nodig, dat we hierna zullen behandelen.
Hoe KYC remediation eruitziet
In zekere zin kan KYC remediation worden gezien als een uitbreiding van het instroomproces, aangezien je de documenten van je cliënten doorneemt en vaststelt wat er ontbreekt en waar.
Er zijn verschillende stappen die systematisch moeten worden uitgevoerd om naleving te garanderen. Sommige zijn tijdrovend als ze handmatig worden uitgevoerd. Gelukkig kunnen sommige van deze stappen met de huidige technologie automatisch worden uitgevoerd.
Laten we eens kijken welke stappen tijdens het KYC remediation proces worden genomen en welke kunnen worden geautomatiseerd.
Stap 1: Nieuwe regelgeving analyseren
KYC en AML voorschriften veranderen mettertijd om fraudeurs bij te houden. Zo worden voorschriften bijgewerkt om fraude zoals identiteitsdiefstal en vervalsing van documenten te voorkomen. Daarom is de eerste stap in het KYC remediation proces het bekijken van de nieuwe AML of KYC voorschriften en eisen in het land waar je actief bent.
De afgelopen drie jaar zijn er in Europa meer dan 5 nieuwe voorschriften ingevoerd. Als je deze veranderingen niet op de voet volgt, kun je ze niet toepassen. Als gevolg daarvan ben je niet meer compliant en word je mogelijk geconfronteerd met boetes en een verhoogd risico op inbreuken op de beveiliging.
Stap 2: Je huidige naleving evalueren
Zodra je op de hoogte bent van de wijzigingen, moet je ervoor zorgen dat je nog steeds aan de nieuwe regels voldoet. Is jouw organisatie al conform? Is er nieuwe documentatie nodig van je klant die je moet opvragen? Is er een verandering in de manier waarop gevoelige informatie moet worden opgeslagen?
Door de wijzigingen in de regelgeving bij te houden, kun je je processen aanpassen om je naleving van de KYC en AML-regelgeving te waarborgen.
Stap 3: Je KYC proces aanpassen om aan de regels te voldoen
Je kunt nu beginnen met het aanpassen van je KYC proces. Om je organisatie conform te houden met de nieuwe veranderingen, moet je deze zo snel mogelijk doorvoeren.
Volg en actualiseer de verschillende manieren waarop je je KYC instroom deed. Pas de verschillende manieren van KYC remediation aan en pas ze toe.
Ondertussen ben je waarschijnlijk nieuwe klanten aan het instromen. Je kunt dit doen in overeenstemming met de nieuwe regelgeving.
Stap 4: Check verouderde of missende gegevens
Hoe vaak controleer je of de gegevens van je klanten up-to-date zijn? Waarschijnlijk niet vaak genoeg. Mensen verhuizen in en uit, documenten vervallen, of meer in het algemeen verandert hun leven, en dus ook hun gegevens. Daarom zijn de gegevens die je een jaar geleden van je klanten kreeg, misschien niet meer accuraat.
Nu de regelgeving verandert, heb je misschien meer informatie nodig van klanten die je niet hebt gevraagd tijdens hun instroom. Of misschien moet je zelfs bepaalde informatie verwijderen omdat die niet meer nodig is.
Werken met verouderde of ontbrekende gegevens is een risico dat je serieus moet nemen. Het kan leiden tot een aanbod dat niet langer geschikt is voor de huidige situatie van de klant of tot een klant die van het ene risiconiveau naar het andere overgaat.
Stap 5: Contacteer cliënten met betrekking tot missende gegevens
Door KYC remediation uit te voeren, kun je merken dat je bepaalde documenten of informatie van je klant mist. Neem contact met hen op en vraag alle benodigde informatie op. Dit kan bijvoorbeeld een recenter bewijs van woonplaats zijn, zoals vereist door een nieuwe verordening.
Zodra dit is gedaan, zijn je informatie en database up-to-date en dichter bij de werkelijke situatie van het klantenbestand.
Stap 6: Herhaal stap 1 tot 5
De eerder beschreven stappen moeten worden herhaald voor elke klant en volgens het tijdschema van zijn risiconiveau. Het verdient aanbeveling aan elk risiconiveau een specifiek tijdschema voor herziening toe te kennen. Algemene belangrijke risico-indicatoren zijn: de locatie van de klant, het type klant, de omvang en het bedrag van de transactie, en de wijze waarop deze is uitgevoerd. Van daaruit kun je het risiconiveau evalueren.
De meeste bedrijven werken bijvoorbeeld als volgt:
- Laag AML-risico vereist elke 24 tot 36 maanden een KYC remediation.
- Een gemiddeld risiconiveau vraagt om een herziening om de 12 tot 24 maanden.
- Voor een hoog risiconiveau telt 6 tot 12 maanden.
Nieuwe regelgeving kan ook een manier zijn om het risiconiveau toe te kennen. Bij de instroom van een klant heb je hem een risiconiveau toegekend dat hij kan vertegenwoordigen met betrekking tot AML. Je kunt nu het risiconiveau van elke klant die je hebt opnieuw beoordelen op basis van de updates van de AML en KYC regelgeving.
Het handmatige herstelproces zou je medewerkers en CDD-functionarissen veel tijd kosten om ervoor te zorgen dat de gegevens up-to-date zijn. Dat houdt in dat je jouw cliënten vraagt om documenten in te dienen, de documenten verifieert, gegevens invoert in de database en het cliënt-profiel bijwerkt.
Dit is een tijdrovend proces, dat je voor elke klant moet herhalen telkens wanneer zijn gegevens verouderd zijn of de geldigheid van de verstrekte informatie is verlopen.
Gelukkig zijn er voor bedrijven manieren om sommige stappen van het KYC remediation proces te automatiseren. In de volgende paragrafen worden de voordelen van deze automatisering gepresenteerd en word je voorgesteld aan een passende leverancier van oplossingen.
Hoe kun je stappen in je KYC remediation proces automatiseren?
Met moderne technologieën en toegang tot diverse software kun je sommige delen van het KYC remediation proces automatiseren.
Uw medewerkers hoeven bijvoorbeeld niet langer handmatig e-mails naar de klanten te sturen wanneer zij documenten moeten indienen om hun informatie bij te werken. Er zijn tal van email- automatiseringsmiddelen die dat voor jou kunnen automatiseren door de regels in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld een regel instellen dat een e-mailherinnering naar klanten wordt gestuurd 1 maand voordat het identiteitsdocument vervalt.
Zo kun je handmatige gegevensinvoer en documentverificatie elimineren met de juiste OCR-software zoals Klippa DocHorizon. Het is niet langer nodig om talloze uren te besteden aan het doornemen van e-mails, het downloaden van de van klanten ontvangen documenten, het lezen van de documenten, het controleren van de geldigheid en het invoeren van de vereiste informatie in de database. Omdat dit de taken zijn die grote knelpunten kunnen veroorzaken in jouw KYC remediation proces, zullen we dieper ingaan op hoe DocHorizon je kan helpen deze taken te automatiseren.
Automatisch updaten en sorteren van klantgegevens
Klippa DocHorizon is een AI-embedded software die OCR-technologie gebruikt om een afbeelding of document om te zetten in gestructureerde tekst. Met de software kun je de informatie die je van je klanten ontvangt in de vorm van een afbeelding, email of document automatisch extraheren.
Zodra de informatie is opgehaald en omgezet in machinaal leesbare tekst, kan de software worden geconfigureerd om die informatie automatisch in je database te plaatsen. De verbinding tussen de software en je database kan tot stand worden gebracht via een API.
De software kan ook documentfraude detecteren met behulp van EXIF-gegevensanalyse. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe bij het verwerken van talrijke documenten en minimaliseert het risico van het accepteren en verwerken van vervalste documenten.
Alle documenten die je van je klanten ontvangt, kunnen worden gedigitaliseerd en de software kan de documenten zelfs met AI sorteren of labelen op basis van hun kenmerken.
Door DocHorizon te gebruiken kun je handmatige gegevensinvoer elimineren en delen van je KYC remediation automatiseren. En waarom zou je dat doen? Bekijk hieronder de voordelen.
De voordelen van geautomatiseerde KYC remediation
Door enkele stappen van je KYC remediation te automatiseren, kun je de volgende voordelen voor jouw organisatie verwachten.
- Minder tijd en meer schaalbaarheid. In plaats van je werknemers een handmatige taak te laten uitvoeren, kunnen zij zich meer richten op kerntaken die essentieel zijn voor jouw bedrijf. De software heeft ook minder tijd nodig om documenten te verwerken dan een werknemer.
- Verhoog de efficiëntie met een geautomatiseerde manier om documenten van klanten te verzamelen en te controleren. Handmatige gegevensinvoer en documentverwerking zijn niet efficiënt en te tijdrovend. In plaats daarvan kun je de gegevensinvoer automatiseren door documenten binnen enkele seconden te laten scannen en extraheren met OCR-software.
- Hogere nauwkeurigheid van gegevens door middel van software voor data extractie zorgt ervoor dat je te maken hebt met nauwkeurige gegevens van je klant in jouw database.
- Houd je database up-to-date en doorzoekbaar, waardoor je gemakkelijk toegang krijgt tot jouw database voor regelmatige controles en updates.
- Kruiscontroles met databases van derden kunnen ook automatisch worden uitgevoerd, zodat je informatie over je klanten kunt valideren.
- Verlaag het risico op fraude door gewijzigde of frauduleuze documenten op te sporen met fraude-detectie.
Een maatwerk KYC oplossing om je KYC proces te verbeteren
De verplichting om te voldoen aan de AML en KYC regelgeving kan een echte druk op organisaties leggen. Elke nieuwe update van die voorschriften kan leiden tot een aanpassing van jouw KYC proces en kan de lijst en de documenten die van je cliënten worden verlangd, wijzigen.
We hebben je al laten kennismaken met het belang van het automatiseren van het KYC remediation proces. Je hebt net gelezen welke voordelen je daarvan kunt verwachten.
Het is nu tijd voor jou om de juiste KYC remediation provider te vinden om je te helpen enkele van de bovengenoemde stappen te automatiseren. Je kunt je reis naar automatisering beginnen en de vruchten plukken met Klippa DocHorizon, die geheel kan worden aangepast naar jouw behoeften.
Wil je tijd besparen, compliance waarborgen en fraude minimaliseren? Neem contact op met onze specialisten voor meer informatie, vraag een offerte aan of plan een gratis online demo met onderstaand formulier!