Zoals we allemaal weten, is de boekhouding een kernactiviteit voor elk bedrijf. Het helpt bij het beheren van de omzet van organisaties en kan, als het niet correct wordt gedaan, een negatieve invloed hebben op de balans en andere financiële overzichten. Onjuiste berekeningen of gevallen van fraude kunnen bedrijven met enorme financiële verliezen opzadelen.
De Association of Certified Fraud Examiners vermeldt dat het MKB alleen al door boekhoudfraudegevallen jaarlijks gemiddeld $200.000 verliest. Een deel van het probleem in deze gevallen ligt in het feit dat boekhouding vroeger een handmatig proces was. Veel organisaties hebben echter de gebreken van deze procedure ingezien en besloten om hun boekhoudprocessen te automatiseren door robotic accounting te implementeren.
Als je niet bekend bent met de term robotic accounting, geen zorgen! In deze blog bespreken we wat boekhoudrobots zijn, bekijken we de voordelen en enkele van de meest voorkomende gebruikssituaties. Tot slot bespreken we een aantal manieren waarop je boekhoudprocessen kunt automatiseren.
Laten we beginnen!
Wat is robotic accounting?
Robotic accounting is een vorm van RPA voor het automatisch uitvoeren van repetitieve handelingen in het boekhoudproces, zonder tussenkomst van een persoon. Het maakt gebruik van software bots om menselijke input in boekhoudprocessen overbodig te maken.
Software bots zijn computerprogramma’s die ontworpen zijn om bepaalde handelingen uit te voeren, in dit geval boekhoudtaken. Dit is in een notendop de beschrijving van robotic accounting software. Het kan worden gebruikt met behulp van een op regels gebaseerde aanpak of door het implementeren van AI-algoritmen om boekhoudtaken te automatiseren die door bots worden uitgevoerd.
Robotic accounting centraliseert gegevens uit verschillende boekhoudsystemen en helpt de financiële afdeling om de boekhoudkundige handelingen te optimaliseren, bijvoorbeeld het beheer van loonstroken of de verwerking van facturen.
Neem facturen als voorbeeld. Met robotic accounting nemen de software bots de factuur en controleren deze, extraheren informatie en sturen de gegevens door naar een boekhoudsysteem, zonder menselijke input. Bovendien minimaliseert RPA in de boekhouding het risico op frauduleuze transacties, omdat het helpt bij het identificeren van fraude.
Als je de voordelen wilt ontdekken van de overstap naar robotic accounting, lees dan verder!
Voordelen van robotic accounting
RPA in boekhouding brengt verschillende verbeteringen met zich mee voor financiële operaties binnen een bedrijf. Laten we eens kijken naar een aantal redenen waarom robotic accounting organisaties ten goede komt:
- Het is kostenefficiënt – robotic accounting stelt bedrijven in staat om onnodige uitgaven aan repetitieve en ongecompliceerde taken te elimineren, waardoor jaarlijks tot $878.000 wordt bespaard.
- Het verhoogt de efficiëntie van de workflow – het automatiseren van repetitieve boekhoudprocessen verbetert de workflow in elke organisatie, omdat financiële experts zich kunnen concentreren op taken die meer aandacht vereisen.
- Minder fouten – robotic accounting stroomlijnt financiële taken, vermindert menselijke fouten in het proces en verbetert de kwaliteit van de output.
- Vermindert de verwerkingstijd – Door robotic accounting te implementeren, kunnen bedrijven tot 52 dagen per jaar besparen.
De implementatie van robotic accounting kan een van de sterke punten van financiële afdelingen worden. Gelukkig nemen RPA-tools niet alleen basistaken op het gebied van boekhouding over. Laten we eens een aantal gebruikssituaties van robotic accounting bespreken.
Gebruikssituaties van robotic accounting
Zoals eerder vermeld, helpt RPA in de boekhouding bij het stroomlijnen van taken zoals het beheren van de balans of de winst- en verliesrekening. Maar ook andere financiële processen hebben baat bij robotic accounting oplossingen, zoals:
Factuurverwerking
Het implementeren van robotic accounting in factuurverwerking helpt transacties op een vlekkeloze manier te versnellen. Omdat facturen in grote volumes en verschillende formaten binnenkomen, vormen ze een echte uitdaging voor backofficemedewerkers die ze proberen te verwerken.
Met RPA kunnen de facturen worden gescand en worden alle gegevens nauwkeurig overgezet naar het boekhoudsysteem, waardoor er minder behoefte is aan het handmatig verwerken van facturen of betalingsbevestigingen. Bovendien detecteert de software eventuele dubbele en vervalste facturen, waardoor het risico op factuurfraude afneemt.
Crediteurenadministratie
Het beheren van crediteurenprocessen kan eenvoudig worden gedaan met robotic accounting software. Het bijhouden van alle aankomende betalingen, bijvoorbeeld opgelopen kosten, kan nu een geautomatiseerde taak zijn. De Robotic Accounting software schrijft alle informatie rechtstreeks over in het boekhoudsysteem, waardoor de nauwkeurigheid van de balans in realtime wordt verbeterd.
Onkostenbeheer
Organisaties kunnen robotic accounting gebruiken om de tijdrovende taak van onkostenbeheer te vergemakkelijken. In plaats van het handmatig verwerken van bedrijfsuitgaven, kan deze vervelende taak nu worden geautomatiseerd met behulp van RPA.
Aankopen van werknemers kunnen bijvoorbeeld worden geregistreerd en verwerkt in een boekhoudsysteem door simpelweg het bonnetje van de transactie te scannen. De gegevens worden gelezen, geëxtraheerd en automatisch overgebracht naar het boekhoudsysteem op basis van bepaalde bedrijfsregels. Hetzelfde proces volgt voor debet- en creditcards, bankafschriften, creditcard-afschriften en andere financiële documenten.
Verwerking van inkooporders
Robotisering van processen om het inkooporder-proces te beheren is een grote aanwinst voor elke organisatie. RPA stelt bedrijven in staat om de inkooporder te scannen en een automatisch goedkeuringsproces in te stellen, dat alleen geautoriseerde medewerkers bereikt.
De software registreert de informatie uit de inkooporder automatisch en stuurt deze door naar het boekhoudsysteem. Om het leven van accountants nog makkelijker te maken, voert de software een two-way matching uit, door te controleren op overeenkomsten of afwijkingen tussen de factuur en de inkooporder. Met deze procedure kunnen bedrijven elk risico op leveranciersfraude identificeren.
Robotic accounting is een belangrijk hulpmiddel voor elke organisatie die haar financiële processen wil verbeteren. Dit is echter alleen mogelijk als de software goed presteert en over de nodige functies beschikt om de boekhouding op een efficiënte manier te automatiseren, zoals de automatiseringsoplossingen van Klippa.
Robotic accounting met Klippa
Klippa’s automatie-oplossing, Klippa SpendControl, biedt organisaties de nodige ondersteuning en functies om boekhoudprocessen succesvol te automatiseren. Op basis van hun specifieke behoeften kunnen bedrijven boekhoudtaken automatiseren met slimme bedrijfsregels en OCR-technologie die informatie kan extraheren uit afbeeldingen of gescande documenten.
Klippa SpendControl biedt verschillende voordelen, zoals:
- Zowel uitgavenbeheer als factuurverwerking in één platform
- Mogelijkheid om financiële documenten zoals facturen en ontvangstbewijzen te verzenden via app, website en e-mail
- Eigen OCR-engine die gegevens kan extraheren met een nauwkeurigheid tot 99%
- Geautomatiseerde data invoer voor meer operationele efficiëntie
- Digitale goedkeuringsworkflows voor kortere AP-dagen
- Slimme detectie van dubbele facturen en ontvangstbewijzen
- Ervaar naadloze integratie met verschillende ERP- of boekhoudsoftware, zoals NetSuite, SAP, Xero en nog veel meer.
Als je benieuwd bent hoe Klippa je organisatie kan helpen robotic accounting te implementeren, boek dan hieronder een gratis demo. Aarzel niet om contact op te nemen met onze experts voor meer informatie over de producten!