Hoe CROP de gehele boekhouding automatiseert
Ontdek hoe CROP accountants & adviseurs de volledige boekhouding digitaliseert en schaalbaar maakt met Klippa SpendControl.
Sector
Accountancy & Advies
Team
320 medewerkers
Modules
Integraties
Over CROP accountants & adviseurs
Sinds 1965 helpt CROP accountants & adviseurs ondernemers vooruit, zodat zij tijd en energie overhouden voor het ondernemen. CROP is een full service kantoor met adviseurs op het gebied van fiscaal, juridisch, financieel, HR, M&A, interim en IT audit. Ruim 300 professionals werken vanuit vijf vestigingen in Midden-Nederland: Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht.
Om zelf de financiële administratie schaalbaar te maken, automatiseerde CROP de declaratie– en factuurverwerking met Klippa SpendControl. Ondanks de harde groei die CROP sindsdien heeft doorgemaakt, kunnen ze hierdoor de financiële administratie nog in hetzelfde aantal uren doen.
Pijnpunten van het oude proces
Eerst werd het verwerken van declaraties en facturen volledig handmatig gedaan, wat voor veel papierwerk en lange doorlooptijden zorgde. Wilma van Ekris, Senior FA Professional, omschrijft het oude proces als volgt:
“Omdat wij vijf kantoren en één centrale administratie hebben, werd alles nog centraal uitgeprint en ging een stapeltje facturen per post naar de verschillende kantoren. De vennoot van de vestiging moest de facturen paraferen en dan kwamen ze weer terug. Meestal reden er wel mensen heen en weer die de post meenamen, maar het duurde lang voordat je het terug had. Dit kon zo maar 3 weken duren, soms nog wel langer.”
Het declaratiebeleid zorgde voor nog meer uitdagingen: “Er rijden bij ons veel leaseauto’s en werknemers mogen de brandstof en parkeerbonnetjes indienen. Ook de studiekosten, dat zijn best veel facturen, mogen ingediend worden. Eens per kwartaal kregen ze een declaratieformulier, waar alle bonnetjes aan zaten vastgeniet. Dat waren ordners vol en er werden veel fouten gemaakt met de BTW. Dat was één en al correcties maken en natellen. Een vervelende klus.”
De volgende pijnpunten werden geïdentificeerd:
Waarom Klippa SpendControl?
De belangrijkste vereiste voor CROP was dat de oplossing een koppeling had met hun boekhoudpakket Exact Globe.
“Ik heb online gezocht naar software die kon koppelen met Exact Globe. Die zijn er niet zoveel. Daarnaast moest de BTW van de bonnetjes goed verwerkt kunnen worden. Toen vielen er nog een aantal af. Uiteindelijk hielden we twee over en kwamen we bij Klippa uit omdat jullie zo benaderbaar waren. Ik kreeg bij jullie meteen iemand aan de telefoon met kennis van zaken.”
Na het krijgen van een demo van één van onze product experts was het voor Wilma een uitgemaakte zaak. Het moest Klippa SpendControl worden.
“Het werd in de demo zo duidelijk uitgelegd en het zag er erg overzichtelijk uit. Het was ook fijn dat alle teksten en communicatie in het Nederlands waren.”
Na een vlotte implementatie werd in mei 2019 gestart met de declaratieoplossing. Omdat het met de declaraties zo goed liep, werd in juni ook begonnen met de module voor het verwerken van inkoopfacturen.
Hoe CROP de volledige financiële administratie automatiseert
Dankzij Klippa SpendControl kunnen medewerkers van CROP nu eenvoudig declaraties via de Klippa app indienen. Het is zo simpel als het maken van een foto en het checken van de afgelezen data. Daarbij wordt ook meteen de BTW goed verwerkt, van zowel bonnen als facturen.
“Ik heb allemaal workflows gemaakt zodat declaraties van een bepaalde werknemer automatisch naar de juiste persoon gaan. Bij de meeste vestigingen gaan de declaraties naar de verantwoordelijke vennoot. Bij één vestiging moet de vennoot al zoveel facturen accorderen dat daar de declaraties naar de managers van de afdelingen gaan. Super handig!”
Op eenzelfde manier heeft CROP de factuurverwerking geautomatiseerd:
“Alle facturen komen bij mij binnen en ik upload alles. Ik heb de flows zo ingesteld dat de juiste factuur naar de juiste accordeerder gaat. Eerst gaat een factuur naar de verantwoordelijke van een afdeling, die de facturen en declaraties van zijn of haar team accordeert. Dan gaat die door naar de vennoot van een kantoor. Aan het eind van de rit kan ik alles met één druk op de knop naar de boekhouding boeken.”
Deze werkwijze zorgt voor een snelle en nauwkeurige afhandeling van declaraties en facturen. Tegelijkertijd houdt CROP real-time inzicht in de statussen via Klippa’s overzichtelijke dashboard.
Wat heeft de samenwerking met Klippa gebracht?
Het implementeren van Klippa SpendControl heeft CROP geholpen de declaratie- en factuurverwerking te versnellen en schaalbaar te maken.
“In de vier à vijf jaar dat we Klippa gebruiken, is CROP aanzienlijk gegroeid. Maar voor de verwerking van de financiële administratie is nog steeds hetzelfde aantal uren nodig. Dat bewijst wel dat alles veel gestroomlijnder gaat.”
De belangrijkste voordelen op een rij:
“In de vier à vijf jaar dat we Klippa gebruiken, is CROP aanzienlijk gegroeid. Maar voor de verwerking van de financiële administratie is nog steeds hetzelfde aantal uren nodig. Dat bewijst wel dat alles veel gestroomlijnder gaat.”
Begin vandaag nog!
Wil jij net als CROP de volledige boekhouding automatiseren? Neem dan contact op of plan hieronder een gratis demo!