Hoe Mechan factuurverwerking verbeterde tijdens hun ERP-migratie
Ontdek hoe Mechan hun factuurverwerking heeft geoptimaliseerd met Klippa, waardoor de efficiëntie is verbeterd, het aantal fouten is afgenomen en de ERP-migratie soepel is verlopen.
Over Mechan
Mechan is een tractor en -onderdelen importeur en distributeur van drie grote merken: Fendt, Massey Ferguson en Valtra. Als groot bedrijf dat veel transacties met leveranciers afhandelt, had Mechan een efficiëntere manier nodig om facturen te verwerken en betere financiële controle te krijgen. Om hun workflow te moderniseren zochten ze een volledig digitale oplossing die integreerde met hun bestaande ERP-systeem.
De uitdagingen van handmatige factuurverwerking en overgang op ERP
Voordat Klippa werd geïmplementeerd, had Mechan te maken met inefficiënte factuurverwerking. Het bedrijf vertrouwde op handmatige verwerking en had een beperkt inzicht in het kostenbeheer. Het ontbreken van een geautomatiseerde oplossing resulteerde in trage goedkeuringen, een hogere administratieve werklast en een beperkt financieel overzicht. Naarmate het bedrijf groeide, werd het handmatig beheren van facturen onhoudbaar.
Bovendien onderging Mechan een migratie van SAP naar PowerAll, waardoor er behoefte ontstond aan een nieuwe Accounts Payable Automation (APA)-oplossing om aan te sluiten bij hun bijgewerkte ERP-systeem.
Mechan verbetert hun financiële controle met Klippa’s geautomatiseerde factuurverwerking
Met de volledig digitale factuurverwerkingsoplossing van Klippa heeft Mechan nu meer controle over financiële workflows. Dankzij de automatisering kunnen facturen sneller worden goedgekeurd, worden er minder fouten gemaakt en verbetert de algehele efficiëntie. Een belangrijk voordeel was de integratie op maat tussen Klippa en het ERP-systeem van Mechan, PowerAll, die was ontwikkeld door hun IT-partner Bever Automatisering. Deze API-gestuurde verbinding zorgt voor een probleemloze gegevensoverdracht tussen systemen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.
Daarnaast hebben Mechan en Klippa samen een nieuwe functie ontwikkeld waarmee boekingsregels kunnen worden weergegeven tijdens het indienings- en goedkeuringsproces, zodat financiële boekingen in realtime zichtbaar zijn voordat ze definitief worden goedgekeurd. Deze verbetering zorgt voor meer nauwkeurigheid en transparantie voor financiële teams en gecategoriseerd facturen correct voordat ze worden geboekt.
Waarom Klippa
Mechan koos voor Klippa dankzij de mogelijkheid om factuurverwerking volledig te digitaliseren, kostenbeheersing te verbeteren en probleemloos te integreren met hun bestaande ERP-systeem. De gezamenlijke aanpak zorgde voor een op maat gemaakte en schaalbare oplossing die was afgestemd op hun financiële procedures. De introductie van realtime zichtbaarheid van de boekingsregels heeft de financiële nauwkeurigheid en goedkeuringsefficiëntie verder verbeterd..
Door gebruik te maken van Klippa’s automatisering heeft Mechan met succes de factuurverwerking geoptimaliseerd, wat zorgt voor meer efficiëntie, transparantie en financiële controle in hun activiteiten.
De voordelen voor Mechan
Naadloze ERP-migratie ondersteuning
Klippa’s op maat gemaakte integratie met PowerAll zorgde voor een soepele overgang van SAP, waardoor vertragingen werden voorkomen en de factuurverwerking werd vereenvoudigd.
Snellere goedkeuring van facturen zonder vertragingen
Geautomatiseerde gegevensextractie verkort de verwerkingstijd, elimineert handmatige achterstand en versnelt de goedkeuring van facturen.
Verbeterde nauwkeurigheid en gegevensextractie
OCR-technologie minimaliseert menselijke fouten, waardoor facturen correct worden verwerkt en financiële gegevens accuraat blijven.
Minder administratieve werklast
Door automatisering hoeven financiële teams niet langer handmatig gegevens in te voeren, waardoor ze zich kunnen richten op strategische financiële taken.