Hoe MUFG de werkdruk verminderde met 1 FTE
Ontdek hoe een toonaangevende financiële instelling zijn crediteurenadministratie moderniseerde met Klippa, papierwerk verminderde, efficiëntie verhoogde en financiële nauwkeurigheid verbeterde.
About MUFG
Mitsubishi UFJ Financial Group (MUFG) is een van ‘s werelds toonaangevende financiële instellingen, met activiteiten in onder andere Japan, Duitsland, Nederland, Australië, België en Spanje. Als mondiale bankleider streeft MUFG er voortdurend naar om financiële processen en operationele efficiëntie binnen zijn internationale vestigingen te verbeteren. Onkostenbeheer en factuurverwerking zijn cruciale functies voor het waarborgen van financiële nauwkeurigheid en compliance.
De uitdagingen van handmatig onkostenbeheer en factuurverwerking
Voor de implementatie van Klippa had MUFG geen digitaal onkosten beheersysteem. Zakelijke uitgaven en inkoopfacturen werden volledig op papier beheerd, zonder digitale workflows of audit trails. De financiële teams voerden gegevens handmatig in het verouderde OVS-systeem in en keurden facturen goed op papier. Dit betekende dat facturen moesten worden afgedrukt, beoordeeld en fysiek ondertekend.
Dit verouderde proces zorgde voor vertragingen, hogere administratieve kosten en een groter risico op menselijke fouten. Daarnaast zorgde de handmatige aanpak voor een inefficiënte financiële rapportage, waardoor het toewijzen van middelen lastiger werd.
MUFG digitaliseert onkosten workflows met Klippa’s geautomatiseerde oplossing
Met Klippa’s SpendControl-oplossing heeft MUFG zijn onkostenbeheer en factuurverwerking volledig gedigitaliseerd in meerdere vestigingen. De automatisering van onkostendeclaraties en factuurgoedkeuringen maakte papieren processen overbodig en verbeterde de efficiëntie aanzienlijk. In Duitsland werd bovendien een Human-In-The-Loop (HITL) validatie systeem geïmplementeerd om een 100% correcte herkenning van factuurgegevens te garanderen, wat de compliance versterkte en verwerkingsfouten verminderde.
Daarnaast leverde Klippa een op maat gemaakte XLSX-export, waardoor een naadloze integratie met het verouderde OVS-systeem van MUFG mogelijk werd. De geëxporteerde gegevens worden automatisch verwerkt via Robotic Process Automation (RPA), waardoor goedkeuringen binnen de vestigingen soepel en foutloos verlopen. Deze gestroomlijnde aanpak verminderde de administratieve werklast drastisch en verbeterde de algehele financiële nauwkeurigheid.
Waarom Klippa
MUFG koos voor Klippa vanwege de persoonlijke benadering tijdens het verkoopproces en de co-creatieve mindset, waardoor de digitale oplossing naadloos aansloot op de complexe ERP-structuur van MUFG. De mogelijkheid om ingewikkelde financiële workflows te automatiseren, de datanauwkeurigheid te verbeteren en moeiteloos te integreren met bestaande banksystemen maakte Klippa de ideale partner.
De combinatie van OCR-gestuurde factuurverwerking, HITL-validatie en op maat gemaakte data-export bood een end-to-end oplossing die perfect aansloot op de operationele behoeften van MUFG.
Door gebruik te maken van Klippa’s SpendControl-oplossing heeft MUFG met succes zijn onkostenbeheer en factuurverwerking gemoderniseerd. Dit resulteerde in hogere efficiëntie, kostenbesparingen en gestroomlijnde financiële processen binnen de internationale vestigingen.
De voordelen voor MUFG
Volledig digitale onkosten- en factuurverwerking
Elimineert papieren workflows en stroomlijnt goedkeuringen en documentbeheer.
Meer financieel inzicht en nauwkeurigheid
OCR-technologie en Human-In-The-Loop (HITL) validatie garanderen 100% datanauwkeurigheid en compliance.
Naadloze ERP-integratie voor soepele processen
Aangepaste XLSX-exports en RPA-automatisering zorgen voor een soepele verwerking in het OVS-systeem.
Minder administratieve werklast
Automatisering vermindert handmatige gegevensinvoer, bespaart tijd en verlaagt de behoefte aan extra FTE’s.