Hoe marketing bureau Storm uit Groningen tijd bespaart met digitaal declareren
In gesprek met Hendrik Wimmenhove (Finance Manager) bij Storm Digital
Branche
Marketing & consultancy
Team
100+ medewerkers
Initiatief
Head of Digital Marketing Technology & Finance Manager
Boekhouding
Exact Online
Indienen
De consultants dienen hun bonnetjes in via de Klippa app
Goedkeuren
De ingediende bonnetjes worden goedgekeurd door de teammanager via mobiel of webapp
Verwerken
Goedgekeurde bonnetjes worden door de financiële administratie direct geboekt op de juiste groetboeken in Exact Online
Storm Digital is een growth marketing agency uit het Noorden van het land. Met ruim 100 consultants, meerdere vestigingen en klanten als ABN Amro en KLM is Storm Digital één van de toonaangevende digital marketing agencies in Nederland.
Bonnetjes bewaren, excel-formulieren uitprinten, deze invullen, de bijbehorende bonnetjes er aan vastnieten en deze aan de betreffende manager overhandigen. Dat kan én moest slimmer dachten zowel Pieter-Paul van der Meer (Head of Digital Marketing Technology) en Hendrik Wimmenhove (Finance Manger). Door de groei van de organisatie nam het aantal bonnetjes gestaag toe. De consultant reizen namelijk het hele land door en werken regelmatig op kantoor bij de opdrachtgever. Reiskosten, overnachtingen en de zakelijke lunch mogen zij onder meer declareren.
Dat huidige proces was een grote bron van frustratie. De consultants verzamelden al hun bonnen tot het eind van de maand, omdat het indienen van een simpele declaratie te omslachtig was. Het gevolg: lang wachten op de terugbetaling en een piekmoment voor de financiële administratie om dit te allemaal te verwerken.
Met Klippa dienen medewerkers nu direct en op locatie hun declaraties in via de app. De manager van het team keurt deze op zijn of haar beurt goed en vervolgens zorgt finance dat de bonnen op de juiste plekken terechtkomen in de boekhouding. In plaats van een handmatige verwerking gebeurt dit nu slechts met een paar klikken door de directe koppeling met de boekhouding in Exact Online.
“De keuze voor Klippa is gemaakt op basis van twee belangrijke punten. Allereerst zorgt een digitaal declaratieproces voor rust in het team. Met de scan en herken functie is een bonnetje indienen echt zo eenvoudig als het maken van een foto. Ten tweede was de betrokkenheid van Robert-Jan, co-founder en productspecialist van Klippa. Hij heeft ons van begin tot eind sterk begeleid en gaf goed advies hoe wij Klippa het beste konden implementeren”, aldus Pieter-Paul, Head of Digital Marketing Technology bij Storm Digital.
80
gebruikers die declareren met Klippa
2017
gestart met digitaal declareren
1200
uren per maand bespaard met Klippa
Benieuwd wat Klippa voor jouw organisatie kan betekenen?
+31 50 2111631