Hoe TRIP het declaratieproces automatiseert met bedrijfsregels

TRIP Advocaten & Notarissen is het grootste advocatenkantoor van Noord-Nederland. Bij het kantoor werken meer dan tweehonderd mensen, verspreid over de kantoren in Assen, Groningen en Leeuwarden.

TRIP heeft veelal hoogopgeleide medewerkers in dienst, die hun tijd zoveel mogelijk aan klanten moeten besteden. Daarom had het kantoor de wens om het declaratieproces makkelijker te maken voor de advocaten en notarissen en voor de salarisadministratie.

De oplossing vonden ze in de module Digitaal Declareren van Klippa SpendControl.

Voor advocaten en notarissen is tijd van onschatbare waarde. Elke minuut die besteed wordt aan administratieve taken is een verloren kans om te focussen op cliënten en hun behoeften.

Het indienen van declaraties is zo’n tijdrovend aspect van het vak waarvan menig juridisch professional wenst dat het efficiënter verliep. Geert Jan Veldthuis, Finance & IT Manager bij TRIP, zegt daarover het volgende:

“Het oude proces was allesbehalve efficiënt. Het begon bij het bewaren van bonnetjes en het invullen van declaratieformulieren. Dat werd vaak uitgesteld tot het einde van de maand, waardoor alle declaraties tegelijk kwamen. Stapels declaraties bleven op bureaus liggen en het duurde soms weken voordat een declaratie werd uitbetaald. Dit was niet alleen frustrerend voor de advocaat of notaris, maar ook voor de financiële afdeling die te maken kreeg met piekbelasting.”

Voor TRIP was het belangrijk dat de nieuwe oplossing flexibel genoeg was om zich aan te passen aan hun workflows en te integreren met hun salarisadministratie- en juridische software.

“De grootste uitdaging bij het veranderen van onze manier van onkostenbeheer was dat onze autorisatie flows best complex zijn. We hebben drie kantoren en alle declaraties moeten langs verschillende lagen in ons bedrijf. En niet alle drie kantoren hebben hetzelfde proces.”

Geert Jan vervolgt: “We wilden een oplossing waarbij advocaten en notarissen gemakkelijk met hun mobiel declaraties konden indienen. Daarnaast moest de nieuwe oplossing kunnen omgaan met onze autorisatie flows en integreren met Loket.nl en Aderant. Gelukkig was dit voor Klippa geen probleem.”

Na een soepele implementatie werd begonnen met de module Digitaal Declareren.

Dankzij Klippa SpendControl kunnen medewerkers van TRIP nu eenvoudig declaraties via de Klippa app indienen. Het is zo simpel als het maken van een foto en het checken van de afgelezen data.

“In het begin leek het een uitdaging om de verschillende autorisatie flows te integreren, maar Klippa is erin geslaagd om dit voor elkaar te krijgen door bedrijfsregels toe te passen. Afhankelijk van de gekozen vestiging wordt een bepaalde regel getriggerd, die ervoor zorgt dat de declaratie bij de juiste persoon terechtkomt. Na het doorlopen van alle stappen kan ik alles meteen doorboeken naar onze salarisadministratie en boekhouding.”

Het resultaat is een op maat gemaakte oplossing voor de advocaten en notarissen van TRIP, inclusief gelaagde autorisatie flows en directe koppelingen met bestaande software.

Het implementeren van Klippa SpendControl heeft TRIP geholpen het declaratieproces te automatiseren en digitaliseren. Daarnaast biedt Klippa de flexibiliteit die nodig is om overal en altijd productief te zijn.

“Wat Klippa voor mij uniek maakt, is hun bereidheid om te blijven innoveren. Klippa luistert echt naar de feedback van gebruikers om het systeem voortdurend te verbeteren. Hierdoor groeit het systeem mee met de behoeften van de gebruiker, en dat is super waardevol.”

De belangrijkste voordelen op een rij: