Da Unternehmen zunehmend Kreditkarten für geschäftliche Transaktionen verwenden, ist ein genauer und effizienter Abgleich der Kreditkartenausgaben unerlässlich. Kreditkarten werden zum vorherrschenden Mittel, um Geld auszugeben, egal ob Sie als Privatperson einen Business-Kurs zur persönlichen Weiterentwicklung bezahlen oder als Unternehmen Büromaterial für den täglichen Betrieb beschaffen.
Der Grund für diese Umstellung liegt darin, dass die Unternehmen durch eine bessere Transaktionskontrolle, insbesondere bei Kreditkarten, ihre Kosten senken, die Kostenverfolgung rationalisieren und die Betrugsbekämpfung verbessern können.
Die Verwendung von Firmenkreditkarten führt jedoch auch zu einer komplexeren Finanzverwaltung. Denn wie behält man den Überblick über die Ausgaben jedes einzelnen Mitarbeiters und weist sie nach? Die Lösung heißt Kreditkartenabgleich.
In mittelständigen Unternehmen, sowie größeren Konzernen ist es üblich, dass Mitarbeiter Kreditkarten vom Arbeitgeber zur Verfügung bekommen, um Firmen Einkäufe und Ausgaben zu tätigen. In diesem Blog erklären wir die Nutzung und Vorteile einer Firmenkreditkarte.
Die Nutzung von Firmenkreditkarten
KMUs und Großkonzerne stellen Mitarbeitern Kreditkarten zur Verfügung, um damit autorisierte Geschäftsausgaben zu ermöglichen. Unter dieser Art von Ausgaben fallen oftmals Reisekosten wie, Hotelaufenthalte, Flüge, Verpflegungsaufwand und Fahrtkosten an. Oftmals addieren sich auf der Geschäftsreise hohe Kosten an. Aus diesem Grund ist eine Firmenkredite von Vorteil – der Geschäftsreisende muss die Spesen nicht vorerst auslegen und der Aufwand einer Spesenabrechnung entfällt.
Es gibt in Theorie zwei Arten von Firmenkreditkarten: Die Business Credit Card und Corporate Credit Card. Eine Business Kreditkarte eignet sich für Selbstständige sowie kleinere Unternehmen, während die Corporate Credit Card für den Gebrauch innerhalb Großkonzerne bestimmt ist.
Vorteile von Firmenkreditkarten
- Firmenkreditkarten ermöglichen eine präzise Dokumentation und Kontrolle von Reise- und Spesenkosten. Gleichzeitig können spezifische Nutzungsrichtlinien, wie Ausgabenlimits oder erlaubte Einsatzorte, festgelegt werden. Dies sorgt für vollständige Transparenz in der Spesenabrechnung und verbessert das Finanzmanagement des Unternehmens.
- Für Mitarbeitende bieten Firmenkreditkarten eine finanzielle Entlastung, da sie anfallende Kosten nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken müssen. Zudem entfällt der Aufwand einer separaten Spesenabrechnung, da alle Ausgaben automatisch über die Kreditkartenabrechnung erfasst werden. Wichtig ist jedoch, dass Mitarbeitende alle Nachweise wie Rechnungen, Belege oder Parktickets sorgfältig aufbewahren.
Was ist der automatische Abgleich von Kreditkartenabrechnungen?
Der Abgleich von Kreditkartenabrechnungen ist der Prozess, bei dem die aufgeführten Transaktionen auf einer Kreditkartenabrechnung systematisch überprüft und mit den eigenen Aufzeichnungen oder Belegen verglichen werden.
Ziel des Abgleichs ist es, sicherzustellen, dass alle aufgeführten Buchungen korrekt und autorisiert sind. Hierbei wird insbesondere darauf geachtet, dass es keine unberechtigten oder fehlerhaften Belastungen gibt.
Die verschiedenen Typen des Kreditkartenabgleichs
Kreditkartentransaktionen wirken sich auf zwei Aspekte des Unternehmens aus: Ausgaben und Einnahmen. Zu den Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Abstimmung stellen müssen, gehören daher zwei verschiedene Arten der Abstimmung.
Kreditkartenauszüge
Bei der Abstimmung geht es um die Überprüfung von Geschäftsausgaben, z. B. Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise regelmäßig Karten an Mitarbeiter ausgibt, ist ein individueller Abgleich erforderlich. Dieses Verfahren gilt für Kreditkartenabrechnungen, wobei die Buchhalter die Transaktionen mit den monatlichen Abrechnungen abgleichen müssen, um die Richtigkeit zu überprüfen, insbesondere bei der Überprüfung von Karten, die an Mitarbeiter ausgegeben wurden.
Abgleich von Händlerdiensten
Dazu gehören alle eingehenden Zahlungen. Obwohl die Abstimmung dieser Transaktionen etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt als die Abstimmung der ausgehenden Zahlungen, gibt es Schritte, die Sie unternehmen können, um den Prozess reibungsloser zu gestalten.
Warum ist der Abgleich wichtig?
Regelmäßiger Abgleich ist eine wichtige Maßnahme, um finanzielle Sicherheit und Transparenz zu gewährleisten. Zudem hat der Abgleich von Kreditkartenabrechnungen folgende Vorteile:
- Schutz vor Betrug: Unautorisierte Belastungen können frühzeitig erkannt und reklamiert werden.
- Kontrolle über Ausgaben: Der Abgleich hilft, einen Überblick über die eigenen Ausgaben zu behalten.
- Korrekturen vornehmen: Eventuelle Fehler, wie doppelte Buchungen oder falsche Beträge, können behoben werden.
- Haftungsgrenzen einhalten: Viele Kreditkartenanbieter bieten nur Schutz vor Missbrauch, wenn Unregelmäßigkeiten innerhalb einer bestimmten Frist gemeldet werden.
Wie werden Kreditkartenabrechnungen abgeglichen? – Die wichtigsten Schritte
- Belege und Quittungen sammeln: Alle Belege oder Quittungen, die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, sollten aufbewahrt werden.
- Vergleich der Transaktionen: Jede Transaktion auf der Abrechnung wird mit den Belegen oder persönlichen Aufzeichnungen verglichen.
- Prüfung auf unberechtigte Abbuchungen: Es wird überprüft, ob es unbekannte oder nicht autorisierte Belastungen gibt (z. B. durch Betrug).
- Korrektheit der Beträge prüfen: Sicherstellen, dass die Beträge den tatsächlichen Ausgaben entsprechen.
- Wechselkurse und Gebühren kontrollieren: Bei Auslandszahlungen können Wechselkursdifferenzen oder Gebühren anfallen, die ebenfalls auf Richtigkeit geprüft werden sollten.
- Unregelmäßigkeiten melden: Falls Fehler oder unberechtigte Transaktionen entdeckt werden, sollte dies umgehend dem Kreditkartenanbieter gemeldet werden.
Herausforderungen und Optimierung der Kreditkartenabrechnung
Die manuelle Kreditkartenabrechnung ist fehleranfällig und ineffizient. Fehlende Belege und unklare Transaktionsbeschreibungen erschweren die Zuordnung von Ausgaben, während menschliche Fehler wie falsche Dateneingaben zu Ungenauigkeiten in Finanzdaten führen, die Zeit und Kosten verursachen.
Die größten Herausforderungen sind:
- Genauigkeit und Effizienz sicherstellen: Fehler oder Abweichungen können den Abrechnungsprozess verzögern und Erstattungen behindern.
- Umgang mit hohem Transaktionsvolumen: Viele Transaktionen erschweren eine korrekte Erfassung und Abstimmung.
- Richtlinienverstöße erkennen: Traditionelle Prozesse bieten keine schnelle Möglichkeit, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien aufzudecken.
Lösung: Automatisierung des Kreditkartenabgleichs
Automatisierte Prozesse beseitigen diese Hindernisse und erhöhen die Effizienz und Genauigkeit der Kreditkartenabrechnung. Mit der richtigen Automatisierung kann der Abgleich von Kreditkartenabrechnungen reibungslos und präzise gestaltet werden.
Bewährte Praktiken für einen genauen und effizienten Kreditkartenabgleich:
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen und ordnen Sie Kreditkartenabrechnungen, Rechnungen, Quittungen und andere relevante Dokumente systematisch.
- Regelmäßige monatliche Abgleiche sind unerlässlich, um Unstimmigkeiten oder Fehler sofort zu erkennen und zu beheben.
- Prüfen Sie jede Transaktion auf der Kreditkartenabrechnung gründlich, indem Sie Details wie Betrag, Datum, Anbieter und Beschreibung überprüfen, und gehen Sie bei Unstimmigkeiten sofort dagegen vor.
- Um eine ordnungsgemäße Erfassung sicherzustellen, sollten Sie jede Kreditkartentransaktion mit der entsprechenden Rechnung oder Quittung vergleichen.
- Führen Sie routinemäßige interne Prüfungen durch, um Schwachstellen zu ermitteln und die Einhaltung der internen Kontrollen zu verbessern.
- Schließlich sollten Sie den Einsatz einer speziellen Software für den Kreditkartenabgleich oder eines Spesenmanagementsystems in Erwägung ziehen, das Prozesse automatisiert, die Dateneingabe rationalisiert und den Transaktionsabgleich erleichtert, um die Effizienz und Genauigkeit des Abgleichs weiter zu optimieren.
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Mit moderner OCR-Technologie werden Belege digital erfasst und wichtige Informationen wie Händlername, Betrag, Datum und Währung extrahiert. Diese Daten werden automatisch den entsprechenden Transaktionen zugeordnet, sodass eine manuelle Zuordnung überflüssig wird.
Das System erkennt fehlende Belege oder Abweichungen zwischen Transaktionen und Belegen und markiert diese für eine manuelle Überprüfung. Auffällige Buchungen werden ebenfalls hervorgehoben.
Alle Transaktionen werden automatisch in Kategorien wie Reisekosten oder Bürobedarf eingeordnet, was für Transparenz sorgt und fundierte Entscheidungen erleichtert.
Mit nur einem Klick lassen sich Berichte erstellen und Daten nahtlos in Buchhaltungssoftware wie SAP, DATEV oder QuickBooks exportieren.
Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis: Keine manuelle Zuordnung mehr.
- Fehlerreduktion: Automatisierung minimiert menschliche Fehler.
- Transparenz: Alle Daten zentral einsehbar.
- Compliance-Sicherheit: Einhaltung steuerlicher und interner Richtlinien.
- Skalierbarkeit: Flexibel für Unternehmen jeder Größe.
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