Belege und Rechnungen sind mehr als ein alltägliches Dokument, das wir alle erhalten. Besonders in der Geschäftswelt haben diese zwei Dokumente ein hohen Stellenwert. Warum? Sie agieren als das Beweisdokument eines Einkaufs oder Verkaufs. Die physische, welche vor allem für die Vorsteuerberechtigung wichtig sind.
In mittelständigen Unternehmen, sowie größeren Konzernen ist es üblich, dass Mitarbeiter Kreditkarten vom Arbeitgeber zur Verfügung bekommen, um Firmen Einkäufe und Ausgaben zu tätigen. In diesem Blog erklären wir die Nutzung und Vorteile einer Firmenkreditkarte.
Die Nutzung von Business und Corporate Kreditkarten
KMUs und Großkonzerne stellen Mitarbeitern Kreditkarten zur Verfügung, um damit autorisierte Geschäftsausgaben zu ermöglichen. Unter dieser Art von Ausgaben fallen oftmals Reisekosten wie, Hotelaufenthalte, Flüge, Verpflegungsaufwand und Fahrtkosten an. Oftmals addieren sich auf der Geschäftsreise hohe Kosten an. Aus diesem Grund ist eine Firmenkredite von Vorteil – der Geschäftsreisende muss die Spesen nicht vorerst auslegen und der Aufwand einer Spesenabrechnung entfällt.
Es gibt in Theorie zwei Arten von Firmenkreditkarten: Die Business Credit Card und Corporate Credit Card. Eine Business Kreditkarte eignet sich für Selbstständige sowie kleinere Unternehmen, während die Corporate Credit Card für den Gebrauch innerhalb Großkonzerne bestimmt ist.
Vorteile von Firmenkreditkarten
- Durch die Firmenkreditkarte können die Reisekosten und Spesen genau dokumentiert und kontrolliert werden. Zudem können spezifische Bedingungen zur Nutzung festgelegt werden, z.B Ausgabe Limits und Nutzung Standorte. Das schafft komplette Transparenz in der Spesenabrechnung und in die Finanzen für das Unternehmen.
- Als Mitarbeiter kann eine solche Kreditkarte als finanzielle Entlastung angesehen werden. Grundsätzlich muss der Mitarbeiter die anfallenden Kosten nicht mehr aus eigener Tasche zu decken. Zudem entfällt auch eine separate Spesenabrechnung, da die Ausgaben schon automatisch in der Kreditkartenrechnung dokumentiert sind. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter alle Beweisdokumente (Rechnungen, Kassenbelege, Parktickets, etc.) aufbewahrt.
Was sind die Nachteile von Firmenkreditkarten?
- Natürlich geht die Verwendung von Firmenkreditkarten nicht ohne einige Nachteile und Risikos mit ein. Zum Beispiel ist die Nutzung anfällig für Betrug. Es könnte vorkommen, dass Mitarbeiter persönliche Ausgaben mit der Firmenkarte tätigen und das Unternehmen belasten. Dieser Nachteil ist ziemlich deutlich.
- Es gibt auch Fälle, in denen die Nachteile nicht so offensichtlich sind. Beispielsweise werden Mitarbeiter ermutigt Geld freier auszugeben, da es kein direktes Audit gibt. Ohne Ausgabelimit wählt der Mitarbeiter eventuell das 5-Sterne Hotel statt das kostengünstigere Hotel in der Nähe des Bahnhofs oder Flughafens.
- Ein weiter Nachteil betrifft den Verwaltungsaufwand vom manuellen Abgleich der Belege und Rechnungen mit der zugehörigen Kreditkartenabrechnung. Dies ist eine zeitaufwändige Tätigkeit, aber auch fehleranfällig, wie alle Aufgaben, die von Menschen erledigt werden. Das mag im Moment nicht drastisch klingen, aber stellen Sie sich vor: Als Unternehmen haben Sie 40 Kreditkarteninhaber und sie alle reichen einmal im Monat Rechnungen, Belege und Parktickets ein. Nun ist der Arbeitsaufwand für die Person, die die Zeilen der Kreditkartenabrechnung mit dem jeweiligen Dokumenten abgleicht, keineswegs unerheblich. Richtig?
Vor- und Nachteile müssen abgewogen werden
Betrugsrisiko, großzügige Ausgaben und der Verwaltungsaufwand, der durch den manuellen Abgleich entsteht, sind einige von den Nachteilen. Jedoch haben wir es uns bei Klippa zur Aufgabe gemacht, den Betrug mit Geschäfts Kreditkarten zu beseitigen. Wir haben eine anwenderfreundliche Software entwickelt, die automatisch die Zeilen der Kreditkartenabrechnung mit dem jeweiligen Beleg oder der Rechnung abgleicht. Der Ablauf innerhalb unser Software besteht aus 3 mühelosen Schritten:
- Der Mitarbeiter führt eine Kauftransaktion durch und macht mit seinem Smartphone ein Foto von dem Beleg oder Rechnung.
- Der Beleg oder die Rechnung wird an die Geschäftsleitung oder Buchhaltung weitergeleitet.
- Die Geschäftsleitung oder die Buchhaltung erhält das Dokument und es wird automatisch mit der Kreditkartenabrechnung abgeglichen, die Sie in der Klippa App hochgeladen haben.
Nachfolgend sehen Sie eine visuelle Darstellung des Kreditkarten-Modul unserer Applikation.
Wie funktioniert die Klippa Software?
Klippa’s Kernwert ist es Geschäftsabläufe schnell, einfach und zuverlässig zu gestalten. Wir haben eine OCR (Optical Character Recognition) Engine entwickelt, die die gleichen Kernwerte erfüllt. Um es ganz einfach auszudrücken: OCR extrahiert Daten aus beliebigen Dokumenten. Dieser Prozess erfolgt komplett automatisch. Wir haben die OCR-Engine in unserer Klippa Applikation integriert, sodass wir unseren Kunden eine umfangreiche aber anwenderfreundliche Lösung zur Verwaltung von Finanzunterlagen bieten können.
In diesem Blogposts haben wir uns mit folgenden Features befasst:
- Extrahieren aller Informationen von Kassenbelegen und Rechnungen mit intelligenter OCR
- Zuordnen von Rechnungen und Belegen mit der entsprechenden Kreditkartenabrechnung
Welche Vorteile bietet Ihnen unsere Software?
Durch den automatischen Abgleich von Finanzunterlagen erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, welche Belege fehlen und verhindern somit Betrug. Zusätzlich spart Ihren Mitarbeitern das automatische Matching bis zu 80% der Bearbeitungszeit pro Betriebsausgabe. Das gibt ihnen Zeit, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die den Wachstum Unternehmen vorantreiben.
Schicken Sie uns Ihre Anfrage
Da wir seit mehr als 5 Jahren in der SaaS-Branche tätig sind, haben wir uns so ziemlich mit jedem Beleg und jeder Rechnung beschäftigt. Das gibt uns das Vertrauen zu behaupten, dass wir aus jedem Finanzdokument die gewünschten Informationen extrahieren können. Schnell wurde uns klar, wie wertvoll es für unsere Kunden sein wird, wenn wir diesen Prozess mit der Kreditkartenabrechnung verbinden.
Wenn Sie daran interessiert sind, die Betrugserkennung zu verhindern, und Ihre Belegerfassung automatisieren und digitalisieren, schreiben Sie eine E-mail an [email protected] oder rufen Sie unter +31 50 211 1631 an. Oder vereinbaren Sie eine unverbindliche Online-Demo mit uns.