In den vergangenen 20 Jahren war das Backoffice Outsourcing die beliebteste Lösung für Großunternehmen, die Kosten für repetitive, personalintensive Arbeiten einsparen wollten. Neben der Kostenreduzierung war ein großer Vorteil der Auslagerung des Backoffice in Niedriglohnländer die Verfügbarkeit einer großen Anzahl von Arbeitskräften, die eine einfache Skalierbarkeit ermöglichte.
Spezifische Länder wie die Philippinen, Indonesien und Indien waren früher sehr beliebte Zielländer.
Die Technologie holt nun – wie bei vielen anderen Bereichen – die traditionellen Praktiken des Backoffice Outsourcing ein. Die neue Norm ist nicht einfach Outsourcing, sondern die tatsächliche Automatisierung von Backoffice Tätigkeiten mithilfe moderner Technologien wie RPA, OCR und Machine Learning.
Die Automatisierung ermöglicht noch höhere Kostensenkungen, schnellere Durchlaufzeiten, geringere organisatorische Komplexität und weniger Compliance-Risiken. In diesem Blog erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr Backoffice automatisieren können und welche Vorteile die Backoffice-Automatisierung mit sich bringt.
Was ist Backoffice-Automatisierung?
Um diese Frage zu beantworten, lassen Sie uns zunächst bestimmen, was Backoffice Aufgaben sind. Back-Office-Aufgaben sind alle administrativen Aufgaben innerhalb einer Organisation. Diese Aufgaben ergeben sich in der Regel aus den Bereichen Recht (Vertragsabwicklung), Kunden-Onboarding (KYC), Compliance, HR (Mitarbeiter-Onboarding) oder Finanzverfahren (Kreditoren).
Denken Sie an Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentensortierung, Genehmigungen und Betrugs- oder Compliance-Prüfungen.
Eine Backoffice Tätigkeit, die jedes Unternehmen kennt, ist die Rechnungsbearbeitung, die in der Regel von der Rechnungsabteilung oder, in kleineren Unternehmen, von der Verwaltung erledigt wird. Natürlich ist es bei geringem Volumen völlig in Ordnung, wenn ein Finanzmitarbeiter 50 Rechnungen pro Monat manuell bearbeitet.
Aber was passiert, wenn Sie eine Million Rechnungen pro Monat bearbeiten und genehmigen müssen? Werden Sie Ihr Finanzteam von 1 auf 100 Mitarbeiter aufstocken, oder werden Sie versuchen, diese Aufgabe zu automatisieren?
Hier kommt die Backoffice Automatisierung ins Spiel. Back-Office-Automatisierung ist die Anwendung von Software, um repetitive Routineaufgaben zu automatisieren, die Sachbearbeiter momentan manuell ausführen.
Warum ist Backoffice-Automatisierung eine gute Alternative zum Backoffice-Outsourcing?
Auch wenn Backoffice-Outsourcing große Kosten- und Skalierungsvorteile bringen kann, birgt es einige Nachteile. Einer der Hauptnachteile ist das Compliance-Risiko. Die Auslagerung von Backoffice-Daten in Länder wie Indien oder die Philippinen birgt (Datenschutz-)Risiken. Sind die Mitarbeiter gut geschult?
Haben Sie die Erlaubnis Ihrer Kunden und der lokalen Behörden zur Weitergabe ihrer Daten (GDPR)? Wie verhindern Sie eine Datensicherheitslücke? Dies sind einige der Herausforderungen, denen Sie beim Outsourcing begegnen könnten.
Die Kosten für die Bearbeitung von Backoffice-Arbeiten in einem Niedriglohnland sind natürlich niedriger als in Europa oder den USA, aber was wäre, wenn der Prozess noch kostengünstiger sein könnte? In Hinsicht auf Skalierbarkeit könnte ein Team von ausgelagerten Mitarbeitern theoretisch unendlich skaliert werden, aber ist das in der Realität machbar?
Und ist es möglich, die Durchlaufzeiten durch Mitarbeiterschulungen oder Trainings zu beschleunigen? Mit hoher Wahrscheinlichkeit nur sehr gering bis gar nicht.
Um diese Probleme zu lösen, müssen Sie also nach einer Alternative zum Back-Office-Outsourcing suchen: Back-Office-Automatisierung. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, warum Sie die oben genannten Risiken mit einer Back-Office-Automatisierungslösung nicht haben und dass es eine lohnenswerte Alternative zum Back-Office-Outsourcing ist.
Was sind die Vorteile der Backoffice-Automatisierung?
Mit der Automatisierung können Sie den Humanfaktor und die ausländischen Vorschriften aus der Gleichung herausnehmen. Dies hat Vorteile in Bezug auf Kosten, Durchlaufzeit, Organisationskomplexität, Skalierbarkeit und Kontrolle:
100%ige Kontrolle
Wenn Sie sich für eine automatisierte Lösung statt für eine Outsourcing-Lösung entscheiden, sichern Sie sich die volle Kontrolle. Automatisierte Lösungen können in Ihrem eigenen Land, unter vertrauten Gesetzen und innerhalb Ihrer eigenen IT-Infrastruktur eingesetzt werden. Daher sind Sie bei Ihren Geschäftsanforderungen nicht von Dritten und deren lokalen Vorschriften abhängig und behalten die 100 %ige Kontrolle.
Kosteneinsparungen
Während Outsourcing Ihre Kosten gegenüber der “üblichen” Verarbeitung im Heimatland bereits reduzieren kann, kann die Automatisierung eine noch größere Kostenreduzierung bewirken. Im Durchschnitt sind Kostensenkungen im Bereich von 50 bis 70 % im Vergleich zum Outsourcing realisierbar, abhängig von der Komplexität der Aufgabe.
Echtzeit-Durchlaufzeiten
Outsourcing kann zwar Ihre Bearbeitungszeit beschleunigen, aber das liegt meist an einer höheren Anzahl von Mitarbeitern. Mehr Arbeitskräfte können mehr Arbeit im gleichen Zeitrahmen erledigen, aber die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe wird dadurch nicht verkürzt. Was aber, wenn Sie Ihre Durchlaufzeit auf Echtzeit verkürzen wollen?
Dann ist Outsourcing nicht der richtige Weg. Eine automatisierte Lösung kann die meisten administrativen Aufgaben innerhalb von wenigen Sekunden, also fast in Echtzeit, ausführen. Das könnte eine große Outsourcing-Crew nicht leisten.
Unbegrenzt skalierbar
Während Sie ein ausgelagertes Backoffice theoretisch von 100 auf 1000 oder sogar 100.000 Backoffice-Mitarbeiter skalieren könnten, macht die operative Komplexität, die mit der Skalierung einhergeht, es in der Realität sehr schwer. Eine automatisierte Lösung hingegen kann ihre Server bei Bedarf automatisch skalieren, ohne zusätzliche Neueinstellungen, Büroflächen, Verträge und so weiter.
Keine Compliance-Risiken
Die Auslagerung Ihrer datenschutzsensiblen Daten in ein Niedriglohnland kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen z. B. die GDPR-Vorschriften nicht einhält. Wenn Sie diese Aufgaben außerhalb Ihrer Kontrolle erweitern, können Sie nie sicher sein, ob Ihre Daten gesichert behandelt werden. Mit Backoffice-Automatisierung sind Sie immer im Steuersitz.
Server, auf denen Daten verarbeitet werden, können lokal eingerichtet werden und Daten, die Sie an diese Server senden, werden nicht gespeichert, sondern einfach an Sie zurückgeschickt. Dies ist eine Form der Sicherheit, die ein Outsourcing-Unternehmen niemals garantieren könnte.
Welche Anwendungsfälle können automatisiert werden?
Standardmäßig könnte jede repetitive Aufgabe, die mit hohem Volumen, manueller Dateneingabe, Dokumentensortierung, Datenüberprüfung oder Freigabe einhergeht, automatisiert werden. Im Folgenden heben wir einige Anwendungsfälle hervor, um Sie zu inspirieren, nach ähnlichen Abläufen zu suchen, die in Ihrer eigenen Organisation automatisiert werden könnten.
Loyalität und Cashback-Verarbeitung
Viele Treue- und Cashback-Kampagnen verlangen von den Teilnehmern die Einsendung eines Kaufbelegs (Quittung oder Rechnung) als Gegenleistung für die Prämie. Aber wie überprüfen Unternehmen, ob der eingesandte Kaufnachweis gültig ist, in den Datumsbereich der Kampagne fällt, ob genug Geld ausgegeben wurde oder ob die erforderlichen Produkte gekauft wurden?
Viele Treueunternehmen haben dafür Ihr Backoffice outgesourct.
Die Automatisierung der Backoffice-Aufgaben, die im Rahmen von Loyalty Kampagnen anfallen, ist natürlich die bessere Wahl. Anstatt den fehleranfälligen, menschlichen Arbeitsaufwand zu beanspruchen, kann die Klippa OCR API Software all diese Prüfungen, einschließlich der Erkennung von Duplikaten, kostengünstiger und innerhalb weniger Sekunden durchführen.
Jährlich verarbeiten wir Millionen von Kaufbelegen für Marketingkampagnen.
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Es ist wahrscheinlich der häufigste Prozess in jedem Unternehmen: die Eingabe der Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten aus Ihrem Posteingang in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. Eine mühsame und zeitraubende Aufgabe.
Rechnungen gibt es in vielen Formen und Größen und es ist leicht, Fehler zu machen. Gleichzeitig ist es eine extrem repetitive Aufgabe, da einige Rechnungen von bestimmten Lieferanten mehrmals am Tag oder im Monat eintreffen können.
Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung beginnt in der Regel mit der Erfassung von Rechnungsdaten in einem digitalen Format. Dies beinhaltet eine Form des Scannens oder der Erfassung mit Hilfe von OCR, wie z. B. der OCR-Software von Klippa.
Der Text wird extrahiert und verarbeitet. Die Software kümmert sich dann um die Codierung und Weiterleitung der Rechnung durch den digitalen Workflow, bis hin zu Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem.
KYC Automatisierung
Viele Unternehmen, insbesondere im Vermietungs-, Telekommunikations-, Banken- und Versicherungssektor, sind dazu verpflichtet, die Identität ihrer Kunden zu überprüfen. Dies ist ein Bestandteil der KYC-Vorschriften.
Ein klassisches Beispiel für diesen Prozess ist der Gang zu einer Bank, die Vorlage des Reisepasses und das Unterschreiben einiger Formulare. Danach überprüft ein Bankangestellter diese Daten und gibt sie in seine Systeme ein.
Ein sehr kostspieliger Prozess, der nur schwer zu skalieren ist. Außerdem ist es aufgrund von Datenschutzbestimmungen und dem Risiko von Daten-Leaks schwierig, ihn in Niedriglohnländer auszulagern.
Glücklicherweise kann dies auch über die Klippa Identity Verification API automatisiert werden. Mit unserem Kamera-SDK können Kunden ihren Reisepass von zu Hause aus scannen, indem sie ein Foto mit ihrem Smartphone machen, dies mit einer Selbstaufnahme und einer Unterschrift kombinieren. Klippa erledigt den Rest.
Dies gilt auch für die KYC-Verarbeitung mit EC- oder Kreditkarten, Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen von Versorgungsunternehmen. Wir ermitteln automatisch die Gültigkeit der Scans und extrahieren alle Datenpunkte, die Sie benötigen. Die automatische Verarbeitung von Identitätsdokumenten wird mit Klippa vereinfacht.
Wie funktioniert OCR und Machine Learning?
OCR und Machine Learning sind die Basis vieler Automatisierungslösungen. Mit Hilfe von OCR ist es möglich, den Text in Dokumenten und Bildern zu identifizieren. Sobald Sie den enthaltenen Text vorliegen haben, können Sie beginnen, den Kontext des Dokuments zu verstehen.
Mit Hilfe von Machine Learning ist es möglich, Datenpunkte zu identifizieren, die im Text von Interesse sind. Außerdem können sie menschliches Verhalten imitieren, indem sie aus vorherigen Beispielen lernen.
Schauen wir uns ein Beispiel an, was OCR für Sie leisten kann:
Durch OCR werden die Pixel, die Text enthalten, identifiziert und in digitalen Text extrahiert. Der Vorgang des manuellen Kopierens von Daten wird direkt durch OCR ersetzt. Mit einer Genauigkeit von mehr als 95 % wird der gesamte Text extrahiert, wohingegen das manuelle Kopieren von Daten eine deutlich geringere Genauigkeit aufweisen würde und viel mehr Zeit kostet.
Werfen wir nun einen Blick auf ein Beispiel dafür, was Machine Learning leisten kann:
Machine Learning wird immer effektiver, wenn es mit mehr und mehr Beispielen “gefüttert” wird. Eine KI wird mit zahlreichen Beispielen von Dokumenten und bestimmten Datensätzen trainiert, damit sie automatisch einen bestimmten Text an einer bestimmten Stelle des Dokuments lokalisieren und identifizieren kann.
Mit der Zeit kann ein Machine-Learning-Modell sich kontinuierlich verbessern. Alle Daten werden automatisch kontextualisiert und in ein JSON-Format umgewandelt.
Jetzt wo klar ist, wie die Automatisierung mit OCR und Machine Learning funktionieren kann, lassen Sie uns besprechen, wie der Prozess der Implementierung einer Lösung aussieht. Hier sind vier einfache Schritte:
Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre jetzigen Arbeitsprozesse
Die Identifizierung der Schritte, die im aktuellen Backoffice-Workflow ausgeführt werden, ist der Beginn eines jeden Innovationsprozesses. Welche Dokumente verarbeiten Sie, wer macht die Verarbeitung, welche Schritte werden in welcher Phase durchgeführt?
Dies sind alles relevante Fragen zu Beginn Ihrer Reise in Richtung Automatisierung mit OCR und Machine Learning. Sobald Sie die durchgeführten Schritte identifiziert haben, können Sie bestimmen, welche Schritte durch Automatisierung ersetzt werden können.
Sammeln von Daten und Datenbeschriftungen
Es ist wichtig, möglichst viele und verschiedene Beispiele von verarbeiteten Dokumenten zu sammeln. In diesen Beispieldokumenten sind die einzelnen Segmente mit Kontextinformationen versehen, um zu erkennen, was jeder Segment enthält.
Je mehr Beispiele annotiert werden, desto zufriedener werden Sie mit dem Ergebnis sein. Sie erstellen einen riesigen Datensatz voller wertvoller Informationen, die für das Training eines Modells unerlässlich sind.
Schulung einer automatisierten Lösung
Mit Hilfe eines Frameworks wie Yolo kann der Datensatz schnell in ein Machine-Learning-Modell “gefüttert” werden, sodass es mit allen möglichen Beispielen trainiert wird. Das Modell lernt, wie die Daten, dank der im vorherigen Schritt durchgeführten Annotation, zu interpretieren sind.
Bei ausreichendem Training kann ein solches Modell die Kontextualisierung der Daten selbständig durchführen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Wenn sich das Modell als genau und schnell genug erweist, kann es in Betrieb gehen und in eine Gesamtlösung implementiert werden.
Implementieren der Lösung
Das trainierte Modell ist nun bereit für den Einsatz in einer Lösung, wie z. B. der OCR-API von Klippa. Sie senden eine Anfrage an die API, die API setzt das trainierte Modell ein, um die Informationen auf einem Dokument automatisch zu identifizieren und liefert schnell und präzise die gewünschten Daten zur weiteren Verarbeitung oder Anwendung. Mit dieser API ist Ihre Automatisierungslösung bereit für die Implementierung.
Anstatt selbst ein komplett neues Tool einzurichten und zu implementieren, ziehen Sie es vielleicht vor, diese Technologien in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren. Viele Unternehmen nutzen bereits RPA-Anbieter wie AutomationAnywhere, UiPath, BluePrism, Mendix oder andere, um bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Aus Sicht des Workflows sind diese Lösungen alle gut. Aber was Sie oft sehen werden, wenn Sie sich ihre OCR- und ML-Fähigkeiten ansehen, ist, dass ihre integrierten Lösungen nicht anpassungsfähig genug sind, um einen hohen Automatisierungsgrad für Ihren Nischen-Anwendungsfall zu erreichen.
Deshalb bietet Klippa Ihre Technologielösungen als Plugins für alle wichtigen RPA-Anbieter an, wie z. B. Automation Anywhere, UiPath oder Mendix. Aktivieren Sie einfach unser Plugin und integrieren Sie es in Ihre Workflows. Unsere Lösungen können für die Klassifizierung, Dateneingabe und Verifizierung in vielen verschiedenen Anwendungsfällen eingesetzt werden. Einige Beispiele sind die automatisierte Belegverarbeitung, das automatische Lesen von Ausweisdokumenten und die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
Es kann jedoch vorkommen, dass Sie Ihre Prozesse zu diesem Zeitpunkt nicht vollständig automatisieren können. Wenn dies der Fall ist, gilt es, einen ‘Best-of-both-worlds’-Ansatz zu finden.
Human-in-the-Loop-Automatisierung
Natürlich ist die Technologie nicht immer perfekt. Auch wenn sie sich sehr schnell weiterentwickelt, haben Sie vielleicht bestimmte Backoffice-Aufgaben, die (noch) nicht zu 100 % automatisiert werden können. Glücklicherweise gibt es auch dafür Lösungen. Durch die Kombination von Software mit der Leistung von Menschen können Sie ein “Best of both worlds”-Szenario schaffen, auch Human-in-the-Loop-Automatisierung genannt.
Mit einer Human-in-the-Loop-Lösung können Sie einen großen Teil des Vorgangs automatisieren und dann einen Menschen die Arbeit überprüfen und abschließen lassen. In der Zwischenzeit lernt das System aus allen vom Menschen vorgenommenen Änderungen und verbessert sich dadurch im Laufe der Zeit.
Während Sie also mit einer 70%igen Automatisierung beginnen, was bereits großartig ist, wird die Human-in-the-Loop-Verarbeitung Sie so nah wie möglich an eine 100%ige Automatisierung heranführen. Unten sehen Sie einen Workflow mit einem Mitarbeiter in der Schleife:
Hier sehen Sie ein Beispiel für eine unserer Dateneingabeschnittstellen, die Ihr Backoffice-Team verwenden kann, um den Dropout in einem Human-in-the-Loop-System zu verarbeiten. Diese Schnittstelle allein kann Ihre aktuellen Dateneingabeverfahren bereits erheblich verbessern, da sie eine Fehlerprävention und automatische Vorschläge eingebaut hat:
Die Automatisierung von Aufgaben, die eine manuelle Dateneingabe erfordern, ist nur ein Beispiel für eine Form von vielen Back-Office-Aufgaben. Letztendlich können Sie jede Back-Office-Aufgabe auf die eine oder andere Weise automatisieren. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Möglichkeiten in Bezug auf die Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse erforschen. Und dabei kann Ihnen Klippa definitiv helfen!
Automatisieren Sie Ihr Backoffice mit Klippa
Sie können sich dafür entscheiden, selbst ein Trainingsmodell zu erstellen und es mit zahlreichen annotierten Datenbeispielen zu füttern. Aber warum sollten Sie das tun, wenn Ihnen mit Klippa bereits eine einsatzbereite und bewährte Lösung zur Verfügung steht?
Kontaktieren Sie uns bei Fragen unter [email protected] oder planen Sie eine unverbindliche Demo, wenn Sie herausfinden möchten, wie die Automatisierung in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.