Nach Angaben des Pew Research Center arbeiteten 2017 allein in den USA schätzungsweise 7,6 Millionen Menschen ohne Papiere (oder ohne Genehmigung). Dies kann eine ernsthafte Bedrohung und ein Risiko für Unternehmen und ihre Mitarbeiter bedeuten, da hohe Gebühren und Geldstrafen erhoben werden, sobald illegale Aktivitäten aufgedeckt werden.
Um zu verhindern, dass Sie unbefugte Mitarbeiter einstellen, haben Regierungen Dokumente für den Einstellungsprozess eingeführt, in denen die Arbeitserlaubnis für jeden Einzelnen festgehalten wird.
Angesichts der steigenden Zahl von Arbeitnehmern aus aller Welt sind diese Kontrollen der Arbeitserlaubnis schwieriger geworden und führen zu einer hohen Anzahl von Dokumenten, die geprüft und verifiziert werden müssen.
Hinzu kommt, dass Unternehmen aufgrund der Komplexität der Dokumente und eines Remote-Onboarding-Systems zunehmend mit Dokumenten- und Identitätsbetrug konfrontiert sind. Wie also kann dieser Prozess sicherer, zuverlässiger und effizienter gestaltet werden?
In den letzten Jahren haben Anbieter von Intelligent Document Processing (IDP) an Lösungen gearbeitet, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Sie bieten Unternehmen nun eine Software an, die in der Lage ist, Informationen aus Dokumenten automatisch zu extrahieren und präzise zu verarbeiten.
Außerdem können Identitäts- und Dokumentenbetrug zuverlässig aufgedeckt und Identitäten mit verschiedenen Methoden identifiziert werden, um die Sicherheit zu erhöhen.
In diesem Blog werden wir zunächst erläutern, was der Nachweis der Arbeitserlaubnis bedeutet. Anschließend wird geklärt, wie die Prüfung der Arbeitserlaubnis erfolgt und wie automatisierte Prüfungen der Arbeitserlaubnis den Prozess sicherer machen können.
Nachweis der Arbeitserlaubnis – Was bedeutet das?
Ein Unternehmen, das Mitarbeiter einstellen möchte, muss die Arbeitserlaubnis jedes einzelnen Bewerbers überprüfen. Dies liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers und schützt das Unternehmen vor hohen Geldstrafen, die von der Regierung verhängt werden könnten.
Im Allgemeinen gibt es mehrere Dokumente, die als Nachweis der Arbeitserlaubnis gelten. Ein Stellenbewerber muss diese dem Arbeitgeber zu Beginn des Einstellungsverfahrens vorlegen. Welche und wie viele Dokumente benötigt werden, ist von Bewerber zu Bewerber unterschiedlich, da Nationalität, Visabestimmungen und Herkunftsland den gesamten Prozess beeinflussen.
Die folgende Abbildung zeigt einige Beispiele für Dokumente, die als Nachweis der Arbeitserlaubnis gelten.
Mit diesen Informationen im Hinterkopf wollen wir erläutern, warum Unternehmen vor der Einstellung eines Mitarbeiters immer die Arbeitserlaubnis prüfen sollten.
Warum prüfen Unternehmen die Arbeitserlaubnis?
Angesichts der Globalisierung und der zunehmenden Zahl von Arbeitnehmern aus aller Welt ist es unerlässlich, dass alle Unternehmen im Rahmen des Einstellungsprozesses eine Überprüfung der Arbeitserlaubnis durchführen. Die Gründe, warum dies für Unternehmen so wichtig ist, sind folgende:
- Schutz eines Unternehmens vor möglichen rechtlichen Folgen wie Geld- oder Haftstrafen, wenn aufgedeckt wird, dass Mitarbeiter nicht arbeitsberechtigt sind
- Integrität und Ehrlichkeit von Bewerbern und Mitarbeitern sicherstellen → Ehrlichkeit und Integrität von Bewerbern und Mitarbeitern zeigt sich darin, dass sie offen über Visa- und Arbeitsberechtigungen sprechen
- Gesetzliche Verpflichtung → Wird die Arbeitserlaubnis vor der Einstellung nicht überprüft, können Unternehmen mit hohen Geldstrafen rechnen.
Schauen wir uns drei Länderbeispiele an, um zu veranschaulichen, welche Dokumente benötigt werden, um eine Prüfung der Arbeitserlaubnis durchzuführen und somit ein Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
Welche Dokumente werden benötigt?
Es gibt zahlreiche Dokumente, die die Arbeitserlaubnis eines Bewerbers belegen. Welche Dokumente dafür benötigt werden, ist von Land zu Land sehr unterschiedlich. Im Folgenden stellen wir drei Länder vor und erläutern, welche Dokumente erforderlich sind:
- Die Niederlande
- Die Vereinigten Staaten
- Das Vereinigte Königreich
Hinweis: Um die Lesbarkeit dieses Blogs zu gewährleisten, haben wir beschlossen, nur drei Länder zu behandeln. Es wäre nicht machbar, die spezifischen Anforderungen für jedes Land zu beschreiben. Bitte prüfen Sie selbst, welche Vorschriften und Dokumente für Ihr Land gelten.
Die Niederlande
Wenn ein Bewerber in den Niederlanden arbeiten möchte, müssen mehrere Dokumente eingeholt werden, um die Arbeitserlaubnis nachzuweisen.
Ein niederländischer Staatsbürger erhält eine Bürgerservicenummer (BSN), wenn er geboren und bei der örtlichen Gemeinde gemeldet ist. Jede andere Person, die in die Niederlande zieht, erhält diese Nummer bei der Anmeldung im Rathaus. Die BSN dient unter anderem dazu, einen Arbeitsvertrag abzuschließen.
Wenn ein Bewerber in den Niederlanden arbeiten möchte, muss er außerdem die richtigen Aufenthaltsdokumente oder Arbeitsgenehmigungen vorlegen. Dies gilt insbesondere für Personen, die von außerhalb der EU und der Schweiz kommen.
Darüber hinaus müssen ein gültiger Reisepass oder ein anderer Ausweis sowie eine Anerkennungsbescheinigung vorgelegt werden. Darüber hinaus ist (bei Antragstellern von außerhalb der EU) ein Arbeitsvertrag mit einem Arbeitgeber erforderlich, der von der niederländischen Einwanderungs- und Einbürgerungsbehörde (IND) als Sponsor registriert ist, um die Arbeitserlaubnis nachzuweisen.
Die Vereinigten Staaten
Um die Arbeitserlaubnis in den USA nachzuweisen, muss ein Antragsteller im Allgemeinen einen noch nicht abgelaufenen US-Reisepass oder eine Daueraufenthaltserlaubnis vorlegen. Wenn dies nicht möglich ist, muss der Antragsteller einen nicht abgelaufenen ausländischen Reisepass vorlegen, der einen vorläufigen I-551-Stempel enthält.
Darüber hinaus gibt es in den USA sogenannte “right to work states”, die das “right to work law” eingeführt haben. Beachten Sie jedoch, dass sich der Begriff “right to work” (law) in den USA auf die finanzielle Unterstützung von Gewerkschaften bezieht und die Arbeitnehmer vor einer obligatorischen Gewerkschaftsmitgliedschaft schützt. Er bezieht sich nicht auf die eigentliche Arbeitserlaubnis.
Das Vereinigte Königreich
Wenn Sie im Vereinigten Königreich eine Stelle suchen, benötigen Sie natürlich auch hier einen Reisepass oder eine andere Form der Identifizierung. Es ist wichtig zu erwähnen, dass der Pass bestimmte Anforderungen erfüllen muss, wenn der Inhaber des Passes nicht Brite oder Staatsangehöriger eines EWR-Landes oder der Schweiz ist.
Der Reisepass muss mit einem Sichtvermerk versehen sein und zeigen, dass der Inhaber die Erlaubnis hat, sich im Vereinigten Königreich aufzuhalten oder derzeit arbeiten darf. Darüber hinaus müssen je nach Situation des Antragstellers weitere Dokumente vorgelegt werden, wie z. B:
- Daueraufenthaltskarte
- Nationaler Personalausweis
- Meldebescheinigung
- Biometrisches Einwanderungsdokument
- Dokument zum Einwanderungsstatus
- Geburts- oder Adoptionsurkunde
- Bescheinigung oder Eintragung der Einbürgerung
- Aufenthaltskarte
Die britische Regierung bietet zusätzliche Informationen zu diesem Thema, die zur Klärung der Anforderungen beitragen.
Da wir bereits kurz auf die Unterschiede in der Bedeutung des Begriffs “right to work” eingegangen sind, möchten wir uns die USA und das Vereinigte Königreich genauer ansehen und herausfinden, woher diese Unterschiede kommen.
Right to work – Unterschied zwischen den USA und dem Vereinigten Königreich
Das “right to work law”, das heute in den USA in Kraft ist, stammt aus dem Jahr 1947. Dieses Gesetz wurde hauptsächlich erlassen, damit Arbeitnehmer die Vorteile von Gewerkschaftsverträgen nutzen können, ohne Beiträge an eine Gewerkschaft zu zahlen.
Außerdem schützt es Arbeitnehmer vor Arbeitgebern, die ihre Angestellten zwingen wollen, einer Gewerkschaft beizutreten. Mit dem “right to work law” können Arbeitgeber die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft nicht mehr zur Voraussetzung für eine Beschäftigung machen. Dadurch haben Arbeitnehmer die Freiheit, sich stattdessen freiwillig für eine Mitgliedschaft zu entscheiden.
Wie Sie sehen, hat das “right to work law” in den USA nur sehr wenig mit der tatsächlichen Arbeitserlaubnis zu tun.
Dies ist ein wesentlicher Unterschied zur Prüfung der Arbeitserlaubnis im Vereinigten Königreich. Im Vereinigten Königreich gilt die Regel, dass jeder, ob Brite oder Nicht-Brite, buchstäblich seine Berechtigung zu arbeiten nachweisen muss, bevor er eingestellt wird. Daher müssen vor der Einstellung einige Screenings durchgeführt werden.
In den letzten Jahren stand dieses Prüfverfahren vor der Einstellung angesichts der Covid-19-Pandemie und der zunehmenden Zahl internationaler Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich vor großen Herausforderungen. Daher sah sich die britische Regierung gezwungen, ein System einzuführen, das die Arbeitserlaubnis für jede Person online überprüft.
Schauen wir uns einmal genauer an, wie die Prüfung der Arbeitserlaubnis im Vereinigten Königreich durchgeführt werden kann.
Wie wird die Überprüfung der Arbeitserlaubnis im Vereinigten Königreich durchgeführt?
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, die Prüfung der Arbeitserlaubnis durchzuführen:
- Manuelle Überprüfung der Arbeitserlaubnis
- Digitale/online Überprüfung der Arbeitserlaubnis
Manuelle Überprüfung der Arbeitserlaubnis
Die manuelle Dokumentenprüfung bezieht sich auf ein persönliches Treffen, bei dem eine physische Kopie des Dokuments über die Arbeitserlaubnis eingeholt wird. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, gefälschte Dokumente während des Treffens zu prüfen und zu identifizieren.
Wenn alle Dokumente in Ordnung sind, muss der Arbeitgeber jedes einzelne Dokument kopieren und darauf achten, dass alle erforderlichen Informationen auf der Kopie deutlich sichtbar sind. Diese Kopien müssen für die Dauer des Arbeitsvertrags und weitere zwei Jahre nach dem Verlassen des Unternehmens aufbewahrt werden.
Digitale/online Überprüfung der Arbeitserlaubnis
Unter dem Druck der Covid-19-Pandemie hat die britische Regierung Änderungen an den Leitlinien für die Überprüfung der Arbeitserlaubnis vorgenommen. Diese Änderungen ermöglichen es Arbeitgebern, die Überprüfungen vor der Einstellung digital durchzuführen.
Um das Einstellungsverfahren durchführen zu können, muss die arbeitssuchende Person beim britischen “Home Office” einen 9-stelligen “Share Code” beantragen. Im gleichen Portal kann der Arbeitgeber dann diesen Code zusammen mit dem Geburtsdatum der Person eingeben und erhält so Zugang zu den Angaben der Person in der Rubrik “Migranten”.
Im Rahmen eines Online-Gesprächs muss der Arbeitgeber die erforderlichen Dokumente herunterladen. Diese müssen geprüft und verifiziert werden. Auch hier liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, auf gefälschte Dokumente zu prüfen.
Leider hat die Online-Überprüfung der Arbeitserlaubnis zu einer Reihe von Fällen von Identitäts- und Dokumentenbetrug geführt. Oft ist es unglaublich schwierig, gefälschte Dokumente mit bloßem Auge zu erkennen. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den Einsatz von Technologie, um die Betrugserkennung zu automatisieren.
Lassen Sie uns einen Blick auf die Technologie werfen, mit der die Überprüfung der Arbeitserlaubnis automatisiert werden kann.
Technologie zur Automatisierung von Kontrollen der Arbeitserlaubnis
Mit Hilfe von Technologie kann die Überprüfung der Arbeitserlaubnis automatisiert werden. Der Prozess wird zuverlässig, schnell und genau. Außerdem können gefälschte Dokumente automatisch erkannt werden, was die Überprüfung der Arbeitserlaubnis zu einem sicheren Prozess macht.
Schauen wir uns die automatisierte Datenextraktion und Betrugserkennung genauer an.
Automatisierte Datenextraktion
Das Onboarding neuer Mitarbeiter führt immer zu einem hohen Umfang an Dokumenten. Während die manuelle Datenextraktion von Ausweisdokumenten, Verträgen und Visa fehleranfällig und zeitaufwändig ist, kann IDP die Extraktion von Daten automatisieren.
Auf diese Weise wird Zeit gespart, Fehler werden auf ein Minimum reduziert und Kosten gesenkt. Dies ist besonders wichtig beim Onboarding neuer Mitarbeiter, da Sie sicherstellen wollen, dass nur korrekte Daten gespeichert werden. IDP-Software ist in der Lage, die Art des Dokuments automatisch zu erkennen und extrahiert, konvertiert und verifiziert dann zuverlässig die erforderlichen Informationen innerhalb weniger Sekunden.
Darüber hinaus können Betrug und Duplikate aufgedeckt werden. Schauen wir uns das als Nächstes genauer an.
Automatisierte Betrugserkennung
Mit Intelligent Document Processing (IDP) kann die Überprüfung der Arbeitserlaubnis gestärkt werden. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning können IDP-Lösungen im Laufe der Zeit bei der Betrugserkennung immer ausgefeilter werden.
Dies ist auch dringend notwendig, da Betrüger immer besser darin werden, Dokumente und Informationen zu manipulieren. Betrüger nutzen Grafikverarbeitung und Deep Fake Engineering, was die Erkennung gefälschter Dokumente mit bloßem Auge unmöglich macht.
IDP-Anbieter verwenden ein automatisiertes Verfahren, das verschiedene Elemente und Datenfelder in einem Dokument scannt. Während dieses Verfahrens und mit Hilfe von Photoshop-Erkennung und EXIF-Analyse kann Betrug zuverlässig erkannt werden.
Die Manipulation eines Dokuments mit Photoshop ist leider recht einfach. Das Entfernen oder Hinzufügen von Text, der den Status der Arbeitserlaubnis manipuliert, kann schreckliche Folgen für den Arbeitgeber haben. Während ein Mensch nicht in der Lage wäre, die Manipulation zu erkennen, kann eine Software mit Photoshop-Erkennung das gefälschte Dokument schnell entdecken.
Darüber hinaus kann die IDP-Software eine EXIF-Analyse durchführen. Wie im Beispielbild unten werden die Metadaten eines Dokuments ausgelesen. Sie können sehen, dass im Softwarefeld Adobe Photoshop erwähnt wird, was ein deutlicher Hinweis darauf ist, dass das Dokument manipuliert wurde.
Alle diese automatisierten Prüfungen können in Sekundenschnelle durchgeführt werden. Während Sie einen Bewerber im Einstellungsgespräch kennenlernen, prüft und verifiziert die Software zuverlässig die vorgelegten Dokumente. Sie können dann eine fundierte Entscheidung treffen, ob Sie die Person einstellen wollen oder besser nicht.
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Darüber hinaus bietet unsere Lösung EXIF-Analyse, Handschriftenanalyse und Copy-Move-Fälschungserkennung, damit Sie Identitäts- und Dokumentenbetrug erkennen können. Außerdem unterstützt Klippa mehrere Sprachen auf Dokumenten, was es Ihnen leicht macht, internationale Mitarbeiter einzustellen.
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