Wie die automatisierte Belegabrechnung Ihre Belegverarbeitung verbessern wird

Laut einem ACFE-Bericht aus dem Jahr 2020 werden jedes Jahr fast 3,6 Milliarden Dollar durch Rechnungs- und Quittungsbetrug erwirtschaftet. Diese Betrügereien reichen von der Änderung der Anzahl der Käufe oder des Kaufdatums bis zur doppelten Vorlage derselben Quittung.

Kundenbindungsprogramme sind davon de facto betroffen, da eine Vielzahl von kaufbezogenen Dokumenten verarbeitet werden muss. Wenn Sie selbst eine Loyalitätskampagne durchführen, ist es Ihr schlimmster Albtraum, dass die Leute dies ausnutzen. Dies gilt umso mehr für Situationen, in denen Kaufbelege wie Quittungen noch manuell verarbeitet werden.

Mit bloßem Auge ist es fast unmöglich, einen doppelt eingereichten Beleg zu erkennen, ganz zu schweigen von gefälschten Belegen, zum Beispiel durch geschicktes Photoshopping. In Kombination mit den langen Bearbeitungszeiten und der schlechten Kundenerfahrung stellt dies eine echte Belastung für Sie und Ihr Team dar.

Wie bei vielen geschäftlichen Herausforderungen liegt die Lösung in der Automatisierung. Eine automatisierte Lösung für die Verarbeitung von Quittungen kann Ihnen einen Großteil des Prozesses abnehmen: vom Eingang der Quittung bis zur Ausgabe der Prämie oder Rückerstattung. Unternehmen wie Nivea oder Krombacher haben sich dazu entschlossen, den Schritt zu wagen und die Belegverarbeitung ihrer Kundenbindungskampagnen zu automatisieren.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei Anwendungsfälle der automatisierten Belegabrechnung vor, die Sie nachvollziehen können. Entdecken Sie, was eine automatisierte Belegabrechnung ist und wie es in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann.

Was ist die Belegabrechnung?

Die Belegabrechnung umfasst alle Aktionen, die zur Verarbeitung einer Quittung für eine Treuekampagne erforderlich sind. Sie umfasst jeden Schritt vom Erhalt der Quittung bis zur Gewährung der Prämie oder Rückerstattung.

Dazu gehört auch die Überprüfung der Einhaltung der Bedingungen der Treueaktion, wie z. B. das Datum und der Ort des Kaufs sowie das/die gekaufte(n) Produkt(e).

Aber wie funktioniert das genau? Im nächsten Abschnitt finden Sie die Antwort und zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Quittungen löschen können.

Wie funktioniert die Belegabrechnung?

Der erste Schritt für die Belegabrechnung ist die Extraktion ausgewählter Informationen. Dabei kann es sich um das Datum, den Ort, den Gesamtbetrag oder Details zu einem bestimmten Produkt handeln. Alle Informationen, die Sie als notwendig erachten, um die Echtheit des Kaufbelegs festzustellen, werden überprüft. Auf diese Weise überprüfen Sie die Belegdaten und stellen sicher, dass die Anforderungen der Treuekampagne erfüllt werden.

Schauen wir uns den traditionellen Prozess der Quittungsfreigabe einmal genauer an.

Manuelle Belegabrechnung

In den meisten Fällen wird die Belegabrechnung immer noch manuell durchgeführt. Dieser Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch und besteht aus mehreren mühsamen Aufgaben. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die typischerweise bei manuellen Belegabrechnungen durchgeführt werden.

1. Ihr Kunde schickt eine Quittung ein.
2. Nach Erhalt der Quittung extrahieren Sie manuell die erforderlichen Informationen: Datum, Ort, Preise, Produkt aus der Kampagne, was auch immer.
3. Sie müssen prüfen, ob die Bedingungen der Kampagne erfüllt sind und der Beleg für die Kampagne infrage kommt. Im Falle eines Garantieanspruchs müssen Sie prüfen, ob die Garantiezeit noch gültig ist.
4. Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, können Sie die extrahierten Informationen in die Software Ihres Unternehmens eingeben. Dieser Schritt umfasst die manuelle Dateneingabe, die leicht durch KI ersetzt werden kann.
5. Sobald Sie sicher sind, dass die Informationen korrekt eingegeben wurden, können Sie die Anzahl der Punkte, Cashback oder Rückerstattungen berechnen, zu denen der Beleg berechtigt.
6. Im letzten Schritt wird die Prämie oder Rückerstattung an den Kunden ausgezahlt. Einer Ihrer Mitarbeiter kann den Prozess der Überweisung von Geld, Treuepunkten oder den Versand eines neuen Produkts starten.

Die Nachteile der manuellen Belegabrechnung

Aufgrund verschiedener Nachteile ist die manuelle Belegabrechnung nicht die ideale Lösung für Ihre Treuekampagne. Vielmehr schafft sie mehrere Schlupflöcher. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Gründe dafür aufgeführt.

• Betrug ist mit dem menschlichen Auge fast unmöglich zu erkennen. Eine doppelt eingereichte Quittung oder eine Quittung mit geänderten Informationen wird wahrscheinlich von Ihren Teams verwendet und verarbeitet.
• Die Abrechnung von Quittungen kann bis zu 30 % der Zeit Ihrer Teams in Anspruch nehmen. Das ist fast ein Drittel ihrer Zeit, die sie für eine sich wiederholende Aufgabe aufwenden.
• Die manuelle Belegabrechnung ist nicht nur sehr zeitaufwändig und weniger zuverlässig, sondern auch sehr kostspielig.

Durch die Automatisierung Ihres Belegabrechnungsprozesses können Sie diese Hindernisse leicht hinter sich lassen und an Effizienz gewinnen. Setzen Sie nur die Ressourcen ein, die für die Bearbeitung der Dokumente Ihrer Kampagne erforderlich sind.

Automatisierte Belegabrechnung

Die Belegabrechnung ist der Eckpfeiler jedes Kundenbindungsprogramms. Deshalb müssen Sie sie mit einer automatisierten Lösung für die Belegabrechnung so effizient und genau wie möglich gestalten.

Solche Lösungen arbeiten mit einer Technologie namens OCR, kurz für Optical Character Recognition. Diese Technologie wandelt Bilder in Text und anschließend in strukturierte Daten um.

Mit einer automatisierten Lösung für die Belegabrechnung können Sie:

• Die Echtheit eines Belegs überprüfen
• Informationen extrahieren und klassifizieren: Datum, Gesamtbetrag, Vorhandensein oder Nichtvorhandensein des Aktionsprodukts
• Die Anzahl der auszugebenden Punkte, Cashbacks oder Rückerstattungen ermitteln

Die automatisierte Belegabrechnung ist ein schneller, zuverlässiger und genauer Weg, um Ihre Belege zu verarbeiten. Werfen Sie einen Blick auf die einzelnen Schritte:

1. Ihr Kunde schickt seinen Kassenbon ein. Dazu scannt er den Beleg entweder mit seinem Handy ein oder er schickt eine PDF-Datei.
2. Nach dem Empfang durch die Software werden die Merkmale des Dokuments verbessert, um die Erkennungsgenauigkeit zu erhöhen. So werden beispielsweise die Helligkeit des Scans oder die Graustufen des Dokuments verbessert.
3. Anschließend wandelt die Software den Scan oder das PDF-Dokument in eine Textdatei um. Die Daten des Belegs werden nun extrahiert, und die Software prüft automatisch, ob der Beleg mit den Bedingungen der Kampagne konform ist.
4. Im letzten Schritt wandelt die Software die Textdatei in strukturierte Daten um. Von diesem Zeitpunkt an können Sie die Daten problemlos in einer Datenbank oder einer anderen Anwendung verarbeiten.

Die Vorteile der automatischen Belegabrechnung

Mit jedem Schritt des automatisierten Prozesses werden Zeit und Geld gespart. Doch was sind die vier wichtigsten Vorteile einer automatisierten Lösung für die Belegabrechnung? Wir führen sie im Folgenden auf:

• Automatisierte Betrugserkennung → Die Software erkennt automatisch, ob ein Beleg schon einmal eingereicht wurde. Außerdem prüft sie, ob der Beleg verändert wurde: Sie sucht nach Photoshop-Aktivitäten, prüft die Exif-Daten auf Anomalien und kann erkennen, ob Elemente wie der Gesamtbetrag geändert wurden.

• Einzelpostenerkennung → Jeder Einzelposten des Belegs wird extrahiert und überprüft. Auf diese Weise kann die Software prüfen, ob der Werbeartikel Teil des eingereichten Bons ist.

• Überprüfung der Aktionsbedingungen → In Sekundenschnelle prüft die Software, ob die Bedingungen der Aktion oder der Garantienutzung erfüllt sind. Ob in Bezug auf das Datum oder den Betrag, die Software prüft die Kriterien, die es Ihnen ermöglichen, den Prämienanspruch oder die Inanspruchnahme einer Garantie zu genehmigen oder abzulehnen.

• Schnellere Verarbeitung für ein besseres Kundenerlebnis → Der Prozess der Freigabe eines Belegs, von der Einreichung bis zur Extraktion aller Informationen, dauert weniger als 5 Sekunden. Auf diese Weise können Sie schneller (und mit höherer Genauigkeit) auf Ihre Kunden reagieren. Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten und damit die Reaktionszeiten. Verbessern Sie die Beziehung zu Ihren Kunden.

Damit Sie noch besser verstehen, wie die automatische Belegabrechnung funktioniert, finden Sie unten drei verschiedene Anwendungsfälle. Entdecken Sie, wie die automatisierte Belegabrechnung Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren und Ihre Effizienz steigern kann.

Automatisierte Belegabrechnung in Garantieprozessen

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Inhaber eines großen Elektronikunternehmens mit mehreren Filialen. Jeden Tag müssen Ihre Mitarbeiter Quittungen von Kunden bearbeiten, die ihre Garantie in Anspruch nehmen wollen. Schauen wir uns an, wie das mit einer automatisierten Lösung funktioniert.

Einer Ihrer Kunden möchte seine Garantie für ein Tablet in Anspruch nehmen, das er vor 3 Wochen gekauft hat. Er schickt die Quittung ein, und Sie müssen überprüfen, ob sie korrekt ist.

• Sie erhalten die Quittung per E-Mail oder scannen die Papierquittung des Kunden direkt in der Filiale ein.
• Die Belegabrechnungssoftware erkennt die Ränder des Dokuments und optimiert seine Qualität und Helligkeit für eine bessere Extraaktionsgenauigkeit.
• Die Software extrahiert automatisch alle Informationen, um sie in Ihre Datenbank zu integrieren.
• Die Informationen werden überprüft: Ist der gescannte Beleg authentisch? Stimmen die Daten mit den Grenzen der Garantie überein?
• Wenn alles in Ordnung ist, wird die Echtheit der Quittung bestätigt, und das neue Produkt wird im Rahmen der Garantie zurückgegeben. Es besteht auch die Möglichkeit, das Geld zurückzuerstatten.

Der gesamte Vorgang ist automatisiert und nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch. Die gewonnene Präzision, Schnelligkeit und Effizienz mit einer automatisierten Lösung für die Belegabrechnung ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten.

Automatisierte Belegabrechnung für Cashback-Kampagnen

Nehmen wir an, Sie sind ein Supermarkt, der Cashback für eine Reihe von Sonnenschutzmitteln anbietet. Jeder Kunde, der ein Produkt aus dem Sortiment kauft, erhält einen bestimmten Prozentsatz, beispielsweise 5 %, zurückerstattet. Um die Aktion in Anspruch nehmen zu können, müssen die Kunden ihren Kaufbeleg, in diesem Fall den Kassenbon, über Ihre mobile oder Web-App hochladen.

1. Der Kunde scannt seinen Kassenbon mit dem Smartphone in der Supermarkt-App. Er kann seinen Bon auch in verschiedenen Formaten online hochladen, zum Beispiel als PDF-Datei.
2. Die Ränder des Bons werden erkannt und das Dokument wird optimiert. Die Software bestätigt in wenigen Sekunden automatisch die Echtheit des Bons.
3. Alle Informationen werden extrahiert: Datum, Ort, gekaufte Produkte und Preise.
4. Die Software erkennt die Anzahl der Produkte in der Kampagne und die Preise.

Ist alles geprüft und verifiziert? Dann können Sie die Prämie gewähren. Das ist ein schneller und zuverlässiger Prozess. Sie verbessern die Erfahrung Ihrer Kunden, indem Sie ihnen eine Antwort geben und die Prämie schnell zustellen.

Automatisierte Belegabrechnung für punkte basierten Kampagnen

Mit dem punkte basierten Treueprogramm können Unternehmen ihre Kunden an sich binden und gleichzeitig den Umsatz steigern. Mit jedem Einkauf sammeln Ihre Kunden Punkte.

Werfen wir einen Blick auf einen Fall aus der Praxis eines unserer Kunden: Krombacher. Krombacher steht nicht in direktem Kontakt mit seinen Endverbrauchern und möchte Erkenntnisse über seine Kunden gewinnen, daher beschloss das Unternehmen, ein punktebasiertes Treueprogramm einzuführen. Für jedes gekaufte Krombacher-Produkt bietet die Marke ihren Kunden an, Treuepunkte zu erhalten: Für 1 € Umsatz gibt es 10 Punkte, die für Rabatte oder kostenlose Produkte verwendet werden können.

Um die Belegverarbeitung zu automatisieren, verwendet Krombacher Klippa DocHorizon. Ihr Prozess besteht aus den folgenden Schritten.

• In der Krombacher App können Kunden ihren Kassenbon mit einem gekauften Krombacher Produkt abfotografieren oder hochladen.
• Duplikate werden sofort durch Image-Hashing erkannt. Mögliche Betrugsversuche werden durch Photoshop-Erkennung und EXIF-Analyse überprüft.
• Wenn kein Betrugsversuch festgestellt wird, wird der Bon zum nächsten Schritt des Prozesses weitergeleitet.
• Das Kaufdatum wird daraufhin überprüft, ob es in den Gültigkeitsbereich der Kampagne fällt und die gekauften Krombacher Produkte werden identifiziert. Der Gesamtbetrag der gekauften Krombacher Produkte wird ausgewertet und in Punkte umgerechnet, wie oben beschrieben.

In der folgenden Animation sehen Sie, wie die Software automatisch den Kassenbon scannt, das Kaufdatum und das Krombacher-Produkt identifiziert und die Berechtigung für die Aktion bestätigt.

Anhand der drei oben genannten Anwendungsfälle wollten wir zeigen, wie Sie eine automatisierte Lösung für die Belegabrechnung einsetzen können. Ist Ihr Anwendungsfall anders als die beschriebenen? Kein Problem, im nächsten Abschnitt finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um weiterzukommen.

Finden Sie den richtigen Softwareanbieter für Ihre Bedürfnisse

Die Automatisierung Ihrer Belegabrechnung verbessert die betriebliche Effizienz und das Kundenerlebnis erheblich. Machen Sie Schluss mit langen Reaktionszeiten, verringern Sie das Betrugsrisiko und steigern Sie Ihre Produktivität. All dies mit einer Software, die Informationen in Sekundenschnelle mit einer Genauigkeitsrate von über 90 % extrahiert.

Klippa hat eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung, DocHorizon, entwickelt, die Belege automatisch abrechnen kann. Sie extrahiert Informationen aus jedem Dokument, ob handschriftlich oder digital, und wandelt sie in strukturierte Daten um. Die Genauigkeitsrate und die Geschwindigkeit der Extraktion machen diese Lösung zu einem leistungsstarken Verbündeten für alle Ihre Dokumentenprozesse. Die Implementierung und Nutzung von DocHorizon ist einfach und intuitiv.

Um zu erfahren, wie Sie all diese Vorteile voll ausschöpfen können, buchen Sie eine Demo über das untenstehende Formular. Unsere Produktspezialisten geben Ihnen gerne weitere Einblicke in DocHorizon und beraten Sie bei der Auswahl der besten Lösung für Ihre Bedürfnisse.