Die manuelle Verwaltung von Rechnungen ist oft eine langsame, sich wiederholende und fehleranfällige Aufgabe, die Zeit und Ressourcen Ihres Finanzteams in Anspruch nehmen kann. Von Fehlern bei der Dateneingabe bis hin zu Verzögerungen bei der Genehmigung können diese Ineffizienzen zu Engpässen, verspäteten Zahlungen und sogar zu Compliance-Risiken führen. Zum Glück gibt es einen besseren Weg.
Durch die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung können Sie diese Frustrationen beseitigen, wertvolle Zeit sparen und die Genauigkeit in allen Bereichen verbessern. In diesem Blog gehen wir Schritt für Schritt auf die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ein, zeigen die Vorteile auf und stellen die Tools und Technologien vor, die Ihren Workflow von der einfachen Datenextraktion bis hin zum umfassenden Finanzmanagement verändern können.
Was versteht man unter automatisierter Rechnungsverarbeitung?
Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird der gesamte Workflow der Rechnungsbearbeitung mit Hilfe von Software gesteuert. Bei dieser Methode entfallen manuelle Aufgaben wie die Eingabe von Daten, die Überprüfung von Details und die Genehmigung von Rechnungen. Mit der Automatisierung können Unternehmen Rechnungsdaten automatisch abrufen und prüfen, was den Prozess beschleunigt und die Einhaltung der Vorschriften verbessert.
Mit der Automatisierung wird jeder Schritt – von der Datenerfassung bis zur Speicherung der Datensätze – digital abgewickelt, was die Finanzvorgänge schneller und genauer macht. Diese Systeme können auch mit Ihrer ERP-Plattform verbunden werden, um Datensätze in Echtzeit zu aktualisieren und so eine bessere Übersicht über die Kreditorenbuchhaltung zu erhalten.
Die Umstellung von der manuellen auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist eine der besten Praktiken in der Kreditorenbuchhaltung und spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch das Cashflow-Management und bietet mehr Kontrolle über die Finanzprozesse. Als Nächstes wollen wir uns die Schritte zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ansehen.
Wie funktioniert die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?
Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung werden die manuellen, zeitaufwändigen Schritte durch eine Technologie ersetzt, die vom Rechnungseingang bis zur Zahlung alles mit minimaler menschlicher Beteiligung abwickelt. So funktioniert’s, Schritt für Schritt:
1. Rechnungseingang und Datenerfassung
Der Prozess beginnt, wenn eine Rechnung eingeht, entweder per E-Mail, als gescanntes Dokument oder sogar direkt vom Lieferanten hochgeladen. Die Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfasst die Daten der Rechnung sofort mithilfe von Technologien wie OCR (Optical Character Recognition).
Dadurch entfällt die oft fehleranfällige und zeitaufwändige manuelle Dateneingabe. Das System identifiziert wichtige Details wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferanteninformationen, Einzelposten und Gesamtbeträge.
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2. Datenvalidierung und -abgleich
Sobald die Daten erfasst sind, führt das System Validierungsprüfungen durch, um die Richtigkeit der Informationen zu gewährleisten. Es überprüft zum Beispiel, ob der Name des Lieferanten mit den Angaben in der Datenbank Ihres Unternehmens übereinstimmt, und vergleicht die Rechnung mit Bestellungen oder Lieferscheinen, um zu bestätigen, dass die Waren oder Dienstleistungen wie beschrieben erhalten wurden.
Stellt die Software Unstimmigkeiten fest, z. B. nicht übereinstimmende Beträge oder fehlende Daten, wird die Rechnung zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter gekennzeichnet.
3. Genehmigungsworkflow
Nach der Validierung der Daten wird die Rechnung durch einen Genehmigungsworkflow geleitet. Mit automatisierten Systemen können Sie anpassbare Workflows einrichten, die auf der Struktur Ihres Unternehmens und den Genehmigungsschwellenwerten basieren. So kann es beispielsweise sein, dass für kleinere Zahlungen nur eine Genehmigungsstufe erforderlich ist, während größere Beträge von mehreren Abteilungen abgezeichnet werden müssen. So wird sichergestellt, dass die Rechnungen von den richtigen Personen geprüft werden, ohne dass es zu unnötigen Verzögerungen kommt.
4. Zahlungsabwicklung
Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird sie zur Zahlung weitergeleitet. Automatisierte Systeme lassen sich in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software integrieren, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich bearbeitet werden. Sie können Regeln für Frühzahlungsrabatte oder Mahnungen für Fälligkeitstermine festlegen, um Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden. Zahlungen können automatisch geplant werden, oder die Freigabe der endgültigen Zahlung kann je nach Ihren Wünschen erfolgen.
5. Buchführung und Rechnungsprüfung
Nach erfolgter Zahlung werden die Rechnung und die zugehörigen Datensätze automatisch in einer zentralen, durchsuchbaren Datenbank gespeichert. Das macht den späteren Abruf bei Prüfungen oder Nachfragen einfach und schnell. Rechnungen werden auf der Grundlage relevanter Felder, wie z. B. dem Namen des Lieferanten, dem Zahlungsdatum oder dem Rechnungsbetrag, indiziert, wodurch sichergestellt wird, dass alle Informationen für Nachverfolgungs- und Berichtszwecke leicht zugänglich sind.
6. Kontinuierliches Lernen und Verbesserung
Einer der leistungsfähigsten Aspekte der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die Fähigkeit, mit der Zeit zu lernen. Das System kann darauf trainiert werden, bestimmte Formate, Lieferanten und sogar häufige Fehler zu erkennen. Mit der Zeit wird es immer genauer und effizienter bei der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. Algorithmen des maschinellen Lernens können auch Trends und Muster in Ihren Rechnungsdaten analysieren und so potenziellen Betrug oder Bereiche für kostensparende Verbesserungen erkennen.
Dieser Workflow bietet einen nahtlosen Ansatz für die Bearbeitung von Rechnungen, spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz der Finanzprozesse. Automatisierte Systeme lassen sich zudem mit Ihrem Unternehmen skalieren, so dass die Effizienz der Verarbeitung auch bei steigendem Rechnungsaufkommen konstant bleibt.
Als Nächstes wollen wir die Vorteile der Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung untersuchen und herausfinden, warum diese Umstellung der Schlüssel zur Optimierung Ihres Kreditorenprozesses ist.
Vorteile der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Überlegen Sie immer noch, ob Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren sollen? Lassen Sie uns einen Blick auf die spezifischen Vorteile werfen, die die Automatisierung des Rechnungs-Workflows für Ihr Tagesgeschäft bringen kann.
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann eine langsame, mühsame Aufgabe sein, die wertvolle Zeit verschlingt und Ihr Unternehmen vor unnötige Herausforderungen stellt. Durch die Umstellung auf Automatisierung kann Ihr Unternehmen von einer Reihe von Vorteilen profitieren, darunter:
Erhöhte Effizienz
56 % der Finanzteams verbringen bis zu 10 Mal mehr Zeit mit der Rechnungsbearbeitung als diejenigen, die automatisierte Systeme verwenden. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Sie große Mengen an Rechnungen schnell und präzise bearbeiten. Indem Sie die manuelle Arbeit reduzieren, senken Sie die Arbeitskosten und rationalisieren Ihre Arbeitsabläufe, sodass sich Ihr Team auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kann.
Reduzierte Fehler
Menschliches Versagen bei der Dateneingabe kann zu kostspieligen Fehlern führen. Durch den Einsatz von Technologien wie OCR zur automatischen Extraktion von Rechnungsdaten wird das Risiko von Fehlern minimiert. Dies gewährleistet die Genauigkeit von dem Moment an, in dem die Rechnung in Ihr System eingegeben wird.
Transparenz in Echtzeit
Durch die Automatisierung erhalten Sie einen klaren Echtzeit-Überblick über Ihren gesamten Rechnungsprozess. Da jeder Rechnungsstatus auf einen Blick verfügbar ist, können Sie leicht nachvollziehen, wo sich jede Rechnung in der Genehmigungskette befindet und wer für die nächsten Schritte zuständig ist, um Engpässe zu vermeiden.
Verbesserte Compliance
Mit automatisierten Systemen werden alle Rechnungen und Belege sicher gespeichert und in digitalen Formaten organisiert. Dies erleichtert das Auffinden von Unterlagen für Prüfungen oder Berichte und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Finanzvorschriften und Berichtsanforderungen einhält.
Schnellere Freigaben und Zahlungen
Die Automatisierung beschleunigt den Genehmigungsprozess, indem Rechnungen direkt an die richtigen Personen zur Prüfung weitergeleitet werden. Dies beschleunigt die Zahlungszyklen, verringert Verzögerungen und trägt dazu bei, die Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten, da die Zahlungen pünktlich erfolgen.
Betrugsaufdeckung und -prävention
Der Klippa-Bericht 2024 hat aufgedeckt, dass 46,7 % der Finanzunternehmen bis zu 10 betrügerische Rechnungen pro Monat erhalten! Automatisierte Rechnungssysteme können Rechnungsdaten mit anderen internen Systemen und externen Datenquellen abgleichen. Durch den Einsatz von Algorithmen des maschinellen Lernens können diese Systeme verdächtige Muster oder Diskrepanzen aufzeigen und so dazu beitragen, Betrug zu erkennen und zu verhindern, bevor er zu einem Problem wird.
Kosteneinsparungen
Obwohl die Automatisierung eine Anfangsinvestition erfordert, können die langfristigen Einsparungen erheblich sein. Geringere Arbeitskosten, weniger Fehler, schnellere Bearbeitungszeiten und ein verbesserter Cashflow tragen alle zu einer erheblichen Kapitalrendite (ROI) und bis zu 42 % geringeren Bearbeitungskosten bei.
Sind Sie neugierig, wie Sie mit der Automatisierung von Rechnungsabläufen beginnen können? Im nächsten Abschnitt werden wir verschiedene Methoden zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung untersuchen und Ihnen eine Komplettlösung vorstellen, mit der Sie schnell loslegen können.
Tools zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, und jede bietet einzigartige Funktionen. Diese Technologien können kombiniert werden, um die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz Ihrer Rechnungsabläufe zu maximieren. Werfen wir einen genaueren Blick auf die effektivsten Tools, die Ihnen helfen können, Ihren Prozess zu verändern:
1. Intelligent Document Processing (IDP)
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist der nächste Schritt nach der herkömmlichen OCR. Sie extrahiert nicht nur Daten aus Rechnungen, sondern klassifiziert, organisiert und validiert den Inhalt auch automatisch. IDP-Systeme nutzen KI und maschinelles Lernen, um unstrukturierte Daten zu verarbeiten und selbst komplexe Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten zu bearbeiten. Das macht sie besonders nützlich für Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Rechnungsvorlagen arbeiten.
2. Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP)
EIPP (oder: Elektronische Rechnungsstellung und Zahlung) ist ein automatisiertes System, das es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen elektronisch einzureichen und so den Papierkram und die manuelle Bearbeitung zu reduzieren. Die Rechnungen werden direkt über ein Webportal oder per E-Mail hochgeladen und vom System automatisch erfasst, validiert und zur Genehmigung weitergeleitet. EIPP vereinfacht den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen – vom Eingang bis zur Zahlung – und bietet Echtzeiteinsicht in den Status jeder Rechnung, was die Transparenz erhöht und Verzögerungen bei der Bearbeitung verringert.
3. Robotic Process Automation (RPA)
RPA nutzt Bots, um sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, die keine komplexe Entscheidungsfindung erfordern. Dazu gehören Aufgaben wie die Dateneingabe, die Anmeldung bei verschiedenen Systemen, das Kopieren von Daten zwischen Anwendungen und sogar das Auslösen von Genehmigungsprozessen. RPA ist besonders effektiv, wenn sie in andere Systeme wie IDP oder EIPP integriert wird, da sie Routineaufgaben erledigen kann, während anspruchsvollere Technologien die Datenextraktion und -analyse übernehmen.
4. KI und Machine Learning
KI und maschinelles Lernen (ML) verbessern die Rechnungsverarbeitung, indem sie kontinuierlich aus den verarbeiteten Daten lernen. Mit der Zeit verbessern diese Systeme ihre Genauigkeit bei der Datenextraktion, Validierung und Betrugserkennung. KI kann auch Muster vorhersagen, z. B. doppelte oder betrügerische Rechnungen erkennen, indem sie diese mit historischen Daten vergleicht. Algorithmen des maschinellen Lernens helfen bei der Feinabstimmung der Automatisierung und machen sie anpassungsfähiger an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Anforderungen.
5. Integration mit Finanz- und ERP-Systemen
Eine der leistungsfähigsten Möglichkeiten zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist die direkte Integration Ihrer Automatisierungswerkzeuge in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme. Diese Integrationen stellen sicher, dass Rechnungen nach ihrer Verarbeitung automatisch in Ihren Finanzsystemen erfasst werden, so dass Sie die Hauptbücher aktualisieren, Budgets verfolgen und den Cashflow ohne manuelle Eingaben verwalten können.
Viele dieser Technologien funktionieren am besten, wenn sie kombiniert werden, und können auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Wenn Sie beispielsweise in erster Linie eine unkomplizierte Datenextraktion und -validierung benötigen, kann eine IDP-Plattform wie Klippa DocHorizon die beste Wahl sein. Eine solche Software nutzt OCR, KI und maschinelles Lernen, um Daten aus jeder Art von Rechnung zu extrahieren und zu verarbeiten und sie nahtlos an Ihr bevorzugtes System weiterzuleiten.
Wenn Sie hingegen eine eher buchhalterisch orientierte Lösung für die Verwaltung von Rechnungen und Ausgaben benötigen, ist eine Software wie Klippa SpendControl besser geeignet. Eine solche Software scannt nicht nur Rechnungen mit OCR, sondern löst auch benutzerdefinierte Workflows aus, z. B. Genehmigungen auf der Grundlage des Rechnungsbetrags, des Lieferantennamens oder beliebiger anderer Kriterien.
Anschließend werden die Daten mithilfe von Plug & Play-Integrationen mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen übertragen, wodurch sich die manuellen Eingaben in Ihrem Finanzteam erheblich verringern. Diese Automatisierung kann die Effizienz drastisch verbessern und Fehler minimieren, so dass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit Klippa
Vergeuden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen. Ob einfache Datenextraktion oder komplexes Finanzmanagement, Klippa hat eine Lösung für Sie.
DocHorizon – Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen
Klippa DocHorizon ist eine IDP-Plattform, die KI-gestützte OCR-Software für intelligentes und genaues Scannen, Klassifizierung, Anonymisierung, Datenextraktion und Verifizierung von Dokumenten verwendet.
Laden Sie Ihre Dokumente einfach per E-Mail, über das Internet oder über mobile Anwendungen hoch, und lassen Sie die DocHorizon-Plattform Ihren gesamten Dokumenten-Workflow mit nur wenigen einfachen Schritten automatisieren. Nutzen Sie unsere Out-of-the-Box-Modelle oder erstellen Sie Ihr eigenes OCR-Modell, um jede Art von Dokument zu unterstützen, die Sie benötigen.
Darüber hinaus können Sie unsere Lösung über die Low-Code-Plattform oder über SDKs und APIs in Ihre bestehenden mobilen Anwendungen und Tools integrieren.
Mit DocHorizon können Sie:
- Einsatz einer Low-Code-IDP-Plattform mit einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche
- Erzielen Sie eine Datenextraktionsgenauigkeit von bis zu 95 % und eine nahtlose Dateikonvertierung
- Einsatz von Human-in-the-Loop-Automatisierung für ein Höchstmaß an Genauigkeit
- Erstellung benutzerdefinierter Extraktionsmodelle für jeden Dokumententyp
- Verarbeiten Sie Dokumente in mehr als 150+ Sprachen in verschiedenen Formaten
- Sortieren und Klassifizieren von Dokumenten zur Organisation von Datenbanken oder Archiven
- Automatisches Erkennen von gefälschten Dokumenten
- Nutzen Sie die Extraktion von Schlüssel-Wert-Paaren und Zeilenposten
- Maskieren und Anonymisieren von Daten
- Exportieren von Daten in verschiedenen Ausgabeformaten, einschließlich JSON, PDF/A, CSV, XML, XLSX, UBL
- Synchronisierung mit jedem System über unsere API- und SDK-Integrationen
SpendControl – Für die Finanzverwaltung
Klippa SpendControl ist eine Pre-Accounting-Lösung, die Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement und Verwaltung von Firmenkreditkarten in einer einzigen Plattform vereint. Sie ermöglicht es Ihnen, Rechnungen einfach zu erfassen, zu verarbeiten und zu genehmigen, wodurch die manuelle Eingabe reduziert wird. Sobald die Daten validiert und genehmigt sind, synchronisiert SpendControl sie automatisch mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem und vereinfacht so Aufgaben, die früher Stunden dauerten, auf wenige Klicks.
Unsere Lösung vereinfacht den Prozess der Rechnungsfreigabe durch die automatische Weiterleitung von Daten an autorisierte Mitarbeiter auf der Grundlage von benutzerdefinierten Geschäftsregeln. Mit Echtzeit-Updates und Einblicken hält SpendControl alle Ihre Finanzdaten auf dem neuesten Stand und gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Monats- und Jahresabschluss.
Mit SpendControl können Sie:
- Verwalten Sie Ihre Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform
- Scannen, Einreichen, Verarbeiten und Genehmigen von Rechnungen über das Internet oder eine mobile App
- Erzielen Sie eine 99%ige Genauigkeit bei der Extraktion von Rechnungsdaten mit der OCR von Klippa
- Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit intuitiven Dashboards
- Passen Sie Ihr Rechnungsfreigabe mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an
- Halten Sie mit unserer ISO27001-zertifizierten und GDPR-konformen Lösung alle Steuer- und Datenschutzvorschriften ein
- Verlassen Sie sich auf die automatische Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Zahlungen
- Verhindern Sie Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und Betrug
- Integrieren Sie SpendControl mit Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software, wie DATEV, Netsuite oder SAP
FAQ
Um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, müssen Sie eine spezielle Software verwenden, die den gesamten Prozess digitalisiert. Beginnen Sie mit der Auswahl einer Plattform, die OCR zur Erfassung und Extraktion von Daten aus Rechnungen verwendet. Die Software validiert die Daten, leitet sie zur Freigabe weiter und synchronisiert sie automatisch mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem.
KI wird in der Rechnungsverarbeitung eingesetzt, um die Datenextraktion, die Validierung und die Betrugserkennung zu verbessern. Durch Lernen aus früheren Daten können KI-Algorithmen die Genauigkeit der Rechnungsdatenerfassung verbessern, Unstimmigkeiten erkennen und potenzielle Probleme zur Überprüfung markieren. KI hilft auch bei der Vorhersage von Mustern, wie z. B. doppelte Rechnungen oder Betrug, wodurch Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess mit der Zeit effizienter und sicherer wird.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung steigert die Effizienz, da Finanzteams im Vergleich zu manuellen Methoden bis zu 10 Mal mehr Zeit einsparen. Durch OCR-Technologie werden Fehler reduziert, Rechnungen in Echtzeit nachverfolgt und die Einhaltung von Vorschriften durch sichere Speicherung für Audits gewährleistet. Die Automatisierung beschleunigt Genehmigungen, hilft bei der Aufdeckung von Betrug (bis zu 46,7 % der Finanzteams haben monatlich mit betrügerischen Rechnungen zu tun) und kann zu Kosteneinsparungen von bis zu 42 % führen.