Die Einführung eines Systems zur Automatisierung der Verwaltungsarbeit wird die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen gewinnen Mitarbeiter Zeit und Ressourcen, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Eine gängige Methode zur Automatisierung der Verwaltungsarbeit ist der Einsatz von Intelligent Document Processing (IDP) Software. Solche Lösungen ermöglichen es Unternehmen, kostspielige menschliche Fehler zu vermeiden und bieten mit Hilfe von OCR– und KI-Technologien eine Vielzahl weiterer Vorteile.
Haben Sie Ihre Verwaltungsaufgaben noch nicht automatisiert? Verbringen Sie immer noch unzählige Stunden mit langweiligen und sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben? Möchten Sie die Effizienz in Ihrer Organisation steigern?
Wenn ja, dann werden Sie in diesem Beitrag die Vorteile und Lösungen der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben näher kennenlernen.
Wo liegen die Probleme bei der Verwaltungsarbeit?
Die manuelle Ausführung von Verwaltungsarbeiten bringt viele Nachteile mit sich, und je länger Sie mit der Automatisierung von Verwaltungsarbeiten warten, desto größer ist Ihr Nachteil gegenüber Ihren Konkurrenten.
Hier sind die gravierendsten Nachteile der Verwaltungsarbeit.
- Verwaltungsarbeit ist zeitaufwendig
- Es ist mühsame und sich wiederholende Arbeit
- Menschliche Fehler sind garantiert
- Die Arbeitsbelastung der Verwaltung nimmt ständig zu
- Ihre Mitarbeiter sind weniger produktiv
Verwaltungsarbeit ist zeitaufwendig
Laut dem Anatomy of Work Index verbringen Arbeitnehmer im Durchschnitt 60 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben.
Dies führt dazu, dass Mitarbeiter nur 27 % ihrer Zeit für die Erfüllung der Aufgaben aufwenden, für die sie ausgebildet und eingestellt wurden. Die verbleibenden 13 % der Zeit werden für die strategische Planung und vorausschauende Analyse verwendet.
Es ist mühsame und sich wiederholende Arbeit
Qualifizierte Mitarbeiter, die eingestellt werden, enden oft mit langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben, für die sie überqualifiziert sind. Ihre wertvolle Zeit wird häufig für die manuelle Dateneingabe und andere Verwaltungsarbeiten verwendet.
Anstatt Ihre Mitarbeiter so effizient einzusetzen, wie Sie es sich wünschen, verbringen sie unzählige Stunden mit Verwaltungsaufgaben, die eigentlich automatisiert werden sollten.
Menschliche Fehler sind garantiert
Wir alle machen gelegentlich Fehler, und das ist auch gut so. Aber selbst die kleinsten Fehler können sehr kostspielig sein. Stellen Sie sich einen Tippfehler in der Steuererklärung Ihres Unternehmens vor. Das könnte zu einer hohen Geldstrafe oder einer Neuberechnung durch die Steuerbehörden führen.
Deshalb sollten Sie alles tun, um Fehler zu vermeiden, die Ihrem Unternehmen schaden können.
Arbeitsbelastung der Verwaltung nimmt ständig zu
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Arbeitsbelastung in der Verwaltung. Mehr Personal einzustellen, um mit den Verwaltungsaufgaben Schritt zu halten, erhöht nur Ihre Gemeinkosten und ist nicht die beste Lösung, die Sie wählen können.
Wenn Ihr Unternehmen versucht, alle administrativen Aufgaben manuell zu erledigen, führt dies letztlich zu höheren Betriebskosten und einem noch höheren Zeitaufwand für die Verwaltungsarbeit.
Ihre Mitarbeiter sind weniger produktiv
Eine andere Studie von McKinsey kommt zu dem Ergebnis, dass bei 60 % aller Berufe mindestens 30 % der Tätigkeiten automatisiert werden könnten.
Das bedeutet, dass bis zu einem Drittel der Zeit, die für Verwaltungsarbeiten aufgewendet wird, besser für Aufgaben verwendet werden könnte, die einen größeren Nutzen für Ihr Unternehmen bringen.
Was ist Verwaltungsautomatisierung?
Unter Verwaltungsautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Verwaltungsaufgaben. Vereinfacht ausgedrückt, bedeutet Automatisierung die automatische Ausführung von sich wiederholenden und monotonen Aufgaben.
Bei der Verwaltung ist nur wenig bis gar kein manueller Aufwand erforderlich, um die Verwaltungsabläufe zu erfüllen.
In der Regel benötigen Sie nur eine Software mit spezifischen Parametern, die Ihre Anforderungen erfüllen. Wenn die Software in Ihrem Betrieb implementiert ist, werden Ihre sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben automatisiert und gehören nie wieder zu Ihren täglichen Pflichten.
Welche Verwaltungsarbeiten können automatisiert werden?
Wenn Sie Ihr Unternehmen auf höchstem Niveau weiterentwickeln wollen, können Sie nicht weiterhin den größten Teil Ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen.
Sie brauchen ein zuverlässiges System, das Ihnen die sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben abnimmt. Ihre Verwaltungsabläufe sollten nicht Teil Ihrer Checkliste sein, sondern automatisiert werden.
Hier finden Sie eine Liste der täglichen Aufgaben, die automatisiert werden sollten.
- Datenerfassung aus Rechnungen
- Pflege von Kundendatenbanken
- Verwaltung von Geschäftsausgaben
- Klassifizieren, Beschriften und Sortieren von Dokumenten
- Parsen und Kopieren von Daten aus Dokumenten
- Überprüfung der Echtheit von Dokumenten
- Überprüfung der Identität Ihrer Klienten und Kunden
Datenerfassung aus Rechnungen
Manuelle Verfahren zur Rechnungserfassung sind mühsam und wiederholend. Dadurch sind Ihre Mitarbeiter nicht nur weniger produktiv, sondern es kommt auch zu teuren Fehlern.
Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserfassung. Die OCR-Lösung von Klippa für Rechnungen bietet einen schnellen und übersichtlichen Prozess und kann Ihrem Unternehmen bis zu 70 % an Bearbeitungszeit sparen.
Laden Sie einfach ein gescanntes Dokument oder ein Bild einer Rechnung in das System hoch. Unsere integrierte OCR-Technologie extrahiert wichtige Informationen aus dem Dokument und wandelt sie in strukturierte Daten um. Von hier aus ist die Verarbeitung der Daten in Ihrer Datenbank so einfach wie 1, 2, 3.
Pflege von Kundendatenbanken
Es kann überwältigend sein, in einem wachsenden Unternehmen mit der Aufnahme von Kunden und der Verwaltung von Kundendatenbanken Schritt zu halten. Mehr Personal einzustellen ist eine ineffiziente Lösung für dieses Problem, da es nur zu unerwünschten Gemeinkosten führt und Fehler wie Tippfehler, die Ihrem Unternehmen schaden können, nicht verhindert.
Die Lösung, die viele Unternehmen bereits eingeführt haben, ist Intelligent Document Processing (IDP), die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Eine IDP-Lösung kann Ihnen einen vollständig automatisierten und digitalen Kundeneinführungsprozess bieten. Sie nutzt OCR- und KI-Technologie, um automatisch Informationen aus Ausweisdokumenten zu extrahieren. Die extrahierten Informationen können sofort in Ihre Kundendatenbank hochgeladen werden. Darüber hinaus kann die Software Betrugsversuche erkennen, indem sie die Daten mit Blacklists oder Listen betrügerischer Konten abgleicht.
Verwaltung von Geschäftsausgaben
Für jede Organisation ist es wichtig, einen klaren Überblick über ihre Ausgaben zu haben. Doch nur wenige haben Spaß daran, täglich eine Reihe von Zahlen zu überprüfen und zu kontrollieren. Ganz zu schweigen von den Auswirkungen, die menschliche Fehler auf Ihr Unternehmen haben können.
Hierfür gibt es Lösungen, die sowohl diese Fehler beseitigen als auch Zeit und Geld sparen können. Die wichtigsten Merkmale dieser Verfahren sind, dass sie sicher, genau und schnell sein müssen.
Klippas Spesenmanagementlösung bietet all diese Funktionen. Mit Klippa können Sie und Ihre Kollegen von einem hocheffizienten Workflow-Prozess profitieren, der Ihre Geschäftsausgaben optimiert und Ihre Organisation effizienter macht.
Klassifizieren, Beschriften und Sortieren von Dokumenten
Das Klassifizieren, Sortieren und Beschriften von Dokumenten ist wahrscheinlich in jedem Unternehmen die mühsamste und sich wiederholende Aufgabe, wenn sie manuell erledigt wird. Mitarbeiter wollen nicht unzählige Stunden für Aufgaben aufwenden, für die sie überqualifiziert sind.
Dies führt zu unzufriedenen Mitarbeitern und hält Ihre Mitarbeiter davon ab, ihre Zeit für wichtige Aufgaben zu verwenden, die Ihr Unternehmen voranbringen.
Glücklicherweise muss Ihr Unternehmen diesen Prozess nicht mehr manuell durchführen. Mit OCR und Machine-Learning-Technologie kann dieser Prozess heutzutage automatisiert werden.
Mit der Workflow-Automatisierung kann Ihr Unternehmen seine Produktivität immens steigern, den Verlust von Dokumenten aufgrund menschlicher Fehler vermeiden und zusätzliche Gemeinkosten reduzieren, die bisher notwendig waren, um Ihren Workflow-Prozess unter Kontrolle zu halten.
Parsen und Kopieren von Daten aus Dokumenten
Die manuelle Eingabe von Daten und das Parsen von Dokumenten ist eine weitere sehr zeitaufwändige Verwaltungsaufgabe. Mitarbeiter müssen endlose Stunden für diese Aufgaben einplanen. Und wieder sind diese Verwaltungsaufgaben nicht gerade wertvoll für Ihre Unternehmensziele.
IDP-Lösungen, die OCR- und KI-Technologie nutzen, können den gesamten Prozess für Sie übernehmen. Eine solche Lösung ist nicht nur viel produktiver und effizienter als Menschen, sondern beseitigt auch alle menschlichen Fehler, die bisher Ihre Dokumentenprozesse beeinflusst haben.
Eine gute OCR-Lösung kann Daten aus jedem Dokumententyp analysieren und extrahieren, unabhängig von der Größe des Datensatzes. Mit der OCR-Technologie, die uns heute zur Verfügung steht, können Sie relevante Daten mühelos extrahieren und sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten verschaffen.
Überprüfung der Echtheit von Dokumenten
Es kann schwierig sein, zu erkennen, ob ein Dokument ein Original oder rechtsmäßig ist. Es kostet Sie nicht nur Zeit, jedes Dokument zu überprüfen, sondern es besteht auch die Gefahr von Fehlern, die Ihrem Unternehmen immens schaden können.
Die Software wurde entwickelt, um den Prozess der Dokumentenprüfung zu automatisieren. Sie spart Ihrem Unternehmen nicht nur viel Zeit und Betriebskosten, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass alle Dokumente authentisch und echt sind.
Überprüfung der Identität Ihrer Klienten und Kunden
Das Onboarding von Kunden und Klienten ist nicht nur eine wichtige, sondern auch eine sensible Aufgabe. Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, muss die Identität Ihrer Kunden aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen überprüft werden.
Mit einer Software können Sie Ihren Kundeneinführungsprozess mit einer Lösung zur Identitätsüberprüfung vereinfachen. Die richtige Software erkennt automatisch Betrugs- und Missbrauchsversuche und vereinfacht den gesamten Prozess der Identitätsprüfung.
Was sind die Vorteile der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben?
Wie bereits erwähnt, wurden zahlreiche Technologien entwickelt, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen und manuelle Arbeit zu ersetzen. Der Grund für diese Entwicklung ist, dass es für die meisten Unternehmen schwierig ist, mit ihren Arbeitsabläufen Schritt zu halten. Dies führt zu langen Arbeitszeiten und unzufriedenen Mitarbeitern.
Softwarelösungen zur Automatisierung von Verwaltungsaufgaben ermöglichen es Unternehmen, mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen, die ihr Unternehmen voranbringen.
Durch Automatisierung sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern haben auch die Kontrolle über Ihr Unternehmen.
Einige der wesentlichen Vorteile der Automatisierung von Verwaltungsabläufen sind im Folgenden aufgeführt.
- Ihr Unternehmen wächst schneller
- Verbesserung des Kundenerlebnisses
- Senkung der Betriebskosten um 70%
- Verbesserte Arbeitsabläufe
- Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
Ihr Unternehmen wächst schneller
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft Unternehmen, bessere Kontrolle zu haben und weniger Zeit mit sich wiederholenden und langweiligen Aufgaben zu verbringen. Qualifizierte und geschulte Mitarbeiter können mehr Zeit in wichtige Aufgaben investieren, die Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringen. Das Ergebnis ist, dass Sie mehr Zeit für das schnellstmögliche Wachstum Ihres Unternehmens investieren können.
Verbesserung des Kundenerlebnisses
Das Onboarding von Klienten und Kunden mit guter Automatisierung ist eine Win-Win-Situation. Ihre Kunden werden mit dem kurzen Prozess zufrieden sein, und für Ihr Unternehmen ist es äußerst praktisch, dass während dieses Prozesses weniger Aufwand erforderlich ist, ohne dass die Qualität der erbrachten Dienstleistung darunter leidet.
Senkung der Betriebskosten um 70%
Ein erfolgreiches Projekt zur Verwaltungsautomatisierung kann die Betriebskosten um bis zu 70% senken, da spezialisierte Fachkräfte mehr Zeit für die Erfüllung der Aufgaben erhalten, für die sie eingestellt wurden.
Auch die Kosten, die durch menschliche Fehler entstehen, werden gesenkt. Eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 2020 ergab, dass 28 % aller arbeitsbedingten Probleme vermeidbar gewesen wären. Und es ist kein Geheimnis, dass menschliche Fehler für Unternehmen sehr teuer werden können. Heutzutage optimieren Unternehmen ihre Arbeitsabläufe mit Automatisierungssoftware, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Verbesserte Arbeitsabläufe
Ein effizienter Arbeitsablauf ist vielleicht einer der wichtigsten Bestandteile für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens. Er wirkt sich auf viele Aspekte jeder Organisation aus und sollte hoch geschätzt werden.
Mit den heutigen Automatisierungssoftwares können Sie den Arbeitsablauf von Ihrem Vertriebsteam bis hin zur Personalabteilung verwalten. Diese Software hilft Ihrem Unternehmen, den Arbeitsablauf in allen Abteilungen zu verbessern und verwaltet alle Arbeitsabläufe für Sie.
Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
Immer mehr Unternehmen setzen auf Automatisierungssoftware. Ein sehr wichtiger Faktor dafür ist die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Produktivität. Ein Automatisierungswerkzeug bietet Mitarbeitern eine einfache Lösung, um ihre Arbeit zu erledigen.
Zufriedene Mitarbeiter sind vielleicht einer der wichtigsten Faktoren, wenn es um die Produktivität und ein gesundes Arbeitsumfeld geht. Die Automatisierung ist daher das wichtigste Instrument und sollte so umfassend wie möglich genutzt werden.
Häufige Anwendungsfälle der Geschäftsprozessautomatisierung
Nun, da Sie wissen, welche Arten von Verwaltungsaufgaben automatisiert werden können und welche Vorteile die Automatisierung bietet, lassen Sie uns einen Blick auf einige häufige Anwendungsfälle für die Verwaltungsprozessautomatisierung werfen.
Einige häufige Anwendungsfälle für zu automatisierende Verwaltungsprozesse sind:
- Automatisierte Ausweisüberprüfung für KYC-Kontrollen
- Erfassen von Daten aus Quittungen für Treueprogramme
Automatisierte Ausweisüberprüfung für KYC-Kontrollen
KYC, auch bekannt als “Know Your Customer”-Prozess, ist ein verbindlicher Rahmen, den Banken und Finanzinstitute einhalten müssen. KYC ist ein Kundeneinführungsprozess, bei dem die Organisationen sicherstellen, dass ihre neuen Kunden die sind, die sie vorgeben zu sein. Die Verwaltung von KYC-Verfahren kann jedoch schwierig und herausfordernd sein.
Glücklicherweise können Sie Ihren Kundeneinführungsprozess durch Automatisierung vereinfachen. Fortschritte in der Technologie helfen Unternehmen, KYC-Prozesse zu automatisieren und sicher zu gestalten.
Softwarelösungen für KYC-Verfahren wurden in Verbindung mit KI- und OCR-Technologie entwickelt, die vollständige und sichere Prozesse ermöglichen. Die Software zur Identitätsüberprüfung von Klippa ist vollständig automatisiert und bietet einen rund um die Uhr verfügbaren Onboarding-Prozess für Kunden, der einfach über das Internet und mobile Geräte implementiert werden kann.
Das digitale Onboarding von Kunden wird aufgrund all seiner Vorteile zur neuen Norm. Für ein großartiges Kundenerlebnis während des Onboarding-Prozesses sind nur ein paar einfache Schritte und Automatisierungen erforderlich.
- Zunächst füllt der Kunde ein Online-Formular auf der Website aus und reicht die erforderlichen Ausweisdokumente ein.
- Im zweiten Schritt scannt und extrahiert die OCR-Software Daten aus dem Ausweisdokument und prüft den Ausweis auf Gültigkeit.
- Im letzten Schritt werden alle Informationen automatisch, nahtlos, sicher und fehlerfrei an die Datenbank des Unternehmens übermittelt.
Erfassen von Daten aus Quittungen für Treueprogramme
Belegbezogene Geschäftsprozesse können und sollten automatisiert werden. Diese Prozesse reichen von der Datenerfassung und -analyse bis hin zur Datenextraktion und Validierungsprüfung von Quittungen. Wie Sie vielleicht schon vermuten, ist dies eine schwere Aufgabe, die täglich zu erledigen ist und Ihr Backoffice stark belastet.
Ein häufiger Anwendungsfall ist das Scannen von Quittungen für Treuekampagnen. Bei einer solchen Kampagne senden Kunden ihre Quittungen an den Einzelhändler, der sie im Gegenzug für den Kauf seines Produkts oder seiner Dienstleistung belohnt. Dies kann z. B. durch die Vergabe von Treuepunkten oder Cashback geschehen.
In der Zwischenzeit muss das Backoffice den Kaufnachweis anhand mehrerer Finanzdokumente überprüfen, die Kundendatenbanken aktualisieren und Kunden ihre Treuepunkte oder Cashback gewähren.
Durch Automatisierung können diese mühsamen und sich wiederholenden Aufgaben im Back-Office durch den Einsatz von OCR-Software für Belege vermieden werden.
Die Vorteile einer automatisierten Datenerfassung von Quittungen für Treueprogramme sind vielfältig. Einige der wesentlichsten sind im Folgenden aufgeführt.
- Sparen Sie bis zu 70 % an Bearbeitungszeit bei der Datenerfassung von Belegen
- Sparen Sie 40 bis 75 % der Betriebskosten und verbringen Sie mehr Zeit mit wichtigen Aufgaben
- Verhindern Sie Duplizierungsversuche bei Ihrer Treuekampagne mit OCR-Technologie
- Vermeiden Sie menschliche Fehler und kostspielige Irrtümer
Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben mit Klippa
Es wird immer wichtiger, Wettbewerbsvorteile gegenüber Ihren Konkurrenten zu erzielen. Da die Anforderungen der Kunden ständig steigen, müssen Ihre Mitarbeiter ihre Zeit mit wertschaffenden Aufgaben verbringen können.
Mit Klippa können Sie Ihren Arbeitsablauf automatisch verwalten. Scannen von Dokumenten, Datenextraktion, Anonymisierung, Konvertierung, Klassifizierung und Überprüfung von Dokumenten – alles an einem Ort, nahtlos und effektiv.
Unsere Lösungen sind in der Lage, Ihre Geschäftsabläufe zu verwalten und dazu skalierbar. Mit der Klippa DocHorizon-Lösung sparen unsere Kunden Zeit, senken Kosten und verhindern Betrug.
Seien Sie Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus, indem Sie unten eine Online-Demo buchen und möglicherweise mit Klippa zusammenarbeiten. Wenn Sie Fragen zu den von uns angebotenen Lösungen haben, zögern Sie nicht, einen unserer Experten über unsere Kontaktseite zu kontaktieren.