Die Archivierung von Belegen kann zu einer Menge Frustration führen. Kurz vor der Mehrwertsteuererklärung kommt Panik auf, denn “wo ist dieser eine Beleg geblieben”? Und was genau stand auf diesem verblichenen, unleserlichen Beleg?
Alle Ausgaben eines Unternehmens müssen in den Buchhaltungsunterlagen verarbeitet werden. Deshalb ist es auch wichtig, die Belege sicher und gut aufzubewahren. So können Sie viel Zeit und Geld sparen. Zum Glück wird das Archivieren von Belegen mit unseren drei Tipps viel einfacher.
Warum Belege aufbewahren?
Bevor wir zu den Tipps kommen, ist es wichtig zu verstehen, warum Sie Belege aufbewahren müssen. Der wichtigste Grund ist, dass Sie die Buchführungsvorschriften einhalten müssen, wie z. B. das Führen von Aufzeichnungen und deren Aufbewahrung während eines bestimmten Zeitraums.
In den Niederlanden beispielsweise besteht für Unternehmen und Selbstständige eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 bis 10 Jahren. Der Grund dafür ist, dass die Buchführung geprüft werden können muss.
Wenn Sie sich nicht an diese Vorschrift halten, können Sie mit hohen Geldstrafen rechnen. Das Aufheben von Belegen ist daher sehr wichtig!
Belege werden mit der Zeit unleserlich
Die richtige Aufbewahrung von Belegen ist wichtig, denn mit der Zeit verblassen sie oder werden sogar völlig unlesbar. Aber wie ist das möglich?
Belege werden auf Thermopapier gedruckt. Wenn es Sonnenlicht, Reibung, Feuchtigkeit, Fett und Hitze ausgesetzt wird, verblasst das Papier, sodass die Buchstaben unleserlich werden. Bewahren Sie Ihre Belege daher nicht in Lederetuis und Plastikhüllen auf, sondern an einem dunklen, kühlen Ort.
Tipps zur Aufbewahrung von Belegen
Es gibt einige Regeln für die Aufbewahrung von Belegen. Achten Sie darauf, dass Sie dies richtig tun, denn eine unsachgemäße Aufbewahrung kann Sie Geld und Zeit kosten. Um dies zu vermeiden, haben wir ein paar Tipps für Sie vorbereitet.
Tipp 1: Achten Sie darauf, Ihre Belege digital zu speichern
Wie bereits erwähnt, verblassen Belege in Ihrer Brieftasche meist schnell. Auf diese Weise schaffen es Ihre Belege nicht bis zur Aufbewahrungsfrist. Bewahren Sie daher Ihre Belege und Rechnungen vorzugsweise digital auf.
Für die digitale Speicherung können Sie eine Kopie oder ein Foto des Belegs anfertigen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu lange warten, da Belege schnell verblassen.
Tipp 2: Planen Sie eine feste Zeit für die Bearbeitung Ihrer Belege ein
Legen Sie einen festen Zeitpunkt für die Bearbeitung aller Belege fest und halten Sie diesen ein. Lassen Sie die Belege nicht bis zur letzten Minute auf sich warten. Wenn Sie diese regelmäßig bearbeiten, haben Sie wenigstens keinen Stapel von Belegen, der auf Sie bei der Mehrwertsteuererklärung wartet.
Noch besser ist es, Belege sofort nach Erhalt zu bearbeiten. Dadurch wird verhindert, dass Belege in der Tasche verschwinden und zerknittern, bevor Sie sie bearbeiten können.
Tipp 3: Wählen Sie ein gutes Bearbeitungsmodul für Belege
Wenn Sie es sich wirklich einfach machen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie ein gutes Modul zur Belegverarbeitung haben. Mit einer Software wie Klippa müssen Sie nur ein Foto des Belegs machen. Laden Sie diesen Beleg über die App, per E-Mail oder Webbrowser hoch, und die Daten werden automatisch von der integrierten OCR-Technologie extrahiert.
Wenn Sie Ihre Finanzunterlagen digitalisieren, geht nie wieder ein Beleg verloren, jeder Datensatz bleibt lesbar und Sie können ihn in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren.
Speichern Sie Ihre Belege ganz einfach digital mit Klippa
Wenn Sie Ihre Belege digital speichern, ist es wichtig, dass das Original vollständig und korrekt angezeigt wird. Mit der Lösung von Klippa erfüllen Sie alle von den Steuerbehörden festgelegten Vorschriften. Sie fotografieren den Beleg, woraufhin die OCR-Technologie die Daten auf dem Beleg liest und in der Cloud speichert.
Über eine API-Verbindung können Sie Klippa einfach in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System integrieren. Die Belege werden für viele, viele Jahre in der Cloud-Umgebung aufbewahrt.
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Möchten Sie wissen, wie Ihr Unternehmen die Lösung von Klippa zum Speichern von Belegen nutzen kann? Unsere Produktspezialisten erklären es Ihnen gerne.
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