Belege zusammensuchen, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuererklärungen erstellen, Konten abstimmen – dies sind nur einige der vielen Aufgaben in der Buchhaltung, die berücksichtigt werden müssen. Viele Unternehmen haben bereits auf digitale Buchhaltung umgestellt, während andere weiterhin auf manuelle Prozesse setzen.
Ganz gleich, wo Ihr Unternehmen aktuell steht, eines ist allen gemeinsam: Der Wunsch, die Buchführung zu optimieren und so effizient wie möglich zu gestalten. Automatisierung macht dieses Ziel erreichbar: minimaler Aufwand, maximaler Nutzen. Mehr dazu in diesem Artikel!
Kurzübersicht
- Buchführungspflicht: Unternehmen mit einem jährlichen Einkommen über X Euro sind zur Buchführung verpflichtet.
- Wenn die Buchhaltungsprozesse bereits digitalisiert sind, ist die nächste Stufe die Automatisierung, etwa zur Erfassung, Kontierung und Archivierung von Belegen und Rechnungen.
- Ziele der Automatisierung: Die Automatisierung zielt auf höhere Effizienz, Genauigkeit und Transparenz in der Finanzverwaltung ab.
- Effizienz und Fehlerreduktion: Die Automatisierung spart Zeit, minimiert manuelle Fehler und steigert die Genauigkeit durch automatische Belegerfassung und -verarbeitung.
- Bei der Wahl einer Softwarelösung zur Automatisierung der Buchhaltung zählen Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integration in bestehende Systeme (z. B. ERP).
Warum Sie Ihre Buchhaltung automatisieren sollten
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, eine Buchführung zu führen, um seine Geschäftsprozesse zu dokumentieren und als Basis für den Jahresabschluss zu nutzen. Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, unterliegen zudem der Pflicht zur doppelten Buchhaltung, die eine intensivere und detailliertere Erfassung von Transaktionen erfordert.
Sobald die Buchhaltungsprozesse digitalisiert sind, bietet sich als nächster Schritt die Automatisierung an. Die Automatisierung umfasst dabei:
- Effiziente Belegerfassung und -verarbeitung: Belege werden mithilfe von OCR-Technologie automatisch erfasst und in die Buchhaltungssysteme übertragen. Das reduziert manuelle Eingaben und spart Zeit.
- Automatisierte Kontierung und Zuordnung: Einnahmen und Ausgaben werden automatisch den entsprechenden Konten zugeordnet, basierend auf festgelegten Regeln, was die Nachvollziehbarkeit und Genauigkeit erhöht.
- Transparenz und Echtzeit-Daten: Automatisierte Systeme ermöglichen eine aktuelle Übersicht der Finanzsituation und erleichtern fundierte Entscheidungen durch aussagekräftige Berichte und Analysen.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden automatisch gesichert und archiviert, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu entsprechen und bei Prüfungen leicht zugänglich zu sein.
- Kosten- und Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und senken langfristig die Verwaltungskosten, was besonders bei wachsendem Unternehmensvolumen effektiv ist.
- Automatisierte Freigabe-Workflows: Das automatische Genehmigungsmanagement ermöglicht die Integration von maßgeschneiderten Freigabe-Workflows, die individuell auf festgelegte Geschäftsregeln abgestimmt sind.
Durch die Automatisierung kann sich das Unternehmen auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren, da Routineaufgaben zuverlässig und zeitsparend übernommen werden.
Vor- und Nachteile einer automatisierten Buchhaltung
| Vorteil | Nachteil |
| Zeitersparnis durch Automatisierung von Routineaufgaben | Einrichtungsaufwand für die Software und Prozesse |
| Höhere Genauigkeit durch Reduzierung menschlicher Fehler | Kosten für die Anschaffung und den Betrieb der Software |
| Effizientere Prozesse und schnellere Buchhaltung | Abhängigkeit von der Technologie und mögliche Ausfälle |
| Bessere Übersicht über die Finanzen des Unternehmens | Nicht alle Prozesse sind automatisierbar und erfordern menschliche Eingriffe |
| Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen | Fehleranfälligkeit der Software, trotz geringer Wahrscheinlichkeit |
| Integration in andere Systeme für einen besseren Datenfluss | Wiederholungsfehler können auftreten, wenn die Grunddaten fehlerhaft sind |
| Compliance durch automatische Erinnerungen und Berichte | Abhängigkeit vom Software-Anbieter und dessen Servicequalität |
Zusätzliche Aspekte, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten:
- Größe des Unternehmens: Kleine Unternehmen können mit einfacheren Lösungen beginnen, während größere Unternehmen komplexere Systeme benötigen.
- Art der Geschäftsaktivitäten: Die Komplexität der Geschäftsprozesse beeinflusst den Umfang der Automatisierung.
- Budget: Die Kosten für Software und Implementierung müssen in das Budget passen.
Die automatisierte Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile, die zu einer effizienteren und genaueren Finanzverwaltung beitragen. Allerdings sind auch einige Herausforderungen zu beachten. Eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile ist daher entscheidend für die Entscheidung, ob eine automatisierte Buchhaltung für das eigene Unternehmen sinnvoll ist.
Funktionsweise: Wie wird die Buchhaltung automatisiert?
Die Automatisierung der Buchhaltung erfolgt in der Regel durch den Einsatz spezialisierter Software, die wiederkehrende Aufgaben übernimmt und manuelle Eingaben reduziert. Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Beleg-Erkennung und -Erfassung: Automatisierte Systeme verwenden OCR (Optical Character Recognition), um Rechnungen und Belege zu scannen, relevante Daten wie Datum, Betrag und Lieferant zu extrahieren und sie automatisch in das Buchhaltungssystem zu importieren.
- Automatisierte Kontierung: Die Software ordnet Ausgaben und Einnahmen den entsprechenden Konten zu, basierend auf vordefinierten Regeln oder Kategorien.
- Rechnungsfreigabe und -bearbeitung: Workflows für die Genehmigung von Rechnungen und Belegen werden automatisiert, indem die Dokumente digital zur Freigabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
- Zahlungsabwicklung: Durch die Integration mit Bankensystemen können Zahlungen automatisch ausgelöst und verbucht werden, sobald Rechnungen freigegeben sind.
- Berichterstattung und Analyse: Automatisierte Systeme erstellen regelmäßige Berichte und Analysen, um den finanziellen Überblick zu erleichtern und zeitnah Entscheidungen treffen zu können.
- Archivierung und Speicherung: Alle Buchhaltungsdaten werden sicher digital gespeichert, was eine einfache Suche und eine gesetzeskonforme Archivierung ermöglicht.
Diese Automatisierung beschleunigt den Buchhaltungsprozess, minimiert Fehler und ermöglicht es, sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Buchhaltung mit Software automatisieren: Wichtige Funktionen und Überlegungen für die Auswahl der richtigen Lösung
Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist es entscheidend, genau zu definieren, welche Prozesse und Aufgaben automatisiert werden sollen. Zu Beginn sollten Unternehmen die folgenden Fragen klären:
- Wie viele Mitarbeitende werden die Software nutzen und in welchen Bereichen?
- Welche spezifischen Aufgaben soll die Software übernehmen – die gesamte Buchhaltung oder nur Teilbereiche wie Rechnungswesen oder Ausgabenmanagement?
- Welche Anforderungen stellt das Unternehmen an Integration mit anderen Systemen, wie ERP- oder CRM-Software?
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD), um sicherzustellen, dass die Software den rechtlichen Anforderungen entspricht. Datensicherheit sollte höchste Priorität haben. Achten Sie darauf, dass die Software umfassende Sicherheitsfunktionen bietet und den Zugriff auf sensible Finanzdaten nur autorisierten Personen gestattet. Ebenso ist es wichtig, dass die Software detaillierte Zugriffsrechte verwalten kann, um individuelle Berechtigungen festzulegen.
Zusätzlich sollte die Software benutzerfreundlich sein, damit sich Mitarbeitende schnell einarbeiten können. Support und regelmäßige Updates sind ebenfalls entscheidend, um die Software stets aktuell und sicher zu halten. Ein guter technischer Support hilft zudem bei der Lösung eventueller Probleme.
Nicht zu vergessen ist die Skalierbarkeit der Software: Achten Sie darauf, dass die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, indem sie sich flexibel an steigende Anforderungen und Transaktionsvolumina anpasst. Es kann auch sinnvoll sein, den Steuerberater hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass die Software alle relevanten Anforderungen des Finanzamts erfüllt und die richtigen buchhalterischen Prinzipien beachtet werden.
Durch die Berücksichtigung dieser Punkte stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Software nicht nur den aktuellen Bedürfnissen entspricht, sondern auch langfristig als wertvolle Unterstützung für die Buchhaltung dient.
Die richtige Software für Ihre Buchhaltung finden
Um Ihre perfekte Software für die Automatisierung Ihrer Buchhaltung zu finden, stellen wir Ihnen hier einmal die besten auf dem Markt vor:
Automatisierte Buchhaltung mit Klippa SpendControl
Klippa SpendControl bietet eine umfassende Lösung für die digitale Automatisierung der Buchhaltung, die Belegerfassung, Kontierung und Archivierung effizient gestaltet. Mithilfe moderner OCR-Technologie werden Belege und Rechnungen automatisch erkannt, relevante Daten ausgelesen und direkt ins Buchhaltungssystem übertragen. Das spart Zeit und minimiert Fehler, während gleichzeitig eine revisionssichere Archivierung gewährleistet wird, die für eine zukunftsfähige Buchführung unverzichtbar ist.
Vorteile von Klippa SpendControl:
- Umfassendes Onboarding und 24/7-Support, der all Ihre Fragen und individuellen Anforderungen abdeckt.
- Maximale Effizienz und Kontrolle: Klippa ermöglicht das einfache Scannen, Einreichen, Bearbeiten und Genehmigen von Rechnungen über Web und App – alles auf einer zentralen Plattform.
- Sicher und konform: Klippa SpendControl nutzt Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, um den Schutz und die Integrität Ihrer Daten gemäß ISO27001 und DSGVO zu gewährleisten.
Zusätzliche Funktionen:
- Hohe OCR-Genauigkeit zur Vermeidung manueller Fehler
- Flexibel anpassbare Freigabeprozesse mit mehrstufigen Autorisierungen
- Unterstützung internationaler Zahlungen durch Multi-Währungs-Funktionalität
- Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie DATEV, QuickBooks, NetSuite und SAP
- Integrierte Betrugserkennung, um doppelte oder unrechtmäßige Rechnungen zu verhindern
Automatisierte Buchführung mit DATEV
DATEV ist eine etablierte Softwarelösung für die Buchhaltung, die sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen sowie Steuerberater eignet. Sie unterstützt alle gängigen Buchhaltungsprozesse, einschließlich der Belegerfassung und Jahresabschlüsse, und entspricht den Anforderungen der GoBD.
DATEV ist eine weit verbreitete Software für mittelständische und große Unternehmen sowie Steuerberater. Sie deckt alle gängigen Buchhaltungsprozesse ab und bietet Funktionen zur Belegerfassung und Jahresabschluss-Erstellung.
Vorteile:
- Umfassende Funktionen für die Buchhaltung und Steuerberatung
- Hohe Konformität mit GoBD-Anforderungen
Nachteile:
- Einarbeitungszeit für die komplexe Bedienung
- Hohe Kosten, vor allem für kleinere Unternehmen
Buchhaltung mit Lexoffice
Lexoffice richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die Software bietet Funktionen für Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung und Steuererklärungen und ist einfach zu bedienen.
Vorteile:
- Einfache Bedienbarkeit für Selbstständige und kleine Unternehmen
- Integration von Bankkonten und automatisierte Steuererklärung
Nachteile:
- Begrenzte Funktionen für komplexe Buchhaltungsbedürfnisse
- Keine umfassende Integration mit externen Systemen
Buchführung mit sevdesk
sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Kleinunternehmer. Sie ermöglicht die einfache Verwaltung von Belegen, Rechnungen und Steuerberechnungen und ist besonders für kleinere Unternehmen ohne umfangreiche Buchhaltungskenntnisse geeignet.
Vorteile:
- Benutzerfreundlich und gut für Freiberufler und Kleinunternehmer geeignet
- Automatisierte Belegerfassung und Steuerberechnung
Nachteile:
- Eingeschränkte Funktionen für größere Unternehmen
- Weniger Anpassungsmöglichkeiten bei komplexeren Anforderungen
Fazit: Klippa SpendControl als zukunftssichere Lösung
Klippa SpendControl bietet eine leistungsstarke und moderne Lösung für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren und effizienter gestalten möchten. Im Vergleich zu anderen Softwarelösungen hebt sich Klippa durch eine benutzerfreundliche Plattform hervor, die nicht nur Belege und Rechnungen automatisch erkennt und verarbeitet, sondern auch umfassende Sicherheitsmaßnahmen integriert. So bleiben sensible Finanzdaten jederzeit geschützt und gesetzeskonform archiviert.
Mit Funktionen wie OCR-basierter Datenerfassung, flexiblen Rechnungsfreigaben und nahtlosen Integrationen in bestehende ERP-Systeme unterstützt Klippa SpendControl Unternehmen optimal dabei, Kosten zu senken, manuelle Fehler zu minimieren und die Buchhaltung auf ein zukunftsfähiges Niveau zu heben.
Besonders für Unternehmen, die eine robuste und skalierbare Lösung suchen, die mit dem Wachstum und den Anforderungen Schritt halten kann, ist Klippa SpendControl eine exzellente Wahl.
FAQ
Ja, viele Prozesse der Buchhaltung können automatisiert werden, wie z.B. die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen sowie die Durchführung von Buchungen.
Eine automatisierte Buchung ist eine Buchung, die durch Software ohne manuelle Eingriffe durchgeführt wird, basierend auf vordefinierten Regeln und Datenquellen.
Automatisierung im Accounting bedeutet, dass Routineaufgaben wie Belegerfassung, Kontierung und Rechnungsverarbeitung durch Software übernommen werden, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.
Bei der elektronischen Buchhaltung werden alle Buchhaltungsprozesse digital durchgeführt: Belege werden elektronisch erfasst, gespeichert und verarbeitet, und Buchungen werden automatisch und revisionssicher dokumentiert.