Falls Sie momentan Ihre Firmenausgaben noch manuell in einer Exceltabelle erfassen oder händisch in ihr Buchhaltungssystem eingeben, dann sind Sie definitiv kein Einzelgänger. Eine Umfrage von Unit4 ergab, dass Mitarbeiter ein Drittel ihrer Zeit mit administrativen, und häufig repetitiven, Aufgaben verbringen.
Da Sie Ihren Weg zu diesem Blogartikel gefunden haben, sind Sie sich sicherlich bewusst, dass es digitale Lösungen auf dem Markt gibt, die einen Grossteil von administrativen Aufgaben für Sie automatisieren kann. Wenn es nach Ihnen ginge, wäre so eine Lösung wahrscheinlich schon längst Gang und Gebe in der Firma. Aber wie überzeugen Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzte davon auf eine automatisierte Spesenmanagement Lösung umzusteigen?
Zuallererst, indem Sie Ihre Optionen recherchieren und einen Business Case aufstellen. In diesem Artikel listen wir die wichtigsten Recherchen, Argumente und Kalkulationen auf, um Ihren Business Case zugunsten einer Spesenmanagement Software zu unterstützen.
Wie erstellen Sie einen Business Case?
Wenn Sie Ihr Team mit einem bewährten Plan überzeugen wollen, ist es wichtig alle stichfesten Daten parat zu haben. Schließlich werden Sie Ihre Argumente in Form eines Dokuments, einer Tabellenkalkulation oder idealerweise eines Slide Decks oder einer Präsentation vortragen. In Ihrer Präsentation sollten Sie in der Lage sein Zögerlichkeiten der Kollegen entgegenzuwirken, und das fängt damit an soviele Informationen wie möglich zu sammenln, die Ihre Argumente unterstützen.
Um einen überzeugenden Case für eine Expense-Software zu verfassen, sollten Sie die folgenden Punkte abdecken:
Mission Statement Ihres Business Case
Notieren Sie sich, was genau Ihr Unternehmen braucht. Was wäre die ideale Lösung für Ihre Abteilung? Welches Ziel wollen Sie mit diesem Business Case erreichen? Beziehen Sie Ihr Team mit ein und fragen Sie es, was es als die größten Herausforderungen mit den aktuellen Abläufen sieht. Versuchen Sie, mit verschiedenen Stakeholdern zu sprechen und die organisatorischen Schmerzpunkte zu identifizieren.
In diesem Fall wäre Ihr organisatorischer Schmerzpunkt z.B. die manuelle Arbeit, bei der Sie Ihr Portemonnaie oder Hosentasche mit Papierbelegen füllen, um Sie anschließend in eine Exceltablle oder Programm eingeben. Diesen möchten Sie durch einen automatisierten Workflow ersetzen. Zeigen Sie auf, was der Wert eines automatisierten Ablaufes wäre, sowohl aus finanzieller Perspektive als auch aus praktischer Sicht.
Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, haben Sie einen konkreten Fokus für die darauffolgende Recherche.
“Mein Ziel ist es, den Zeitaufwand für die Erfassung und Bearbeitung von Ausgaben in unserem Unternehmen mindestens um 50% zu reduzieren.”
Recherchieren Sie Ihren Business Case
Sie müssen auf die Faktoren eingehen, die Ihre Argumente bekräftigen werden. Eine gründliche Recherche ist daher entscheidend für Ihren Fall. Sie sollte mindestens die derzeitige Situation der Spesenabwicklung in Ihrem Unternehmen abdecken, was die Schritte und Zahlen in diesem aktuellen Prozess sind, warum Sie den Prozess digitalisieren sollten und schließlich berechnen, was Ihrem Unternehmen der aktuelle Prozess der Spesenabrechnung kostet.
Anschließend müssen Sie die Lösungen untersuchen, die von den zahlreichen Anbietern angeboten werden, und die jeweils bestimmte Vor- und Nachteile für unterschiedliche Märkte, unterschiedliche Features und unterschiedliche Preise mit sich bringen. Dazu gehört auch das Recherchieren von Anbietern, wie z.B. Klippa, die den bestmöglichen Service und Features für Ihre Nische/Use Case liefern. Machen Sie fest, wie viel eine automatisierte Lösung Sie in Bezug auf die Investition kostet, und, noch wichtiger, welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen auf lange Sicht bringt.
Der wohl wichtigste Teil Ihres Business Case und der Recherche dazu ist eine Projektion des Return on Investment (ROI). Die Berechnung der finanziellen Ersparnisse, welches Ihr Unternehmen erzielen wird, ist der Punkt, der Ihre Kollegen über die Investition in eine Spesenmanagement Lösung überzeugen wird.
Zuletzt müssen Sie Ihre gesammelten Fakten in einem übersichtlichen und präzisen Business Case zusammenfassen, der den Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen vorgelegt werden kann. Sie müssen einen guten Einblick haben, was jeder Kollege/in oder Vorgesetzte/in bevorzugt, und was die Beweggründe und Mindestanforderungen des Teams sind.
Schauen wir uns die einzelnen Schritte an:
Wie schaut Ihr aktueller Abrechnungsprozess aus?
Untersuchen Sie zunächst die aktuelle Methode der Spesenabwicklung in Ihrem Unternehmen. Denken Sie über jeden Schritt nach, den Sie bei der Spesenabrechnung als regulärer Mitarbeiter, als Teil des Buchhaltungsteams und als Genehmigende/r ausführen müssen.
Sie müssen eine Reihe von Beteiligten in Ihrem Unternehmen bezüglich des Verarbeitungs- und Genehmigungsprozesses kontaktieren. Ein empfehlenswerter Weg wäre es, den beteiligten Mitarbeitern eine Umfrage mit einer Reihe von relevanten und effektiven Fragen zu schicken.
Hier ist eine Liste von Fokusfragen, die Sie für diesen Teil der Untersuchung einsetzen können:
- Welche Schritte führen Sie durch, um Ihre Spesenabrechnung durchzuführen?
- Welche Mitarbeiter/Abteilungen sind an diesem Abrechnungsprozess noch beteiligt? (Denken Sie an die Erfassung der Ausgabe, die Verwaltung der eingehenden Ausgaben und Genehmigung)
- Wie viel Zeit verbringen Sie im Durchschnitt pro eingereichter Ausgabe oder Spesenabrechnung?
- Welche vermeintlichen Sicherheitsprobleme können im aktuellen Prozess auftreten? Kann es, möglicherweise sogar unbeabsichtigt, zu Betrug kommen?
- Was ist die größte Herausforderung, der Sie im jetzigen Abrechnungsablauf begegnen?
Sobald Sie diese Daten haben, kann es von Vorteil sein, sie so visuell wie möglich zu präsentieren. Versuchen Sie also, die Informationen in Flowcharts und Diagrammen zu erfassen. Eine visuelle Darstellung und Vereinfachung wird Schlussfolgerungen ans Licht bringen, die sonst vielleicht übersehen werden. Hier ist ein Beispiel, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie so etwas aussehen könnte.
Wie sind die aktuellen Unternehmenszahlen?
Es ist wichtig sich bewusst zu sein, welche Metriken im Spesenabrechnungsprozess eine Rolle spielen. Die Metriken, also die Zahlen, die in den Prozess einfließen, sind entscheidend für die Auswahl der richtigen Lösung. Sie brauchen diese Metriken, um den entscheidenden ROI der Spesenmanagement Software zu berechnen. Natürlich können Sie diese Daten nicht aus dem Stegreif erheben. Sie müssen sich mit Ihren Kollegen aus der Finanzabteilung absprechen, um korrekte Daten sicherzustellen.
Versuchen Sie präzise und möglichst genaue Daten zu sammeln. Die Sorgfalt ist ein wichtiger Faktor dafür, wie Ihr Business Case bei den Entscheidungsträgern ankommen wird. Hier finden Sie einen Überblick über die Daten, die Sie sammeln können:
- Wie viele Ausgaben verarbeitet Ihr Unternehmen auf einer bestimmten Zeitbasis (wöchentlich, monatlich, jährlich)?
- Wie viel Zeit wird durchschnittlich für das Berichten, Genehmigen und Bearbeiten einer Ausgabe aufgewendet?
- Wie viel Zeit verbringt jeder Einzelne (Mitarbeiter, Genehmiger, Buchhaltung) durchschnittlich pro Ausgabe im Prozess?
- Wie viele FTEs sind im aktuellen Prozess pro Ausgabe beteiligt? Erkundigen Sie sich bei der Personalabteilung nach den durchschnittlichen Gehältern der Mitarbeiter, der genehmigenden Mitarbeiter und Kollegen der Buchhaltungsabteilung.
- Falls dies auf Ihr Unternehmen zutrifft: Wie viel Zeit wird für die Bearbeitung einer physischen Spesenabrechnung im Gegensatz zu einer digital übermittelten benötigt?
- Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis eine Spesenabrechnung bearbeitet wird?
Versuchen Sie auch diesen Teil Ihrer Forschung in verständlichen Grafiken und Tabellen festzuhalten; nicht nur für Ihren eigenen Überblick, sondern auch, um das Interesse Ihrer Kollegen zu gewinnen. Eine solche visuelle Darstellung könnte wie folgt aussehen:
Erkunden Sie den Markt der Spesenmanagement Lösungen
Das zentrale Motiv Ihres Business Case ist der Umstieg auf eine digitale Lösung für Ihren Spesenabrechnungsprozess. Aus dem Grund müssen Sie die verfügbaren Angebote erkunden und prüfen. Jede Softwarelösung hat ihre eigenen Vorzüge, Gewinne und Preise. Sie sollten die Informationen, die Sie benötigen, von den verschiedenen Parteien sammeln, z.B. auf der Firmenwebsite oder von Erfahrungsberichten anderer Nutzer auf Vergleichsplattformen. Versuchen Sie zumindest, die folgenden Daten aufzudecken:
- Kosten für die Nutzung der Software. Diese können je nach Anbieter unterschiedlich hoch sein, versuchen Sie also herauszufinden, was für Ihr Unternehmen zutreffend wäre. Die Preisgestaltung hängt oft von einem festen Betrag pro Benutzer, der Menge der verarbeiteten Ausgaben und der Einrichtungsgebühr ab.
- Durchschnittliche Verarbeitungszeit pro Ausgabe oder Spesenabrechnung. So können Sie die eingesparte Zeit und die FTEs in Kombination mit Ihrem aktuellen Prozess berechnen.
- Durchschnittliche Kosten pro verarbeiteter Ausgabe oder Spesenabrechnung. Dies ist vielleicht schwer zu ermitteln, aber wenn Ihr Unternehmen Tausende von Ausgaben pro Monat verarbeitet, werden Sie feststellen, dass bestimmte Anbieter ihren Service für eine relativ niedrigere Summe anbieten, je höher die Anzahl der Ausgaben ist.
Sie können entweder die Websites der Softwareanbieter nach diesen Daten durchsuchen, es besteht aber auch oft die Möglichkeit, vorab ein Gespräch oder eine Online Demo mit dem Softwareanbieter zu vereinbaren, um genaue Informationen zu erhalten.
Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Kandidaten für Ihr Unternehmen auswählen, nicht nur einen Anbieter. Erstellen Sie eine Shortlist. Das gibt Ihren Kollegen die Gewissheit, dass Sie die Optionen gründlich recherchiert haben, und ermöglicht es Ihnen, mehrere Eisen im Feuer zu haben.
Stellen Sie auch hier sicher, dass Sie eine anschauliche aber präzise Übersicht über die Vor- und Nachteile pro Anbieter erstellen, sodass Ihre Kollegen diese leicht miteinander vergleichen können. Diese Übersicht können Sie leicht für Ihre abschließende ROI-Berechnung verwenden, die Ihren Business Case abschließt.
Berechnung des ROI der Spesenmanagement Software
Obwohl Sie die ROI-Kalkulation im Forschungsteil Ihres Business Case unterbringen können, sollten Sie den Return on Investment in den Mittelpunkt stellen. Der finanzielle Aspekt, insbesondere der finanzielle Nutzen, ist vielleicht der wichtigste Teil Ihres Business Case. Die Entscheidungsträger in Ihrer Firma müssen wissen, was für das Unternehmen dabei herausspringt. Mit einer soliden Berechnung des ROI werden Sie den überzeugendsten Business Case aufbauen.
Vergleichen Sie zunächst die Metriken Ihres aktuellen Ausgabenprozesses mit denen eines automatisierten Workflows. Da es um die Einsparung von FTEs im Prozess geht, ist es vielleicht am sinnvollsten, die Zeitmetrik pro Stunde und die Dauer pro Monat zu verwenden. Letztendlich arbeiten Sie auf jährliche Einsparungen für Ihr Unternehmen hinaus.
So sollten Sie eine Shortlist mit drei Zahlen erhalten, die die eingesparte Zeit repräsentieren. Dann schauen Sie sich das durchschnittliche Gehalt pro Stunde für die beteiligten Mitarbeiter an. Dies ist normalerweise Teil der Unternehmenszahlen, aber wenn Sie sich nicht mit der Personalabteilung abgesprochen haben, können Sie versuchen, online herauszufinden, welches Gehalt bei bestimmten Funktionen erwartet wird. Denken Sie nicht zu viel über diese Zahl nach, aber achten Sie darauf, dass Sie es nicht übertreiben. Sie wollen nicht, dass sich Ihre Kollegen davon ablenken lassen. Der Punkt ist, dass Ihr Business Case Ihrem Unternehmen, unabhängig von der Höhe dieser Zahl, langfristig Geld einsparen wird.
Schauen wir uns also zur Verdeutlichung zunächst einige Beispielzahlen an. Wir betrachten ein Beispielunternehmen mit der folgenden Anzahl von beteiligten Mitarbeitern:
| Mitarbeiter, die Ausgaben / Spesenabrechnungen einreichen = 200 Mitarbeiter, die Ausgaben genehmigen = 20 Mitarbeiter, die Kostenübersichten erstellen und verwalten = 2 |
Dann werden wir uns Beispielzahlen nach dem Vergleich mit einem Softwareanbieter wie Klippa ansehen. Aus praktischen Gründen werden wir in unseren Beispielrechnungen Euro verwenden.
| Durchschnittlicher Stundenlohn = €35 Eingesparte Stunden pro Monat und einreichendem Mitarbeiter: = 0.5 Eingesparte Stunden pro Monat und Genehmige/r= 2 Eingesparte Stunden pro Monat und Finanzmitarbeiter = 8 |
Mit diesen Zahlen können Sie also eine realistische Berechnung der Einsparungen durch die ausgewählte Software wie folgt vornehmen:
Für die Gesamtersparnis müssen Sie nun einfach nur noch die zuvor errechneten Zahlen addieren:
Das ist schon ein beträchtliches finanzielles Ersparnis, das Sie Ihren Kollegen präsentieren können. In dieser Kalkulation sind jedoch noch nicht die Kosten für die Nutzung der Expense Software berücksichtigt. In der folgenden, abschließenden Beispielrechnung gehen wir also von einer Einrichtungsgebühr von 2.500 € und einer jährlichen Gebühr pro Benutzer von 48 € aus. Daraus ergibt sich die folgende Kalkulation für die Investition, die Ihr Unternehmen anfänglich aufbringen wird.
Jetzt, wo Sie ein klares Gesamtbild Ihrer Investition haben, erfolgt die Berechnung der tatsächlichen jährlichen Einsparungen. Dies ergibt das Endergebnis unserer ROI-Berechnungen wie folgt:
Mit dem ROI-Prozentsatz berechnen Sie, wie hoch Ihre Einsparungen im Vergleich zu Ihren Kosten sind. Im Wesentlichen gibt es zwei ROIs, die Sie damit berechnen können: den ROI für das erste Jahr der Nutzung und den jährlichen ROI nach dem ersten Jahr. Für die Beispielrechnung führt dies zu folgendem Ergebnis:
Um die Zahlen noch aussagekräftiger zu machen, sollten Sie den ROI für einen Zeitraum von fünf Jahren berechnen.
Nun haben sie die Zahlen für Ihren Business Case schwarz auf weiß. Das ROI für die Spesenmanagement Software über einen Zeitraum von fünf Jahren beträgt 555% (!). Dieser Prozentsatz stellt einen Return of Investment dar, der Ihre Kollegen garantiert überzeugen wird.
Für Ihren Business Case haben Sie nun den überwiegenden Teil der Arbeit erledigt. Alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist, alle oben besprochenen praktischen Daten in einem klaren und prägnanten Slide Deck zusammenzutragen, um den Mehrwert an Ihre Kollegen zu vermitteln. In Ihrer Präsentation empfiehlt es sich, mit einer Liste von Vorteilen zu enden. Auf diese gehen wir jetzt ein. Bislang haben wir uns überwiegend auf die finanziellen Vorteile fokussiert, es folgen jedoch noch weitere.
Die Vorteile einer Spesenmanagement Software
In unseren Berechnungen haben wir bislang die finanziellen Gewinne durch den Einsatz von Spesenmanagement-Software verdeutlicht, aber es gibt noch weitere Gewinne, die Ihren Business Case bekräftigen können. Wussten Sie zum Beispiel, dass 19 % aller Spesenabrechnungen Fehler enthalten? Diese Fehler zu korrigieren kostet Zeit und damit auch FTE’s. Softwares bieten in der Regel eine automatisierte Verarbeitung, die weitaus weniger fehleranfällig ist, als es Menschen bei der manuellen Übertragung von Daten sind. Mit Software liegt die Genauigkeit oft bei 95% oder nähert an die 100%.
Mit diesem Gedanken im Hinterkopf, werfen wir einen Blick auf die Vorteile die Ihnen eine Spesenmanagement Software bringt:
- Kosteneffektiver
Dies wird aus Ihren bisherigen Recherchen und Berechnungen deutlich. Es ist also wichtig, dass Sie diesen Hauptnutzen hervorheben. Wenn Sie diesen Vorteil betonen, sollten Sie so spezifisch wie möglich sein, basierend auf den zuvor vorgestellten Berechnungen. - Betrugserkennung
Die Software sorgt dafür, dass Doppeleinträge aufgedeckt werden, und Bildverfälschungen auf Belegen erkannt und blockiert werden. Ihr Unternehmen verliert kein Geld mehr durch betrügerische oder fehlerhafte Berichte. - Unmittelbarer und transparenter Einblick in die Ausgaben
Die Kollegen der Finanzabteilung müssen keine Monats- oder Jahresübersichten mehr erstellen. Erfasste und verarbeitete Ausgaben werden automatisch in übersichtlichen Dashboards dargestellt. Das liefert sofort umsetzbare und aussagekräftige Erkenntnisse. - Reduziert Fehler
Wie bereits erwähnt, neigen wir Menschen dazu, uns bei der manuellen Eingabe von Daten in ein Programm häufig zu vertippen oder falsch zu klicken. Das kann immer mal passieren, aber diese Flüchtigkeitsfehler werden mit automatisierter Software fast ausgeschlossen. - Sinnvoller und erfülltere Arbeitsstunden
Anstatt ein paar Stunden pro Monat für die Erfassung von Ausgaben zu benötigen, können die Mitarbeiter nun ihre Zeit und Energie darauf richten, tatsächlichen Wert für Ihr Unternehmen zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anzahl der eingesparten Stunden erwähnen und lassen Sie Ihr Gegenüber sich vorstellen, was er/sie mit der zusätzlichen Zeit machen kann! - Steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
Dies hängt damit zusammen, dass Sie und Ihre Kollegen die Zeit besser nutzen können. Es ist wahrscheinlich nicht überraschend zu hören, dass Mitarbeiter die Spesenabrechnung als keines der erfreuenden Tätigkeiten Ihres Arbeitsalltags betrachten. Sie werden sich also definitiv freuen, wenn eine lästige, repetitive Aufgabe an eine automatisierte Software abgegeben werden kann. - Branchenerfahrung durch Software-Anbieter
Klippa hat mit seiner SpendControl-Lösung mehr als 5 Jahre Erfahrung im digitalen Spesenmanagement gesammelt. Das bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass der Softwareanbieter, den Sie wählen, Ihnen die bestmögliche Lösung bietet.
Damit ist Ihr Business Case für das digitale Spesenmanagement abgeschlossen. Sie haben alle finanziellen und praktischen Vorteile aufgelistet, um Ihre Kollegen zu überzeugen. Nachdem Sie Ihre Kollegen und Entscheidungsträger überzeugt haben, und Sie eine Shortliste mit den möglichen Lösungen erstellt haben, folgen nun die Gespräche mit den einzelnen Anbietern. Warum beginnen Sie nicht das erste Gespräch mit einem der Produktspezialisten bei Klippa?
Durchläuft Ihr jetziger Workflow sehr spezifische Anforderungen / Genehmigungsabläufe?
Dann könnte eine maßgeschneiderte Spesenmanagement Software die richtige Lösung für Sie sein.
Schauen Sie sich Klippa an
Wenn Klippa auf Ihrer Shortlist gelandet ist, dann haben Sie eine kluge Wahl getroffen. Falls Sie Fragen haben hilft Ihnen einer unserer Produktspezialisten gerne weiter. Senden Sie hierfür Ihr Anliegen an [email protected]. Um die Lösung Live in Action zu sehen, gibt es die Möglichkeit einer unverbindlichen Online Demo, die sie nachfolgend buchen können.