Die Dateneingabe stellt für viele Unternehmen immer noch eine große Herausforderung dar. Laut Zapier verbringen 76 % der Mitarbeiter bis zu 3 Stunden pro Tag damit, Daten von einem Ort zum anderen zu verschieben. 83 % aller Mitarbeiter verbringen die gleiche Zeit damit, Fehler der Dateneingabe zu beheben, und 73 % der Mitarbeiter verbringen bis zu 3 Stunden damit, Informationen in einem bestimmten Dokument zu finden.
Eine Menge verschwendete Zeit, finden Sie nicht auch?
Glücklicherweise müssen Sie nicht zu diesen Zahlen beitragen. Mit der heutigen hochentwickelten Technologie können Sie die manuelle Dateneingabe und andere Datenerfassungsaufgaben ersetzen und so die betriebliche Effizienz steigern.
In diesem Blog informieren wir Sie über die Vorteile der automatisierten Dateneingabe und stellen die 8 besten Softwarelösungen für die Dateneingabe vor, mit denen Sie lästige Aufgaben automatisieren können. Doch zunächst wollen wir mit der Definition von Dateneingabesoftware beginnen!
Was ist eine Dateneingabesoftware?
Dateneingabesoftware ist eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, den Datentransfer von einem System in ein anderes zu automatisieren und die manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
Heutzutage sind Dateneingabesoftware so ausgereift, dass sie Daten automatisch aus einem Dokument extrahiert, bereinigt, validiert und in zentralisierten Systemen wie Datenbanken speichert. Die meisten Softwareprogramme für die Dateneingabe bieten Integrationen mit Tools und Anwendungen von Drittanbietern, die eine umfassendere Datenverwaltung ermöglichen.
Das klingt ziemlich vielversprechend, oder? Aber was können Sie sonst noch vom Einsatz einer Dateneingabesoftware erwarten? Darauf kommen wir als nächstes zu sprechen!
Fünf Gründe, warum Sie Software für die automatisierte Dateneingabe verwenden sollten
Es gibt unzählige Vorteile für Unternehmen, die von Dateneingabesystemen profitieren. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Sie davon profitieren können, haben wir im Folgenden fünf Gründe aufgeführt:
- Einfache Digitalisierung von Papierdokumenten – Eine Dateneingabesoftware hilft Ihnen, alle physischen Dokumente zu digitalisieren, indem die extrahierten Daten an eine Datenbank oder ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) gesendet werden.
- Schnellere Durchlaufzeiten – Durch intelligente Automatisierung können Sie stundenlange manuelle Datenerfassung und -eingabe vermeiden.
- Minimierung menschlicher Fehler – Bei automatisierten Lösungen ist so gut wie keine menschliche Interaktion erforderlich, was die Zahl der kostspieligen menschlichen Fehler verringert.
- Skalierbarkeit – Mit automatisierter Dateneingabesoftware können Sie Ihre Dateneingabeaufgaben effizient skalieren, ohne die Gemeinkosten zu erhöhen.
- Geringere Betriebskosten – Kürzere Durchlaufzeiten, weniger menschliche Fehler und die Möglichkeit der Skalierung, ohne die Kosten zu erhöhen. Mit all diesen Faktoren können Sie auf lange Sicht erheblich Geld sparen.
Haben diese fünf Gründe Ihr Interesse daran geweckt, die manuelle Dateneingabe zu ersetzen? Erwägen Sie den Einsatz von Software zur Automatisierung der Dateneingabe? Super, dann sind Sie bei uns genau richtig!
Im nächsten Abschnitt listen wir unsere Auswahl der 8 besten automatischen Dateneingabesoftware.
Die 8 besten Optionen für die Dateneingabeautomatisierungssoftware im Jahr 2024
Die richtige Software für die Dateneingabe zu finden, ist nicht einfach, und es erfordert viel Zeit, verschiedene Lösungen zu recherchieren und zu vergleichen. Es gibt viele Softwarelösungen auf dem Markt. Allerdings bietet nicht jede Software zur Automatisierung der Dateneingabe genau dieselben Funktionen und Merkmale.
Deshalb präsentieren wir Ihnen eine Liste der 8 besten Datenerfassungssoftware für die Automatisierung in einem übersichtlichen Vergleich:
- Klippa DocHorizon
- DocSumo
- Rossum
- UI Pfad
- AutoEntry
- Foxtrot RPA
- Nanonets
- DocParser
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon ist eine vielseitige Datenerfassungs- und Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung, mit der manuelle Dateneingabeaufgaben effizient automatisiert werden können. Es kann Daten aus Bildern, Nummernschildern, Stromzählern, Dokumenten, PDFs und vielen anderen Objekten mit einer Genauigkeit von bis zu 95 % extrahieren.
Benutzer können extrahierte Daten in verschiedenen Formaten erhalten, darunter CSV, JSON, PDF und viele mehr. Die extrahierten strukturierten Daten können automatisch an verschiedene Systeme wie ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Datenbanken weitergegeben werden.
Klippa DocHorizon ermöglicht Ihnen die Automatisierung der Dateneingabe mit Objekterkennung, Dokumentenklassifizierung, Verifizierung, Datenanonymisierung und Ferndatenerfassung mit mobilen Geräten.
Mit Klippa DocHorizon können Sie durch intelligente Automatisierung der Dateneingabe bis zu 70 % der Zeit und des Budgets für die Datenverarbeitung einsparen.
Wichtigste Merkmale:
- Ermöglicht die Erkennung und Umwandlung verschiedener Dokumente wie Quittungen, Rechnungen, Verträge, Formulare und Pässe in strukturierte Daten im Handumdrehen
- KI-gestützte Software ermöglicht die Erfassung unstrukturierter Daten aus beliebigen Dokumenten
- Automatisierung der Dateneingabe mit präziser Datenextraktion und Parsing-Engine
- Geeignet für digitale Archivierung, Datenmanagement und Validierung
- Hochentwickelte Objekterkennung ermöglicht das Scannen von Barcodes, Preisschildern und Stromzählern
- Mehrsprachige Unterstützung
- Extraktion von Einzelposten
Vorteile:
- Ist nicht auf Vorlagen beschränkt und geht über die traditionelle OCR hinaus
- Kategorisiert den Dokumententyp für Sie mit Dokumentenklassifizierung
- Sie können jedes mobile Gerät in einen mobilen Scanner verwandeln
- Kann Dokumente in mehr als 50 Sprachen verstehen
- Ermöglicht die Anonymisierung von Daten zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
- Programmiererfreundlich und schnell einrichtbar
- Verschiedene Integrationen über gut dokumentierte API & SDKs
Nachteile:
- Ein System zur Datenberichterstattung ist noch nicht entwickelt
- User-Interface ist in Entwicklung
Docsumo
Docsumo unterstützt Unternehmen bei der Erfassung von Daten und der Analyse von unstrukturierten Dokumenten mithilfe von Machine Learning. Dank ausgefeilter Technologie ist Docsumo nicht auf Vorlagen beschränkt und erfordert keine manuellen Einstellungen.
Benutzer können einfach Dokumente hochladen und die erfassten Daten an andere Software weiterleiten, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Es hat eine einfache Benutzeroberfläche (UI), die es auch für diejenigen, die nicht viel technisches Wissen haben, leicht zu bedienen macht.
Wichtigste Merkmale:
- Automatisierte Datenerfassung und -übertragung
- Verwaltung von Daten
- Aggregation von Daten
Vorteile:
- Einfaches User-Interface (UI)
- Verfügbarkeit von Kundensupport
- API anpassbar für viele Anwendungsfälle
- Mehrere Datenausgaben
Nachteile:
- Ein komplexeres Berichterstattungssystem wäre wünschenswert
- Handgeschriebene Papiere können noch nicht effektiv verarbeitet werden
- Keine Anonymisierung der Daten
Rossum
Rossum ist eine KI-basierte Cloud-Lösung zur Dokumentenverarbeitung, die Geschäftsprozesse automatisiert. Sie kann verwendet werden, um Dokumente über mehrere Kanäle zu empfangen, Dokumente zu kategorisieren, die Datenerfassung zu automatisieren, Daten zu validieren und in Buchhaltungssoftware zu integrieren.
Rossum ist eine solide Plattform für die automatisierte Dateneingabe, wenn es um Finanzdokumente wie Rechnungen geht. Sie ist ISO 27001-zertifiziert und HIPAA-konform, weshalb ihr große Unternehmen vertrauen.
Wichtigste Merkmale:
- Extraktion von Daten
- Extraktion von E-Mail-Adressen
- Datenerfassung und -übertragung
- Extraktion von Bildern
- Klassifizierung von Dokumenten
- Überprüfung von Daten
Vorteile:
- Integrationen mit API
- Warnung vor doppelten Zahlungen
- ISO-zertifiziert
Nachteile:
- Fehlende Datenanalytik
- Keine Quervergleiche mit Datenbanken von Drittanbietern
- Kann Dokumente mit einer großen Anzahl von Seiten nicht verarbeiten
- Keine Anonymisierung der Daten
UiPath
Ein leistungsstarkes Workflow-Automatisierungstool wie UiPath ist flexibel und einfach zu skalieren, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen klein, mittelgroß oder groß ist. UiPath kann große Dokumentenmengen verarbeiten und Daten in einem strukturierten Format ohne jegliche Kodierung extrahieren.
Häufig wird UiPath von größeren Organisationen wie z. B. Behörden bevorzugt, um Aufgaben zu automatisieren und Front-Office-Prozesse zu rationalisieren.
Wichtigste Merkmale:
- Datenerfassung und -übertragung
- Extraktion von Dokumenten
- Anpassbares Dashboard
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Extraktion von Webdaten
- Replikation von Daten
- Extraktion von E-Mail-Adressen
Vorteile:
- Integrationen über API
- Lösung mit wenig Code
- Integrationen von Drittanbietern verfügbar
- Einfache Datenverwaltung
- Mehrere Datenquellen
Nachteile:
- Zu viele Produkte machen die Nutzung unübersichtlich
- Updates sind nicht stabil, was Ihre Abläufe verändern kann
- Kann teuer sein
- Keine Anonymisierung der Daten
AutoEntry
AutoEntry ist eine großartige Softwareplattform zur Automatisierung der Dateneingabe für kleine und mittlere Unternehmen. Sie ermöglicht die Übermittlung von Daten zur Extraktion auf verschiedene Arten, z. B. über eine Website, eine mobile App oder individuelle E-Mail-Adressen.
AutoEntry zeichnet sich durch die präzise Extraktion von Daten aus Belegen, Rechnungen und Kontoauszügen aus. Der regelbasierte Ansatz dieses Dateneingabetools ermöglicht es Ihnen, ein Dokument im Laufe der Zeit ohne menschliches Zutun automatisch zu kategorisieren.
Wichtigste Merkmale:
- Datenextraktion
- Bilderfassung
- Kategorisierung von Dokumenten
- Automatisch vorgeschlagene MwSt.-Codes
- Automatisch vorgeschlagene Lieferanten
- Mehrere Exportoptionen
Vorteile:
- Benutzerfreundlich
- Kann mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden werden
- Mobile App verfügbar
Nachteile:
- Begrenzt auf den Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung
- Die Funktionalitäten der Plattform sind minimal
- Langsamer Kundenservice
- Nicht die genaueste Lösung
- Keine Anonymisierung der Daten
Nintex RPA
Nintex RPA ist, wie der Name schon sagt, eine RPA-Lösung, die zur Automatisierung manueller Prozesse wie der Dateneingabe entwickelt wurde. Nintex RPA stellt Unternehmen gut ausgebildete Bots für die Automatisierung einfacher Routineaufgaben zur Verfügung. Diese Bots können auf die gleiche Weise wie Menschen arbeiten, können aber rund um die Uhr mit minimalen Fehlern arbeiten.
Nintex RPA ist eine codierungsfreie, einfache Drag-and-Drop-Schnittstelle, die ein perfektes Werkzeug für Benutzer ohne technische Kenntnisse ist. Wie viele andere Dateneingabesoftware kann es Daten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten ziehen, was es zu einem starken Kandidaten macht, insbesondere für nicht technisch versierte Benutzer.
Wichtigste Merkmale:
- Mehrere Datenformate
- Funktioniert auf Windows-Systemen
- Verschlüsselung der Daten
- KI, maschinelles Lernen & OCR
- Konfigurierbarer Arbeitsablauf
- Datenerfassung und -übertragung
- Extraktion von Daten
- Workflow-Verwaltung
Vorteile:
- Benutzerfreundlich
- Unterstützt Automatisierung auf Unternehmensebene
- Einige Optionen zum Anpassen
- Keine Codierung oder Programmierung erforderlich
Nachteile:
- Fehlende Integrationen mit anderen Produkten
- Keine umfangreiche Dokumentation
- Keine Anonymisierung der Daten
Nanonets
Nanonets ist eine OCR-Software, die mithilfe von Deep Learning Daten aus unstrukturierten Dateien wie Bildern und handschriftlichen Dokumenten extrahiert. Mit Nanonets können Anwender die Dateneingabe dank der benutzerfreundlichen Oberfläche ganz einfach automatisieren.
Es bietet außerdem Möglichkeiten zur Integration über APIs, was es zu einer soliden Lösung für das Workflow-Management macht. Zusätzlich zur Datenextraktion kann Nanonets OCR Dokumente verifizieren und unterstützt die Aufnahme von Dokumenten.
Wichtigste Merkmale:
- Datenerfassung und -übertragung
- Extraktion von Daten
- Mehrsprachige Unterstützung
- Textbearbeitung
- Automatisierung des Genehmigungsprozesses
- Datenvalidierung
- Anreicherung von Daten
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
Vorteile:
- Möglichkeiten zur Integration mit APIs
- Benutzerfreundliches Interface
- Auf Wunsch anpassbar
Nachteile:
- Die Tabellenannotation entspricht nicht den Standards
- Das Training des Modells kann mühsam sein
- Begrenzter Output bei On-Premise-Implementierung
- Keine Anonymisierung der Daten
Docparser
Docparser ist eine solide Dokumentenverwaltungslösung, die die Speicherung von Geschäftsdaten in der Cloud einbezieht, um Benutzern ein zentralisiertes System zu bieten. OCR-Technologie und die integrierte Texterkennung können Daten aus verschiedenen Dokumenten extrahieren, sogar aus Barcodes. Die Datenausgabe kann als Excel, CSV, JSON oder XML heruntergeladen werden.
Die Bildvorverarbeitungsfunktionen von Docparser wie automatisches Zuschneiden, Größenanpassung und automatisches Drehen ermöglichen es den Benutzern, Daten aus Bildern zu extrahieren. Die Software kann über APIs in Anwendungen von Drittanbietern integriert werden und ist eine solide Lösung, um die manuelle Dateneingabe zu ersetzen.
Wichtigste Merkmale:
- Datenerfassung und -übertragung
- Kunden-Datenbank
- Extraktion von Daten
- Cloud-gestützte Freigabe über Google Drive
- Unterstützt das Scannen von Barcodes
- Unterstützung mehrerer Bildformate
Vorteile:
- Integration mit APIs
- Einbindung in Geschäftsspeicher
- Extrahiert Text und verarbeitet Bilder
Nachteile:
- Keine Möglichkeit zur Suche in geparsten Dokumenten
- Fehlende erweiterte Filtermöglichkeiten
- Begrenzt durch vorlagenbasierten Ansatz
- Keine Anonymisierung der Daten
Wir hoffen, dass die Auflistung der 8 besten Dateneingabesoftware Ihnen einen Einblick in die verfügbaren Lösungen auf dem Markt gibt. Einige Lösungen enthalten andere Funktionalitäten als andere. Daher hängt es weitgehend von Ihrem Anwendungsfall und Ihrer Branche ab, welche Software für Sie die beste ist.
Wenn Sie jedoch eine ausgefeilte Lösung suchen, die Ihre Dateneingabeaufgaben automatisieren kann, ist Klippa DocHorizon etwas besser als der Rest. Warum?
Ganz einfach, weil es wesentliche Funktionen enthält, die eine Software zur Automatisierung der Dateneingabe im Jahr 2024 haben sollte. Schauen wir uns diese “Must-Have”-Funktionen an, die Klippa DocHorizon bietet.
Must-Have-Funktionen für Dateneingabeautomatisierungssoftware
- Klassifizierung von Dokumenten
- Extraktion von Daten
- Überprüfung von Daten
- Anonymisierung von Daten
- Konvertierung von Daten
- Mobiles Scannen
- Erkennung von Betrug
Lassen Sie uns ins Detail gehen!
Klassifizierung von Dokumenten
Das Sortieren und Organisieren von Daten kostet Zeit, was in der Regel der Fall ist, wenn Daten in Ihrem Netzwerk ankommen. Aus diesem Grund benötigt eine Dateneingabesoftware Funktionen zur Datenklassifizierung, um den Prozess der Dokumentenkategorisierung für Sie zu automatisieren.
Klippa DocHorizon kann die Klassifizierung von Dokumenten und Daten für Sie automatisieren. Um mehr Details zu erfahren, wie wir das machen, lesen Sie am besten diesen Artikel.
Datenextraktion
Muss Ihr Unternehmen nützliche Daten manuell aus schlecht strukturierten Dokumenten oder unstrukturierten Datenquellen wie Bildern extrahieren? Das beansprucht nicht nur Ihre Ressourcen, sondern lädt auch zu kostspieligen menschlichen Fehlern ein.
Automatisierte Datenextraktionstechniken ermöglichen es Ihnen, wertvolle Daten aus Dokumenten zu extrahieren, in der Regel in Sekundenschnelle und unter Verwendung von OCR. Klippa DocHorizon, eingebettet in KI und OCR, kann Ihnen helfen, Daten mit einer Genauigkeit von bis zu 95 % zu extrahieren.
Datenüberprüfung
Der Prozess der Datenüberprüfung ist ein Verfahren, mit dem beurteilt wird, ob die extrahierten oder in ein System eingegebenen Daten korrekt eingegeben wurden. Automatisierte Dateneingabesoftware mit einer solchen Funktion kann Ihnen helfen, alle Dateneingabefehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Daten sowohl wertvoll als auch korrekt sind.
Klippa DocHorizon erreicht dies durch den Abgleich von Dokumenten und Datenpunkten mit anderen Quellen, wie z. B. Drittanbieter-Datenbanken. Es kann außerdem die Authentizität und Gültigkeit von Dokumenten oder Daten aus Dateien überprüfen. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und Ressourcen.
Datenanonymisierung
Die Bedeutung von Datenschutzbestimmungen darf nicht übersehen werden. Organisationen verarbeiten immer mehr Daten, aber nicht alle Personen innerhalb einer Organisation sollten Zugang zu datenschutzrechtlich sensiblen Daten haben. Anspruchsvollere Software für die Dateneingabe kann eine Funktion zum Schutz von Daten durch Datenanonymisierung bieten.
Mit Anonymisierung, einer der Datenmaskierungstechniken, können Sie sensible Daten automatisch schützen. Klippa ist einer der wenigen Softwareanbieter für die automatisierte Dateneingabe, die Ihnen dabei helfen können, die Einhaltung der DSGVO durch Datenanonymisierung sicherzustellen.
Datenkonvertierung
Um unstrukturierte Datendateien wie Papierdokumente oder Bilder in aussagekräftige Daten umzuwandeln, die gespeichert werden können, müssen die Dateien konvertiert werden. Eine Software für die Dateneingabe muss in der Lage sein, JPG-, PNG- und PDF-Dateien mit OCR in durchsuchbaren oder maschinenlesbaren Text zu verwandeln.
Klippa DocHorizon bietet Exporte in Formate wie PDF, CSV, XLSX, XML und JSON. Dateien können einfach per App, Web und sogar per E-Mail hochgeladen werden.
Mobiles Scannen
Was ist, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Scanner haben? Was ist, wenn Sie mit Ihrem Smartphone Bilder von Dokumenten aufnehmen und anschließend Bild für Bild die Dateneingabe vornehmen müssen?
Das ist nicht länger notwendig, denn einige Anbieter von Dateneingabesoftware ermöglichen es Ihnen, Ihr Smartphone in einen Dokumentenscanner zu verwandeln, der in Ihre Tasche passt.
Klippa zum Beispiel ermöglicht die einfache Digitalisierung und das Scannen von Dokumenten mit einem ausgefeilten SDK für mobiles Scannen von Dokumenten. Mit der verfügbaren Dokumentation können Sie es leicht in Ihre bestehenden Lösungen integrieren.
Betrugsaufdeckung
Die Bearbeitung gefälschter Dokumente kann Sie Millionen kosten. Dokumentenbetrug ist mit bloßem Auge nur schwer zu erkennen, vor allem, wenn Sie Dokumente in großen Mengen erhalten. Neben der manuellen Dateneingabe ist es eine unglaubliche Herausforderung, Unregelmäßigkeiten oder die Gültigkeit von Dokumenten zu erkennen.
Hier können OCR- und KI-Technologien glänzen, da sie nicht auf die menschliche Physiologie beschränkt sind. Finden Sie heraus, wie Klippa Ihnen helfen kann, Dokumentenbetrug mit unserer hochentwickelten Software zur Automatisierung der Dateneingabe zu erkennen.
Fazit
Die Arbeit mit Daten muss nicht unbedingt zeitaufwändig oder kompliziert sein. Sie muss auch nicht viel Zeit Ihrer Mitarbeiter oder finanzielle Ressourcen Ihres Unternehmens in Anspruch nehmen.
Wenn Sie sich fragen, ob es eine Lösung zur Automatisierung der Dateneingabe gibt, lautet die Antwort: Ja. Es gibt ausgefeilte Software für die Dateneingabe, mit der Sie die manuelle Dateneingabe ein für alle Mal abschaffen können.
Warum warten, wenn Sie Ihre Reise in Richtung Automatisierung beginnen können, indem Sie eine Demo mit Klippa buchen? Finden Sie unten das Formular zur Buchung Ihres Termins, oder kontaktieren Sie uns direkt für weitere Informationen!