Es gibt nichts Ärgerlicheres, als Geld bei einer Geschäftsreise oder im Arbeitsalltag ausgeben zu müssen und dann die Quittung oder Rechnung zu verlieren. Wie können Sie jetzt beweisen, dass Sie das Trinkgeld bezahlt, die Parkgebühren übernommen oder den neuen Bürostuhl gekauft haben?
Denn seit jeher gilt bei der Buchführung in Unternehmen der Grundsatz: “Keine Buchung ohne Beleg!”. Was passiert also, wenn kein Beleg vorliegt? Glücklicherweise gibt es für diesen Fall eine Notlösung. Der Eigenbeleg.
Obwohl der Eigenbeleg vielen Unternehmen als Notlösung ausreicht, möchten wir in diesem Blog auch eine Lösung vorstellen, mit der Eigenbelege nicht mehr nötig sind. Denn mit Software ist es ganz einfach, Belege direkt zu digitalisieren und so das Verlieren der Quittung zu vermeiden.
Bevor wir detaillierter darüber sprechen, möchten wir erst einmal klären, was ein Eigenbeleg ist, warum und wann dieser erstellt wird und gehen dann über zu unserer Softwarelösung.
Los geht’s.
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg (auch Notbeleg genannt) wird als Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Quittungen oder Rechnungen von Ihnen selber erstellt. Denn wenn Sie Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Buchhaltung erfassen, brauchen Sie für jede Buchung einen Beleg. Ansonsten erkennt das Finanzamt Ihre Ausgaben nicht an.
In erster Linie sollten Sie versuchen, ein Duplikat der ursprünglichen Quittung oder Rechnung zu bekommen. Ist dies nicht möglich, oder ist der Aufwand dafür nicht verhältnismäßig, dann ist die Notlösung, der Eigenbeleg, eine sinnvolle Möglichkeit.
Wichtig ist, dass der Eigenbeleg eine Ausnahme ist und nicht zur Regelmäßigkeit wird. Da ein Eigenbeleg nie so detailliert ist wie ein Originalbeleg und Informationen fehlen (z. B., Steuersatz), wird das Finanzamt sonst schnell skeptisch.
Zudem, sollten Unternehmen keine Sammelbelege erstellen. Für jeden einzelnen Betrag ist ein gesonderter Eigenbeleg erforderlich.
Im Geschäft wird außerdem zwischen verschiedenen Belegarten unterschieden. Hierauf werden wir im Folgenden weiter eingehen und die Unterschiede erklären.
Die unterschiedlichen Arten von Belegen: Interne und externe Belege unterscheiden
In einem Unternehmen wird zwischen zwei verschiedenen Belegarten unterschieden:
- Externe Belege
- Interne Belege
Externe Belege
Externe Buchungsbelege werden außerhalb eines Unternehmens von beispielsweise Lieferanten oder Kunden erstellt und werden oft als Fremdbelege bezeichnet.
Bei Fremdbelegen handelt es sich zum Beispiel um Steuerbescheide, Quittungen, Eingangsrechnungen und Bewirtungsbelege. Kurz gesagt, alle Belege, die nicht innerhalb des Unternehmens selbst erstellt werden, nennt man externe Belege.
Interne Belege
Interne Belege werden ebenfalls Eigenbelege genannt. So wie der Name schon sagt, werden sie intern, also im Unternehmen selber erstellt.
Zu den internen Belegen gehören unter anderem Lohn- und Gehaltslisten und andere verschiedene Rechnungen.
Eigenbelege, die als interne Belege gelten, sind aber nicht mit den Eigenbelegen, die als Notfallbelege gelten, zu verwechseln. Denn wie bereits erwähnt, dienen Notfallbelege (Eigenbelege) als Ersatz für externe Belege, die verloren gegangen sind oder vernichtet wurden.
Im Weiteren, werden wir Eigenbeleg nur im Kontext des Notfallbelegs verwenden. Lassen Sie uns nun genauer darauf eingehen, wann ein Eigenbeleg erstellt werden sollte.
Gründe für Eigenbeleg: Wann muss ein Eigenbeleg erstellt werden?
Wie bereits erwähnt, sollte ein Eigenbeleg immer nur eine Notlösung sein. In manchen Fällen ist es jedoch erforderlich, einen Eigenbeleg als Ersatzbeleg zu erstellen. Beispiele dafür sind:
- Der Originalbeleg wurde entwendet
- Der Originalbeleg ist verloren gegangen
- Es wurde keine Quittung ausgestellt (z. B., Parkgebühren, Garderobenkosten, Trinkgeld)
- Der Originalbeleg wurde vernichtet
Schauen wir uns nun ein paar Beispiele an, um die Verwendung von Eigenbelegen zu verdeutlichen.
Eigenbeleg Beispiele & Eigenbeleg Vorlage
Mit den folgenden Beispielen möchten wir verdeutlichen, für welche Zwecke Sie einen Eigenbeleg erstellen können. Zudem, stellen wir Ihnen eine Eigenbeleg Vorlage zur Verfügung, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können.
Beispiel 1
Sie zahlen die Parkgebühren für eine Besprechung mit einem neuen Kunden. Der Parkautomat ist defekt, weshalb Sie keine Quittung bekommen. So könnte Ihr Eigenbeleg aussehen:
Beispiel 2
Sie bezahlen das Trinkgeld für das Geschäftsmittagessen in einem Café, bekommen aber keine Quittung dafür. Ihr Eigenbeleg könnte wie folgt aussehen:
Beispiel 3
Sie kaufen einen neuen Bürostuhl für Ihr Homeoffice. Leider verlieren Sie die Rechnung, haben aber mit Karte bezahlt, weshalb Sie den Kontoauszug dem Eigenbeleg beifügen. Ihr Eigenbeleg könnte wie folgt aussehen:
Eigenbeleg Vorlage
Um Ihnen eine schnelle Erstellung eines Eigenbelegs zu ermöglichen, möchten wir Ihnen hier eine kostenlose Eigenbeleg Vorlage zur Verfügung stellen.
Nach diesen Beispielen sollte klar sein, welche Angaben auf einen Eigenbeleg gehören. Lassen Sie uns aber nochmal etwas genauer darauf eingehen.
Welche Angaben gehören auf den Eigenbeleg?
Sie haben bereits einige Eigenbeleg Beispiele gesehen, doch im Allgemeinen gilt, spezielle Vorschriften über Form und Inhalt des Eigenbelegs gibt es nicht. Aus diesem Grund darf er auch handschriftlich erstellt werden. Dennoch ist es sinnvoll, ein paar Mindestangaben zu machen.
Zu denen gehören:
- Ort und Datum der Zahlung bzw. Leistung
- Angaben zum Zahlungsempfänger
- Name des Zahlungspflichtigen
- Höhe des Betrages (in Zahlen und Worten)
- Zweck der Zahlung
- Nettobetrag und die Höhe der zu zahlenden Steuern in Euro sowie Prozent (falls vorhanden)
- Unterschrift
Mit diesen Angaben können Sie in der Regel Streitigkeiten und Missverständnisse mit dem Finanzamt umgehen. Dennoch stellt sich die Frage, wie das Finanzamt Eigenbelege handhabt und wie sie sich vor allem auf die Steuererklärung auswirken.
Lassen Sie uns dies im Folgenden besprechen.
Wie wird der Eigenbeleg bei der Steuererklärung gehandhabt?
Ein Eigenbeleg ist definitiv kein idealer Ersatz für verloren gegangene Quittungen. Denn die Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Das liegt daran, dass nicht nachvollziehbar ist, ob der Zahlungsempfänger überhaupt eine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hat und mit welchem Umsatzsteuersatz gerechnet wurde.
Zudem sind die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 14 und § 15 des Umsatzsteuergesetzes nicht gegeben. Denn, ein Eigenbeleg ist keine ordentliche Rechnung. Dennoch unterliegen Eigenbelege der gesetzlichen Archivierungspflicht und sollten mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Wenn ein Eigenbeleg doch nicht so eine ideale Lösung ist, was könnten Sie dann tun, um Eigenbelege zu vermeiden?
Was tun, um Eigenbelege zu vermeiden?
Anfangs haben wir bereits kurz erwähnt, welche Alternativlösung es zu Eigenbelegen gibt: Software. Mit OCR-gesteuerter Software wie Klippa SpendControl können Quittungen und Rechnungen ganz einfach digitalisiert werden.
Sobald Sie eine Quittung erhalten, können Sie ein Foto mit Ihrem Smartphone machen und so den Beleg digital abspeichern. Sollten Sie dann den Originalbeleg verlieren, müssen Sie keinen Eigenbeleg mehr erstellen, da eine Kopie des Belegs bereits vorhanden ist.
Wenn Sie eine OCR-gesteuerte Software für das Fotografieren Ihrer Quittungen verwenden, können Sie sogar noch einen Schritt weiter gehen. Denn mit OCR können Datenfelder auf der Quittung erkannt, extrahiert und verifiziert werden.
Normalerweise kann OCR-gesteuerte Software problemlos mit dem Buchhaltungssystem (z. B. in Oracle NetSuite oder Microsoft Dynamics) Ihres Unternehmens verknüpft werden, was bedeutet, dass die extrahierten Daten innerhalb weniger Sekunden in Ihrem Buchhaltungssystem gespeichert werden. So erhalten Sie eine klare Übersicht über Ihre Ausgaben.
Dies sind nur die Standardfähigkeiten einer solchen Software. Klippa SpendControl bietet Ihnen noch vieles mehr. Im Folgenden möchten wir Ihnen gerne zeigen, was Klippa Ihnen bieten kann und wie Sie erfolgreich Eigenbelege minimieren können.
Klippa für die Digitalisierung Ihrer Belege
Mit Klippa SpendControl können Sie Ihre Belege nicht nur digitalisieren, sondern Ihre Ausgaben managen, Spesen zurückerstatten und Arbeitsabläufe beschleunigen.
Unsere Software lässt sich schnell und einfach mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpfen. Dies ermöglicht ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen unserer Software und Ihrem vorhandenen System.
Wie die Software funktioniert
Eigenbelege von verloren gegangenen oder entwendeten Belegen können vermieden werden, da Sie mit der Klippa App ganz einfach Ihre Quittungen verarbeiten können.
Mit einem einzigen Foto wird die Quittung automatisch von unserer OCR Software weiterverarbeitet. Dies bedeutet, dass die folgenden Informationen innerhalb weniger Sekunden von der Quittung extrahiert und in die App eingetragen werden:
- Händlername
- Kaufdatum
- Gesamtbetrag
- Mehrwertsteuernummer
- Währung
Das Foto der Quittung und alle Informationen sind somit direkt in dem Buchhaltungssystem des Unternehmens gespeichert. Sollte dann der Originalbeleg verloren gehen, haben Sie sofort eine Kopie bei Hand.
Hinzu kommt, dass Klippa SpendControl auch für das Rückerstatten von Spesen und Reisekosten dienen kann. Die Quittung, die Sie bereits fotografiert haben, kann direkt als Spesen oder Reisekosten mit der App eingereicht werden.
Manager oder weitere autorisierte Mitarbeiter können dann ganz einfach die Ausgaben genehmigen und das Geld zurückerstatten.
Unsere Spesenmanagement-Software bietet in diesem Ablauf noch weitere wichtige Funktionen. Sie kann Duplikate von Quittungen erkennen und sendet eine Warnung aus. So können Sie sichergehen, dass Sie Ausgaben nicht doppelt verarbeiten und Ihr Unternehmen vor Betrug schützen.
Neben diesen Funktionen verfügt SpendControl über viele weitere Möglichkeiten, die Ihr Unternehmen verbessern können. So können Sie beispielsweise Kategorien und Kostenstellen erstellen, Reklamationsrichtlinien durch intelligente Geschäftsregeln umsetzen und den Genehmigungsprozess automatisieren.
Möchten auch Sie Ihr Expense Management auf ein nächstes Level bringen und Ihre Mitarbeiter vor lästigen Eigenbelegen bewahren? Wir zeigen Ihnen gerne, wie wir Ihnen weiterhelfen können.
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