Die 6 besten Softwares für die elektronische Rechnungsstellung in 2025

Die elektronische Rechnungsstellung wird für Unternehmen immer wichtiger, da sie in immer mehr Ländern, insbesondere in Europa, obligatorisch wird. Die Regierungen fördern die Einführung, indem sie elektronische Rechnungen für Transaktionen sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor vorschreiben.

Deutschland wird ab Januar 2025 die verpflichtende Annahme von E-Rechnungen einführen und plant, den Übergang zügig abzuschließen. Da sich Vorschriften ändern und Unternehmen nach effizienten Lösungen suchen, ist die Wahl der richtigen E-Rechnungs-Software wichtiger denn je.

In diesem Blog stellen wir Ihnen sechs führende E-Invoicing-Plattformen für das Jahr 2025 vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Kurzübersicht

Die 6 besten Softwares für E-Rechnungen für 2025 sind:

1. Klippa DocHorizon
2. Klippa SpendControl
3. Lexware Office
4. sevDesk
5. FastBill
6. DATEV

Was ist E-Rechnungs-Software?

E-Rechnungs-Software, auch als elektronisches Rechnungsstellungssystem bekannt, ist eine digitale Lösung, die Unternehmen bei der Erstellung, dem Versand und der Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt. Mit dieser Software lassen sich Rechnungen vollständig elektronisch verwalten – von der Erstellung über den Versand und Empfang bis hin zur Verarbeitung und Nachverfolgung – ganz ohne Papier oder PDFs.

E-Rechnungen funktionieren ähnlich wie Online-Banking: Statt Schecks auszustellen oder manuelle Rechnungsverarbeitung, digitalisiert die Software den gesamten Prozess. Das macht die Rechnungsstellung schneller, effizienter und zuverlässiger.

Die 6 wichtigsten Softwarelösungen für die elektronische Rechnungsstellung in 2025

Klippa DocHorizon: Für die Automatisierung des E-Invoicing-Workflows

Klippa DocHorizon ist eine IDP-Plattform, die KI-gestützte OCR-Technologie für das Scannen, Klassifizieren, Anonymisieren, Extrahieren und Verifizieren von Dokumenten nutzt. Sie wurde für Unternehmen entwickelt, die eine effiziente und unkomplizierte Lösung zur automatisierten Datenerfassung aus Dokumenten benötigen – ideal für Organisationen mit etablierten Workflows, die ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren und automatisieren möchten.

Klippas Plattform ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point. Damit können Nutzer sofort dem PEPPOL-Netzwerk beitreten und mit ihrer zugewiesenen ID nahtlos Daten austauschen – vollkommen konform mit den europäischen E-Procurement-Standards. Mit DocHorizon lassen sich elektronische Dokumente automatisch konvertieren, senden, empfangen, verarbeiten, verifizieren und archivieren.

Vorteile

• Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen in allen erforderlichen Formaten
• Umwandlung von PDF-Rechnungen in EDI-Dateiformate wie XML und UBL
• Extrahieren beliebiger Daten aus eingehenden Rechnungen mit Klippa’s KI-unterstütztem OCR
• Verhindern von Rechnungsbetrug mit einem integrierten 2-Wege-Abgleich-System
• Einhaltung der E-Rechnungs-Vorschriften in über 50 Ländern
• Sichere Archivierung von Rechnungen für 10 Jahre
• Gewährleistung der Datensicherheit mit Klippas ISO27001-zertifizierter und DSGVO-konformer Software
• Integration in bestehende ERP-, CRM-, SRM- oder andere Finanzsysteme

Nachteile

• Kann keine Original- oder individuellen Rechnungen erstellen
• Keine eingebaute E-Signatur-Funktion

Preismodell

• €25 Guthaben zum Testen der Plattform
• Lizenz- oder nutzungsbasiertes Preismodell
• Kontaktieren Sie das Team für Preisinformationen

Klippa DocHorizon eignet sich am besten für mittelgroße bis große Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.

Klippa SpendControl: Für vollständiges AP-Management

Klippa SpendControl ist eine Software für das Pre-Accounting, die Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement und Firmenkreditkarten in einer Lösung vereint – für ein durchgängiges Kreditorenmanagement. Sie automatisiert das Scannen, Freigeben und Buchen von Rechnungen und verwandelt zeitaufwendige Aufgaben in nur wenige Klicks.

Mit SpendControl können Nutzer E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk empfangen, diese scannen, gemäß individuellen Geschäftsregeln freigeben und direkt in das bevorzugte Finanzverwaltungssystem buchen.

Vorteile

• Empfang, Genehmigung und Buchung von E-Rechnungen über zertifizierten PEPPOL Access Point
• Verwaltung von Lieferantenrechnungen, Mitarbeiteraufwendungen und Geschäftskreditkarten auf einer Plattform
• Kontrolle der Verbindlichkeiten über intuitive Dashboards
• Anpassung des Genehmigungsmanagements mit mehrstufigen Freigabeprozessen
• Einhaltung der Steuer- und Datenschutzvorschriften mit Klippas ISO27001-zertifizierter und DSGVO-konformer Lösung
• Vorbeugung von Rechnungsbetrug durch eingebaute Duplikaterkennung und IBAN-Prüfung
• Integration von SpendControl mit Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software, wie DATEV, Quickbooks, NetSuite oder SAP

Nachteile

• Kann keine E-Rechnungen erstellen und versenden
• Keine integrierte 2-Wege-Abgleich-Funktion (kommt 2025)

Preisgestaltung

• Effektiver Plan: Bis zu 4.000 Rechnungen pro Jahr mit 10 aktiven Nutzern, 95 $/Monat
• Premium Plan: Bis zu 12.000 Rechnungen pro Jahr mit 30 aktiven Nutzern, 275 $/Monat
• Individueller Plan: Vollständig angepasste AP-Lösung mit SSO für Nutzer- und Workflow-Kontrolle. Kontaktieren Sie uns für weitere Preisinformationen.

Klippa SpendControl eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Unternehmen.

Lexware Office

Lexware Office ist eine umfassende Softwarelösung für Buchhaltung und Rechnungsstellung, die sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Sie unterstützt die Verwaltung von E-Rechnungen und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Finanzalltag erleichtern.

Vorteile

• E-Rechnungen in XRechnung & ZUGFeRD-Format erstellen & versenden
• Automatische Belegverarbeitung – bis zu 90 % Erkennung
• Unbegrenzte Nutzeranzahl ohne Zusatzkosten
• Optionale Lohnbuchhaltung für bis zu 50 Mitarbeiter

Nachteile

• Viele Funktionen – Einarbeitungszeit für Einsteiger nötig
• Erweiterte Funktionen wie Lohnbuchhaltung kosten extra

Preisgestaltung

• Verschiedene Preismodelle für Selbstständige & KMU
• Basisversion ab ca. 15 €/Monat
• Preis steigt mit Funktionsumfang & Nutzeranzahl
• Erweiterte Pakete mit Lohnbuchhaltung & Berichten
• Testversion meist verfügbar

Insgesamt ist Lexware Office eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die eine umfassende Software für ihre Finanzverwaltung suchen. Die verschiedenen Pakete ermöglichen es, die Software an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

sevDesk

sevDesk ist eine Buchhaltungssoftwarelösung, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde, um die Buchhaltung zu digitalisieren und die Erstellung von E-Rechnungen zu ermöglichen.

Vorteile

• Intuitive Oberfläche für einfachen Einstieg & effizientes Arbeiten
• Belege per App erfassen – automatische Datenauslese & Zuordnung
• Online-Banking-Anbindung für automatischen Transaktionsabgleich
• Cloudbasiert – flexibel von überall nutzbar

Nachteile

• Zusatzfunktionen wie Zeiterfassung kosten extra
• Eingeschränkte Individualisierung, z. B. Rechnungslayouts
• Keine integrierte Lohnbuchhaltung

Preisgestaltung

• Verschiedene Tarife je nach Bedarf verfügbar
• Ab ca. 8 €/Monat für einfache Rechnungserstellung
• Buchhaltungsfunktionen (EÜR, GuV) ab ca. 16 €/Monat
• Erweiterte Pakete für komplexere Anforderungen
• Kostenlose Testphase vor dem Kauf

Insgesamt ist sevDesk eine leistungsstarke und flexible Lösung für kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren und den Anforderungen an E-Rechnungen gerecht werden möchten.

FastBill

FastBill ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige und kleine Unternehmen entwickelt wurde, um die Erstellung von E-Rechnungen zu erleichtern und die Buchhaltung zu vereinfachen.

Vorteile

• XRechnung & ZUGFeRD – E-Rechnungen gesetzeskonform versenden
• Einfache Bedienung – ideal für kleine Unternehmen & Selbstständige
• Automatisierte Belegerkennung & Rechnungsversand
• Cloudbasiert – kein Installationsaufwand
• Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware & Steuerberatern

Nachteile

• Weniger Anpassungsmöglichkeiten als größere ERP-Lösungen
• Umfassende Automatisierungen nur in teureren Tarifen
• Keine tiefgehenden Finanzanalyse-Tools – Fokus auf Rechnungsstellung

Preisgestaltung

• Solo: Für Einzelunternehmer, ab 10 € pro Monat.
• Plus: Für wachsende Unternehmen, ab 20 € pro Monat.
• Pro: Für Teams, ab 35 € pro Monat.
• Premium: Für Unternehmen mit hohem Automatisierungsbedarf, ab 59 € pro Monat.

DATEV eG

DATEV ist ein genossenschaftlich organisierter IT-Dienstleister, der umfassende Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen anbietet, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungsstellung. Die Lösungen unterstützen auch die Verarbeitung von E-Rechnungen.

Vorteile

• Hohe Konformität – unterstützt XRechnung, ZUGFeRD & weitere Formate
• Direkte Integration mit Steuerberatung – DATEV für einfachen Datenaustausch
• Modular erweiterbar – Rechnungsstellung, Lohnabrechnung & mehr
• Zuverlässiger Datenschutz – hohe Sicherheitsstandards

Nachteile

• Komplex – weniger intuitiv für Selbstständige, eher für fortgeschrittene Unternehmen
• Preisstruktur – Kosten variieren je nach Modul
• Keine echte Cloud-Lösung – viele Funktionen lokal installiert

Preisgestaltung

• Preisgestaltung variiert je nach Modul & Nutzeranzahl
• „DATEV Unternehmen online“ kostet 11 €/Monat für bis zu 10 Nutzer, jeder weitere 2 €/Monat
• Aktuelle Preisinformationen in der DATEV-Preisliste prüfen

DATEV eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die eine umfassende und integrierte Lösung für ihre Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsprozesse suchen und Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater legen.

Welche Funktionen sind entscheidend bei der Softwareauswahl?

Die Wahl der richtigen E-Rechnungs-Software beginnt mit der Identifizierung der wichtigsten Funktionen, die zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, haben wir die essenziellsten und gefragtesten Funktionen zusammengestellt:

PEPPOL-Kompatibilität

• Zertifizierte Anbindung: Die Software sollte von der PEPPOL-Behörde zertifiziert sein, um den grenzüberschreitenden Rechnungsversand innerhalb des PEPPOL-Netzwerks zu ermöglichen. Die Zertifizierung stellt sicher, dass Rechnungen den technischen und funktionalen Standards entsprechen.
• Access-Point-Integration: PEPPOL erfordert eine Anbindung an einen Access Point – eine sichere Schnittstelle zum Senden und Empfangen von Rechnungen innerhalb des Netzwerks. Ohne diese Integration können Unternehmen keine E-Rechnungen mit Behörden oder anderen Netzwerkmitgliedern austauschen.
• Vielfältige Dokumenttypen: Neben Rechnungen sollten auch Gutschriften und Bestellungen unterstützt werden. Beispielsweise muss die Software Bestellungen verwalten können, falls ein Unternehmen diese vor der Rechnungsstellung versendet.

Unterstützung lokaler Standards

• Länderspezifische Formate: In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD vorgeschrieben, während in anderen Ländern Formate wie FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich) oder UBL (Niederlande) erforderlich sind. Fehlende Unterstützung kann zur Ablehnung durch die Steuerbehörden führen.
• Pflichtangaben: Dazu gehören die Steueridentifikationsnummer (z. B. USt-IdNr.), Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Käufer- und Verkäuferdetails, Artikelbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise, Steueraufschlüsselung und Gesamtsummen.

Automatisierter Datenaustausch

• Direkte Integration mit Behördenportalen: Beispielsweise ermöglicht die Anbindung an das spanische SII-System (Immediate Supply of Information) die Echtzeit-Übermittlung von Rechnungen an die Steuerbehörden. In Italien erfolgt die Übermittlung über das SDI-Portal.
  Automatisierte Lieferantenkommunikation: Rechnungen werden direkt in das System eingespielt, wodurch manuelle Verarbeitung und E-Mail-basierte Rechnungsverwaltung reduziert werden.

Datenextraktion & Abgleich

• Erweiterte OCR-Technologie: Automatische Texterkennung aus PDFs, Scans oder Fotos von Rechnungen. Idealerweise mit KI-gestütztem OCR, das mehrsprachige Rechnungen und komplexe Layouts erkennt.
• Intelligenter Abgleich: 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich zwischen Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen. So wird z. B. überprüft, ob eine Rechnung mit 100 gelieferten Artikeln mit der Bestellung und dem Lieferschein übereinstimmt.
• Duplikaterkennung: Warnt, wenn eine Rechnung mit derselben Nummer, demselben Datum und denselben Lieferantendetails bereits verarbeitet wurde.

Workflow-Automatisierung

• Automatische Weiterleitung: Rechnungen werden basierend auf vordefinierten Regeln an die richtigen Genehmiger gesendet. Zum Beispiel könnten Rechnungen unter 500 € an eine Junior-Managerin gehen, während größere Summen von der Geschäftsleitung genehmigt werden müssen.
• Systemintegration: Direkte Anbindung an Buchhaltungssoftware wie SAP oder QuickBooks, um manuelle Dateneingaben zu vermeiden und Abstimmungsprozesse zu beschleunigen.

Echtzeit-Validierung

• Fehlervermeidung: Die Software prüft, ob Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. die korrekten Mehrwertsteuersätze (19 % in Deutschland, 20 % in Großbritannien) enthalten.
• Schema-Konformität: Rechnungen müssen bestimmten technischen Formaten wie XML oder JSON entsprechen.
• Automatische Korrekturvorschläge: Erkennt fehlende Steuer-IDs, falsche Summen oder inkonsistente Rechnungsnummern und gibt konkrete Anleitungen zur Behebung.

Digitale Signaturen

• Rechtliche Gültigkeit: Muss den eIDAS-Vorschriften (EU) oder ESIGN (USA) entsprechen, damit digitale Rechnungen rechtlich anerkannt und durchsetzbar sind.
• Verifizierung eingehender Rechnungen: Prüft digitale Signaturen zur Betrugsprävention.

Zertifizierte Sicherheitsstandards

• ISO 27001-Zertifizierung: Stellt sicher, dass der Anbieter strenge Maßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten implementiert hat.
• DSGVO-Konformität: Garantiert, dass personenbezogene und finanzielle Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden.

Diese Liste gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen einer leistungsfähigen E-Rechnungs-Software. Doch jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Prüfen Sie, welche Features Ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse am besten abdecken. Die richtige Software sollte nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern auch mit Ihrem Unternehmen wachsen.

So finden Sie die beste E-Rechnungs-Software

Nachdem Sie nun unsere Top-Empfehlungen für die beste E-Rechnungs-Software sowie die wichtigsten Funktionen für 2025 kennen, können Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Um Ihnen den Auswahlprozess zu erleichtern, haben wir ihn in sechs einfache Schritte unterteilt:

1. Analysieren Sie Ihren aktuellen Bedarf

Überlegen Sie zunächst, welche Anforderungen Sie an die Software haben. Brauchen Sie eine umfassende Lösung, die Rechnungen erstellt, versendet, empfängt und automatisch verarbeitet? Oder suchen Sie nur ein einfaches Tool zur Rechnungsstellung für kleinere Kunden?

Erstellen Sie eine Liste mit unverzichtbaren und optionalen Funktionen, die später durch Anbieter-Support oder Anpassungen ergänzt werden können, zum Beispiel spezielle Rechnungsvorlagen. So stellen Sie sicher, dass Sie nur für Funktionen zahlen, die Sie wirklich benötigen.

2. Prüfen Sie die lokalen E-Rechnungsvorschriften

Recherchieren Sie die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem Land oder Bundesland. Müssen Sie bereits eine verpflichtende E-Rechnungslösung nutzen oder wird eine Einführung in naher Zukunft erwartet?

Achten Sie darauf, dass die Software folgende Punkte unterstützt:

• Vorgeschriebene Rechnungsformate wie XML oder JSON, die mit staatlichen Systemen kompatibel sind
• Automatische Extraktion wichtiger Datenfelder für korrekte Steuerberechnungen
• Einhaltung von Sicherheitsstandards wie zertifizierte Archivierung innerhalb des Landes
• API-Integration mit staatlichen Portalen

Wichtig: Wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern in Europa zusammenarbeiten oder Ihr Land E-Rechnungen mit speziellen Anforderungen vorschreibt, ist PEPPOL-Kompatibilität ein Muss. PEPPOL wird mittelfristig der Standard für den reibungslosen Datenaustausch in Europa sein.

Achten Sie darauf, dass die Software PEPPOL-zertifiziert ist und eine Anbindung an einen PEPPOL Access Point bietet, um Rechnungen mit anderen Unternehmen und Behörden auszutauschen.

3. Definieren Sie Ihr Budget

Überlegen Sie, welche Kosten auf Sie zukommen:

• Software-Lizenzierung: Ist das Modell abonnementsbasiert (monatlich/jährlich), pro Rechnung oder als Einmalzahlung?
• Implementierungskosten: Fallen Gebühren für Anpassungen, Integrationen, Datenmigration oder Schulungen an?
• Laufende Kosten: Gibt es Kosten für Support, Updates oder Fehlerbehebungen? Werden für Zahlungsabwicklungen Transaktionsgebühren fällig?

Berechnen Sie anschließend den Return on Investment (ROI):

• Ermitteln Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden aktuell für die Rechnungsstellung aufwenden, zum Beispiel Erstellen, Versenden, Mahnungen oder manuelle Eingaben. Kalkulieren Sie die entsprechenden Kosten auf Basis der Stundenlöhne.
• Berücksichtigen Sie mögliche Einsparungen durch frühere Zahlungen und weniger Mahngebühren.
• Analysieren Sie frühere Fehlerkosten und schätzen Sie ein, wie stark diese durch die Software reduziert werden können.

Nutzen Sie die Formel:
ROI = (Netto-Gewinn / Investitionskosten) × 100

Basierend auf diesen Zahlen setzen Sie ein Budget fest und verhandeln mit Anbietern über das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

4. Software recherchieren und eine Vorauswahl treffen

Vergleichen Sie verschiedene E-Rechnungs-Anbieter anhand von Erfahrungsberichten, Fachartikeln und den Websites der Anbieter. Nutzen Sie kostenlose Demos oder Testversionen, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.

Erstellen Sie eine Checkliste oder eine Excel-Tabelle, um die wichtigsten Kriterien zu notieren und die Plattformen direkt zu vergleichen. Basierend auf Ihrer Recherche und ersten Tests wählen Sie zwei bis drei Favoriten aus.

5. Bewerten und final entscheiden

Vereinbaren Sie Demos mit Ihren Favoriten und stellen Sie gezielte Fragen:

• Wie gut lässt sich die Software in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem integrieren?
• Welche Support-Optionen gibt es, zum Beispiel Live-Chat, Telefonsupport oder persönliche Betreuung?
• Welche Vertragsbedingungen und Kündigungsfristen gelten?

Vergleichen Sie die Softwarelösungen anhand der gebotenen Funktionen, des Preis-Leistungs-Verhältnisses und der langfristigen Skalierbarkeit. Wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

6. Implementierung und Überwachung

Nach der Entscheidung folgt die Implementierung:

• Entwickeln Sie einen detaillierten Plan für die Einführung, inklusive Schulungen für Ihr Team.
• Definieren Sie KPIs (Leistungskennzahlen) wie Rechnungsverarbeitungszeit, Zahlungsquote und Kundenzufriedenheit.
• Überwachen Sie den ROI und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Mit diesem strukturierten Auswahlprozess finden Sie eine E-Rechnungs-Software, die Ihr Unternehmen optimal unterstützt – heute und in Zukunft.

Fazit

Mit Klippa können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und E-Rechnungen direkt über das Peppol-Netzwerk austauschen. Sparen Sie Kosten und Implementierungsaufwand, indem Sie mit Klippa als zertifiziertem Peppol Access Point sofort eine Peppol-ID erhalten.

Nutzen Sie unsere IDP-Plattform oder unsere Lösung für Kreditorenbuchhaltung, um Dokumenten-Workflows zu automatisieren und Ihre E-Rechnungsprozesse zu vereinfachen. Erfüllen Sie die neuesten gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung und reduzieren Sie gleichzeitig Zeit- und Kostenaufwand bei der Rechnungsverarbeitung.

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