Effiziente Rechnungsprüfungsprozesse sind ein wesentlicher Bestandteil moderner Finanzabteilungen. Manuelle Verfahren sind oft zeitintensiv, fehleranfällig und ressourcenintensiv.
Mit einer automatisierten Lösung lassen sich diese Herausforderungen gezielt adressieren. Digitale Workflows ermöglichen es, Prozesse zu standardisieren, Fehler zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu erleichtern. Gleichzeitig können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, während die Transparenz im Rechnungswesen erhöht wird.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie eine automatisierte Rechnungsverarbeitung dazu beitragen kann, die Effizienz Ihrer Finanzprozesse nachhaltig zu verbessern.
Kurzübersicht
- Effiziente Rechnungsprüfung: Digitale Workflows reduzieren Verzögerungen und schaffen Transparenz.
- Fehlerfrei & gesetzeskonform: Automatisierte Prüfungen minimieren Fehler und sichern Compliance.
- Zeit- & Kostenersparnis: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Verarbeitung und Skonto-Vorteile.
- Intelligente Software: Tools wie Klippa SpendControl automatisieren Erfassung, Prüfung & Archivierung.
Rechnungsprüfung erklärt: Definition & Kernelemente der Prozesse
Die Rechnungsprüfung bezeichnet den gesamten Prozess, bei dem eingehende Rechnungen überprüft werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht und inhaltlich korrekt ist. Nur nach einer erfolgreichen Prüfung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
Bestandteile der Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung umfasst mehrere wichtige Bestandteile, die sicherstellen, dass Rechnungen korrekt und fehlerfrei sind:
- Formelle Prüfung: Überprüfung, ob alle notwendigen Rechnungsangaben vorhanden sind (z. B. Rechnungsnummer, Steuernummer, Betrag).
- Inhaltliche Prüfung: Sicherstellen, dass die Rechnung mit den Bestell- oder Lieferbedingungen übereinstimmt und keine Fehler wie falsche Mengen oder Preise enthalten sind.
- Zahlungsprüfung: Überprüfung der Zahlungsbedingungen (Skonto, Fälligkeit) und der korrekten Berechnung von Steuern und Beträgen
Wichtige Schritte und Aufgaben im Prüfprozess
Der Prüfprozess gliedert sich in mehrere Schritte:
- Erfassung und Prüfung der Rechnung: Zuerst wird die Rechnung erfasst und auf formelle Korrektheit überprüft.
- Abgleich mit Bestellungen und Verträgen: Die Rechnung wird mit der Bestellung oder dem Vertrag abgeglichen, um sicherzustellen, dass die Leistungen oder Lieferungen korrekt abgerechnet wurden.
- Prüfung der Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsmodalitäten (wie Skontofristen und Fälligkeit) werden kontrolliert.
- Freigabe der Rechnung: Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe zur Zahlung durch die zuständige Person.
- Dokumentation und Archivierung: Alle relevanten Informationen und Belege werden dokumentiert und archiviert, um eine nachvollziehbare Historie zu gewährleisten.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass die Rechnungsprüfung effizient und fehlerfrei durchgeführt wird, sodass Unternehmen ihre Zahlungen korrekt und termingerecht leisten können.
Zuständigkeiten
Die Zuständigkeit für die Rechnungsprüfung liegt in der Regel bei der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung des Unternehmens. Insbesondere bei größeren Unternehmen übernimmt die Kreditorenbuchhaltung diese Aufgabe, da sie für die Bearbeitung eingehender Rechnungen zuständig ist.
Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen wird diese Aufgaben meist von der normalen Buchhaltung übernommen. Diese prüft dann, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist, also ob die aufgeführten Positionen mit der Bestellung und der tatsächlich erbrachten Leistung übereinstimmen.
Die abschließende formale Prüfung, einschließlich der Überprüfung gesetzlicher Vorgaben und der Zahlungsfreigabe, liegt dann wieder bei der Buchhaltung. In größeren Unternehmen können hierfür spezifische Rollen, wie ein „Rechnungsprüfer“ oder ein „Freigabeverantwortlicher“, benannt sein.
Arten der Rechnungsprüfung
Es gibt grundsätzlich zwei Hauptarten der Rechnungsprüfung: die formelle Prüfung und die inhaltliche Prüfung. Beide dienen dazu, sicherzustellen, dass Rechnungen korrekt und vollständig sind, bevor sie gebucht und bezahlt werden. Im Folgenden werden diese Arten detailliert erläutert:
Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung konzentriert sich auf die rechtlichen und formalen Anforderungen an eine Rechnung. Hierbei wird überprüft, ob die Rechnung alle vorgeschriebenen Angaben enthält und den rechtlichen Anforderungen (z. B. gemäß § 14 UStG in Deutschland) entspricht.
Prüfkriterien:
- Rechnungssteller: Stimmt der Name und die Adresse des Rechnungsstellers?
- Rechnungsdatum: Ist das Datum der Ausstellung korrekt angegeben?
- Rechnungsnummer: Ist eine eindeutige und fortlaufende Nummer vorhanden?
- Steuerliche Angaben: Sind die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers enthalten?
- Empfängerangaben: Stimmt der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers (Unternehmen)?
- Leistungsbeschreibung: Wird die erbrachte Leistung oder Lieferung in ausreichendem Detail beschrieben?
- Steuersätze und Beträge: Sind der korrekte Steuersatz und die darauf basierende Umsatzsteuer angegeben?
- Gesamtbetrag: Wurde der korrekte Endbetrag ausgewiesen?
Ziel: Die formelle Prüfung sorgt dafür, dass die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und buchhalterisch verarbeitet werden kann.
Inhaltliche Rechnungsprüfung
Die inhaltliche Rechnungsprüfung bezieht sich auf die sachliche und fachliche Richtigkeit der Rechnung. Dabei wird sichergestellt, dass die Rechnung mit den vereinbarten Leistungen und Konditionen übereinstimmt.
Prüfkriterien:
- Lieferung/Leistung: Wurden die auf der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Produkte tatsächlich erbracht oder geliefert?
- Bestellung und Vertrag: Entsprechen die Rechnungspositionen den Bedingungen der Bestellung, dem Angebot oder Vertrag (z. B. Preis, Menge, Qualität)?
- Mengenkontrolle: Stimmen die auf der Rechnung angegebenen Mengen mit den gelieferten oder geleisteten Mengen überein?
- Rechnungskorrekturen: Wurden eventuelle Nachlässe, Gutschriften oder Reklamationen berücksichtigt?
- Zahlungsbedingungen: Wurden die vereinbarten Zahlungsfristen und Skontoangaben korrekt übernommen?
Ziel: Die inhaltliche Prüfung gewährleistet, dass die Rechnung sachlich korrekt ist und eine unberechtigte Zahlung ausgeschlossen wird.
Zusammenwirken der Prüfungen
Die formelle Prüfung erfolgt üblicherweise als erster Schritt, um grundlegende Fehler oder Unvollständigkeiten aufzudecken. Anschließend wird die inhaltliche Prüfung durchgeführt, oft in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, die für die Bestellung oder den Empfang der Lieferung verantwortlich sind.
Digitale Rechnungsworkflows
Vorteile
Digitale Rechnungsworkflows machen den gesamten Prüfprozess effizienter und reduzieren Fehlerquellen. Rechnungen werden digital überwacht und nachvollziehbar dokumentiert, was eine lückenlose Kontrolle ermöglicht. Durch die automatische Belegauslese wird die formelle Prüfung zusätzlich abgesichert. Außerdem bieten digitale Systeme eine bessere Übersicht und schnellere Durchlaufzeiten, was zu Kostensenkungen führt.
Nachteile
Die Einführung einer Softwarelösung kann mit einmaligen oder laufenden Kosten verbunden sein. Zudem müssen sich Mitarbeiter und Steuerberater auf neue Prozesse umstellen, was anfangs zu Wechselkosten führen kann. Eine benutzerfreundliche Lösung mit gutem Support kann diese jedoch minimieren. Zudem ist mehr technisches Know-how erforderlich, um den digitalen Workflow effizient zu nutzen.
Unser Tipp: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware ist der Umstieg zu einer digitalen Rechnungsprüfung nicht schwer.
Die Rolle der E-Rechnung
E-Rechnungen bieten zahlreiche Optimierungspotenziale in der Rechnungsprüfung. Sie ermöglichen eine schnellere Verarbeitung, verbessern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance) und tragen zur Kostenreduktion bei.
Durch die nahtlose Integration in digitale Workflows können E-Rechnungen den gesamten Prüfprozess automatisieren und vereinfachen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt die Bearbeitung. Automatisierte Prozesse mit E-Rechnungen steigern die Effizienz und sorgen für eine zuverlässige Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Rechnungsdaten.
Smarte Rechnungsworkflows: So digitalisieren Sie die Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen
Es gibt verschiedene Ansätze zur Rechnungsdigitalisierung. Damit der Übergang reibungslos verläuft, empfehlen wir Ihnen, die folgenden fünf Schritte zu beachten:
1. Rechnungseingang digitalisieren
Stellen Sie sicher, dass alle eingehenden Rechnungen elektronisch erfasst werden, sei es per E-Mail oder über ein Rechnungsmanagement-System. Dies erleichtert die weitere Verarbeitung und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
2. Verantwortlichkeiten festlegen
Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Rechnungsprüfung und -freigabe. Jede Abteilung sollte wissen, wer für die Prüfung und Freigabe der Rechnungen zuständig ist, um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden.
4. Mitarbeiter einbinden
Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Digitalisierungsprozess ein. Schulungen und offene Kommunikation sind entscheidend, um Widerstände zu minimieren und das gesamte Team auf die neuen Prozesse vorzubereiten.
5. Onboarding einfach gestalten
Sorgen Sie für eine einfache Integration neuer Mitarbeiter in den digitalen Rechnungsworkflow. Ein klar strukturiertes Onboarding-Programm stellt sicher, dass alle Beteiligten schnell und effizient mit den neuen Systemen arbeiten können.
6. Prozess regelmäßig überprüfen und anpassen
Überprüfen Sie regelmäßig die Effizienz Ihrer digitalen Rechnungsprozesse und passen Sie diese gegebenenfalls an. Die kontinuierliche Optimierung sorgt dafür, dass Ihr Rechnungsworkflow stets den aktuellen Anforderungen entspricht und Fehler vermieden werden.
Rechnungsfreigabe: Der letzte Schritt der Rechnungsprüfung
Die Rechnungsfreigabe ist der abschließende Schritt der Rechnungsprüfung und unverzichtbar, bevor Rechnungen bezahlt werden dürfen. Dabei wird sichergestellt, dass alle formellen und inhaltlichen Aspekte der Rechnung korrekt sind und keine Fehler vorliegen.
Manuelle vs. digitale Rechnungsfreigabe
Früher war die manuelle Rechnungsfreigabe papierbasiert, zeitaufwendig und fehleranfällig, besonders bei Abwesenheiten oder Missverständnissen. Mit digitalem Rechnungsmanagement läuft der Freigabeprozess vollständig elektronisch: Rechnungen werden effizient erfasst, geprüft und ortsunabhängig freigegeben. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz.
Wie Klippa SpendControl Ihre digitale Rechnungsprüfung optimiert
Entdecken Sie, wie unsere automatisierte Software Ihr Rechnungswesen revolutioniert – von der Prüfung bis zur Freigabe. Mit Klippa SpendControl bieten wir eine effiziente Lösung, die den gesamten Rechnungsprüfungsprozess in Ihrem Unternehmen vereinfacht.
Unser Fokus liegt darauf, die Arbeit Ihrer Finanzabteilung durch Automatisierung zu entlasten, damit sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann. Durch intelligente Prozesse wird die Fehlerquote reduziert und der Prüfaufwand erheblich verringert.
Mit SpendControl profitieren Sie außerdem von folgenden Funktionen:
- Zentralisierte Verwaltung: Verwalten Sie Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform.
- Effizientes Rechnungsmanagement: Scannen, reichen Sie ein, bearbeiten und genehmigen Sie Rechnungen über das Web oder eine mobile App.
- Hohe Datenqualität: Erzielen Sie mit der OCR-Technologie von Klippa eine 99-prozentige Genauigkeit bei der Datenerfassung von Rechnungen.
- Überblick behalten: Nutzen Sie intuitive Dashboards, um die volle Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung zu behalten.
- Individuelle Workflows: Passen Sie Freigabeprozesse mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an Ihre Anforderungen an.
- Sicherheit und Compliance: Unsere ISO27001-zertifizierte und GDPR-konforme Lösung gewährleistet die Einhaltung von Steuer- und Datenschutzvorschriften.
- Internationale Zahlungen: Profitieren Sie von automatisierter Unterstützung für mehrere Währungen.
- Betrugsprävention: Schützen Sie sich vor Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und verdächtigen Vorgängen.
- Nahtlose Integration: Verbinden Sie SpendControl mit Buchhaltungs- und ERP-Software wie DATEV oder SAP.
Intelligente Workflows in der Praxis: Klippa SpendControl und DATEV
Die Verbindung von Klippa SpendControl mit DATEV ermöglicht es Ihnen zudem, den Rechnungsprüfungsprozess schnell und fehlerfrei zu gestalten. Wenn Ihr Unternehmen DATEV Unternehmen online nutzt, lässt sich Klippa SpendControl problemlos integrieren und sorgt für einen nahtlosen Ablauf.
Diese Schnittstelle ermöglicht eine automatisierte Prüfung und Freigabe von Rechnungen, spart wertvolle Zeit und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen schnell und korrekt bearbeitet werden.
FAQ
Eine fehlerfreie Rechnungsfreigabe erfordert standardisierte Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und moderne Technologien, die Fehlerquellen minimieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Einsatz spezialisierter Softwarelösungen, die auf die digitale Rechnungsverarbeitung ausgerichtet sind.
Sie stellt sicher, dass Rechnungen korrekt sind, Zahlungen rechtzeitig erfolgen und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Digitale Rechnungsfreigaben sparen Zeit, reduzieren Fehler, erhöhen die Transparenz und sorgen für eine effiziente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sie ermöglichen eine schnelle, sichere und nachvollziehbare Abwicklung von Rechnungen.
Eine Rechnung gilt als zugestellt, wenn sie dem Empfänger in einer vereinbarten Form (z. B. per Post oder E-Mail) zugegangen ist und dieser sie unter normalen Umständen empfangen konnte. Bei elektronischer Zustellung gilt die Rechnung als zugestellt, sobald sie im Posteingang des Empfängers eingegangen ist.
Ja, mit einer digitalen Lösung können Sie Ihr Rechnungsmanagement jederzeit und von überall aus bearbeiten, solange Sie über einen Internetzugang verfügen. Dies ermöglicht eine flexible und effiziente Bearbeitung, auch wenn Sie nicht im Büro sind.