42 % der befragten Büroangestellten gaben an, dass sie produktiver wären, wenn sie weniger administrative Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten, die Pflege von Datenbanken oder die Überprüfung von Dokumenten auf Vollständigkeit hätten. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage von Automation Anywhere, einem weltweit führenden Anbieter von Robotic Process Automation (RPA). Erleben Sie dies auch bei Ihrer täglichen Arbeit?
Denken Sie daran, wie oft Sie ein Dokument ein weiteres Mal durchgehen mussten, um sicherzustellen, dass alle Felder von Ihrem Kunden korrekt ausgefüllt wurden. Oder als Sie den lang erwarteten Vertrag erhielten, aber feststellten, dass eine Unterschrift fehlte. Technische Probleme wie diese können zu Verzögerungen von Tagen oder sogar Wochen führen. In einigen Fällen kann dies sogar zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und allen damit verbundenen Risiken führen.
Wäre es nicht einfacher, mit einer intelligenten Softwarelösung automatisch zu prüfen, ob die Dokumente unterzeichnet und alle erforderlichen Informationen enthalten sind?
In diesem Blog erläutern wir, warum es wichtig ist, sich von manuellen Prüfungen zu verabschieden und zeigen, wie Sie die Vollständigkeitsprüfung von Dokumenten automatisieren können.
Warum ist es wichtig, Dokumente auf Vollständigkeit zu prüfen?
Beginnen wir mit der Frage, warum Sie sich überhaupt die Mühe machen sollten, Dokumente zu prüfen. Die Antwort ist ganz einfach. Wenn Sie Dokumente nicht auf fehlende Informationen oder Unterschriften prüfen, können Sie ernsthafte Probleme bekommen.
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie mit einem anderen Unternehmen Geschäfte machen. Normalerweise haben Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag, in dem beide Parteien den Bedingungen der Zusammenarbeit zustimmen. Im Falle von Streitigkeiten können Sie sich immer auf den Vertrag berufen und im schlimmsten Fall vor Gericht gehen, um die Angelegenheit zu klären.
Fehlt jedoch eine Unterschrift, haben Sie nur einen Stapel Papiere mit Bedingungen und Konditionen, aber nichts, was rechtlich durchsetzbar wäre. Dies kann nicht nur zu einem Geschäftsverlust führen, sondern auch ernsthaften Schaden anrichten, wenn Sie betrogen wurden.
In anderen Situationen werden Informationen benötigt, um Geschäftsrisiken richtig einschätzen zu können. Wenn Sie zum Beispiel als Bank entscheiden müssen, ob ein Kreditantrag genehmigt werden soll oder nicht, benötigen Sie Informationen über die Einkommensverhältnisse einer Person. Ohne diese Informationen können Sie die mit dem Kredit verbundenen finanziellen Risiken nicht richtig einschätzen und können den Antrag nicht beurteilen.
Es ist also offensichtlich, dass es wichtig ist, die richtigen Vollständigkeitskontrollen durchzuführen. Aber was macht dies manchmal so schwierig? Werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen.
Was sind die Herausforderungen bei der Vollständigkeitsprüfung von Dokumenten?
In vielen Branchen werden heute noch Unmengen von physischen Dokumenten verwaltet, was viele Herausforderungen mit sich bringt. Nachfolgend werden die wichtigsten davon erörtert.
- Lange Bearbeitungszeiten
Die manuelle Prüfung großer Mengen von Dokumenten ist ein zeitaufwändiger Prozess, insbesondere bei mehrseitigen Dokumenten. Sie können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. als PDF-Dateien, Bilder, Word-Dokumente oder Tabellenkalkulationen. Sie können auch unterschiedliche Layouts haben, was bedeutet, dass sich die erforderlichen Informationen immer an unterschiedlichen Stellen befinden.
Wenn Sie Unregelmäßigkeiten festgestellt haben, müssen Sie weitere E-Mails hin- und herschicken, wodurch sich die Bearbeitungszeit verlängert. Kurz gesagt, es kann lange dauern, bis der Prozess abgeschlossen ist, und Ihr Kunde wartet die ganze Zeit auf eine Antwort.
- Zeitraubend
Tausende von Dokumenten manuell zu prüfen, ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch mühsam. Derartige Aufgaben können Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen – ein scheinbar nicht enden wollender Prozess!
- Menschliche Fehler
Ein großer Nachteil jedes manuellen Prozesses ist, dass er menschliche Fehler einschließt. Niemand ist fehlerfrei, so dass Sie mit Sicherheit ab und zu das Fehlen einer Unterschrift oder einer bestimmten Information übersehen werden. Wenn Sie nur wenige Dokumente prüfen, ist das wahrscheinlich nicht weiter schlimm. Wenn Sie jedoch Tausende von Dokumenten prüfen müssen, führt eine Fehlerquote von 1 % bereits zu Dutzenden von Fehlern.
Wenn Sie Glück haben, sind diese Fehler nur ein administratives Ärgernis, im schlimmsten Fall können sie jedoch Ihrem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen.
- Skalierbarkeit
Ein Mensch kann an einem Tag nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben erledigen. Die Prüfung von ein paar hundert Dokumenten pro Monat ist völlig in Ordnung. Aber was passiert, wenn Sie Tausende oder sogar Millionen von Dokumenten pro Monat prüfen müssen?
Natürlich ist es theoretisch möglich, die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen, aber die damit verbundene betriebliche Komplexität macht es in der Praxis sehr schwierig.
Zum Glück gibt es bessere Möglichkeiten in Form von automatisierten Lösungen. Sehen wir uns an, wie sie Ihnen helfen können, Dokumente auf Vollständigkeit zu prüfen.
Die Lösung: automatische Prüfung auf Vollständigkeit
Die meisten Unternehmen haben inzwischen verstanden, dass sie einen neuen Ansatz benötigen, der Automatisierung und maschinelles Lernen einschließt, um dokumentenbezogene Geschäftsprozesse zu verbessern. Aber nicht jeder weiß, wo man anfangen soll, wie es funktioniert und welche Prozesse automatisiert werden können.
Im konkreten Fall der Vollständigkeitsprüfung von Dokumenten kann fast jeder Schritt automatisiert und von Intelligent Document Processing Software durchgeführt werden. Eine IDP-Lösung wie Klippa DocHorizon ist beispielsweise in der Lage, Dokumente innerhalb von Sekunden zu prüfen. Auf diese Weise können Kunden fast in Echtzeit Feedback erhalten.
Lädt ein Kunde ein Dokument ohne die erforderlichen Informationen hoch? Oder einen Vertrag ohne Unterschrift auf den dafür vorgesehenen Seiten? Keine Sorge, DocHorizon kann dies automatisch für Sie erkennen.
Wie funktioniert das genau?
Klippa DocHorizon kann Dokumente automatisch auf Vollständigkeit scannen. Der erste Schritt des Prozesses ist die Bereitstellung eines Bildes oder einer PDF-Datei an die Plattform. Sobald das Dokument empfangen wurde, wandelt Klippa DocHorizon es in Text um und identifiziert die Bedeutung jedes Wertes mit Hilfe von KI (Künstliche Intelligenz). Nach diesem Schritt verfügt die Software über eine Liste aller vorhandenen Felder des Dokuments.
Jetzt, da die Liste der Felder auf dem Dokument festgelegt ist, kann die Software diese Felder auf der Grundlage der gegebenen Anforderungen für dieses spezifische Dokument validieren. Anhand der Übereinstimmung zwischen den Feldern auf dem Dokument und den Anforderungen bestimmt die Software, ob ein Dokument vollständig ist oder nicht. Die Software kann automatische Vollständigkeitsprüfungen durchführen, z. B.:
- Wie viele Dokumente vorhanden sind
- Die Dokumentenart pro Dokument
- Wie viele Seiten pro Dokument vorhanden sind
- Das Vorhandensein und die Gültigkeit bestimmter Felder, Werte oder anderer Komponenten (z. B. Unterschriften, Bilder usw.)
- Vergleich des Vorhandenseins und der Gültigkeit der Felder mit einer Liste von Anforderungen oder Werten
- Überprüfung von Feldern und Werten in verschiedenen Dokumenten (z. B. ob der Name im Vertrag mit dem im Reisepass übereinstimmt usw.) oder mit Drittquellen (z. B. Ihrer Datenbank, der Datenbank der Handelskammer usw.)
Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, erkennt die Software diese innerhalb weniger Sekunden und teilt sie mit, sodass sie von Ihrem Backoffice geprüft oder sofort an den Kunden zurückgeschickt werden kann. Der Kunde kann dann das Dokument überprüfen und erneut einreichen und den Vorgang sofort abschließen. Dies wird die Bearbeitungszeit Ihrer Arbeitsabläufe erheblich verkürzen.
Die Verkürzung der Bearbeitungszeit ist nur einer der Vorteile der Automatisierung. Das Ersetzen manueller Aufgaben durch automatisierte Lösungen bringt noch viele weitere Vorteile mit sich, darunter geringere Kosten, größere Effizienz, höhere Genauigkeit und Zeitersparnis.
Um besser zu verstehen, wie Ihr Unternehmen von der Automatisierung profitieren kann, sehen wir uns den Vergleich zwischen der manuellen und der automatischen Prüfung von Dokumenten genauer an.
Manuelle vs. automatische Prüfung der Dokumentenvollständigkeit
Wie wir bereits erwähnt haben, ist die manuelle Prüfung mit einigen ernsthaften Herausforderungen verbunden, während die automatische Prüfung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Im Folgenden wird die manuelle Prüfung von Dokumenten mit der automatischen Prüfung verglichen.
| Manuelle Prüfung | Automatische Prüfung |
| Potenzieller Geschäftsverlust Hohe Wahrscheinlichkeit von Geschäftsverlusten oder Geschäftsunterbrechungen aufgrund von Verzögerungen. | Kostenersparnis Mit automatisierten Vollständigkeitsprüfungen erzielen Sie mehr Effizienz bei geringeren Kosten. Sie können den Zeitaufwand für die Validierung oder Korrektur von Informationen in den Dokumenten um mindestens 70 % reduzieren. |
| Fehleranfällig Die manuelle Überprüfung ist anfällig für menschliche Fehler. Es ist sehr leicht, ein leeres Feld oder einen fehlenden Datenpunkt zu übersehen. | Minimierung von Fehlern Wie bereits erwähnt, ist niemand fehlerfrei, nicht einmal ein Computer. Aber er kommt dem schon ziemlich nahe! Einer Software wird nie langweilig, müde oder abgelenkt und führt die Aufgabe, für die sie programmiert wurde, konsequent aus. Sie können mit einer Trefferquote von nahezu 100 % rechnen, d. h. Sie erhalten vollständige Daten, um den Prozess fortzusetzen und Verzögerungen zu vermeiden. |
| Langsam Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Arbeitsablauf haben, bei dem Sie prüfen müssen, ob bestimmte Dokumente bestimmte Informationen oder Werte enthalten, nimmt dies viel Zeit in Anspruch. Das kann zu längeren Bearbeitungszeiten führen. | Schnell Eine automatisierte Lösung erkennt Dokumente mit fehlenden Informationen fast in Echtzeit. Sofortige Warnmeldungen ermöglichen es den Kunden, das Feld schnell auszufüllen und den richtigen Wert oder die richtige Information einzugeben. |
| Schwierig zu skalieren Die manuelle Überprüfung von Dokumenten ist eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Aufgabe. Der Aufbau eines Teams erfordert eine erhebliche Investition in Personal. Dies macht es für eine Organisation schwierig, bei Bedarf zu skalieren. | Höhere Produktivität Durch die schnellere Bearbeitung und die Zeitersparnis können sich Ihre Mitarbeiter auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren. |
| Kundenunzufriedenheit Verzögerungen und lange Bearbeitungszeiten können zur Unzufriedenheit der Kunden führen. | Erhöhte Kundenzufriedenheit Verbesserte Effizienz und klarere Kommunikation mit Ihren Kunden ist garantiert. Sie können den Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeiter und Kunden auf ein Minimum reduzieren. |
Wie Sie sehen, kann die automatisierte Prüfung Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bringen. Im nächsten Abschnitt werden wir uns einige praktische Beispiele ansehen, wie Sie eine automatisierte Lösung anwenden können.
Wie Automatisierung Ihr Unternehmen verändern kann
Nachdem wir nun über die Vorteile des Einsatzes von Software zum Scannen von Dokumenten auf fehlende Informationen gesprochen haben, werden wir nun einige praktische Beispiele besprechen. Wir hoffen, Ihnen einige Anregungen für die Art von Aufgaben zu geben, die Sie automatisieren können.
Im Folgenden finden Sie drei gängige Anwendungsfälle:
- Automatisierte Belegabrechnung für Treueprogramme
- Verträge automatisch auf Vollständigkeit prüfen
- Einkommensnachweise automatisch auf Vollständigkeit prüfen
Automatisierte Belegabrechnung für Treueprogramme
Treueprogramme belohnen Kunden, die wiederholt bei einer Marke kaufen oder sich mit ihr beschäftigen. Sie funktionieren normalerweise wie folgt. Ein Unternehmen hat ein Treueprogramm für ein neues Produkt, das es bewerben möchte. Kunden, die das Produkt kaufen, können ihre Quittungen einsenden und erhalten einen Teil des Geldes zurück oder werden mit Treuepunkten belohnt.
Können Sie sich vorstellen, wie viel Arbeit es wäre, alle Quittungen manuell zu überprüfen, um festzustellen, ob die Anforderungen der Kampagne erfüllt wurden, Teilnehmer das Produkt tatsächlich gekauft haben, oder es innerhalb des Zeitrahmens der Aktion erworben wurde?
Eine automatisierte Lösung kann im Handumdrehen prüfen, ob das Cashback-Produkt auf der Quittung enthalten ist. Außerdem kann sie prüfen, ob dieselbe Quittung schon einmal hochgeladen wurde, und alle anderen Anforderungen der Kampagne, wie einen bestimmten Datenbereich oder eine Liste der teilnehmenden Geschäfte, überprüfen.
Sobald dies geschehen ist, kann die Software automatisch eine Zahlung einrichten, die nur noch bestätigt werden muss. Dies führt natürlich zu einer schnelleren Bearbeitung und zufriedeneren Kunden, da sie ihren Gewinn viel schneller erhalten.
Verträge automatisch auf Vollständigkeit prüfen
Unternehmen nutzen Verträge, um ihre Rechte zu schützen, wenn sie eine Vereinbarung mit einer anderen Partei treffen. Damit sie jedoch durchsetzbar sind, müssen Verträge bestimmte Felder und Elemente enthalten, wie etwa eine gültige Unterschrift beider Parteien. Wie können wir solche Überprüfungen automatisieren?
Nehmen wir das Beispiel eines Mitarbeiters, der für den Versand eines Vertrags an einen Kunden verantwortlich ist.
Sobald der Kunde den Vertrag zurückschickt, kann er automatisch in die Software hochgeladen und auf Vollständigkeit geprüft werden. Stellt die Software fest, dass eine Unterschrift oder eine bestimmte Klausel fehlt, kann sie automatisch auf die E-Mail antworten und den Kunden auffordern, fehlende Elemente einzufügen und das Dokument erneut einzureichen.
Das macht diesen Prozess sehr effizient und sorgt für zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.
Einkommensnachweise automatisch auf Vollständigkeit prüfen
Bei der Beantragung von Darlehen oder Hypotheken ist ein Einkommensnachweis erforderlich. Er hilft Banken zu überprüfen, ob der Antragsteller über ein regelmäßiges Einkommen verfügt und daher in der Lage ist, die monatlichen Zahlungen pünktlich zu leisten. Häufig werden zu diesem Zweck Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und/oder Schreiben des Arbeitgebers verwendet.
Nehmen wir das Beispiel eines Hypothekenanbieters, der prüfen muss, ob eine eingereichte Gehaltsabrechnung vollständig ist.
Die Gehaltsabrechnungen können von Arbeitgeber zu Arbeitgeber variieren, müssen aber zumindest das Gehalt, den Namen des Arbeitgebers, das Datum des Arbeitsbeginns und die Arbeitszeiten (d. h. Teilzeit oder Vollzeit) enthalten. Fehlen Angaben, muss sich der Hypothekengeber mit dem Antragsteller in Verbindung setzen und ihn auffordern, das Dokument erneut einzureichen.
Eine automatisierte Prüfung kann bei solchen Verfahren eine große Hilfe sein. Die Software kann automatisch prüfen, ob die erforderlichen Informationen zum Zeitpunkt der Einreichung auf dem Dokument vorhanden sind, und sofort eine Warnung ausgeben, wenn etwas fehlt. Das macht diesen Prozess viel einfacher und schneller. Und es gibt Ihnen zweifellos mehr Sicherheit!
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Die Unternehmen, die sich an den Wandel angepasst haben, indem sie agiler und kosteneffizienter geworden sind und eine bessere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit bieten, werden sich abheben.
Klippa kann Ihr bester Verbündeter bei der Überprüfung jeder Art von Dokumenten und der Extraktion von Daten in Echtzeit sein. Wir können Ihnen in allen in diesem Blog erwähnten Fällen helfen, und natürlich noch viel mehr.