Die Entwicklung des Web 2.0 und jetzt 3.0 hat durch soziale Medien und die Blockchain-Technologie viele neue Geschäftsmöglichkeiten geschaffen. Damit sind auch neue Wege für Verbrechen und Betrug entstanden. Laut dem Global Economic Crime and Fraud Survey 2020 von PWC hat fast die Hälfte aller Unternehmen weltweit mindestens einen Betrug erlitten, wobei der Durchschnitt jedoch bei sechs liegt.
Derselbe Bericht schätzt, dass Betrugsfälle Unternehmen weltweit 42 Milliarden US-Dollar pro Jahr kosten. Obwohl diese Zahlen sehr schockierend sind und die Bedrohung wächst, ergreifen nicht alle Unternehmen angemessene Maßnahmen zur Betrugsprävention. Nur 56 % der befragten Unternehmen ergriffen Maßnahmen, indem sie ihren schlimmsten Vorfall untersuchten.
Wie können Unternehmen also sicherstellen, dass sie gut gerüstet sind, um sich vor Betrug zu schützen? Welche Technologien können ihnen helfen, Betrug in einem möglichst frühen Stadium zu verhindern?
Folgen Sie unserem praktischen Leitfaden zur Prävention von Finanzbetrug, um Ihr Unternehmen vor solchen Betrügereien zu schützen.
Die derzeitige Situation des Finanzbetrugs
Die derzeitige Pandemie hat viele Unternehmen dazu gezwungen, entweder zu schließen oder ihr Geschäftsmodell anzupassen, um sich stärker auf das Internet zu konzentrieren. Doch nicht alle Unternehmen verfügen über das technische Wissen, um mit den Veränderungen im Online-Umfeld Schritt zu halten. Dies schafft eine besondere Anfälligkeit für Finanzbetrug.
Um das Ausmaß des aktuellen Finanzbetrugs zu veranschaulichen, haben wir Statistiken aus verschiedenen Quellen zusammengetragen:
- Die gemeldete Betrugsrate steigt von 30 % im Jahr 2009 auf 47 % im Jahr 2020 (siehe Grafik unten).
- Nach Angaben von Dun & Bradstreet hat der Identitätsdiebstahl in Unternehmen von 2019 bis 2020 um 251 % zugenommen.
- Der durchschnittliche Verlust pro Fall aufgrund von Spesenbetrug betrug laut ACFE im Jahr 2020 um die 33.000 $.
Um Betrug vorzubeugen, muss man zunächst in der Lage sein, die verschiedenen Arten von Betrug zu erkennen. Im Folgenden haben wir einige Beispiele für Finanzbetrug aufgeführt.
Die Arten von Finanzbetrug
Betrug kann von Personen oder Parteien innerhalb und außerhalb einer Organisation begangen werden. Die Arten von Betrug, denen wir in verschiedenen Branchen häufig begegnen, sind Identitätsdiebstahl, Rechnungsbetrug und Spesenbetrug.
Diebstahl der Unternehmensidentitäts
Der Diebstahl der Unternehmensidentität, auch bekannt als Corporate Identity Theft, bezieht sich auf eine kriminelle Partei, die sich als die Identität eines Unternehmens ausgibt, um Waren zu verkaufen, staatliche Unterstützungsgelder oder Darlehen von Gläubigern zu beantragen, um finanziellen Gewinn zu erzielen.
Durch Phishing, das Abfangen von E-Mails oder den Missbrauch von Beziehungen zu Arbeitgebern können Diebe die Identität eines Unternehmens stehlen und Informationen (Registrierungsnummer, Rechnungsnummer, Kundennummer usw.) über die Geschäftsbeziehung zwischen den Parteien erhalten.
Die extrahierten Daten können dann je nach Bedarf verwendet werden, z. B. zur Weitergabe an ein beliebiges System. Mit dem erworbenen Wissen sind sie in der Lage, überzeugende gefälschte Rechnungen zu erstellen und eine Kreditlinie bei Einzelhändlern, Investoren oder Banken einzurichten, um an Geld zu kommen.
Selbst Regierungen sind nicht sicher, da Betrüger in Krisenzeiten erfolgreich Hilfsgelder von Regierungen erhalten haben.
Sowohl externe als auch interne Beteiligte können sich an dieser Art von Betrug beteiligen, solange sie an wichtige Informationen und Rechnungen herankommen können.
Rechnungsbetrug
Rechnungsbetrug ist eine Form des Betrugs, bei der ein Betrüger die Zahlungsdaten einer Rechnung ändert, um Unternehmen oder Privatpersonen dazu zu verleiten, dem Betrüger Geld zu schicken.
Gefälschte Rechnungen werden erstellt, wenn der Betrüger Kenntnis von den Zahlungsbeziehungen zwischen Käufer und Verkäufer hat. Die Wiedererlangung von Geld von betrügerischen Konten kann äußerst schwierig sein.
Viele Unternehmen verlieren Geld an interne Beteiligte, z. B. an Mitarbeiter, die sich an diesen betrügerischen Aktivitäten beteiligen. Da die Mitarbeiter über Wissen und Zugang zu wichtigen Informationen verfügen, können sie die Schwachstellen in den Unternehmensrichtlinien oder -verfahren ausnutzen.
In einem Fall verlor CPC Commodities mehr als 765.000 Dollar an einen Buchhalter, da dieser über einen Zeitraum von fünf Jahren doppelte Kreditorenrechnungen von Lieferanten erstellte.
Spesenbetrug
Spesenbetrug ist der Versuch, die Erstattungen eines Unternehmens in Form von Spesenabrechnungen zu erhöhen. Diese Art des Spesenbetrugs liegt vor, wenn ein Angestellter den Arbeitgeber wissentlich ausnutzt, indem er ungenaue Anträge stellt.
Nicht alle Spesenbetrügereien werden absichtlich begangen, denn es gibt auch Fälle, in denen einfach menschliches Versagen oder fehlende Belege vorliegen. Die häufigsten Fälle von Erstattungsbetrug werden von Mitarbeitern eingereicht:
- Rückerstattung für Artikel, die nie gekauft wurden, wird beantragt
- Erstattung der Autokilometer bei Fahrgemeinschaften
- Erstattung von nicht angetretenen Reisen
- Nutzung des “Geschäftsessens” als Möglichkeit, mit Freunden und Familie zu speisen
- Überbewertung der Ausgaben
- Vervielfältigung von Quittungen für die Erstattung
Unabhängig davon, ob es sich um kleine oder große Betrugsfälle handelt, treiben sie die Kosten eines Unternehmens in die Höhe und wirken sich negativ auf den Gewinn eines Unternehmens aus. Nachfolgend finden Sie einige Fälle, die beschreiben, wie es Betrügern gelungen ist, die Schwachstellen verschiedener Unternehmen auszunutzen.
Fälle von Finanzbetrug
Selbst einige der bekanntesten Unternehmen der Welt sind vor Betrügern nicht sicher. Betrugsdelikte sind schwer aufzudecken, da die Verluste oft schleichend eintreten oder die Rentabilität über mehrere Jahre hinweg sinken kann.
Um dies zu veranschaulichen, haben wir zwei Fälle von Finanzbetrug für Sie vorbereitet: einen von KIA Motors America und einen von PACE Worldwide.
Invoice fraud: KIA Motors America
In diesem Fall, in dem KIA Motors America fast 1 Million Dollar verlor, wurde der Betrug von einer Mitarbeiterin der Buchhaltungsabteilung begangen. Mit Hilfe ihrer Familienmitglieder richtete sie einen fiktiven Firmennamen ein und eröffnete ein Bankkonto unter diesem Namen.
Nach der ersten Einrichtung fälschte sie eine Kopie einer gültigen Rechnung von U.S. Customers Services, indem sie das Datum änderte. Außerdem ersetzte sie die Bankleitzahl durch das zuvor unter einem fiktiven Firmennamen eröffnete Bankkonto.
Da die gefälschten Rechnungen von der Kreditorenbuchhaltung ohne weitere Rückfragen bearbeitet wurden, überwies KIA insgesamt 889.000 Dollar auf das von den Betrügern eingerichtete Bankkonto, bevor sie schließlich gefasst und zu einer Gefängnisstrafe verurteilt wurden.
Dieser Fall zeigt, wie einfach es ist, Dokumente zu manipulieren. Heutzutage ist es sogar noch erschreckender mit all den verfügbaren Technologien.
Expense fraud: PACE Worldwide
Im Fall von PACE Worldwide benutzte ein Ehepaar zwischen 2002 und 2009 sieben Jahre lang gefälschte Quittungen und Rechnungen, um Spesenbetrug zu begehen. Sie erhielten von ihrem Arbeitgeber 1 Million Dollar, bis sie für schuldig befunden wurden.
Wie haben sie das gemacht? Sie nutzten einfach die Kreditkarten des Unternehmens für persönliche Zwecke und reichten die Erstattungen bei PACE ein, wobei sie diese fälschlicherweise als “Geschäftsausgaben” bezeichneten. Außerdem stellten sie PACE Worldwide und PACE Europe Ltd. ihre “Geschäftsausgaben” fälschlicher Weise in Rechnung, um Erstattungen doppelt zu erhalten.
Als leitende Angestellte der Organisation nutzten beide ihre Position aus, was den Erfolg des Plans ermöglichte. Einer von ihnen fälschte wiederholt Rechnungen und Quittungen so, dass sie legitim aussahen und als Geschäftsausgaben betrachtet werden konnten.
Um diese Art von Fällen zu vermeiden, können Richtlinien für das Ausgabenmanagement und eine automatisierte Dokumentenverarbeitung viel dazu beitragen, Duplikate zu erkennen und Betrug aufzudecken.
Wie können Unternehmen Finanzbetrug verhindern?
Zweifellos müssen Unternehmen herausfinden, woher die Verluste kommen, und Betrug verhindern, bevor die Bilanz schrumpft. Der Kampf gegen Finanzbetrug kann furchtbar sein, denn die Betrüger sind gut organisiert und wissen, wie sie die Schwachstellen eines Unternehmens mit ausgefeilten Techniken ausnutzen können.
Es gibt bestimmte Maßnahmen, die Organisationen ergreifen können, um sich proaktiv zu schützen. Diese Präventivmaßnahmen können kurz- und langfristig viel Zeit und Geld sparen.
Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen schützen können.
Schulungen zur Betrugsbekämpfung
Eine Möglichkeit, Betrug vorzubeugen, ist die Durchführung von Schulungen zur Betrugsbekämpfung, die nicht von der Position des Einzelnen innerhalb des Unternehmens abhängen. Die Schulung sollte darauf abzielen, das Bewusstsein für die Ethik, die Richtlinien und den Verhaltenskodex rund um das Thema Betrug zu schärfen.
Die Mitarbeiter und das Management müssen wissen, was als Betrug gilt und wie sie sich bei Betrugsverdacht verhalten sollen. Eine obligatorische Anwesenheitspflicht mit regelmäßigen Aktualisierungen und Auffrischungssitzungen ist unerlässlich, um eine praktische Ausbildung zu ermöglichen.
Durch eine Null-Ausnahme-Politik für die Schulung können Organisationen eine Anti-Betrugs-Kultur schaffen, in der jeder Einzelne gleichermaßen verantwortlich ist. Wenn sich die Führungskräfte an die Regeln halten, werden die Mitarbeiter dies auch tun.
Eine solche Kultur kann sich nur positiv auf die Ergebnisse auswirken und zu einem geringeren Betrugsrisiko führen.
Selektive Prüfungen
Selektive Prüfungen zur Überwachung von Spesenabrechnungen, insbesondere bei Neueinstellungen, sind eine gute Möglichkeit, die Einhaltung der Spesenrichtlinie zu überprüfen. Die Prüfung könnte beispielsweise alle 5 oder 10 Spesenabrechnungen durchgeführt werden, um Belege mit bestimmten Ereignissen oder Reisen in Verbindung zu bringen.
Durch die häufige Überwachung kann das Management betrügerische Aktivitäten viel schneller erkennen und melden. Zur weiteren Überprüfung können die Spesenabrechnungen und Gehaltsabrechnungen auf ungewöhnliche Transaktionen, Beträge oder Unregelmäßigkeiten untersucht werden.
Diese Präventivmaßnahme ist ein proaktiver Weg zur Bewertung von Betrugsrisiken. Oft können Technologie und Tools dem Management dabei helfen, Schwachstellen zu erkennen, die mit menschlichem Einsatz allein nicht machbar sind.
Prüfung von Dokumenten
Die passiven Betrugsbekämpfungsmethoden sind vielleicht mit weniger Aufwand und Geld verbunden. Allerdings können sich die Betrugsversuche lange hinziehen, bevor sie aufgedeckt werden, und so den Gewinn eines Unternehmens mindern.
Eine proaktive Betrugspräventionsmaßnahme wie die Prüfung von Dokumenten kann dazu führen, dass Betrug in kürzerer Zeit aufgedeckt wird und die damit verbundenen Verluste im Durchschnitt geringer ausfallen.
Wenn die manuelle Prüfung von Quittungen, Rechnungen und anderen Ausgabenbelegen durch einen digitalen Ansatz ersetzt wird, können die Kosten für menschliche Fehler gesenkt und Betrug verhindert werden.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen die Unterlagen mit der neuesten verfügbaren Technologie effizienter prüfen. Schließlich kann das bloße Auge nur sehr wenig erkennen.
Meldesystem und Hotline
Wie die oben genannten Fälle zeigen, werden viele der Finanzbetrügereien von internen Akteuren begangen. Ein Meldemechanismus und eine Hotline helfen Unternehmen, Betrugsfälle schneller aufzudecken und Verluste zu verringern.
Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) gehen die meisten Hinweise auf Betrug durch Mitarbeiter von anderen Mitarbeitern ein. Eine beträchtliche Anzahl von Hinweisen kommt jedoch auch von externen Beteiligten wie Kunden und Lieferanten.
Daher erhöht die Aufklärung interner und externer Parteien über Betrugsbekämpfungsmaßnahmen, -mechanismen und die Hotline eines Unternehmens die Wahrscheinlichkeit, dass Betrug durch Hinweise aufgedeckt wird.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Ausarbeitung von Berichterstattungsmechanismen und die Aufklärung interner und externer Interessengruppen Zeit und Mühe kosten kann.
Dennoch wird Ihr Unternehmen auf lange Sicht wahrscheinlich eine Menge Geld sparen.
Implementierung der richtigen Technologie
Betrüger werden immer raffinierter. Da sie mit verschiedenen Methoden Echtzeitdaten über Anbieter, Lieferanten und Partner sammeln können, ist zur Betrugsvermeidung die Implementierung der richtigen Technologie erforderlich.
Derzeit wird ein Großteil des Betrugs mit Hilfe von künstlicher Intelligenz aufgedeckt. KI-Lösungen können manipulierte Bilder und Dokumente automatisch erkennen, indem sie sie visuell inspizieren und ihre Exif-Daten untersuchen.
Bei der manuellen Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen und Quittungen bleiben viele gefälschte Dokumente unentdeckt. Das bloße Auge kann Fälschungen nur begrenzt erkennen, vor allem, wenn eine große Menge von Dokumenten verarbeitet wird.
Deshalb müssen Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung mit einer KI-Lösung automatisieren, um den Angreifern einen Schritt voraus zu sein. Hier können Intelligent Document Processing (IDP) und OCR-Software helfen, Betrug zu verhindern.
Betrugsprävention mit Klippa DocHorizon
Während die Zahl der Betrugsfälle und Betrugsversuche steigt, gibt es Hilfsmittel, die Unternehmen einsetzen können, um Betrug zu verhindern. Eines davon ist Klippa DocHorizon: eine Plattform, die gefälschte Rechnungen, falsche Identitäten, gefälschte Quittungen und mit Fotos versehene Dokumente erkennt und gleichzeitig die Dokumentenverarbeitung automatisiert.
Mit Klippa DocHorizon können Unternehmen Zeit sparen, Kosten senken und Betrug verhindern.
Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen mit Hilfe von Klippa DocHorizon vor Finanzbetrug zu schützen? Lassen Sie sich von uns im Kampf gegen Betrug unterstützen. Planen Sie eine kostenlose Demo mit unseren Experten über das untenstehende Formular oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben.
