Haben Sie sich jemals gefragt, was passiert, wenn das operative Verständnis zwischen den Abteilungen eines Unternehmens nicht übereinstimmt? Leider ist dies in vielen Unternehmen weit verbreitet und kann schnell zu Chaos, Missverständnissen und undefinierten Geschäftsstrukturen führen.
Wenn dies die Grundlage Ihres Unternehmens ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeit unzufrieden sind, Fehler auftreten und die Unternehmensleistung sinkt. Das bedeutet, dass es schwierig sein wird, Ihr Unternehmen zu vergrößern, da die Abläufe nicht reibungslos funktionieren.
Wie lässt sich dies also vermeiden? Eine mögliche Lösung ist die Einführung von gut definierten Geschäftsregeln. Als vordefinierte Regeln bringen sie Struktur und legen Zuständigkeiten fest und verringern so Fehler. Doch dazu später mehr.
In diesem Blog erklären wir zunächst, was Geschäftsregeln sind und warum sie wichtig sind, fahren dann damit fort, warum Geschäftsregeln automatisiert werden sollten, und stellen Ihnen schließlich eine möglichen Automatisierungslösung.
Fangen wir an!
Was sind Geschäftsregeln?
Geschäftsregeln werden aufgestellt, um zu definieren, wie Geschäftsprozesse durchgeführt werden sollen. Es handelt sich dabei um spezifische Anweisungen, die beschreiben, wie Geschäftsaktivitäten durchzuführen sind.
Geschäftsregeln verleihen den Geschäftsprozessen ein gewisses Maß an Kontrolle und verringern, wenn sie korrekt umgesetzt werden, Unstimmigkeiten, Missverständnisse und Fehler.
Im Allgemeinen werden Geschäftsregeln in Genehmigungs-Workflows innerhalb Ihres Unternehmens integriert, z. B. bei der Rechnungsgenehmigung oder der Genehmigung von Geschäftsausgaben, um Ihr Unternehmen kosten- und zeiteffizienter zu machen.
Nachdem wir nun wissen, was Geschäftsregeln sind, wollen wir erklären, warum sie wichtig sind.
Warum sind Geschäftsregeln wichtig?
Kurz gesagt, Geschäftsregeln sind wichtig, weil sie Ihr Unternehmen effizienter machen. Dies wird besonders deutlich, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Arbeitsabläufe komplexer werden.
Das Hinzufügen von Richtlinien klärt die Erwartungen an Geschäftsprozesse, hilft den Mitarbeitern, die Unternehmensziele zu erreichen, und reduziert so unnötige und teure Fehler.
Wir wissen jetzt, was Geschäftsregeln sind und warum sie für Unternehmen wichtig sind. Schauen wir uns jetzt verschiedene Beispiele für Geschäftsregeln an, damit Sie sich vorstellen können, wie Geschäftsregeln in Ihrem eigenen Unternehmen aussehen würden.
Beispiele für Geschäftsregeln
Geschäftsregeln können auf viele verschiedene Arten angewendet werden. Im Folgenden werden wir einige Beispiele erörtern, um zu veranschaulichen, wie Geschäftsregeln auch in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden könnten. Beachten Sie jedoch, dass diese Liste nicht vollständig ist:
- Genehmigung von Rechnungen
- Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Aufgaben
- Genehmigungen von Reisekosten
Genehmigung von Rechnungen
Rechnungsfreigaben im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung sind eine heikle Angelegenheit (vor allem, wenn sie manuell erfolgen). Häufiger als erwartet haben Unternehmen mit Ungereimtheiten zu kämpfen, die schnell zu Rechnungsbetrug und anderen Fehlern führen.
Mit Geschäftsregeln kann dies eingeschränkt oder sogar verhindert werden, da Bedingungen zu Geschäftsabläufen hinzugefügt werden können, die die finanzielle Verantwortung auf die Mitarbeiter verteilen. Verschiedenen Benutzern können unterschiedliche Berechtigungsstufen zugewiesen werden, die es Ihnen erlauben, bestimmte Ausgaben zu genehmigen oder nicht.
Ein Beispiel: Sie könnten Regeln festlegen wie „Wenn der Gesamtbetrag einer Rechnung höher ist als ‘x’ ist eine zusätzliche Genehmigung durch einen Manager erforderlich, um den Kauf abzuschließen.“
Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Aufgaben
Wie bereits erwähnt, helfen Geschäftsregeln dabei, Prozesse und Erwartungen zu klären. Mithilfe von Geschäftsregeln können Aufgaben leicht bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden, was den Ablauf der Geschäftsprozesse verbessert.
Auf diese Weise ist klar, wer für welchen Teil eines Geschäftsprozesses verantwortlich ist und wer befugt ist, bestimmte Arten von Ausgaben zu genehmigen, was Zeit und Fehler reduziert.
Ein Beispiel: Eine Geschäftsregel könnte wie folgt aussehen: „Nur der Leiter einer Abteilung ist befugt, Zahlungen im Namen des Teams zu tätigen.“
Genehmigungen von Reisekosten
Wenn Mitarbeiter eine Geschäftsreise antreten müssen, fallen Spesen an. Um den Prozess der Reisekostengenehmigung zu optimieren, können Geschäftsregeln angewendet werden. Eine Geschäftsregel könnte zum Beispiel den Mitarbeitern die Befugnis geben, Ausgaben bis zu einem bestimmten Betrag ohne zusätzliche Genehmigung zu genehmigen.
Andererseits kann eine Geschäftsregel festlegen, wann eine Reisekostenabrechnung einer zusätzlichen Überprüfung oder Genehmigung durch eine höhere Instanz bedarf. Dies kann manuell geschehen, funktioniert aber viel besser, wenn es automatisch geschieht. Warum dies der Fall ist, wird im nächsten Abschnitt erläutert.
Warum Automatisierung von Geschäftsregeln?
Die Umsetzung von Geschäftsregeln allein erfordert immer noch, dass Einzelpersonen sie befolgen und ausführen. Dies lässt Raum für Fehler und Unstimmigkeiten. Die Kombination von Geschäftsregeln mit Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, sie als Teil ihrer Geschäftsabläufe zu implementieren.
Auf diese Weise werden Aufgaben und Informationen automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet, die dann die erforderlichen Maßnahmen durchführen können.
Hier ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Buchhalter überprüfen Rechnungen. Sobald sie Unstimmigkeiten entdecken, müssen sie manuell eine Warnung ausgeben und die Rechnung an die richtige Person weiterleiten, um das Problem zu lösen. Im schlimmsten Fall müssen sie sogar ein physisches Papierdokument an die zuständige Person schicken.
Durch die Automatisierung des gesamten Arbeitsablaufs werden die Dokumente digitalisiert und können automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Dies kann mit ein paar Mausklicks geschehen und erfordert nur minimalen Aufwand, um eine Rechnung zu genehmigen oder abzulehnen.
Praktisch, nicht wahr? Fragen Sie sich, wie Sie auch Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren können? Wir haben gute Nachrichten. Klippa kann Ihnen eine Automatisierungslösung anbieten, mit der Sie automatisierte Geschäftsregeln in Ihr Unternehmen einführen können. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
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Durch die eingebaute OCR-Technologie werden nur vorgegebene und somit notwendige Informationen automatisch aus den Dokumenten extrahiert und in Ihrer Datenbank gespeichert. Darüber hinaus werden z. B. Genehmigungen von Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Geschäftsregeln an die zuständigen Personen weitergeleitet.
Dies führt zu schnellen Genehmigungsprozessen, zufriedenen Mitarbeitern und genauen Geschäftszahlen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die nahtlose Integration von Klippa SpendControl in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware eine einfache Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung, ohne dass Sie zwischen mehreren Systemen wechseln müssen.
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