Der durch die Covid-19-Pandemie bedingte sprunghafte Anstieg der Nachfrage nach medizinischer Versorgung hat die Gesundheitsbranche erschüttert.
Ressourcenknappheit, lange Arbeitszeiten, gekürzte Betriebsbudgets und enorme Verwaltungskosten zwingen Gesundheitsorganisationen, sich umzustellen und ihre digitale Transformation zu beschleunigen.
Aufgrund des zunehmenden Bedarfs an Patientenbetreuung ist es nicht mehr effizient, nachhaltig oder überhaupt möglich, Patientenaufnahmen, Akten oder andere Unterlagen manuell zu bearbeiten.
Um diese Krise zu bewältigen, hat die Gesundheitsbranche begonnen, verschiedene Technologien zu übernehmen. Zu diesen Technologien gehören künstliche Intelligenz (KI), Telemedizin und Dokumentenmanagement-Lösungen.
Unter den verschiedenen Technologien hat sich Intelligent Document Processing (IDP) mit einem Wachstum von 190-200 % im Jahr 2020 in der Branche durchgesetzt.
In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, wie genau IDP zur Verbesserung des Gesundheitswesens beiträgt.
Kurzübersicht
- Herausforderungen im Gesundheitswesen: Covid-19 hat die Nachfrage erhöht, was manuelle Dokumentenbearbeitung ineffizient macht.
- Was ist IDP?: Software, die OCR, KI und andere Technologien zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung nutzt.
- Vorteile von IDP: Senkt Betriebskosten, vermeidet Fehler, verbessert Arbeitsabläufe, erleichtert Datenzugang und erhöht Datensicherheit.
- Kostensenkungen durch IDP: IDP reduziert die Bearbeitungskosten für 100.000 Dokumente erheblich.
- Anwendungsfälle: Automatisiertes Patienten-Onboarding und Datenextraktion aus Patientenakten.
Was ist Intelligent Document Processing (IDP)?
Intelligent Document Processing (IDP) ist eine Softwarelösung zur Erfassung, Kategorisierung, Extraktion, Anonymisierung und Klassifizierung von Daten aus Dokumenten.
Dabei kommen Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI), Computer Vision, Machine Learning (ML) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) zum Einsatz.
Die Aufgabe von Computer Vision ist es, die Struktur eines Dokuments zu verstehen, während OCR dazu dient, Text aus einem Dokument zu erfassen und zu extrahieren. NLP wird verwendet, um den Text selbst zu verstehen und einzelne Datenpunkte zu identifizieren.
KI und Machine Learning ermöglichen es der IDP-Lösung, diese Prozesse zu automatisieren und die Genauigkeit der Datenextraktion im Vergleich zu einem reinen OCR-Tool zu erhöhen.
Darüber hinaus bieten KI und ML kontinuierliche Lernfunktionen, um den Umfang der zu verarbeitenden Dokumente zu erweitern.
Einfach ausgedrückt: IDP-Lösungen wie Klippa DocHorizon ermöglichen Unternehmen die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Datenerfassung, Dokumentenverständnis, Anonymisierung und Verifizierung.
Werfen wir nun einen Blick auf die Vorteile der IDP.
Die Vorteile von IDP in der Gesundheitsbranche
Unternehmen des Gesundheitswesens, die Intelligent Document Processing einsetzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Zu diesen Vorteilen gehören:
- Geringere Betriebskosten
- Vermeidung gefährlicher menschlicher Fehler
- Verbesserter Arbeitsablauf
- Leichter Zugang zu Daten
- Verbesserte Datensicherheit
Im Folgenden gehen wir auf diese fünf Vorteile der IDP ein.
Geringere Betriebskosten
Einer der Hauptvorteile der Dokumentenautomatisierung besteht darin, dass sie die mit dem Backoffice verbundenen Aufgaben und Betriebskosten reduziert.
Mit IDP müssen Mitarbeiter keine Zeit mehr für alltägliche Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe, das Ablegen von Dokumenten und das Drucken von Papieren aufwenden.
Zu den Kosten, die Unternehmen mit Intelligent Document Processing einsparen können, gehören:
- Arbeitskosten
- Druckkosten
- (Lange) Geschäftsprozesskosten
- Kosten für die Papierlagerung
- Kosten von Verwaltungsfehlern
Vielleicht eine wichtige Frage, die Sie sich stellen könnten: Würden Sie die Fachkräfte im Gesundheitswesen lieber für das bezahlen, was sie am besten können, oder dafür, dass sie Papierkram erledigen?
Vermeidung gefährlicher menschlicher Fehler
Nach Angaben der Weltgesundheitsorganisation (WHO) sind 5 bis 50 % aller medizinischen Fehler auf Verwaltungsfehler zurückzuführen. Zu diesen administrativen Fehlern gehören:
- Fehler in der Patientenakte
- Fehler bei der Patientenidentifizierung
- Systemfehler in der Nachbereitung
- Kommunikationsfehler bei Übergängen in der Pflege
- Fehler bei der Verschreibung von Rezepten
Es hat Fälle gegeben, in denen diese Fehler zu schweren Schäden und sogar zum Tod geführt haben. Durch den Einsatz von IDP können Gesundheitseinrichtungen die Risiken minimieren und gefährliche menschliche Fehler verhindern.
Es ist einfach eine Lösung, die nicht müde wird und ähnlich intelligent funktionieren kann wie das menschliche Gehirn.
Verbesserter Arbeitsablauf
Der Verwaltungsaufwand hat Ärzten schon immer Zeit genommen, sich um ihre Patienten zu kümmern.
Zu diesen administrativen Aufgaben gehören das Ausstellen von Rezepten, das Überprüfen, Bearbeiten und Unterschreiben von Notizen zu Patientenbesuchen und deren Eingabe in das elektronische Patientendatensystem (EHR).
Einem Bericht von Statista zufolge verbringen Ärzte in Europa 50 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben und die anderen 50 % mit der Behandlung von Patienten. Derselbe Bericht legt nahe, dass mit KI der Zeitaufwand für administrative Aufgaben auf 33 % reduziert werden kann.
Mit einer intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung und Integrationen über APIs können Organisationen im Gesundheitswesen dokumentenbezogene Geschäftsprozesse rationalisieren und so mehr Zeit für die Patientenaufnahme gewinnen.
Leichter Zugang zu Daten
Unorganisierte Daten, insbesondere in einer Branche wie dem Gesundheitswesen mit einer Vielzahl von Dokumenten, können überwältigend sein. Ärzte können viel Zeit damit verbringen, relevante Informationen von Patienten ausfindig zu machen, vor allem wenn sie in physischen Archiven gespeichert sind.
Zu den Dokumenten, die in der Gesundheitsbranche bekannt sind, gehören:
- Patientenakten
- Formulare für Patienten
- Blutspendeformulare
- Elektronische Überweisung
- Medizinische Ansprüche
- Verschreibungsunterlagen
- Rechnungen
- Notizen des Arztes
- Zustimmungsformulare
- Forschungsarbeiten
Gesundheitsorganisationen können durch die nahtlose Integration von IDP und EHR einen einfachen Zugang zu relevanten Daten sicherstellen. Während IDP die Datenerfassung, -extraktion und -klassifizierung für die Digitalisierung der Dokumente übernimmt, sorgt das EHR-System dafür, dass die Daten organisiert und zugänglich sind.
Verbesserte Datensicherheit
Da Organisationen im Gesundheitswesen geschützte Gesundheitsinformationen, persönlich identifizierbare Informationen (PII), den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und die General Data Privacy Regulations (GDPR) einhalten müssen, kann die Aufbewahrung von Papierdateien problematisch sein.
Warum? Ganz einfach, weil die Gefahr, dass Unbefugte auf Patientendaten zugreifen und diese an Außenstehende weitergeben, sehr real ist. Wie im Fall von Beaumont Health, wo ein Angestellter Informationen über 1.200 Patienten weitergab. Dies geschah oft, um finanziellen Gewinn zu erzielen.
IDP ermöglicht eine sicherere Aufbewahrung von Unterlagen durch automatische Datenextraktion. Die richtigen Integrationen mit einer Datenbank, bei der der Datenzugriff kontrolliert wird, können die allgemeine Sicherheit von datenschutzrelevanten Informationen verbessern.
Es gibt sogar Fälle, in denen IDP mit Datenmaskierungsfunktionen gekoppelt wird, um sensible Daten auf Dokumenten zu schwärzen und zu anonymisieren, um die Vorschriften einzuhalten und Verstöße zu verhindern.
Nachdem wir nun die Vorteile von IDP im Gesundheitswesen behandelt haben, wollen wir als Nächstes die möglichen Kostensenkungen betrachten.
Die geschätzte Kostensenkung durch Intelligent Document Processing
Nehmen wir an, dass Ihr Klinikum jedes Jahr 100.000 Dokumente verarbeiten muss. Nehmen wir weiter an, dass eine erfahrene medizinische Fachangestellte mit einer Geschwindigkeit von 30 Dokumenten pro Stunde (eines alle zwei Minuten) Daten aus den Dokumenten extrahieren, eingeben und überprüfen kann.
Schätzen wir die Arbeitskosten auf 20,00 € pro Stunde (einschließlich Versicherung, Stundenlohn usw., Sozialleistungen). Die Bearbeitung von 100.000 Dokumenten würde über 3.333 Stunden in Anspruch nehmen und über 66.000 € kosten. Die Kosten könnten bis zu 10 Mal höher sein, wenn Ärzte diese Dokumente stattdessen bearbeiten würden.
Mit einer IDP-Lösung wie Klippa DocHorizon wären Sie in der Lage, 10.000 Dokumente pro Stunde zu verarbeiten. Das bedeutet 100.000 Dokumente in 10 Stunden, was 33.000% schneller ist als die manuelle Verarbeitung.
Die Kosten für die Verarbeitung von 100.000 Dokumenten belaufen sich schätzungsweise auf etwa 10.000 € (je nach Art und Umfang der Dokumente). Die Kostenreduzierung würde daher über 56.000 € betragen.
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Sind Sie interessiert an den praktischen Anwendungen von IDP im Gesundheitswesen? Lesen Sie im nächsten Abschnitt über die beiden häufigsten Anwendungsfälle.
Anwendungsfälle von IDP im Gesundheitswesen
Es gibt viele Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung im Gesundheitswesen. Zu den häufigsten gehören:
- Automatisiertes Patienten-Onboarding
- Datenextraktion aus Patientenakten
Wir werden diese beiden Anwendungsfälle im Folgenden näher erläutern.
Automatisiertes Patienten-Onboarding
Obwohl der technologische Fortschritt die Digitalisierung des Gesundheitswesens ermöglicht hat, müssen immer noch große Mengen an Papierdokumenten verarbeitet werden.
Vor der Aufnahme müssen viele Dokumente bearbeitet werden, vor allem bei der Patientenregistrierung und dem Onboarding-Verfahren. Zu den Dokumenten, die bei der Patientenaufnahme häufig anfallen, gehören:
- Ausweisdokumente
- Formulare für die Patientenaufnahme
- Krankenversicherungskarten
- Rezepte
- Überweisungen
- Blutgruppenformulare
Nehmen wir das Scannen von Versicherungskarten als Beispiel. Bei der automatisierten Patientenaufnahme mit IDP kann entweder der Patient oder der Gesundheitsdienstleister die Versicherungskarte scannen.
Die OCR-Engine verarbeitet die gescannte Versicherungskarte und extrahiert relevante Daten (Patientenname, Versicherungsanbieter, Versicherungskartennummer usw.).
Sobald die Informationen extrahiert sind, werden sie in ein maschinenlesbares Format gebracht. Nun können sie verarbeitet und in das verwendete EHR-System eingegeben werden.
Der Verwaltungsprozess ist nun gestrafft, und das Gesundheitspersonal kann sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die Patientenbetreuung.
Wie aus den obigen Berechnungen hervorgeht, lassen sich die Kosten um 660 % und der Zeitaufwand um 33.000 % senken. Durch die Verringerung der Zeit für die Aufnahme von Patienten können Gesundheitsorganisationen die Kundenzufriedenheit und die Patientenaufnahme erhöhen.
Datenextraktion aus Patientenakten
Derzeit ist die manuelle Verarbeitung von Patientendaten in einem EHR-System zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu unerwünschten Gerichtsverfahren führen kann.
Da Papierformulare immer noch weit verbreitet sind, muss eine Lösung gefunden werden, um die Daten aus Dokumenten, Faxen, PDFs und Scans automatisch zu sortieren, zu identifizieren, zu extrahieren und mit dem EHR eines Patienten abzugleichen.
Mit IDP können Gesundheitseinrichtungen ihre EHR-Workflows verbessern, ohne die Qualität der Patientenversorgung zu beeinträchtigen. Das Personal kann einfach Patientendaten aus E-Mails, Scannern, Faxen, mobilen Geräten, E-Mails und Portalen erfassen und die relevanten Daten automatisch in ein bestehendes EHR-System exportieren.
Zu den Feldern, die extrahiert werden können, gehören:
- Nummer der Patientenakte
- Geburtsdatum
- Sozialversicherungsnummer
- Patientenname
- Medizinische Vorgeschichte
- Blutgruppe
- Name des Doktors
- Termine
- Rezepte
Die Vorteile reichen von einer besseren Mitarbeiterbindung bis hin zu geringeren Arbeitskosten, die mit der manuellen Datenextraktion und -eingabe verbunden sind.
Automatisierung von Dokumenten im Gesundheitswesen mit Klippa DocHorizon
Unsere IDP-Lösung Klippa DocHorizon kann Organisationen im Gesundheitswesen dabei helfen, die Klassifizierung, Datenextraktion, Schwärzung und Überprüfung einer Vielzahl von Dokumenten zu automatisieren.
Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften wie HIPAA und GDPR ist gewährleistet, da die Daten nicht auf unseren Servern gespeichert werden. Darüber hinaus ist Klippa DocHorizon mit Funktionen zur Datenmaskierung ausgestattet, die zur Einhaltung von Vorschriften und zum Schutz vor Datenschutzverletzungen beitragen können.
Unten sehen Sie, wie DocHorizon die Gesundheitsdaten von Patienten maskieren kann.
Mit Klippa DocHorizon kann Ihr Unternehmen Zeit sparen, Betriebskosten senken, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, verschiedene Arbeitsabläufe verbessern und Verwaltungsfehler vermeiden.
Wir entlasten Sie bei der Dokumentenverarbeitung, damit Sie mehr Patienten aufnehmen und die Qualität der Patientenversorgung verbessern können. Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
FAQ
IDP ist eine Technologie, die Dokumente automatisiert erfasst, extrahiert und verarbeitet. Sie verwendet OCR, KI und Machine Learning, um Daten aus medizinischen Dokumenten zu extrahieren und zu organisieren. Dies hilft Gesundheitsorganisationen, Prozesse zu automatisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
Wie kann IDP die Betriebskosten im Gesundheitswesen senken?
IDP reduziert manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenablage, was zu Kostensenkungen führt. Gesundheitsorganisationen sparen Arbeitskosten, Druckkosten und Kosten für die manuelle Bearbeitung von Dokumenten, was langfristig die Betriebskosten erheblich reduziert.
Wie trägt IDP zur Fehlervermeidung im Gesundheitswesen bei?
IDP minimiert gefährliche menschliche Fehler in der Patientenadministration, wie z.B. bei der Patientenidentifikation oder bei der Dokumentation. Durch Automatisierung und präzise Datenextraktion werden Fehler vermieden, die schwerwiegende Folgen haben könnten.
Wie verbessert IDP den Zugang zu Patientendaten?
IDP sorgt für eine strukturierte Digitalisierung und Organisation von Patientendaten. Dadurch haben Ärzte und Verwaltungspersonal schnellen Zugriff auf relevante Informationen, ohne lange nach physischen Dokumenten suchen zu müssen, was die Entscheidungsfindung und Patientenversorgung beschleunigt.
Welche Kostensenkungen sind durch den Einsatz von IDP möglich?
IDP ermöglicht es, Dokumente schneller und effizienter zu verarbeiten. Gesundheitsorganisationen können so die Kosten für die manuelle Verarbeitung erheblich senken, beispielsweise von über 66.000 € auf nur 10.000 € für die Verarbeitung von 100.000 Dokumenten.