Im Durchschnitt benötigen die Buchhaltungsteams rund 25 Tage für den Jahresabschluss, eine kritische Zeit, die mit dem Monatsabschluss und der Quartalsberichterstattung zusammenfällt. Dieser Zeitraum erhöht den Druck auf die ohnehin schon hohe Arbeitsbelastung der Buchhalter, genaue und rechtzeitige Finanzinformationen zu liefern.
Inmitten des Chaos gibt es jedoch eine Möglichkeit, den Stress zu mindern und die Produktivität in dieser wichtigen Zeit zu steigern. Durch die Einrichtung und Einhaltung eines klar definierten Arbeitsablaufs können Finanzfachleute ihren Jahresabschlusszyklus strukturieren und vereinfachen.
In diesem Artikel besprechen wir die ultimative Checkliste für die Jahresendbuchhaltung 2024. Dazu gehören: Was ist eine Jahresendabrechnung, welche Herausforderungen gibt es dabei und welche Schritte sind für einen erfolgreichen Jahresabschluss erforderlich?
Was ist der Jahresabschluss in der Buchhaltung?
Die Jahresendbuchhaltung, auch Jahresabschluss genannt, bezeichnet den Zeitraum am Ende des Geschäftsjahres eines Unternehmens, in dem alle Finanztransaktionen abgeschlossen, die Jahresabschlüsse erstellt und die Finanzkonten vor Ende des Geschäftsjahres abgestimmt werden.
Der Jahresabschluss kann für Unternehmen eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe sein, da eine große Anzahl von Finanzunterlagen geprüft und analysiert werden muss. Es erfordert ein hohes Maß an Arbeit und Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst werden und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Unternehmen müssen alle erforderlichen Anpassungen ermitteln, die Jahresabschlüsse überprüfen und sich auf Prüfungen vorbereiten, was ein zeitaufwändiger und schwieriger Prozess sein kann. Insgesamt erfordert der Jahresabschluss sorgfältige Planung, Organisation und Engagement, um sicherzustellen, dass alles korrekt und pünktlich abgeschlossen wird.
Im Gegensatz zum Kalenderjahr, das am 1. Januar beginnt und am 31. Dezember endet, ist das Geschäftsjahr ein 12-monatiger Zeitraum, der an jedem Tag beginnen kann, an dem ein Unternehmen registriert ist. Unternehmer können diese Flexibilität nutzen, um ein Jahresenddatum zu wählen, das auf ihre Branchenstandards und Geschäftsziele zugeschnitten ist.
Herausforderungen beim Jahresabschluss
Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist ein anspruchsvoller Prozess für Buchhaltungsteams, die verschiedene Herausforderungen bewältigen müssen. Zu den häufigsten Herausforderungen für die Buchhaltung am Jahresende gehören:
Menschliches Versagen
Die Verwaltung der Jahresabschlüsse ist ein mühsamer Prozess, da alle Finanzkonten sorgfältig auf Unstimmigkeiten und Auslassungen überprüft werden müssen. Jeder Betrag muss verbucht werden und alle Belege müssen für eine mögliche Steuerprüfung zur Verfügung stehen. Selbst ein einfacher menschlicher Fehler, z. B. bei den antizipativen Ausgaben, kann kostspielig sein und die Beziehungen zu Lieferanten und Mitarbeitern beeinträchtigen.
Ineffiziente Kommunikation
Kommunikation ist am Jahresende unerlässlich, aber es kann eine Herausforderung sein, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Buchhalter müssen oft mit mehreren Abteilungen kommunizieren, um die erforderlichen Unterlagen und Informationen zu erhalten. Ineffiziente Kommunikation führt jedoch oft zu zeitraubenden und unproduktiven Informationsketten voller Hin- und Herbewegungen, die den Jahresabschlussprozess nur verlängern.
Manuelle Dateneingabe
Die manuelle Dateneingabe ist ein zeitaufwändiger Prozess, der vor allem während der Jahresendabrechnung bei großen Datenmengen eine Herausforderung darstellt. Ein Anstieg des manuellen Volumens der Rechnungsverarbeitung kann mehr Mitarbeiter und Ressourcen erfordern.
Aus diesem Grund sollten Sie effektivere Methoden wie die automatisierte Dateneingabe in Betracht ziehen, um Ihren Jahresabschlussprozess zu verbessern.
Fehlende Belege und Rechnungen
Während des Geschäftsjahres kann es Kopfzerbrechen bereiten, den Überblick über Papierbelege und Lieferantenrechnungen zu behalten. Doch je näher das Jahresende rückt, desto stärker wird der Druck, den Zahlungsabgleich durchzuführen. Fehlende Belege und Rechnungen können den Jahresabschluss erheblich verzögern und zu ungenauen Jahresabschlüssen führen, die wiederum rechtliche Probleme nach sich ziehen können.
Um die üblichen Schwierigkeiten beim Jahresabschluss zu überwinden, ist ein klarer Plan unerlässlich. Zum Glück haben wir eine Checkliste für Sie erstellt, die Ihnen den Prozess erleichtert.
Checkliste für Ihren Jahresabschluss
Um den Jahresabschluss zu vereinfachen, enthält unsere Checkliste für den Jahresabschluss eine umfassende Liste von Schritten, die Unternehmen befolgen sollten, um den Stress und die Ungewissheit in diesem Prozess zu minimieren.
Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie auf den Jahresabschluss vollständig vorbereitet sind und dass ihre Finanzunterlagen korrekt und aktuell sind.
1. Zeitplan erstellen
- Erstellen Sie einen spezifischen Zeitplan mit wichtigen Terminen und Aktivitäten, die für den Jahresabschluss durchgeführt werden müssen, einschließlich der Datenverarbeitung, der Berichterstattung und des Abschlussdatums.
- Planen Sie im Voraus und setzen Sie Erinnerungen für anstehende Aufgaben, um den Zeitplan einzuhalten.
2. Offene Rechnungen und Belege sammeln
- Sammeln Sie alle Rechnungen und Quittungen, die für den Jahresabschluss benötigt werden.
- Informieren Sie die Mitarbeiter über die Anforderungen und geben Sie ihnen ausreichend Zeit, die Dokumente einzureichen.
- Rechnen Sie mit Verzögerungen und erinnern Sie sie daran, damit nichts vergessen wird.
Erwägen Sie den Einsatz von Automatisierungssoftware mit Funktionen wie der digitalen Erfassung von Belegen und der digitalen Einreichung von Dokumenten, um den Prozess zu beschleunigen (insbesondere für die Mitarbeiter unterwegs) und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
3. Vermögenskonten prüfen
- Review asset expenses and keep track of fixed assets and any impairment losses that need to be accounted for.
- Reconcile all cash accounts and account for relevant transactions.
- Determine the value of all assets your company currently owns and ensure the accuracy of your financial statements.
4. Alle Transaktionen abgleichen
- Resolve any discrepancies or errors, and ensure that all items are appropriately classified in your accounting system.
- Guarantee that all recorded transactions match credit card statements, bank statements, invoices, and receipts.
- Pay attention to the smallest details to be audit-ready for the fiscal year-end.
5. Abschluss der Debitoren- und Kreditorenbücher
- Unterscheiden Sie die erhaltenen oder gezahlten Beträge von den aufgelaufenen Beträgen.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie genaue Aufzeichnungen über alle ausstehenden Rechnungen haben, und erstellen Sie Berichtigungsbuchungen für alle nicht eingezogenen oder unbezahlten Beträge (auch als Accounts Payable bekannt).
6. Debitoren aufbauen
- Fügen Sie alle ausstehenden Forderungen als Guthaben in die Gewinn- und Verlustrechnung und als Belastung in die Bilanz ein.
- Überwachen Sie Ihren Debitorenbericht und ermitteln Sie alle überfälligen oder eintreibbaren Salden; dies ist entscheidend, um das neue Geschäftsjahr mit genauen Finanzdaten zu beginnen.
7. Kreditoren erstellen
- Behalten Sie den Überblick über alle Schulden Ihres Unternehmens und verwalten Sie Ihre Finanzen effektiv mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder indem Sie einfach die Schritte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses befolgen.
- Führen Sie alle unbezahlten Schulden als Verbindlichkeiten oder antizipative Verbindlichkeiten in der Bilanz auf.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Ausgaben in der richtigen Periode verbucht worden sind.
8. Zuschüsse und Ansprüche anpassen
- Vergessen Sie nicht, alle Zuschüsse oder Ansprüche zu vermerken, die Ihr Unternehmen im Laufe des Geschäftsjahres erhalten hat.
Dazu gehören staatliche Zuwendungen, besondere Steuerbefreiungen und private Zuschüsse, die in Ihren Jahresabschlüssen ordnungsgemäß ausgewiesen werden müssen.
Es ist klar, dass es bei der Jahresendabrechnung zahlreiche Aufgaben zu erledigen und Herausforderungen zu bewältigen gibt. Die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt, die den Prozess der Jahresendabrechnung vereinfachen und weniger entmutigend machen können.
Eine Lösung ist Klippa SpendControl. Im nächsten Abschnitt werden wir näher erläutern, wie diese leicht anpassbare Software zur Verwaltung von Ausgaben und zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung dazu beitragen kann, den Jahresabschlussprozess für Unternehmen zu vereinfachen.
Vereinfachen Sie Ihren nächsten Jahresabschluss mit Klippa SpendControl
Das Ende des Geschäftsjahres rückt näher und überall müssen sich Unternehmen darauf vorbereiten, ihre Konten korrekt abzuschließen. Hier kommt Klippa SpendControl ins Spiel, eine einfache Lösung zur Vereinfachung all Ihrer Aktivitäten am Jahresende.
Klippa SpendControl kann den Genehmigungsprozess für Ausgaben und Rechnungen rationalisieren, so dass Ihre Ausgaben immer schnell genehmigt oder abgelehnt werden und das Risiko von Fehlern und Verzögerungen reduziert wird.
Ein präzises und automatisiertes Finanzmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben das ganze Jahr über zu verfolgen und zu kategorisieren.
Klippa SpendControl stellt beispielsweise sicher, dass alle Daten auf dem neuesten Stand sind und bietet Ihnen Live-Überblicke und Einblicke. Das bedeutet, dass Sie nicht lange warten müssen, bis Ausgaben und Rechnungen bearbeitet und alle Schritte abgeschlossen sind. Stattdessen können Sie Ihre Ausgaben und Finanzberichte jederzeit nachverfolgen, so dass Sie fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage genauer, aktueller Informationen treffen können.
SpendControl ist eine All-in-One-Finanzmanagementlösung, die die Verwaltung von Spesen und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Die Softwarelösung von Klippa ist in der Lage, Ihre Buchhaltungs- und Finanzprozesse zum Jahresende zu optimieren und zu rationalisieren. Profitieren Sie von einem vollständig automatisierten und digitalen Prozess für die Einreichung, Genehmigung und Verarbeitung von Ausgaben mit Web- und mobilen Anwendungen.
Mit SpendControl können SIe:
- Verwalten Sie Ihre Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform
- Scannen, Einreichen, Bearbeiten und Genehmigen von Rechnungen über das Internet oder eine mobile App
- Erzielen Sie eine 99%ige Genauigkeit bei der Extraktion von Rechnungsdaten mit der OCR von Klippa
- Erhalten Sie die Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit intuitiven Dashboards
- Passen Sie Ihr Genehmigungsmanagement mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an
- Halten Sie mit unserer ISO27001-zertifizierten und GDPR-konformen Lösung alle Steuer- und Datenschutzvorschriften ein
- Verlassen Sie sich auf die automatische Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Zahlungen
- Verhindern Sie Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und Betrug
- Integrieren Sie SpendControl mit Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software, wie Quickbooks, NetSuite oder SAP
Die Checkliste für die Buchhaltung zum Jahresende ist ein Aktionsplan, der die Organisation des Finanzabschlusses für das Geschäftsjahr unterstützt. Sie umfasst die Erstellung eines Zeitplans, die Erfassung von Belegen, die Abstimmung von Transaktionen, die Überprüfung von Konten, den Abschluss von Forderungen und Verbindlichkeiten und die Sicherstellung einer genauen Finanzberichterstattung.
Zur Vorbereitung der Jahresendabrechnung erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan mit den wichtigsten Daten und Fristen. Sammeln Sie alle erforderlichen Finanzunterlagen wie Belege und Rechnungen. Überprüfen Sie die Anlagenkonten, stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen abgestimmt sind, und schließen Sie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ab.
Der Jahresabschluss umfasst die Abstimmung aller Transaktionen, die Überprüfung der Anlagenkonten, den Abschluss der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und die Überprüfung der Richtigkeit aller Finanzunterlagen. Der letzte Schritt ist die Vorbereitung von Finanzberichten und -ausweisen für Prüfungen, wobei sichergestellt wird, dass alles mit den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt.
Der Jahresabschluss umfasst alle Finanzunterlagen, wie die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, die Kapitalflussrechnung und die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Dokumente geben einen vollständigen finanziellen Überblick über die Leistung des Unternehmens, einschließlich Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.