Die pünktliche Begleichung Ihrer Rechnungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu den Lieferanten, die Vermeidung von Gebühren und Strafen für verspätete Zahlungen und die Erhaltung der Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens. Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung kann jedoch eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein, insbesondere für wachsende Unternehmen.
Wenn Sie für diese Aufgaben in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, wissen Sie, wie zeitintensiv und mühsam sie sein können. Die Eingabe der Daten aus Stapeln von Dokumenten ist ein entmutigender Prozess. Und wir haben noch gar nicht über den Stress gesprochen, der damit einhergeht, dass man nach der manuellen Bearbeitung dieser Stapel von Dokumenten, Fehler bei der Dateneingabe findet!
Glücklicherweise gibt es viele Softwaresysteme, die Ihnen helfen können, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und zu rationalisieren.
Wenn Sie noch keine Software für die Kreditorenbuchhaltung verwenden, entgeht Ihnen eine Menge.
Goldman Sachs hat beispielsweise in einer ihrer jüngsten Studien festgestellt, dass Sie durch die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung mithilfe von Software bis zu 16 US-Dollar pro Rechnung und etwa 80 % der Bearbeitungszeit einsparen können! Möchten Sie ähnliche Ergebnisse erreichen?
In diesem Artikel werden wir uns einige der besten auf dem Markt erhältlichen Kreditorenbuchhaltungssoftware-Systeme genauer ansehen. Dazu geben wir Ihnen eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Softwareplattformen für die Kreditorenbuchhaltung, heben ihre wichtigsten Funktionen hervor und zeigen, für welche Unternehmen sie am besten geeignet sind.
Unabhängig davon, ob Sie ein Kleinunternehmer oder ein Finanzexperte in einem großen Unternehmen sind, finden Sie hier wertvolle Informationen, die Ihnen helfen, das beste System für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Die besten Software-Plattformen für die Kreditorenbuchhaltung
- Klippa SpendControl AP Software
- Rydoo Expense management
- Freshbooks
- Airbase
- Tipalti
- DocuWare
- Lightyear
- Sage Intacct
Was ist eine Software für die Kreditorenbuchhaltung?
Zunächst einmal ist die Kreditorenbuchhaltung ein Haftungskonto, auf dem das Geld verbucht wird, das ein Unternehmen seinen Gläubigern für erhaltene, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen schuldet.
Kreditorensoftware ist eine Art von Programm, die den Prozess der Verfolgung und Verwaltung von Kreditoren automatisiert. Die Software hilft Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Finanzprozesse, indem sie manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsfreigabe und Zahlungsverarbeitung automatisiert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko manueller Fehler und verbessert die Genauigkeit der Finanzberichterstattung.
Jetzt wissen Sie, was eine Kreditorenbuchhaltungssoftware ist. Sehen wir uns nun an, wie man ein Kreditorenbuchhaltungssystem einrichtet und was die Software für Sie tun kann.
Einrichtung eines Kreditorenbuchhaltungssystems
Mit einer Softwarelösung für die Kreditorenbuchhaltung können Sie ein rationalisiertes und effizientes System zur Abwicklung Ihrer Kreditorenbuchhaltung einrichten. Mit der Software können Sie:
- Richten Sie Genehmigungsabläufe ein: Definieren Sie den Genehmigungsprozess für Rechnungen und Zahlungen, einschließlich der Frage, wer Rechnungen genehmigen sollte, welche Bedingungen erfüllt sein müssen und was passiert, wenn eine Rechnung abgelehnt wird. So können Sie sicherstellen, dass Rechnungen und andere Zahlungen rechtzeitig und einheitlich genehmigt werden.
- Definieren Sie Verantwortlichkeiten: Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben und Zuständigkeiten zu, z. B. wer für die Dateneingabe, die Genehmigung und die Zahlungsabwicklung zuständig ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder seine Aufgaben kennt, und das Risiko manueller Fehler und von Gebühren für verspätete Zahlungen wird verringert.
- Legen Sie Zahlungsbedingungen fest: Definieren Sie die Zahlungsbedingungen für jeden Lieferanten, einschließlich der Fälligkeitstermine, Rabatte und Verzugsgebühren. So stellen Sie sicher, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen, und können Rabatte für vorzeitige Zahlungen in Anspruch nehmen.
- Überwachen und verfolgen Sie Zahlungen: Überwachen und verfolgen Sie die Zahlungen, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen und dass die Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen bezahlt werden. Dies trägt zur Verbesserung des Cashflows bei und verringert das Risiko von Zahlungsverzug.
Durch die Einrichtung eines Systems zur Abwicklung Ihrer Kreditorenbuchhaltung verbessern Sie nicht nur die Effizienz und verringern den manuellen Aufwand, sondern erhalten auch mehr Kontrolle über Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess und einen besseren Einblick in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.
Im nächsten Abschnitt stellen wir die besten Automatisierungsfunktionen vor, die eine gute Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung haben sollte.
Beste Kreditorenbuchhaltung Automatisierungsfunktionen
Wenn Sie in eine Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung investieren möchten, fragen Sie sich wahrscheinlich, welche Funktionen die Software haben sollte. Bei all den Optionen, die auf dem Markt erhältlich sind und die alle ihre eigenen Funktionen haben, ist es schwierig zu entscheiden, was wichtig ist und was nicht.
Es gibt keinen Standard für die Funktionen, die eine Software für die Kreditorenbuchhaltung bieten muss. Andererseits gibt es ein paar allgemeine Funktionen, auf die man achten sollte, wenn man in eine Kreditorenbuchhaltungssoftware investieren möchte. Im Folgenden haben wir 10 der besten Funktionen zusammengefasst.
- OCR für Rechnungen und Ausgaben: Mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können Daten aus Rechnungen und Ausgaben automatisch erfasst werden, wodurch sich die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe verringert.
- Betrugsprävention: Fortschrittliche Funktionen zur Betrugserkennung und -vermeidung können zum Schutz vor betrügerischen Rechnungen und Zahlungen beitragen und so das Risiko finanzieller Verluste verringern.
- Genehmigungsabläufe/Regeln: Durch die Definition des Genehmigungsprozesses und die Festlegung von Genehmigungsregeln kann sichergestellt werden, dass Rechnungen zeitnah und einheitlich genehmigt und Zahlungen gemäß den vereinbarten Bedingungen geleistet werden.
- Automatisierte Genehmigungen: Die Automatisierung des Genehmigungsprozesses kann dazu beitragen, die Genehmigung von Rechnungen und Zahlungen zu rationalisieren und so den Zeitaufwand für die Genehmigung von Rechnungen zu verringern.
- Erkennung von Steuersätzen: Die automatisierte Erkennung von Steuersätzen kann dazu beitragen, dass auf jede Rechnung der richtige Steuersatz angewandt wird, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die Genauigkeit verbessert wird.
- Optionen zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu, z. B. wer für die Dateneingabe, die Genehmigung und die Zahlungsabwicklung zuständig ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder weiß, wofür er zuständig ist, was zu einem strukturierten Arbeitsablauf im Team führt.
- Sichere Datenspeicherung: Ein dedizierter Datenspeicher, zum Beispiel in einer Cloud-Umgebung, ermöglicht es Ihnen, Dateien bei Bedarf abzurufen. Auf diese Weise können Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten und für eventuelle Prüfungen auf Ihre Daten zugreifen.
- Mobiler Zugriff: Die Möglichkeit, von einem mobilen Gerät aus auf das Kreditorenbuchhaltungssystem zuzugreifen, ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu genehmigen und Zahlungen von überall und zu jeder Zeit vorzunehmen.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Die Möglichkeit, Rechnungen und Zahlungen in mehreren Währungen zu bearbeiten, ist besonders für Unternehmen mit globaler Präsenz wichtig.
- Integration mit anderen Systemen: Die Integration mit anderen Finanzsystemen, wie z. B. Buchhaltungs- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen, bietet einen vollständigen Überblick über die Finanzlage eines Unternehmens und synchronisiert Ihre Software für Zahlungsprozesse.
Einige dieser Funktionen könnten für Ihr Unternehmen überflüssig sein, z. B. die Unterstützung mehrerer Währungen, wenn Sie nur in einem Land tätig sind. Diese Liste kann Ihnen jedoch einen klaren Überblick darüber verschaffen, was Sie bei der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung für die Kreditorenbuchhaltung berücksichtigen sollten.
Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen eine Liste der besten Kreditorenbuchhaltungssoftware vor, die derzeit auf dem Markt sind. Wir werden jede Option kurz erläutern, ihre wichtigsten Merkmale zusammenfassen und erwähnen, für welche Art von Unternehmen diese Option am besten geeignet ist.
Die 8 besten AP-Software-Plattformen erklärt
Wir wissen, dass Sie als Unternehmen die Früchte Ihrer Kreditorenbuchhaltungslösungen lieber heute als morgen ernten möchten. Um Ihnen dabei zu helfen, den besten Weg zur Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu finden, haben wir im Folgenden 8 der besten AP-Softwarelösungen verschiedener Unternehmen zusammengefasst.
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl ist eine All-in-One-Softwareplattform für die Kreditorenbuchhaltung, mit der Sie Ihre Ausgaben und Ihre Rechnungsbearbeitung in einer einzigen Umgebung verwalten können. Sie umfasst zwei Module für Ausgaben und Rechnungen, die zusammen oder einzeln verwendet werden können.
Die Lösung ermöglicht Ihnen außerdem die nahtlose Verarbeitung Ihrer Verbindlichkeiten mit nur wenigen Klicks, die automatische Extraktion Ihrer Kreditorendaten mit künstlicher Intelligenz und die Automatisierung von Genehmigungsprozessen für einen ausgeklügelten Workflow.
Die wichtigsten Merkmale von Klippa SpendControl sind:
- Hochentwickeltes Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitung in einer Plattform
- Benutzerfreundliche mobile Anwendung und Webumgebung
- Integrierte Datenextraktionsfunktionen auf der Grundlage der Klippa eigenen OCR-Technologie
- Vollständig anpassbare Genehmigungsworkflows mit intelligenten Geschäftsregeln
- Optionen zur Zuweisung von Zuständigkeiten und bestimmten Aufgaben an bestimmte Mitglieder zur Genehmigung und Zahlungsabwicklung
- Unterstützung von Mehrfachwährungen
- Rechnungsabgleich (3-Wege-Abgleich in Kürze verfügbar)
- Mehr als 20 Integrationsmöglichkeiten mit Buchhaltungs- und ERP-Software wie Xero, NetSuite, SAP und vielen anderen Integrationen
- Integrierte Analyse zur Erkennung von Dokumentenbetrug
- Spezifischer Cloud-Speicher für den Zugriff auf Dateien für bis zu 10 Jahre für mögliche Audits
- White Label Option für eine Premium-Lösung in Ihrer Corporate Identity
Klippa SpendControl ist am besten geeignet für: Unternehmen jeder Größe und Organisationen, die durch die Verbesserung der Effizienz verschiedener Kreditorenprozesse wachsen wollen.
2. Rydoo
Rydoo bietet eine Lösung zur Verwaltung von Ausgaben, die von der Einreichung von Anträgen bis zur Erstattung reichen. Rydoo ist eine Lösung mit verschiedenen eingebauten Kontrollen für die Einhaltung von Vorschriften und gibt Einblick in Ihren aktuellen Finanzstatus. Einen direkten Vergleich zwischen Klippa und Rydoo finden Sie auf dieser Vergleichsseite.
Rydoo bietet die folgenden Funktionen:
- Konsolidiertes Dashboard
- Umfangreiches Modul zur Ausgabenverwaltung
- Integrierte Richtlinieneinstellungen zur Einhaltung von Finanzrichtlinien
- Echtzeit-Ansichten der Ausgaben
- Einblicke im Überblick
- Verschiedene Integrationen mit unterschiedlichen Anwendungsfällen, wie Mobilität und Produktivität
Rydoo Kostenverwaltung ist am besten geeignet für: Kleine bis mittelgroße Unternehmen, die auf der Suche nach einer Lösung speziell für die Ausgabenverwaltung sind, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern.
3. Freshbooks
Freshbooks ist eine Buchhaltungslösung, die es Kleinunternehmern oder Freiberuflern ermöglicht, ihre Kreditorenbuchhaltung zu organisieren und mit den Finanzrichtlinien und -vorschriften ihres Landes konform zu bleiben. Es ist eine einfach zu bedienende Lösung mit einem konsolidierten Dashboard und mehreren Vorlagen, die angepasst werden können.
Freshbooks bietet die folgenden Funktionen:
- Konsolidiertes Dashboard
- Anpassbarer Kontenplan und Ausgabenkategorien
- Cloud-Speicher für Daten
- Einsichtige Berichte
- Automatischer Bankabgleich
- Nachverfolgungsoptionen für verschiedene Kreditarten
Freshbooks ist am besten geeignet für: kleine Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige oder einzelne Buchhalter.
4. Airbase
Airbase ist eine Software für die Kreditorenbuchhaltung, die entwickelt wurde, um die Aufgaben von Finanzteams zu erleichtern, indem der Prozess der Kreditorenbuchhaltung automatisiert wird. Die Software bietet klare Transparenz und Kontrolle über die Zahlungsprozesse ihrer Kunden und ist über ihr einheitliches Dashboard leicht zu handhaben. Außerdem sind ein Firmenkartenprogramm und Funktionen für die Rückerstattung an Mitarbeiter enthalten.
Airbase bietet die folgenden Funktionen:
- Genehmigungs-Workflows
- Automatisierung der Buchhaltung
- Berichterstattung in Echtzeit
- Unterstützung für mehrere Tochtergesellschaften
- Firmenkartenprogramm
- Funktionalitäten für Mitarbeitererstattungen
- Mehrere Integrationsmöglichkeiten
Airbase ist am besten geeignet für: kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige.
5. Tipalti
Tipalti bietet eine durchgängige, rechnungsbasierte Zahlungslösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und zu rationalisieren. Die Lösung umfasst OCR-Technologie zur automatischen Datenextraktion, um verschiedene Daten aus Rechnungen zu extrahieren.
Tipalti bietet die folgenden Funktionen:
- Aufdeckung und Prävention von Betrug
- Finanzielle Kontrollen
- Unterstützung mehrerer Währungen
- Integrationsmöglichkeiten für verschiedene Arten von Buchhaltungs- und ERP-Systemen
- Abgleich von Zahlungen
- 2- und 3-Wege Rechnungsabgleichungen
- Cloud-Speicher für Daten
Tipalti ist am besten geeignet für: Kleine bis mittlere Unternehmen, die sich auf die Optimierung der Kreditorenbuchhaltung konzentrieren.
6. DocuWare
DocuWare ist eine rechnungsbasierte AP-Lösung, mit der Rechnungen sowohl digital als auch physisch erfasst und gespeichert werden können. Sie können Rechnungen einfach über Scans, E-Mail und mobile Erfassungen in einer durchsuchbaren Dateistruktur einreichen. Eine Nicht-Cloud-Version ist auch verfügbar. Die Software lässt sich mit über 500 verschiedenen Buchhaltungssoftwareprogrammen integrieren, sodass Sie Ihre Daten mit verschiedenen Plattformen synchronisieren können.
DocuWare bietet die folgenden Funktionen:
- Anpassbare Genehmigungsprozesse
- Automatisierter Import und Indizierung zur Datenerfassung
- Sicherer Cloud-Speicher für Rechnungsdokumente und Dateien
- Einfache Zugänglichkeit und Zusammenarbeit mit Bearbeitungs- und Kommentarmöglichkeiten in Workflows
- Integrierbar mit mehr als 500 verschiedenen Buchhaltungssoftwareprogrammen
DocuWare ist am besten geeignet für: Mittlere bis große Unternehmen, die die Effizienz von Rechnungen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen verbessern wollen.
7. Lightyear
Lightyear ist eine ideale Lösung für größere Unternehmen, um Einkauf, Buchhaltung und Rechnungsfreigabe auf einer Plattform zu konsolidieren. Darüber hinaus ist es sowohl eine Einkaufs- als auch eine Kreditorenbuchhaltungssoftware, die automatische Buchhaltungs- und Inventarsynchronisationsmöglichkeiten bietet.
Sie erleichtert die Verfolgung von Ressourcen über Teams und verschiedene Standorte hinweg. Die gemeinsame Nutzung und Synchronisierung von Kreditorenbuchhaltungsdaten wird mit Lightyear zum Kinderspiel.
Lightyear bietet die folgenden Funktionen:
- Bestelloptionen zum Erstellen, Genehmigen und Versenden von Bestellungen
- Intelligente Datenextraktion
- Automatisierte Buchführung mit Automatisierungsregeln
- Mehrstufiges Genehmigungssystem
- 3-Wege-Abgleich
- Automatischer Abgleich für Lieferantenerklärungen
- Integration mit Buchhaltungs-, ERP- und Inventarsoftware
Lightyear ist am besten geeignet für: Große Firmen und Unternehmen, die mit mehreren Teams oder Produktlinien an verschiedenen Standorten arbeiten.
8. Sage Intacct
Sage Intacct ist eine Finanzmanagement-Plattform mit integrierter Kreditorenbuchhaltungssoftware für einen optimierten Arbeitsablauf. Ihre Dashboard- und Berichtsfunktionen ermöglichen es ihren Kunden, Transparenz für eine bessere Entscheidungsfindung zu gewinnen.
Sage Intacct lässt sich leicht mit anderer firmeneigener Software oder Automatisierungsanwendungen von Drittanbietern kombinieren, um seine Funktionen zu erweitern.
Sage Intacct bietet die folgenden Funktionen:
- Zentraler und elektronischer Zugriff auf die Kreditorenbuchhaltung
- Rationalisierte Automatisierung des Kreditoren-Workflows
- Verfolgung von Zahlungen, Genehmigungen und Berichten in Echtzeit
- Flexible Kontrollen für Workflows und Genehmigungsschwellen
- Integration mit anderer proprietärer Software oder bestehenden Kreditorenbuchhaltungslösungen
Sage Intacct ist am besten geeignet für: kleine Unternehmen, Stiftungen und Non-Profit-Organisationen.
Wir hoffen, dass Sie nun einen besseren Überblick über die auf dem Markt befindlichen Optionen haben, um eine Ihren Bedürfnissen entsprechende Entscheidung treffen zu können. Nach der Erörterung der verschiedenen Optionen gibt es eine Lösung, die am meisten heraussticht.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über die beste Kreditorensoftware und warum sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Klippa SpendControl AP Software Jetzt Ausprobieren!
Wie Sie jetzt wissen, kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihre Finanzprozesse erheblich rationalisieren und Ihnen viel Zeit und Mühe für lästige manuelle Aufgaben ersparen. Klippa SpendControl ist eine All-in-One Finanzverwaltungssoftware, die Ihre Kreditorenbuchhaltung zu einem Kinderspiel macht.
Die integrierte OCR-Technologie macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und ermöglicht es Ihnen, Ihre Kreditorenbuchhaltungsdaten in Sekundenschnelle zu extrahieren. Neben der integrierten OCR-Technologie bietet die Software eine Vielzahl weiterer Funktionen wie Kostenverwaltung, Rechnungsverarbeitung, Abgleich von Kreditkartenabrechnungen mit Zahlungen, Betrugserkennung, Spesenberichte, Synchronisierung von Buchhaltungssystemen, Rechnungsabgleich und vieles mehr.
Die Vorteile der Verwendung von Klippa SpendControl umfassen:
- Sparen Sie Zeit: Durch die Automatisierung von Finanzverwaltungsaufgaben entfällt für die Mitarbeiter die Notwendigkeit, Ausgabendaten manuell in Tabellenkalkulationen oder andere Systeme einzugeben. Die eingesparte Zeit kann in Aufgaben investiert werden, die für das Wachstum des Unternehmens wirklich wichtig sind.
- Reduziert Fehler: Die manuelle Dateneingabe kann fehleranfällig sein, insbesondere wenn es um große Datenmengen geht. Klippa SpendControl automatisiert die Dateneingabe, indem es Daten aus Belegen und Rechnungen mit hoher Genauigkeit extrahiert und so das Risiko von Fehlern durch menschliche Fehler reduziert.
- Organisierte und zugängliche Daten: Klippa SpendControl kann dabei helfen, Finanzdaten zu organisieren und leicht zugänglich zu machen, was für Steuerzwecke oder zur Gewinnung von Erkenntnissen über Ausgabenmuster hilfreich sein kann.
- Reduziert das Risiko von Betrug: Potenzieller Betrug, der Ihr Unternehmen gefährden könnte, kann durch die integrierte Betrugserkennungsanalyse, die ungewöhnliche Registrierungen oder betrügerische Dokumente identifiziert, schnell erkannt werden. Auf diese Weise lassen sich betrügerische Aktivitäten erkennen und verhindern, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
- Rationalisiert Genehmigungen: Mit den digitalen Genehmigungsworkflows von Klippa können Manager sowohl Ausgaben als auch Rechnungen schnell überprüfen und genehmigen. Außerdem können benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows erstellt werden, die sicherstellen, dass finanzielle Transaktionen schnell und effizient genehmigt werden.
- Verbessert die Einhaltung von Vorschriften: Klippa gewährleistet die Einhaltung von Steuervorschriften und anderen Anforderungen an die Finanzberichterstattung durch die Bereitstellung genauer und detaillierter Aufzeichnungen. Dies ist wichtig, wenn die Steuerbehörden Prüfungen durchführen.
Wir sind fest davon überzeugt, dass die vielseitigen Funktionen und der zusätzliche Nutzen von Klippa SpendControl es zur führenden Software für die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung machen.