Was ist der Kreditorenbuchhaltungsprozess?

Seit Jahrhunderten zeichnen Menschen ihre finanziellen Transaktionen auf. Doch die Art und Weise, wie Menschen ihre Transaktionen dokumentieren, hat sich im Laufe der Zeit erheblich weiterentwickelt. Die Dokumentationspraktiken wurden zu ausgefeilten Kreditorenbuchhaltungsverfahren, die sich weltweit durchgesetzt haben.

Heutzutage können viele der Kreditorenprozesse automatisiert werden, um die Aufgaben der Kreditorenabteilungen zu erleichtern. Dennoch verarbeiten 68 % der Unternehmen ihre Berichte und Rechnungsdaten immer noch manuell, was bei 56 % dieser Unternehmen mehr als 10 Stunden pro Woche in Anspruch nimmt.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann diese Unternehmen auf verschiedene Weise zugutekommen, z. B. durch die Reduzierung von Kosten, Zeit, menschlichen Fehlern, Betrug und vielem mehr.

In diesem Blog werden wir zunächst die Grundlagen des Kreditorenbuchhaltungsprozesses und die Schritte des traditionellen Prozesses erörtern.

Danach gehen wir näher auf die Automatisierung des Prozesses ein und bewerten die Vorteile der Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Schließlich stellen wir Ihnen eine Lösung zur Verfügung, mit der Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess einfach automatisieren können, damit Sie von den Vorteilen der Automatisierung profitieren können.

Grundlagen des Kreditorenbuchhaltungsprozess

Bevor wir den Prozess der Kreditorenbuchhaltung erörtern, ist es wichtig, zu den Grundlagen zurückzukehren und zu verstehen, was der Begriff Kreditorenbuchhaltung bedeutet. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bezeichnen den Geldbetrag, den ein Unternehmen seinen Lieferanten für erhaltene, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen schuldet. Diese werden in der Regel als Verbindlichkeiten in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen.

Im Allgemeinen werden Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen als kurzfristig betrachtet, da sie normalerweise innerhalb eines Jahres oder weniger beglichen werden sollen.

Die spezifischen Zahlungsbedingungen für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen können jedoch je nach der Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten variieren. Einige Lieferanten bieten längere Zahlungsfristen an, während andere die Zahlung bei Lieferung oder innerhalb eines kürzeren Zeitraums verlangen.

Um sicherzustellen, dass die Finanzberichte korrekt bleiben, ist es wichtig, Verbindlichkeiten sofort nach ihrem Auftreten zu erfassen. Dadurch wird auch die Korrektheit der Bilanz nachgewiesen, ohne dass sie veraltet.

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung und Auszahlung von Geldern, die Verkäufern, Lieferanten und anderen Parteien geschuldet werden. Dazu gehören die Bearbeitung von Rechnungen, der Abgleich von Konten und die rechtzeitige Ausstellung von Zahlungen.

Das Hauptziel der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, rechtzeitige, genaue und sichere Zahlungen an Gläubiger zu gewährleisten. Dies trägt zur Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu den Lieferanten bei und verhindert mögliche Streitigkeiten oder Verzögerungen bei den Zahlungen. Außerdem trägt die Kreditorenbuchhaltung dazu bei, die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und -vorschriften zu gewährleisten.

Im nächsten Abschnitt dieses Artikels werden wir die einzelnen Schritte des Kreditorenprozesses näher erläutern.

Schritte der Kreditorenbuchhaltung

Der traditionelle Prozess der Erfassung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen besteht aus drei wesentlichen Schritten. Diese drei Schritte bilden die Grundlage des Kreditorenprozesses:

1. Eingang und Bearbeitung der Bestellungen – Dieser Prozess beginnt in der Regel mit der Bestellung oder Pro-forma-Rechnungen, einem Dokument, das zur Bestellung von Waren oder Dienstleistungen verwendet wird. Die Bestellung wird an den Lieferanten gesandt, der die Waren liefert oder die Dienstleistungen erbringt.
2. Erstellung und Validierung der Rechnung – Sobald die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, wird die Rechnung erstellt. Bevor die Rechnung an die Buchhaltung gesendet wird, wird sie validiert, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind, bevor die Zahlung erfolgt. Der Prozess kann um eine zusätzliche Autorisierungsebene ergänzt werden. Übersteigt die Rechnungssumme beispielsweise einen bestimmten Schwellenwert, ist die Validierung durch ein Mitglied der Geschäftsleitung erforderlich. Nach Abschluss der Validierung wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet.
3. Abschluss des Zahlungsprozesses – Die Rechnung geht in der Buchhaltung ein und der Zahlungsprozess wird eingeleitet. Die Buchhaltung kann die Rechnung auf verschiedene Arten bezahlen, z. B. mit einem Scheck, einer Überweisung auf ein Konto oder mit einer Kreditkarte. Sobald die Rechnung bezahlt ist, aktualisiert die Buchhaltungsabteilung das Buchhaltungssystem, um die Zahlung zu berücksichtigen.

Die Einführung eines soliden Kreditorenbuchhaltungsverfahrens stellt sicher, dass kurzfristige Verbindlichkeiten rechtzeitig beglichen werden, und ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre Zahlungen auf effiziente Weise zu behalten.

Auch wenn die traditionelle Kreditorenbuchhaltung die Genauigkeit und Effizienz bei der Bezahlung von Gläubigern verbessert, ist die traditionelle Methode dennoch begrenzt. Im nächsten Abschnitt werden wir die wesentlichen Nachteile der traditionellen Kreditorenbuchhaltung erörtern.

Nachteile des traditionellen Kreditorenprozesses

Wir wissen heute, dass ein strukturierter Kreditorenprozess die finanzielle Effizienz eines Unternehmens steigern kann. Herkömmliche Methoden der Kreditorenbuchhaltung können jedoch immer noch große Nachteile mit sich bringen:

• Langwierige Genehmigungsverfahren
• Langwierige Dateneingabeprozesse
• Menschliches Versagen
• Überfluss an Papierkram
• Hohes Betrugspotenzial

Langwierige Genehmigungsverfahren

Auf den ersten Blick könnte man annehmen, dass ein dreistufiger Prozess nicht so langwierig ist, aber zusätzliche Schritte können den Prozess erheblich verlängern. Wenn zum Beispiel ein Lieferant eine Rechnung verschickt, ist die Person, die sie erhält, höchstwahrscheinlich nicht diejenige, die sie genehmigt. Daher muss die Rechnung innerhalb eines Unternehmens an die richtige Person zur Genehmigung weitergeleitet werden.

Wenn die Rechnung dann Fehler oder fehlende Informationen enthält, muss der Genehmigende sie an den Ansprechpartner zurückschicken, der sie dann an den Lieferanten zurückschickt. Dadurch verlängert sich der Genehmigungsprozess erheblich.

Und was ist, wenn die Person in der zusätzlichen Genehmigungsschicht einen Fehler entdeckt? Dadurch wird die Genehmigungssequenz eines herkömmlichen Kreditorenprozesses noch länger als erwartet.

Langwierige Dateneingabeprozesse

In anderen Fällen kann es vorkommen, dass ein Bericht oder eine Rechnung ohne Probleme eingereicht und genehmigt wird. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Zahlungsvorgang erheblich, aber auch der Zahlungsvorgang kann ein langer Prozess sein.

Dies ist vor allem auf die mühsame manuelle Dateneingabe zurückzuführen. Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass Menschen die Bezahlung von Rechnungen von Hand erledigen. Wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen Hunderte von Rechnungen pro Monat bearbeiten, wird der Zeitaufwand für die Dateneingabe noch gravierender.

Dies hat zur Folge, dass die Zahlungen aufgrund der enormen Mengen an Rechnungen, die manuell bearbeitet werden müssen, länger auf sich warten lassen.

Menschliches Versagen

Wenn große Mengen von Rechnungen manuell verarbeitet werden, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen Fehler machen. Menschliches Versagen kann zu Fehlern bei der Dateneingabe, falschen Zahlungen oder Missverständnissen zwischen den Abteilungen führen.

Dies kann zu finanziellen Verlusten, verspäteten Zahlungen und beschädigten Beziehungen zu Lieferanten führen. Außerdem kann menschliches Versagen zu Verzögerungen im Genehmigungs- oder Zahlungsprozess führen, was wiederum Gebühren für verspätete Zahlungen oder andere finanzielle Strafen nach sich zieht.

Überfluss an Papierkram

Herkömmliche Kreditorenbuchhaltungen neigen auch dazu, einen Überfluss an Papierkram zu verursachen. Das liegt vor allem an der großen Menge an Papierkram, die bei manuellen Kreditorenprozessen anfällt, darunter Rechnungen, Bestellungen, Quittungen und andere Dokumente. Infolgedessen kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam mit der Bewältigung großer Mengen an Transaktionen überfordert sein.

Außerdem ist die manuelle Bearbeitung, wie bereits erwähnt, zeitaufwändig und fehleranfällig. Dies kann zu Ineffizienzen, höherem Betrugspotenzial und höheren Kosten für Ihr Unternehmen führen.

Hohes Betrugspotenzial

Wenn Geld Ihr Unternehmen verlässt, muss es in den meisten Fällen an einem Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung vorbei. Dies macht die Kreditorenbuchhaltung anfällig für Betrug und ist für Betrüger sowohl intern als auch extern sehr attraktiv.

Ein interner Betrüger könnte zum Beispiel Zahlungen an fiktive Lieferanten senden oder Rechnungen oder Berichte manipulieren. Daher sollten Sie sich stets über mögliche betrügerische Handlungen im Klaren sein, die Ihr Unternehmen gefährden können.

Eine Form des externen Betrugs, die Ihr Unternehmen gefährden kann, ist der Rechnungsbetrug durch Lieferanten. Diese Art von Betrug liegt vor, wenn ein Betrüger eine Rechnung zur Zahlung einreicht und behauptet, Waren oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen geliefert zu haben.

Die Rechnung kann für eine rechtmäßige Dienstleistung oder ein rechtmäßiges Produkt ausgestellt sein, doch der Preis kann überhöht sein oder der Lieferant hat Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt, die gar nicht geliefert wurden.

Rechnungsbetrug durch Lieferanten kann schwer zu erkennen sein, vor allem, wenn der korrupte Lieferant eine Beziehung zu Ihrem Unternehmen aufgebaut hat und Zugang zu legitimen Rechnungen oder anderen Unterlagen hat.

Die Nachteile eines herkömmlichen Kreditorenzyklus können die Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens stark beeinträchtigen. Die oben genannten Nachteile lassen sich jedoch durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung leicht beheben. Im nächsten Abschnitt werden wir erörtern, wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren können und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Automatisierung des Prozesses der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung kann viele Probleme lösen, die sich bei der Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung ergeben. Heutzutage können Sie mit Finanzmanagementsystemen wie Klippa SpendControl verschiedene Schritte Ihres Kreditorenprozesses automatisieren, darunter:

• Automatische Übermittlung von Rechnungen und Berichten – Rechnungen und Berichte können automatisch übermittelt werden, z. B. indem Ihre E-Mails mit Anhängen automatisch an Ihr Finanzverwaltungssystem weitergeleitet werden. Dies macht die manuelle Weiterleitung überflüssig und vereinfacht Ihre Kreditorenbuchhaltung.

• Erfassen von Daten aus allen eingereichten Rechnungen und Berichten – Wenn eine Rechnung oder ein Bericht eingereicht wird, können die Daten automatisch erfasst und durch optische Zeichenerkennung (OCR) in Ihr Verwaltungssystem eingefügt werden. OCR-Technologie wandelt Text durch Erkennung von Zeichen in maschinenlesbare Daten um. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe.

• Automatisierung des Genehmigungsprozesses – Der Genehmigungsprozess kann automatisiert werden, indem eingereichte Dokumente automatisch an den richtigen Genehmiger zur Validierung weitergeleitet werden. Diese Abläufe können auch verkürzt werden. Wenn beispielsweise die Rechnungssumme unter einem bestimmten Schwellenwert liegt, können Sie benutzerdefinierte Regeln anwenden, die sicherstellen, dass keine Genehmigung erforderlich ist.

• Synchronisierung aller Daten mit Ihrer Buchhaltungssoftware – Wenn der Zahlungsvorgang eingeleitet wird, können Ihre Daten automatisch mit Ihrer bevorzugten ERP- oder Buchhaltungssoftware synchronisiert werden. Durch die Automatisierung dieses Schritts entfällt eine weitere zeitaufwändige Aufgabe, mit der sich Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam täglich beschäftigt. 

Die Automatisierung der oben genannten Schritte bringt erhebliche Vorteile mit sich. Im nächsten Abschnitt werden wir erörtern, welche Vorteile Ihr Unternehmen aus der Automatisierung des Kreditorenprozesses ziehen kann.

Vorteile der Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses

Wie im vorherigen Abschnitt erläutert, können Teile Ihrer Kreditorenbuchhaltung automatisiert werden, um die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern.

Werfen wir einen Blick auf die fünf wichtigsten Vorteile der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung:

• Zeitersparnis
• Senkung der Kosten
• Mehr Einblick und Überblick
• Verringerung menschlicher Fehler
• Minimierung des Betrugsrisikos

Zeitersparnis

Wie bereits erwähnt, führen herkömmliche Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu einem Übermaß an Papierkram, dessen manuelle Bearbeitung Stunden in Anspruch nimmt. Goldman Sachs hat sogar festgestellt, dass Kreditorenbuchhalter rund 30 % ihrer wertvollen Zeit mit dem Sammeln von Daten und der Bearbeitung von Anfragen verbringen.

Die Automatisierung dieser Aufgaben mit einer Dateneingabelösung verringert den menschlichen Arbeitsaufwand und reduziert somit den Zeitaufwand für lästige Aufgaben drastisch.

Die durch die Automatisierung eingesparten Stunden können nun in Aufgaben investiert werden, die wirklich einen Unterschied machen.

Darüber hinaus wird der Prozess der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert, indem Aufgaben wie die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung, die Erstellung von Zahlungsberichten und der Abgleich von Lieferantenauszügen automatisiert werden. Dies kann dazu beitragen, Zeit für andere Aufgaben freizumachen und die Gesamteffizienz des Prozesses zu verbessern.

Senkung der Kosten

Wie bereits erwähnt, verkürzt die Automatisierung die Zeit, die für die Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen benötigt wird, was zur Senkung der Arbeitskosten beitragen kann. Außerdem wird der Bedarf an Papier und anderen physischen Dokumenten verringert, was die Kosten für Material und Lagerung senkt.

Mehr Einblick und Überblick

Abgesehen von Kosten- und Zeitersparnissen bietet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einen besseren Einblick in Ihre Ausgaben und ermöglicht es Ihnen, Rechnungen und Zahlungen besser zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Rechnungen rechtzeitig und an die richtigen Lieferanten gezahlt werden. Mit automatisierten Kreditorenbuchhaltungssystemen können Sie den Status von Rechnungen, Zahlungen und Lieferantenauszügen leicht überwachen und verfolgen.

Darüber hinaus erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Zahlungen und Rechnungen, sodass Sie fundierte Entscheidungen über Lieferantenbeziehungen und Cashflow treffen können.

Verringerung menschlicher Fehler

Wie bereits erörtert, ist ein Nachteil der traditionellen Art der Rechnungsverwaltung menschliches Versagen. Wir haben auch festgestellt, dass Rechnungsfehler den Rechnungsprozess erheblich verlängern können, da die Rechnung im Validierungstrichter rückwärts laufen muss.

Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann den Umfang der manuellen Dateneingabe verringern, die für die Bearbeitung von Rechnungen und die Ausführung von Zahlungen erforderlich ist. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Fehlern zu verringern, die durch Tippfehler, falsche Dateneingabe oder andere Fehler verursacht werden.

Minimierung des Betrugsrisikos

Da die manuelle Rechnungsverarbeitung anfällig für Missbrauch ist, kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung das Betrugsrisiko minimieren. Die Automatisierung trägt auch dazu bei, dass alle Zahlungen genau und nach vordefinierten Kriterien ausgeführt werden. Dadurch wird das Risiko betrügerischer Aktivitäten wie Veruntreuung von Geldern, doppelte Zahlungen und Phantomverkäufer verringert.

Automatisierte Prozesse verbessern auch die Verfolgung und Rückverfolgbarkeit von Zahlungen, so dass verdächtige Transaktionen leicht identifiziert und untersucht werden können.

Wir von Klippa helfen Ihnen, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen, indem wir Ihnen eine Finanzmanagementlösung namens Klippa SpendControl anbieten. Unsere Lösung hilft Ihnen, die Früchte aller oben genannten Vorteile zu ernten.

Im nächsten Abschnitt werden wir Ihnen die Leistungsfähigkeit von Klippa SpendControl näher erläutern und Ihnen zeigen, wie Sie Ihren Kreditorenprozess verbessern können.

Automatisieren Sie den AP-Prozess mit Klippa SpendControl

Mit Klippa SpendControl wird die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu einem Kinderspiel. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Kreditoren in wenigen einfachen Schritten zu bearbeiten:

1. Übermitteln Sie Ihren Bericht oder Ihre Rechnung über das Klippa-Postfach, die Webanwendung oder die mobile App.
2. SpendControl extrahiert automatisch alle Zahlungsdaten aus dem eingereichten Dokument mithilfe der leistungsstarken, KI-gesteuerten Datenextraktionstechnologie.
3. Der Bericht oder die Rechnung kann über einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow dem richtigen Genehmiger in Ihrem Unternehmen zugewiesen werden.
4. Die Genehmigung erfolgt mit einem einfachen Tastendruck in der mobilen App oder Webanwendung.

Das genehmigte Dokument enthält alle erforderlichen Daten, die in Ihrem Buchhaltungssystem oder ERP-Programm erfasst werden müssen. Klippa liefert einen Buchungsvorschlag für den Lieferanten, einschließlich Hauptbuchkonto, Umsatzsteuercode, Beträge, Kostenstelle und Projekt.

Durch die Implementierung von Klippa SpendControl in Ihre Kreditorenbuchhaltung können Sie von noch mehr Vorteilen profitieren, als die, die wir bereits in diesem Artikel erläutert haben.

SpendControl ermöglicht Ihnen das:

• Abgleichen Ihre Kreditkartenabrechnungen mit Zahlungen aus Ausgaben und Rechnungen.
• Nutzen der in Klippa integrierten Analyse auf Pixelebene, um Betrugsversuche bei eingereichten Dokumenten zu verfolgen.
• Implementieren Ihre Kreditorenpolitik über intelligente Geschäftsregeln und die Automatisierung Ihrer Genehmigungsprozesse.
• Gewinnen an Einblick in die angefallenen Kosten nach Kategorie, Person, Projekt, Kostenstelle, Zeitraum und Abteilung.
• Synchronisieren Ihre Daten mit Ihrem Buchhaltungssystem oder ERP-Programm, um Ihre Buchhaltung zu rationalisieren.
• Erhalten des rund um die Uhr Zugriffs auf alle Ihre Dokumente, die bis zu 10 Jahre in einer sicheren Cloud-Umgebung gespeichert werden.

Möchten Sie den Prozess der Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen verbessern? Suchen Sie nach einer Lösung, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren? Buchen Sie unten eine kostenlose Demo, um zu sehen, wie unsere Lösung Ihnen helfen kann, oder kontaktieren Sie einen unserer SpendControl-Spezialisten für weitere Informationen.