Wie KYC-Automatisierung Ihre Geschäfte verändern kann

Der KYC-Prozess ist schwierig. Die Entscheidung, ob man mit jemandem ins Geschäft kommt oder nicht, ist mit erheblichen Kosten, Zeit und Ressourcen verbunden. Fast die Hälfte der Befragten in Thomson Reuters Anti-Geldwäsche-Bericht stimmte dem zu und sagte, dass die mangelnde Fähigkeit, Informationen zu validieren, ihr größtes Hindernis sei. 

Die beste Lösung für dieses Hindernis ist die Automatisierung. Die Fortschritte in der Technologie haben den Weg für wirksame Verfahren zur Aufnahme und Überprüfung von Kunden geebnet. Viele Unternehmen verfügen beispielsweise über Methoden zur Fernidentifizierung, automatischen Dokumentenprüfung und Risikobewertung.

In diesem Artikel werden wir das Thema KYC diskutieren, einen traditionellen KYC-Prozess mit einem automatisierten vergleichen und Ihnen schließlich 3 Anwendungsfälle für die KYC-Automatisierung vorstellen.

Legen wir los!

KYC: Erinnerungsauffrischung

Sie sind wahrscheinlich mit dem Konzept der KYC vertraut, aber eine kleine Definition zur Einführung kann nicht schaden, oder?

Was ist KYC?

KYC, auch bekannt als “Know Your Customer” (Kenne deinen Kunden), ist der obligatorische Prozess der Überprüfung der Identität eines Kunden, seiner Eignung und der Risiken, die mit der Aufrechterhaltung einer Geschäftsbeziehung verbunden sind. Die Einhaltung der KYC-Vorschriften kann dazu beitragen, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere illegale Betrugsversuche zu verhindern und aufzudecken.

Banken und andere Finanzinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die Identität ihrer Kunden zu prüfen und zu verifizieren. Um immer auf der Suche nach verdächtigen Aktivitäten und Betrug zu sein, überprüfen Finanzinstitute die Identität und den Vorsatz des Kunden bei der Registrierung und Kontoeröffnung. 

Warum ist KYC wichtig?

Dank der KYC-Verfahren kann Ihr Unternehmen sicher stellen, dass es weiß, für wen es seine Dienstleistungen erbringt. So wird gewährleistet, dass Betrüger ferngehalten werden und Ihr Unternehmen die lokalen und internationalen Vorschriften einhält. Letztendlich wird dadurch das Risiko potenzieller Verbindlichkeiten, Rufschädigung und Geldstrafen gesenkt.

Eine mangelhafte KYC-Prüfung kann Ihrem Unternehmen schweren Schaden zufügen. Als Bank können Sie beispielsweise ein Bankkonto für eine Person eröffnen, die Geld wäscht oder eine falsche Identität verwendet.

Die Risiken des Betrugs sind ebenso zahlreich wie potenziell gefährlich für Ihr Unternehmen: Identitätsbetrug, Steuerbetrug, Geldwäsche, falsche Angaben usw. Die häufigsten Betrugsfälle sind Identitätsbetrug und Altersbetrug.

Was bedeuten diese betrügerischen Handlungen konkret? Hier ist eine kurze Erklärung.

Identitätsbetrug

Identitätsbetrug ist die betrügerische Verwendung der Identität einer anderen Person. In der Regel wird diese Nachahmung genutzt, um illegale kommerzielle Handlungen zu begehen, wie z. B. die Beantragung eines Kredits, die Eröffnung eines Bankkontos für illegale Aktivitäten oder die Einreichung von Steuererklärungen mit einer gestohlenen Identität.

Durch eine genaue Identitätsprüfung als Teil Ihres KYC-Verfahrens können Unternehmen die rechtmäßige Identität von Kunden mit größerer Sicherheit überprüfen. Durch die Vermeidung der Registrierung eines Kunden, der sich als eine andere Person ausgibt oder gefälschte oder gestohlene Identitätsdokumente verwendet, werden rechtliche und finanzielle Risiken vermieden. 

Altersbedingter Betrug

Altersbetrug wird begangen, wenn eine Person, oft ein Minderjähriger, vorgibt, alt genug zu sein, um Zugang zu altersbeschränkten Diensten wie Alkohol- oder Tabak-Websites und Glücksspiel-Websites zu erhalten.

Wenn Unternehmen es versäumen, die Identität einer Person genau zu überprüfen, können Minderjährige anstößigen Inhalten oder schädlichen Produkten ausgesetzt werden, was daraufhin ihrer Gesundheit schadet. Ganz zu schweigen von den hohen Geldstrafen, die den Unternehmen drohen können.

Aufgrund der Bedeutung des KYC-Prozesses muss dieser rigoros und präzise sein. In dieser Hinsicht ist es erstaunlich, dass Unternehmen immer noch auf manuelle Bearbeitung (z. B. manuelle Dateneingabe) in diesem Prozess setzen. Lassen Sie uns herausfinden, wie ein solcher traditioneller KYC-Prozess aussieht und welche Herausforderungen er mit sich bringt.

Der traditionelle KYC-Prozess und seine Herausforderungen

Um das KYC-Verfahren einzuleiten, bitten Finanzunternehmen ihre Antragsteller in der Regel, Informationen über ihre finanziellen Aktivitäten und ihre Identität vorzulegen. Dies kann von Ausweisdokumenten und Geschäftsadressen bis hin zu Sozialversicherungsnummern und Informationen über den wirtschaftlich Berechtigten (UBO) reichen. Auch andere Informationen können verlangt werden, z. B. Kontoauszüge.

Einreichung von Dokumenten 

Die Unterlagen und Informationen müssen bei einem Unternehmen eingereicht werden. Dies kann auf zwei Arten geschehen, nämlich:

• Offline: Die Kunden müssen ein Kundenregistrierungsformular ausfüllen. Dazu müssen sie das Formular zunächst herunterladen und ausdrucken. Dann müssen sie das Formular mit den erforderlichen Angaben ausfüllen. Schließlich muss der Kunde dem Unternehmen Kopien der angeforderten Dokumente und des Formulars zukommen lassen. All dies geschieht auf Papier. 

• Online: Kunden müssen das Formular direkt auf der Website des Unternehmens ausfüllen und die erforderlichen Belege digital hochladen.

Die Ausweisdokumente der Kunden (z. B. Reisepass oder Personalausweis) werden dann manuell auf Echtheit und persönliche Daten geprüft.

Wenn alles korrekt ist, extrahieren die Mitarbeiter des Unternehmens die Informationen aus den Dokumenten und übertragen sie in die verwendete Software. Von dort aus werden die Informationen auf den Belegen mit den Angaben auf den Formularen verglichen. Rechnen Sie für jeden Kunden mit mehreren Dokumenten, langer Bearbeitungszeit und einer hohen Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern.  

Der langwierige Prozess zur Erfüllung der KYC-Anforderungen bedeutet, dass Finanzunternehmen enorme Summen in ihre KYC-Bemühungen stecken. Laut Thomson Reuters geben einige große Finanzinstitute jährlich bis zu 500 Millionen Dollar für KYC und die Sorgfaltsprüfung von Kunden aus, während Finanzunternehmen im Durchschnitt 60 Millionen Dollar dafür ausgeben.

Nachteile des traditionellen Verfahrens

Man kann mit Sicherheit sagen, dass der traditionelle KYC-Prozess zeitaufwändig und mühsam ist. Schauen wir uns die vielen Herausforderungen und Nachteile der manuellen KYC-Verwaltung an.

• Zeitaufwendig: Manuelle KYC-Prüfungen sind zeitaufwändig. Ihre Teams müssen die Informationen manuell aus den Dokumenten extrahieren und sie in Ihre Software oder Datenbank eingeben. Wahrscheinlich haben Ihre Teams mehrere Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten. Das kostet Zeit, viel Zeit. Bestimmte Informationen müssen möglicherweise mit der Handelskammer, dem Wohnsitznachweis oder anderen schwer zugänglichen Quellen abgeglichen werden.

• Lange Bearbeitungszeiten: Die Zeit, die zwischen dem Beginn und dem Ende des KYC-Prozesses vergeht, ist die Zeit, in der die Kunden warten. Die manuelle KYC-Verwaltung verzögert die Reaktion auf Ihre Kunden erheblich und kann zu doppelter Frustration führen. Ihre Mitarbeiter stehen unter Zeitdruck und sind mit der Menge der zu erledigenden Arbeit überfordert. Ihr Kunde muss lange warten, bis er eine Antwort auf seine Anfrage erhält. Lange Bearbeitungszeiten sind daher ein echter Schwachpunkt in der Kundenbetreuung.

• Ein hohes Fehlerrisiko: Die Möglichkeit, dass sich ein Tippfehler in den Prozess einschleicht, ist mehr als wahrscheinlich. Ein einziger Kunde steht für mehrere zu bearbeitende Dokumente. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass die Mitarbeiter mit mehreren Kunden gleichzeitig zu tun haben. Manuelle Fehler können für Ihr Unternehmen zu einem echten Problem werden. Ein falscher Buchstabe oder eine falsche Zahl und schon ist eine falsche Identität erfasst. Im Durchschnitt liegt die Fehlerquote bei einer manuellen KYC-Prüfung zwischen 2 und 5 %.  

• Hohe Kosten: Die manuelle KYC-Verwaltung ist für Ihr Unternehmen mit erheblichen Kosten verbunden. Grobe Schätzungen gehen davon aus, dass die Aufnahme eines neuen Kunden bis zu 25.000 USD kostet, wobei die durchschnittlichen Kosten bei 6.000 USD pro neuem Kunden liegen.
  Außerdem ist die Zeit, die jeder Mitarbeiter mit dem Prüfen des Dokuments, dem Extrahieren der Daten und dem Übertragen in Ihre Software verbringt, Zeit, die nicht für eine wichtige Geschäftsaktivität verwendet wird.  

• Datensicherheit und Datenschutz: Je mehr Mitarbeiter mit den sensiblen Daten Ihrer Kunden umgehen, desto größer ist die Gefahr eines Datenlecks und eines Verstoßes gegen die Datenschutzgrundverordnung. Niemand möchte, dass seine Ausweisdokumente und andere Berechtigungsnachweise dutzende Male von verschiedenen Personen bearbeitet werden. 

Diese Nachteile können zu weiteren Problemen für Ihr Unternehmen führen. Denken Sie nur an die Erschöpfung des Teams, die Frustration der Kunden, den schlechten Ruf und so weiter. Glücklicherweise können viele KYC-Verfahren automatisiert werden, so dass Ihr Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung Effizienz machen kann.

Im nächsten Abschnitt werden wir einen automatisierten KYC-Prozess diskutieren und die wichtigsten Gründe nennen, warum Sie Ihren KYC-Prozess automatisieren sollten.

Der automatisierte KYC-Prozess und seine Vorteile

Die Automatisierung von KYC-Verfahren kann auf viele verschiedene Arten erfolgen. Eine beliebte und moderne Methode ist die Kombination von KI-Algorithmen mit OCR und API-Integrationen von Drittanbietern.

Die oben genannten Technologien werden eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten aus Dokumenten zu extrahieren und die Zeit für Screening, Identifizierung und Überprüfung zu verkürzen. So können die Mitarbeiter eingereichte Dokumente in Sekundenschnelle analysieren und verarbeiten, um die Identität der Kunden zu überprüfen.

Durch den Einsatz von OCR, KI und maschinellem Lernen zur Erfassung und Analyse von Daten können sich Finanzinstitute ein zuverlässigeres und unmittelbares Bild von jedem Kunden machen. Dies hat viele kurz- und langfristige Vorteile.

Vorteile des automatisierten Prozesses

Die Automatisierung des KYC-Prozesses hat mehrere Vorteile. Im Folgenden haben wir die wichtigsten aufgelistet und erläutert. Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen unterschiedliche und gleichermaßen nützliche Vorteile entdeckt und erzielt. 

Zeitersparnis

Automatisierung spart eine Menge Zeit und Geld. Die automatisierte KYC-Prüfung kann in nur wenigen Sekunden durchgeführt werden, in der Regel in 3 bis 5 Sekunden. Ihre Teams sind somit von dieser Aufgabe befreit und können sich auf wichtigere Aufgaben in Ihrem Unternehmen konzentrieren. 

Verbesserte Zuverlässigkeit

Indem Sie die Datenextraktion und Identitätsprüfung einer Software anvertrauen, verringern Sie das Fehlerrisiko drastisch, da Informationen automatisch extrahiert und in Ihre Datenbank integriert werden.

Höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Zum einen erhalten Ihre Kunden viel schneller eine Antwort auf ihre Anträge. Sie müssen nicht mehr tagelang warten. Andererseits werden Ihre Teams von einer sich wiederholenden und frustrierenden Aufgabe entlastet. Sie sind produktiver bei Aufgaben, die für das Wachstum Ihres Unternehmens wichtig sind.

Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung

Der Umgang mit den Identitätsdokumenten vieler Menschen kann eine echte Herausforderung sein. Die Daten sind sensibel und unterliegen den strengen Datenschutzbestimmungen (GDPR). Mit einer automatisierten Lösung können Sie Dokumente automatisch anonymisieren oder bestimmte Datenpunkte entfernen, um die Vorschriften einzuhalten. Die Daten bleiben vertraulich und werden nur von der Software gelesen. 

Die KYC-Automatisierung kann das nächste große Projekt für Ihr Unternehmen sein. Sie ist der Weg zur Verbesserung Ihrer Effizienz und damit zur Steigerung Ihrer Produktivität. Unabhängig davon, welche Anwendungsfälle Sie haben, wird die KYC-Automatisierung definitiv von Nutzen sein. Um Ihnen eine Vorstellung von den verschiedenen Möglichkeiten zu geben, werden wir im nächsten Abschnitt 3 gängige Anwendungsfälle diskutieren.

Anwendungsfälle der KYC-Automatisierung

Wie funktioniert die KYC-Automatisierung in der Praxis? Wie werden die verschiedenen Schritte durchgeführt? Im Folgenden finden Sie drei Anwendungsfälle, die Ihnen genau zeigen, wie eine automatisierte Lösung Ihren KYC-Prozess verändern kann.

Digitales Kunden-Onboarding

Der Onboarding-Prozess vermittelt den Kunden einen ersten Eindruck davon, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten können. Er ist daher ein wesentlicher Teil des Kundenerlebnisses. Digitales Onboarding kann diesen Prozess erheblich verändern, da es jeden Schritt abdeckt.

Nehmen wir das Beispiel der Versicherungsgesellschaften. Viele von ihnen setzen bereits auf eine automatisierte KYC-Überprüfung, da sie potenziellen Versicherungsnehmern eine Online-Anmeldung anbieten. KYC-Prozesse für Versicherungsunternehmen ermöglichen es ihnen zu wissen, dass die versicherten Kunden authentisch sind und tatsächlich die sind, die sie vorgeben zu sein.

Zu diesem Zweck müssen sie ihre Identität überprüfen:

1. Zunächst füllen Kunden ein Online-Formular auf der Website aus und geben alle erforderlichen Informationen ein. Anschließend laden sie ihren Personalausweis und die übrigen erforderlichen Dokumente hoch. 
   
2. Die OCR-Software scannt die Dokumente und vergleicht die Informationen auf dem Ausweisdokument mit den Informationen, die die Person in das Formular eingegeben hat. 
   
3. Optional können die Personalausweise zur weiteren Überprüfung mit schwarzen Listen oder anderen Datenbanken abgeglichen werden. 
   
4. Die Informationen werden bereitgestellt und stehen für die Eingabe in die Datenbank des Unternehmens zur Verfügung. Die Überprüfung erfolgt automatisch und schnell, und das Fehlerrisiko ist völlig ausgeschlossen.

Die Sicherheit der Identität der Kunden ist für diesen Sektor von vorrangiger Bedeutung.

Fernregistrierung von Fahrern 

Immer mehr Unternehmen in Branchen wie Logistik und Vermietungsdienste nutzen digitale KYC-Lösungen. Sie wollen kriminelle Akteure erwischen, bevor sie ihre Plattform betreten und ihre Fahrzeuge beschädigen. Für diese Unternehmen ist es daher wichtig, die Identität ihrer Nutzer zu kennen.

Sie schreckt von schlechtem Verhalten ab und kann erhebliche Kosten durch Fahrzeugdiebstahl, Schäden oder Bußgelder einsparen. Aber wie können diese Unternehmen den Prozess der Zuverlässigkeitsüberprüfung rationalisieren, ohne das Onboarding-Erlebnis für den Nutzer zu beeinträchtigen?

Mit einer automatisierten, digitalen KYC-Lösung können sie den Führerschein und die biometrischen Daten eines Benutzers schnell und aus der Ferne überprüfen:

1. Die Nutzer müssen lediglich ein Foto ihres Führerscheins und optional ein weiteres Ausweisdokument machen.
   
2. Die OCR-Software scannt die Dokumente, analysiert sie und erkennt, ob sie echt sind oder nicht.
   
3. Die Software extrahiert auch Fahrzeug- und Fahrerberechtigungsinformationen aus dem Führerschein. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob jemand ein bestimmtes Fahrzeug (z. B. einen Lkw oder Bus) fahren darf.
   
4. Ein Selfie kann auch verlangt werden, um die Identität des Fahrers mit noch größerer Sicherheit zu überprüfen. Wenn ein Selfie gemacht wird, wird es mit dem Bild auf dem Führerschein verglichen.
   
5. Wenn keine Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, wird der Fahrer registriert und dem richtigen Fahrzeug zugewiesen.

Es besteht also keine Notwendigkeit, Kompromisse bei der Benutzerfreundlichkeit einzugehen, um riskante Mieter oder betrügerische Fahrer zu erwischen.

Automatische Altersüberprüfung

Als Teil des Kundeneinführungsprozesses können Unternehmen Identitätsprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Kunden für altersbeschränkte Dienste einführen, z. B. Websites mit Alkohol- oder Tabakkonsum und Videospiele mit anstößigen Inhalten. Dies kann durchgeführt werden, indem Nutzer aufgefordert werden, ihre Ausweisdokumente vorzulegen und die Daten zu überprüfen.

So gelten beispielsweise für Online-Wettplattformen strenge rechtliche Anforderungen. Sie sind für Minderjährige verboten und müssen daher sicherstellen, dass Kunden, die ein Konto eröffnen, mindestens 18 Jahre alt sind. 

Altersüberprüfung in Stufen 

Das Alter der Kunden kann überprüft werden, indem die Echtheit der Ausweisdokumente automatisch validiert und das Geburtsdatum überprüft wird. Dies funktioniert wie folgt:

1. Potentielle Kunden reichen ihr Ausweisdokument direkt bei der Online-Wettseite ein. 
   
2. Nach Vorlage des Ausweisdokuments wird das Geburtsdatum überprüft, um das Alter des Kunden zu bestimmen.
   
3. Der Kunde wird gebeten, ein Selfie zu machen und es auf die Plattform hochzuladen. 
   
4. Die Software extrahiert das Foto aus dem Ausweisdokument und vergleicht es mit dem Selfie. In diesem Schritt bestimmt die Software, ob dieselbe Person auf dem Ausweisdokument und dem Selfie zu sehen ist. 
   
5. Optional können die Identitäten mit schwarzen Listen oder anderen Datenbanken abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass die Person auf der Plattform zugelassen ist.
   

So kann eine Wettplattform die Registrierung eines Kunden sicher annehmen oder ablehnen.

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Dieser Artikel sollte Ihnen die Vorteile der Automatisierung Ihres KYC-Prozesses aufzeigen: schneller, effizienter und genauer. Vielleicht haben Sie noch einige Fragen: Wie können Sie eine KYC-Software implementieren? Ist Klippa der richtige Partner für Sie? Ist die KYC-Automatisierung für Ihr Unternehmen geeignet? 

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