Die Belegerfassung macht die manuelle Datenerfassung überflüssig. Sie ermöglicht es Ihnen, Quittungen schnell und vor Ort zu digitalisieren und zu verarbeiten. Die Möglichkeit, Quittungen sofort zu erfassen, erlaubt es Ihnen, sie schnell verarbeiten. Dies führt zu erheblichen Kosten-, Zeit- und Ressourceneinsparungen.
Eine Lösung zur Belegerfassung kann in vielen Fällen nützlich sein. Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie müssen Ihre Mitarbeiter entschädigen, aber Sie haben die Quittungen verloren. Mit einer automatisierten Lösung zur Belegerfassung gehen Quittungen nie wieder verloren. Ein weiteres Beispiel ist der Bereich der Kundenbindung, in dem Quittungen verwendet werden können, um mehr Einblick in das Ausgabeverhalten der Kunden zu erhalten.
In diesem Leitfaden zur Belegerfassung (2024) erfahren Sie, was Belegerfassung ist, was die Belegerfassungslösung von Klippa kann und wie sie funktioniert. Außerdem gehen wir auf die Vorteile ein und zeigen, welche Arten von Unternehmen unsere Lösung für die Belegerfassung nutzen.
Was bedeutet Belegerfassung?
Zunächst einmal sollten wir uns über die Grundlagen klar werden: Was ist eine Quittung? Eine Quittung ist ein Finanzdokument, auf dem der für Waren oder Dienstleistungen gezahlte Preis aufgelistet ist. Das Datum, die Uhrzeit, der Ort des Kaufs und einige andere Datenfelder sind sichtbar.
Bei der Belegerfassung handelt es sich im Wesentlichen um die Erfassung von Daten aus Quittungen ohne mühsame Vorbereitungen. Zum Beispiel können Quittungen von Geschäftsreisen für die Erstattung erfasst werden. Eine gängige Methode zur Erfassung von Quittungen ist das digitale Abfotografieren und Speichern von Quittungen mit Ihrem Mobiltelefon.
Belegdatenerfassung auf dem Smartphone
Für einige Anwendungsfälle ist es unerlässlich, Daten an abgelegenen Orten oder unterwegs zu erfassen. In diesen Situationen ist die mobile Datenerfassung in der Regel die beste Wahl. Bei der mobilen Datenerfassung wird ein Smartphone oder Tablet zur Erfassung von Belegdaten verwendet.
Ein gängiges Beispiel ist die Verwendung eines Smartphones zum Scannen von Quittungen für die Ausgabenverwaltung, wobei Informationen wie Datum, Händler, Gesamtbeträge, Einzelposten und Mehrwertsteuerwerte extrahiert werden.
Bei Lösungen für die mobile Belegdatenerfassung wird optische Zeichenerkennung (OCR) verwendet, um das Bild in Text umzuwandeln. In der Regel wird die OCR-Software durch Machine Learning unterstützt, um die Daten von den Quittungen intelligent zu erfassen.
Nachdem nun klar ist, was die Belegerfassung umfasst, fahren wir mit den Möglichkeiten fort, wie die Belegerfassung erfolgen kann.
Manuelle vs. automatische vs. Human-in-the-loop
Die Belegerfassung kann auf die folgenden Arten erfolgen:
- Manuelle Datenerfassung
- Automatische Datenerfassung
- Human-in-the-loop (HITL)
Manuelle Datenerfassung
Das manuelle Erfassen von Quittungen ist die traditionelle Methode, um wichtige Details aus einer Quittung zu extrahieren. Details müssen manuell in den Computer eingegeben werden. Dies ist eine Methode der alten Schule, die in der Regel von Unternehmen mit geringem Belegaufkommen angewandt wird.
Bei mittleren und großen Unternehmen gehen jedoch täglich große Mengen an Quittungen ein. Die Mitarbeiter müssen große Mengen von Quittungen von Hand erfassen und organisieren. Dieser Ansatz mag für einige Unternehmen funktionieren, aber im heutigen Wettbewerbsumfeld ist er viel zu zeitaufwändig und fehleranfällig.
Um während dieses Prozesses ein hohes Maß an Genauigkeit zu gewährleisten, muss eine manuelle Überprüfung vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass keine Fehler aufgetreten sind. Dies führt dazu, dass die manuelle Datenerfassung ein langwieriger Prozess ist.
Außerdem können bereits kleine Abweichungen zu rechtlichen und finanziellen Auswirkungen führen, z. B. zu Strafen wegen falscher Mehrwertsteuererstattungen.
Automatische Datenerfassung
Bei einer automatisierten Datenerfassung werden die Daten von Quittungen durch Softwarelösungen erfasst. Diese Softwarelösungen nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die wichtigen Details von elektronischen und physischen Quittungen zu erfassen. Die wichtigen Details werden dann in gut organisierten Computerdateien gespeichert.
Eine automatisierte Lösung besteht im Wesentlichen in der Erfassung von Daten aus Quittungen, ohne dass ein Mensch beteiligt ist.
Die automatische Datenerfassung hat jedoch einen Nachteil. Es handelt sich nicht um eine fehlerfreie Methode. Maschinen sind nicht so flexibel, wie man denken könnte. Sie sind für bestimmte Aufgaben konzipiert. Weicht die Eingabe nur geringfügig von der beabsichtigten Form ab, führt dies zu einem Fehler oder zu einer nicht optimalen Ausgabe.
Human-in-the-loop (HITL)
Human-in-the-Loop (HITL) ist der Mittelweg zwischen manueller und automatischer Datenerfassung. Sie nutzt zunächst die Leistung und Geschwindigkeit der automatischen Datenerfassung, um Belegdaten zu extrahieren. In schwierigen Fällen, die eine automatische Lösung nicht lösen konnte, wird die Datenerfassung von einem Menschen überprüft und vervollständigt.
Dies führt letztendlich zu einem höchstmöglichen Maß an Genauigkeit. HITL kombiniert das Beste der menschlichen Intelligenz mit dem Besten der KI.
Was kann eine Lösung zur Belegerfassung leisten?
Eine Lösung zur Belegerfassung kann mit einer Reihe von Funktionalitäten helfen:
- Scanning
- Optical Character Recognition (OCR)
- Datenextraktion
- Umwandlung
- Klassifizierung
- Datenanonymisierung
- Aufdeckung von Betrug
Schauen wir uns nun all diese Funktionen genauer an, indem wir sie nacheinander untersuchen.
Scanning
Das Erste, was eine Lösung zur Belegerfassung bieten kann, ist die Scanfunktion. Mit Scannen meinen wir den Prozess des Lesens der Quittungen mit Hilfe von OCR. Was OCR genau ist, wird im nächsten Abschnitt erklärt.
Wenn der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden alle relevanten Felder in ein strukturiertes Datenformat umgewandelt. Der größte Teil des Prozesses kann automatisiert werden, indem man eine automatisierte Lösung wie die Klippa OCR API wählt.
Optical Character Recognition (OCR)
OCR macht Schluss mit der manuellen Dateneingabe von Quittungen. Diese Technologie wandelt ein Bild in Text und dann in ein maschinenlesbares Format um (z. B. CSV, JSON oder XML).
Sie hat sich bei der Erfassung von Quittungen als sehr nützlich erwiesen. OCR wird durch KI unterstützt und hilft Mitarbeitern, schneller und mit minimalen Fehlerquote zu arbeiten.
Datenextraktion
Ein Belegerfassungssystem kann auch zur Datenextraktion verwendet werden. Durch die Extraktion der Daten aus einer Quittung können diese verarbeitet, gespeichert und analysiert werden, um die Betriebsabläufe des Unternehmens noch weiter zu verbessern.
Umwandlung
Eine weitere Funktion einer Belegserfassungslösung ist die Umwandlung eines Bildes einer Quittung in eine digitale Textdatei. Gescannte Bilder und PDFs können in Dateiformate wie JSON, CSV, XML, PDF/A und XLSX konvertiert werden.
Klassifizierung
Lösungen zur Erfassung von Quittungen können auch zum Sortieren und Klassifizieren unbekannter Dokumente verwendet werden. Dieser Vorgang wird als Dokumentenklassifizierung bezeichnet. Die Merkmale des Dokuments werden extrahiert und an Algorithmen gesendet, die bestimmen, wie das Dokument zu klassifizieren ist.
Ein Beispiel für einen Anwendungsfall ist die Klassifizierung von Dokumenten mit sensiblen Daten. Nachdem die Klassifizierung erfolgt ist, können Daten anonymisiert werden.
Datenanonymisierung
Die Anonymisierung von Daten, auch bekannt als Data Masking, ist eine Sicherheitstechnik zur Maskierung sensibler Daten in Dokumenten.
Ein Beispiel für sensible Informationen auf einer Quittung könnte eine Kreditkartennummer sein. Sie können die Nummer schwärzen oder verschlüsseln, damit sie nicht verwendet werden kann, falls sie in falsche Hände gerät.
Aufdeckung von Betrug
Außerdem können Lösungen zur Erfassung von Quittungen auch zur Erkennung von Photoshop eingesetzt werden, um Quittungsbetrug zu verhindern.
Betrüger könnten z. B. Quittungen fälschen, um an Geld zu kommen, oder gefälschte Quittungen für ein Produkt erstellen, das sie nicht gekauft haben, um eine Rückerstattung zu erhalten. Durch die automatische Kennzeichnung solcher Versuche kann die Software Ihnen viel Geld sparen.
Wie funktioniert die Belegerfassung?
Ein gutes Beispiel für eine automatisierte Lösung zur Erfassung von Quittungen ist Klippa DocHorizon, auf das wir im Folgenden eingehen werden.
Wie funktioniert nun diese Lösung zur Erfassung von Quittungen? Der Prozess besteht im Wesentlichen aus vier Schritten:
- Erfassen und Hochladen der Quittung in die API
- Umwandlung des Bildes in eine Textdatei
- Parsing in JSON
- Überprüfung der extrahierten Daten
1. Erfassen und Hochladen der Quittungen in die API
Im ersten Schritt muss ein Bild oder die PDF-Datei der Quittung in die API hochgeladen werden. Es ist wichtig, dass das Bild die gesamte Quittung enthält, klar ist und kein Rauschen im Hintergrund aufweist.
Das Bild kann über unsere Mobil- oder Webanwendung hochgeladen werden. Die Quittung kann entweder mit oder ohne Hintergrund hochgeladen werden. Wenn sie ungeschnitten gesendet wird, schneidet die API das Dokument automatisch zu.
Die Qualität des Bildes ist wichtig, um ein genaues Ergebnis zu erhalten. Die Bildqualität aber kann mit unserer Mobile Scanning SDK verbessert werden.
2. Umwandlung des Bildes in eine Textdatei
In der nächsten Phase wandelt unsere Lösung zur Erfassung von Quittungen das Bild automatisch in eine Textdatei (TXT) um. Die Daten des Belegs werden dann extrahiert, sind dann aber noch nicht strukturiert.
In diesem Schritt erkennt unsere Lösung, was die einzelnen Teile der Quittung tatsächlich sind. Die Software bestimmt, welcher Teil der Gesamtbetrag, die Adresse oder das Kaufdatum ist.
3. Parsing in JSON
In der letzten Phase wandelt der Klippa-Parser die Textdatei in JSON um, wobei er maschinelles Lernen einsetzt. JSON ist ein standardisiertes textbasiertes Format zur Darstellung strukturierter Daten und wird häufig für die Übertragung von Daten in Webanwendungen verwendet. Von diesem Punkt an ist die Verarbeitung der erfassten Quittung in Ihrer Datenbank sehr einfach.
4. Überprüfung der extrahierten Daten
Dieser vierte Schritt ist optional. In diesem Schritt können wir die aus der Quittung extrahierten Daten mit Drittquellen abgleichen. Die Überprüfung der Daten gewährleistet eine gute Datenqualität, die mit den Vorschriften im Einklang steht.
Welche Felder der Quittung können erfasst werden?
Mit dem oben beschriebenen Verfahren zur Erfassung von Quittungen ist es wirklich einfach, ein Bild von einer Quittung aufzunehmen. Unsere Softwarelösung kann viel mehr Felder von Quittungen erfassen als nur den Kaufbetrag und das Datum.
Klippa kann die folgenden Merkmale aus Quittungen extrahieren:
- Sprache auf der Quittung
- Art des Dokuments
- Ursprungsland
- Name des Händlers
- Kontaktdaten des Händlers
- Anschrift des Händlers
- Website des Händlers
- Qualität des Bildes
- Zahlungsmethode
- Mehrwertsteuernummer
- Mehrwertsteuerbeträge und -prozentsätze
- Betrag des Rückgeldes
- Die Währung und der Gesamtbetrag
- Kartennummer
- Einzelpostenpreise, Menge, Beschreibung und Kategorie
- Kaufdatum
- Nummer der Handelskammer
Neben den oben erwähnten Standardfeldern, können auch automatische Prüfungen durchgeführt werden. Diese automatischen Prüfungen bestehen aus Bild-Hashing, um Duplikate zu finden, und aus Gegenkontrollen, um gefälschte Quittungen zu identifizieren.
Da nun klar ist, welche Felder von einer Quittung erfasst werden können, lassen Sie uns mit den kostenlosen Lösungen zur Belegerfassung fortfahren.
Kostenlose Lösungen zur Belegerfassung
Auf der Suche nach Lösungen zur Belegerfassung, werden Sie wahrscheinlich auch auf einige Open-Source-Lösungen stoßen. Im Folgenden sind einige davon aufgeführt:
- Wave
- Gekko
- Expensify
- Smart Receipts
- WellyBox
Kostenlose Apps sind für Selbstständige großartig. Open-Source-Lösungen bieten jedoch oft eine geringe Qualität und erfordern viel Entwicklungsarbeit und Hosting. Daher empfehlen wir Unternehmen kostenpflichtige Lösungen zum Scannen von Belegen.
Was sind die Vorteile einer Belegerfassungslösung?
Lösungen zur Erfassung von Belegen helfen Unternehmen vor allem, die Effektivität und Effizienz ihrer täglichen Arbeit zu steigern. Natürlich gibt es noch eine Reihe weiterer wichtiger Vorteile:
- 40 bis 75 % in Kostensenkung
- Minimale Fehlerquoten
- Höhere Produktivität
- Minimale Bearbeitungszeit
40 bis 75% in Kostensenkung
In der Regel führen intelligente Automatisierungslösungen (wie Software zur Erfassung von Belegen) zu einer Kostensenkung von 40 bis 75 %. Die Rentabilität liegt daher zwischen ein paar Monaten und wenigen Jahren. Die Automatisierung führt letztendlich dazu, dass Sie weniger Mitarbeiter einstellen müssen und somit weniger für die Gehälter Ihrer Mitarbeiter ausgeben müssen.
Minimale Fahlerquoten
Wenn ein Mitarbeiter wiederholt Daten von Quittungen in ein System eingeben muss, kommt es unweigerlich zu Fehlern. Studien haben gezeigt, dass die Fehlerquote zwischen 0,55 und 3,6 % liegt. Es wurden jedoch auch Ausreißer von bis zu 26,9 % festgestellt. Wenn Fehler gemacht werden, müssen sie behoben werden, was Zeit kostet. Und wir alle wissen, dass Zeit im Geschäftsleben Geld ist.
Glücklicherweise gibt es eine Lösung für dieses Problem: die Erfassung von Quittungen mit einer hochentwickelten Software. Eine solche Lösung wird zu weniger Fehlern führen, was letztendlich zu einer Senkung der Kosten führt.
Höhere Produktivität
Lösungen zur Belegerfassung tragen dazu bei, die Gesamtproduktivität der Mitarbeiter zu steigern. Bevor es Lösungen zur Belegerfassung gab, mussten Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, Daten manuell in die Datenbank einzugeben.
Wenn Lösungen zur Erfassung von Quittungen den manuellen Prozess ersetzen, wird die Produktivität der Mitarbeiter drastisch steigen. Die Zeit, die für die manuelle Eingabe von Daten in das System aufgewendet wird, kann nun für wichtigere und schwierigere Aufgaben genutzt werden.
Das kommt nicht nur der Produktivität der Mitarbeiter zugute. Ein zusätzlicher Nebeneffekt ist, dass Mitarbeiter zufriedener sind, wenn sie nicht so viel Zeit mit lästigen Aufgaben wie der manuellen Dateneingabe verbringen müssen.
Außerdem erfolgt die Bereitstellung von Daten viel schneller. Dadurch wird auch die Produktivität des Unternehmens insgesamt gesteigert.
Minimale Bearbeitungszeit
Und nicht zuletzt ist die minimale Bearbeitungszeit einer der größten Vorteile einer Lösung zur Belegerfassung. Durch die Automatisierung der Belegerfassung können bis zu 70 % der Bearbeitungszeit eingespart werden.
Eine KI-gestützte OCR-Lösung ist in der Lage, Daten von Quittungen fast sofort zu erfassen. Die Tage der langsamen und sich wiederholenden Verarbeitung ist vorbei. OCR erfasst die Daten von Quittungen in Sekundenschnelle.
Nachdem nun die Hauptvorteile einer Lösung zur Belegerfassung klar sind, wollen wir uns nun ansehen, in welchen Bereichen diese Lösungen nützlich sein können.
Welche Unternehmen nutzen die automatische Belegerfassung?
Eine Lösung zur Belegerfassung kann sich in vielen Branchen als nützlich erweisen. Die meisten unserer Kunden nutzen unsere OCR-API in der Finanzbranche. Beispiele sind Buchhaltungs-, ERP- und Spesen-Softwareunternehmen.
Darüber hinaus nutzen auch Versicherungs-, Bank-, Loyalitäts-, FMCG- und Einzelhandelsunternehmen unsere Belegerfassungslösung. Für einige Unternehmen wurden zusätzliche Funktionen in die Lösung integriert.
Um zu erklären, was unsere Lösung zur Belegerfassung leisten kann, gehen wir zu zwei Anwendungsfällen über, nämlich Spesensoftware und Kundenbindungskampagnen.
Spesensoftware
Die Ausgaben von Unternehmen müssen auf effiziente und sichere Weise gespeichert werden. Unsere Lösung zur Belegerfassung kann dabei helfen, diese Belege zu speichern und dabei viel Zeit und Geld zu sparen.
Das Verfahren ist ganz einfach. Zunächst müssen Sie die Quittung mit Ihrem Smartphone erfassen. Danach extrahiert die OCR-Technologie alle Daten aus der Quittung. In der letzten Phase werden sie in der Cloud gespeichert.
Darüber hinaus kann unsere Lösung problemlos (über eine API) in jedes Buchhaltungs- oder ERP-System integriert werden, das Ihr Unternehmen möglicherweise verwendet.
Loyalitätskampagnen
Ein weiterer Anwendungsfall für die Belegerfassung ist der Bereich der Kundenbindung. Die Lösung kann verwendet werden, um die mühsamen Back-Office-Aufgaben bei Treuekampagnen zu übernehmen. Zum Beispiel das Überprüfen des Kaufbelegs (Quittung), das Ermitteln und Zuordnen von Treuepunkten und das Aktualisieren einer Kundendatenbank.
Ein Beispiel dafür, wie wir unserer Lösung zusätzliche Funktionen hinzugefügt haben, ist ein Unternehmen aus dem Bereich Loyalität. Wir haben die Erkennung von Duplikaten auf der Basis von Image Hashing hinzugefügt. Auf diese Weise kann dieses Unternehmen Betrug bei seinen quittungsbasierten Loyalitätskampagne leicht verhindern.
Wie lässt sich eine qualitativ hochwertige Ausgabe sicherstellen?
Was ist also das Erfolgsrezept, um eine qualitativ hochwertige Belegerfassung zu gewährleisten? Die folgenden Faktoren tragen zu einer hervorragenden Belegerfassung bei:
- Gewährleistung, dass die Qualität des Bildes hoch genug ist. Unser Scanning SDK kann dabei helfen, die Qualität eines Bildes zu verbessern.
- Zusammenarbeit mit einem Spezialisten auf dem Gebiet der Datenerfassung.
- Kontinuierliche Verbesserung der Modelle zur Erfassung von Belegen unter Verwendung von KI.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Erfassung von Quittungen in niedriger Qualität im Vergleich zu hoher Qualität.
Wie kann unsere Lösung integriert werden?
Unsere Belegerfassungslösung kann entweder über die Klippa API oder SDK integriert werden.
Unsere API kann in jede beliebige Software integriert werden, die Sie verwenden. Sie ist entwicklerfreundlich gestaltet, d. h. Sie können einige Komponenten problemlos in Ihre bestehende Software integrieren.
Unsere Software ist gut dokumentiert. Ihre Entwickler finden alle Informationen, die sie für eine erfolgreiche Implementierung der API benötigen.
Aber was genau ist der Unterschied zwischen unserer API und SDK? Dies wird im nächsten Abschnitt erklärt.
Was ist der Unterschied zwischen Klippa APIs und SDKs?
Der Unterschied zwischen unseren beiden Lösungen ist eigentlich ganz einfach. Unsere API besteht darin, dass wir ein Dokument an unsere Software senden und innerhalb von Sekunden ein strukturiertes Datenformat zurückerhalten.
Die SDK hilft im Wesentlichen dabei, die Qualität des Bildes zu verbessern, z. B. durch Optimierung der Helligkeit und Erkennung der Bildränder.
Es ist möglich, die Klippa Camera SDK mit unserer Cloud-basierten OCR-API zu verbinden. Nach dem Scannen des Dokuments wird eine Anfrage über die API abgewickelt und die JSON-Antwort wird an die Anwendung zurückgegeben.
Der Hauptvorteil der SDK ist, dass Ihre Programmierer nicht alle Komponenten selbst entwickeln müssen. Sie können einfach die Arbeit anderer Leute “nutzen”. Dies führt zu enormen Kosten- und Zeiteinsparungen bei der Entwicklung.
Unsere Lösung kann innerhalb eines Tages integriert werden. Wenn Sie auf der Suche nach einer End-to-End-Lösung zur Erfassung von Belegen sind, ist Klippa für Sie da.