Das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen ist eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltungsprozess. Leider kann diese viel Zeit kosten und einige Stunden des Tages in Anspruch nehmen. Laut einer von zapier durchgeführten Studie verbringen 76 % der Arbeitnehmer 1-3 Stunden pro Tag mit dem Verschieben von Daten von einem Ort zum anderen und weniger als 3 Stunden ihres Tages mit effektiver Arbeit!
Es ist jedoch unvermeidlich, dass ein Unternehmen Informationen aus Rechnungen erfassen muss. Der Erfassungsprozess umfasst das Extrahieren relevanter Rechnungsdaten wie den Namen des Lieferanten, die Rechnungsnummer und den Gesamtbetrag. Außerdem müssen die erfassten Informationen validiert und in das Buchhaltungssystem eingegeben werden.
Bedeutet dies also, dass die Zeit qualifizierter Mitarbeiter stets für diese sich wiederholenden und langweiligen Aufgaben verwendet werden muss? Zum Glück nicht!
Denn es wurde eine intelligente Software entwickelt, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, Daten aus Rechnungen schnell zu digitalisieren und zu extrahieren. Dies führt nicht nur zu Zeitersparnissen, sondern auch zu Kosten- und Ressourceneinsparungen.
In diesem Blog erklären wir, was Rechnungserfassung ist, wie Software den Prozess automatisieren kann und welche Vorteile die Implementierung einer Rechnungserfassungslösung für ein Unternehmen bietet.
Was ist Rechnungserfassung?
Die Rechnungserfassung wird von der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt und beschreibt den Prozess der Extraktion von Daten aus Rechnungen, der Validierung der extrahierten Informationen und deren Eingabe in das Buchhaltungssystem.
Für ein kleines Unternehmen kann dieses System buchstäblich nur ein Papierbuch sein, in dem Ausgaben, Lieferanten, die Zahlungen erhalten, und weitere Zahlungsdetails aufgeführt sind. Aber selbst für viele Kreditorenbuchhaltungsteams in größeren Unternehmen wird der Prozess der Rechnungserfassung immer noch manuell durchgeführt, wobei Mitarbeiter die Daten einzeln in das Buchhaltungssystem eingeben müssen.
Das Gleiche gilt für die Genehmigung von Rechnungen. Sie erfolgt oft noch manuell, wobei eine Papierkopie der Rechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch wandert. Stellen Sie sich das Chaos vor, das in einem größeren Unternehmen durch einen manuellen Rechnungserfassungsprozess wie den eben beschriebenen verursacht wird.
Glücklicherweise muss dies nicht mehr der Fall sein, da Intelligent Document Processing (IDP), wie Klippa DocHorizon, für Kreditorenbuchhaltungsteams entwickelt wurden, um Daten aus Rechnungen automatisch zu erfassen.
In den folgenden Abschnitten wird erörtert, warum die Erfassung von Rechnungsdaten wichtig ist, gefolgt von den verschiedenen Arten der Rechnungserfassung.
Warum ist die Rechnungserfassung wichtig?
Die Erfassung von Rechnungen ist wichtig, um Missmanagement und Ungenauigkeiten bei den Ausgaben einer Organisation zu vermeiden. Genaue Daten und rechtzeitig bearbeitete Rechnungen sind absolut entscheidend, da sie sich auf die Betriebsfähigkeit einer Organisation auswirken.
Bei der Erfassung einer Rechnung sollte darauf geachtet werden, dass diese möglichst fehlerfrei durchgeführt wird, da die Finanzen des Unternehmens sowie die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden in hohem Maße davon abhängen. Die korrekte und rechtzeitige Zahlung sollte im Mittelpunkt stehen, um einen Rückstau von zahlreichen Rechnungen und frustrierte Kunden und Mitarbeiter zu vermeiden.
Außerdem verhindert eine schnelle und genaue Rechnungserfassung, dass Unternehmen Strafen für verspätete Zahlungen zahlen müssen und es zu Missverständnissen zwischen den verschiedenen Beteiligten kommt. Die Rechnungserfassung ist wichtig, weil sie zu einem guten Lieferantenmanagement beiträgt, da Zahlungen pünktlich erfolgen, Fehler vermieden und die Kommunikation verbessert werden.
Die Erfassung von Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, ihr Geschäft zu skalieren, die Produktivität qualifizierter Mitarbeiter zu steigern und die Kosten erheblich zu senken.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass ein gut funktionierender Rechnungserfassungsprozess erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen hat. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche Möglichkeiten ein Unternehmen hat, Daten aus Rechnungen zu erfassen.
Arten der Rechnungserfassung
In den folgenden Abschnitten wollen wir einen klaren Überblick über die drei verschiedenen Arten der Rechnungserfassung geben und die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten darstellen.
- Manuelle Datenerfassung
- Automatisierte Datenerfassung
- Human-in-the-loop
Manuelle Datenerfassung
Die manuelle Datenerfassung von Rechnungen wird seit vielen Jahren praktiziert und hat sich mit dem schnellen Wachstum von Unternehmen als immer schwieriger erwiesen. Kreditorenbuchhaltungsteams erhalten Rechnungen oft in verschiedenen Formaten, z. B. als Ausdruck, E-Mail-Anhang oder Fax. Die manuelle Extraktion von Daten aus diesen Rechnungen wird immer schwieriger.
Lassen Sie uns zunächst die Vor- und Nachteile erörtern, damit Sie sich Ihre eigene Meinung bilden können.
Vorteile
- Für kleine Unternehmen ist die manuelle Datenerfassung möglicherweise die klügste Option, da keine monatlichen Lizenzgebühren für eine Software zu zahlen sind
- Manuelle Datenerfassung ist am einfachsten zu implementieren
- Organisationen mit geringem Rechnungsaufkommen können einen Überblick über ihre Ausgaben behalten
Nachteile
- Das Verfahren ist zeitaufwändig, was zu verspäteten Zahlungen oder, noch schlimmer, zu Verzugszinsen führt → 45 % aller Rechnungen benötigen eine Woche oder länger zur Bearbeitung
- Die manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig, was zu unzuverlässigen Informationen und kostspieligen Fehlern führt
- Hohe Kosten → Forschungsunternehmen wie die Everest Group haben herausgefunden, dass die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung zwischen 12 und 30 $ kosten kann, da der Prozess zeitaufwändig ist und viele Ressourcen erfordert
- Geringe Produktivität, da qualifizierte Mitarbeiter ihre Zeit mit mühsamen, manuellen Tätigkeiten verbringen müssen, anstatt ihre Fähigkeiten für Arbeiten mit Mehrwert zu nutzen
- Schlechte Skalierbarkeit, da die manuelle Verwaltung von Rechnungen fast unmöglich wird, wenn eine Organisation wächst
- Schlechtes Lieferantenmanagement aufgrund von Zahlungsverzögerungen, schlechter Kommunikation oder Fehlern
- Unzureichende Transparenz aufgrund papierbasierter Rechnungen, was die gemeinsame Bearbeitung einer Rechnung durch verschiedene Abteilungen erschwert
- Bei mittleren und großen Unternehmen kommt es aufgrund des Rechnungsvolumens zu einem Rückstau von Rechnungen, der zu Zahlungsverzögerungen führt
Sobald Unternehmen wachsen und ein höheres Rechnungsaufkommen verzeichnen, wird die manuelle Rechnungsverarbeitung zu einer ungeeigneten Option.
Automatisierte Datenerfassung
Bei der vollautomatischen Datenerfassung kommt eine Softwarelösung zum Einsatz, die in der Lage ist, strukturierte Daten aus einer Rechnung zu extrahieren, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Die Software basiert auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen und ermöglicht es, die Genauigkeit zu verbessern, effizienter zu arbeiten und wertvolle Ressourcen zu sparen.
Mit der Einführung der automatisierten Dateneingabe können viele der Herausforderungen der manuellen Datenerfassung überwunden werden. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile dieser Lösung.
Vorteile
- Verbesserte Datengenauigkeit, da der Algorithmus genau die Daten extrahiert, die vorgelegt werden
- 40 – 70% schnellere Rechnungsbearbeitung, da der Prozess nicht an die Arbeitszeiten und Kapazitäten der Mitarbeiter gebunden ist
- Kosteneffizient, da Rechnungen schneller bearbeitet werden können, was Arbeitsstunden der Mitarbeiter einspart und verhindert, dass Unternehmen Strafen für verspätete Zahlungen zahlen müssen
- Skalierbar, da Prozesse nicht von Menschen abhängig sind
- Algorithmen werden durch sich wiederholende Aufgaben nicht müde oder gelangweilt, sie brauchen keine Pause oder Schlaf
- Erhöhte Produktivität, da die Kreditorenbuchhalter ihre Zeit auf wertschöpfende Aufgaben statt auf sich wiederholende, zeitraubende Aufgaben konzentrieren können
- Vorhersehbarer Rechnungserfassungsprozess, der es Unternehmen ermöglicht, die Zahlung von Kunden und Lieferanten zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt und Datum sicherzustellen
Nachteile
- Algorithmen können bei komplizierteren Rechnungsformaten immer noch Fehler aufweisen
- Eine grundlegende Änderung des Managements und der allgemeinen Prozesse wäre erforderlich
- Möglicherweise ist technisches Know-how für die Wartung der Software erforderlich
Human-in-the-loop (HITL)
Die Datenerfassung von Rechnungen mit einem Human-in-the-Loop-Setup kombiniert das Beste einer vollautomatischen Rechnungserfassungslösung (KI) mit dem Besten der menschlichen Intelligenz.
Bei diesem Datenerfassungsprozess kommt eine Software zum Einsatz, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basiert, aber auch einen Menschen einbezieht, der die extrahierten Daten validiert und freigibt. Auf diese Weise kann die höchstmögliche Genauigkeit erreicht werden.
Vorteile
- Fehler, die die Software macht, können von Menschen korrigiert werden, bevor die Daten in der Datenbank gespeichert werden
- Das Beste der menschlichen Intelligenz wird mit dem Besten der künstlichen Intelligenz kombiniert
- Größtmögliche Genauigkeit, da die extrahierten Daten vor der Speicherung in der Datenbank von einem Menschen doppelt geprüft werden
- Nutzt die Geschwindigkeit der automatischen Rechnungsdatenerfassung
- Selbst Daten aus schwierigen Rechnungsformaten können extrahiert werden, da Mensch und KI zusammenarbeiten
Nachteile
- Die Ressourcen eines Arbeitnehmers werden weiterhin benötigt
- Der Datenerfassungsprozess ist durch die Arbeitszeit und die Kapazität des “Human-in-the-Loop” begrenzt
Vergleich der drei Optionen
Die nachstehende Tabelle zeigt einen Vergleich zwischen den drei verschiedenen Optionen, der manuellen, der automatisierten und der Human-in-the-Loop-Datenerfassung.
Mit diesem Überblick wird sofort klar, welche Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Für viele Unternehmen ist die manuelle Datenerfassung aufgrund des hohen Rechnungsvolumens, das verarbeitet werden muss, keine Option. In diesen Fällen wird eine automatisierte Lösung zur Rechnungserfassung zur Notwendigkeit.
In den letzten Abschnitten dieses Blogs werden wir die Funktionalitäten, die Arbeitsweise und die Implementierungsmöglichkeiten diskutieren.
Was kann eine Rechnungserfassungslösung leisten?
Nachdem wir nun die drei verschiedenen Arten der Rechnungsdatenerfassung besprochen haben, möchten wir tiefer in die Details einer Lösung zur Rechnungserfassung eintauchen. Wir werden die folgenden Funktionalitäten der Lösung besprechen:
- Scannen
- Optical Character Recognition (OCR)
- Extraktion von Daten
- Konvertierung
- Klassifizierung
- Datenanonymisierung
- Erkennung von Betrug
Scanning
Eine Rechnungserfassungslösung bietet eine Scanfunktion. Mit Scannen ist hier der Prozess des Lesens einer Rechnung mit OCR gemeint, der im nächsten Abschnitt näher erläutert wird.
Sobald der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden alle relevanten Informationen in strukturierte Daten umgewandelt. Große Teile des Scanvorgangs können durch intelligente Lösungen wie die Klippa OCR API automatisiert werden.
Optical Character Recognition (OCR)
OCR funktioniert so, dass ein Bild in Text und dann in ein maschinenlesbares Format wie CSV, JSON oder XML umgewandelt wird. Mit dieser Technologie gehört die manuelle Datenerfassung von Rechnungen der Vergangenheit an!
OCR wird durch KI unterstützt und hat sich bei der Erfassung von Rechnungsdaten als sehr hilfreich erwiesen, da es Mitarbeitern hilft, schneller und mit einer minimalen Fehlerquote zu arbeiten.
Extraktion von Daten
Eine Lösung zur Rechnungserfassung bietet auch die Funktion der Datenextraktion. Durch die Extraktion von Daten aus einer Rechnung und die anschließende Verarbeitung, Speicherung und Analyse dieser Daten können die Abläufe und Prozesse des Unternehmens weiter verbessert werden.
Konvertierung
Bilder sind manchmal schwierig zu bearbeiten. Deshalb verfügt die Lösung zur Rechnungserfassung über die Funktion, ein Bild in eine digitale Textdatei umzuwandeln.
Auf diese Weise können Bilder und PDFs in Formate wie JSON, CSV, XML, PDF/A und XLSX konvertiert werden.
Klassifizierung
Eine weitere Funktion einer Rechnungserfassungslösung ist die Sortierung und Klassifizierung unbekannter Dokumente. Dieser Prozess wird auch als Dokumentenklassifizierung bezeichnet und funktioniert mit Hilfe intelligenter Algorithmen.
Die Merkmale eines Dokuments werden extrahiert und an einen Algorithmus weitergeleitet, der dann bestimmt, wie das Dokument zu klassifizieren ist. Dies kann für eine Reihe von Anwendungsfällen nützlich sein. Ein Beispiel wäre die Klassifizierung eines Dokuments mit sensiblen Informationen, wie dem Namen und der Adresse eines Kunden auf einer Rechnung, was zu einer Anonymisierung der Daten führt.
Datenanonymisierung
Die Datenanonymisierung wird auch als Data Masking bezeichnet. Mit dieser Sicherheitstechnik können sensible Daten auf Dokumenten maskiert und der Missbrauch von Informationen verhindert werden.
Unser ultimativer Leitfaden zu Data Masking bietet eine ausführlichere Erklärung des Datenanonymisierungsprozesses und erläutert die verschiedenen Techniken, die verwendet werden können.
Erkennung von Betrug
Leider nutzen Betrüger häufig Technologien wie Photoshop, um gefälschte Rechnungen zu erstellen oder den Gesamtbetrag eines Kaufs zu manipulieren.
Mit einer Rechnungserfassungslösung lassen sich diese Betrugsversuche jedoch aufdecken. Die Software würde diese Rechnungen automatisch kennzeichnen und dem Unternehmen so eine Menge Geld sparen.
Wie funktioniert die Rechnungserfassung?
Wir alle wissen, wie der manuelle Prozess der Rechnungserfassung funktioniert, aber wie führt eine automatisierte Lösung wie Klippa DocHorizon diese Aufgabe aus? In den folgenden Abschnitten werden wir die vier Schritte des automatisierten Rechnungserfassungsprozesses besprechen:
- Erfassen und Hochladen der Rechnung in die API
- Konvertierung des Bildes in eine Textdatei
- Parsen von TXT in JSON
- Überprüfen der extrahierten Daten
1. Erfassen und Hochladen der Rechnung in die API
Im ersten Schritt muss ein Bild oder eine PDF-Datei einer Rechnung in die API hochgeladen werden. Dies kann über eine Mobil- oder Webanwendung erfolgen.
Die Rechnung kann entweder mit oder ohne Hintergrund hochgeladen werden. Wenn das Bild mit Hintergrund gesendet wird, schneidet die API diesen automatisch aus.
Es ist wichtig, dass das Bild die gesamte Rechnung enthält, ohne Rauschen und in angemessener Qualität, um ein genaues Ergebnis zu gewährleisten. Wenn dies mit einer bestehenden Lösung schwer zu erreichen ist, kann die Bildqualität mit unserer SDK für mobiles Scannen verbessert werden.
2. Konvertierung des Bildes in eine Textdatei
Im nächsten Schritt wandelt unsere Rechnungserfassungslösung das Bild automatisch in Text (TXT) um. Die Software erkennt, was jeder Teil der Rechnung tatsächlich ist. Sie bestimmt, um welchen Teil es sich handelt, z. B. die Rechnungsnummer, den Gesamtbetrag, die Adresse oder das Kaufdatum.
Die Daten aus der Rechnung sind extrahiert, aber noch nicht strukturiert.
3. Parsen von TXT in JSON
In der letzten Phase wandelt der Klippa-Parser die Textdatei mit Hilfe von maschinellem Lernen in JSON um.
JSON wird häufig für die Übertragung von Daten in Webanwendungen verwendet, da es sich um ein standardmäßiges textbasiertes Format für die Darstellung strukturierter Daten handelt.
Von hier aus ist es sehr einfach, die erfassten Rechnungsdaten in Ihrer Datenbank zu verarbeiten.
4. Überprüfung der extrahierten Daten
Dieser Schritt ist optional und dient der Überprüfung, ob die Daten mit hoher Qualität, Genauigkeit und Konsistenz erfasst wurden.
In der Regel erfolgt die Überprüfung mit Hilfe einer Drittquelle, z. B. der Datenbank der Handelskammern.
Welche Felder der Rechnung können erfasst werden?
Bevor sich ein Unternehmen für eine Lösung zur Rechnungserfassung entscheidet, sollte es sicherstellen, dass die Lösung die relevanten Felder erfassen kann.
Klippa DocHorizon kann die folgenden Felder aus einer Rechnung extrahieren:
- Art des Dokuments
- Rechnungsnummer
- Sprache auf der Rechnung
- Herkunftsland
- Händlername
- Adressdaten des Händlers
- Kontaktdaten des Händlers
- Website des Händlers
- Angaben zum Kunden
- Zahlungsmethode
- Mehrwertsteuerbeträge
- Mehrwertsteuernummer
- Betrag des Rückgeldes
- Kartennummer
- Die Währung und der Gesamtbetrag
- Kaufdatum
- Bestellungsnummer
- Fälligkeitsdatum
- Liefertermin
- Handelskammernummer
- Einzelpostenpreise, Menge, Beschreibung und Kategorie
Neben der Extraktion der oben genannten Felder kann die Lösung zur Rechnungserfassung auch automatische Prüfungen durchführen. Diese bestehen aus Gegenkontrollen, um betrügerische Rechnungen zu identifizieren, und aus Bild-Hashing, um Duplikate zu finden.
Wie kann unsere Lösung integriert werden – der Unterschied zwischen der Klippa API und der SDK?
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Klippa als Ihre Lösung zu verwenden, sollten Sie den Unterschied zwischen der Klippa-API und der SDK kennen.
Unsere SDK kann dabei helfen, die Qualität eines Bildes zu verbessern, indem es die Helligkeit optimiert und die Kanten des Bildes identifiziert. Es kann in iOS- und Android-Apps implementiert werden, um Unternehmen bei der Erfassung von Daten aus Rechnungen zu unterstützen. Funktionen wie Perspektivkorrektur, Echtzeit-Benutzerfeedback und Lichtanpassung sorgen dafür, dass Benutzer Bilder in bestmöglicher Qualität aufnehmen können.
Dadurch wird die weitere Verarbeitung dieser Rechnungen einfacher und genauer. Mit unserer SDK kann ein Unternehmen im Grunde jedes Gerät in einen genauen und schnellen Rechnungsscanner verwandeln.
Mit unserer API können Sie ein Dokument über eine mobile App, eine E-Mail oder eine Webanwendung an unsere Software senden und erhalten innerhalb von Sekunden ein strukturiertes Datenformat. Wenn Sie bereits eine bestehende Software oder Anwendung haben, in die Sie die OCR-Technologie integrieren möchten, ist unsere OCR-API oft die beste Wahl.
Außerdem kann die Klippa Camera SDK mit unserer Cloud-basierten OCR-API verknüpft werden. Das bedeutet, dass ein gescanntes Dokument über die API verarbeitet wird, was zu einer JSON-Antwort führt, die an die Anwendung zurückgegeben wird.
Einer der Hauptvorteile ist natürlich, dass durch den Einsatz unserer Lösungen die Programmierer Ihres Unternehmens nicht alle Komponenten selbst entwickeln müssen. Das spart Kosten, Zeit und andere Ressourcen.
Klippa als Lösung für die Rechnungserfassung
In diesem Blog haben wir bereits einige Funktionen der Klippa DocHorizon Software erwähnt und erläutert, wie sie einem Unternehmen helfen kann, seinen Prozess der Rechnungsdatenerfassung zu optimieren.
Unsere Lösung zur Rechnungserfassung kann über die Klippa API oder die SDK integriert werden. Da sie auf eine entwicklerfreundliche Art und Weise erstellt wurde, können unsere Komponenten leicht in die bestehende Software eines Unternehmens integriert werden.
Da unsere Lösung gut dokumentiert ist, finden Programmierer alle Informationen, die sie zur erfolgreichen Implementierung der API benötigen. Auf diese Weise kann die Klippa Lösung innerhalb eines Tages integriert werden.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung zur Rechnungserfassung sind, die Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam von entmutigender und sich wiederholender Arbeit entlastet, dann ist Klippa für Sie da. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, indem Sie das untenstehende Demoformular ausfüllen oder einen unserer Experten kontaktieren. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!