Leider finden Betrüger unabhängig vom technischen Fortschritt immer wieder Wege, um Unternehmen zu betrügen. Einer der häufigsten Wege ist der Betrug durch Lieferanten, der allein im Jahr 2022 einen Gesamtschaden von 10,24 Milliarden US-Dollar verursacht haben soll. Typischerweise entsteht Lieferantenbetrug aus einer oder mehreren Quellen und kann, wenn er nicht erkannt wird, Unternehmen hohe Kosten verursachen.
Aus diesem Grund ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, über Lieferantenbetrug informiert zu sein und zu lernen, wie man ihn verhindern kann. Nur so ist es möglich, sich zu schützen und betrügerischen Angriffen zu entgehen.
Doch wie kann man Lieferantenbetrug am besten erkennen und verhindern? In diesem Blog werden wir zunächst erklären, was Lieferantenbetrug ist, wie er sich auf Unternehmen auswirkt und mit welchen Methoden sie ihn verhindern können.
Was ist Lieferantenbetrug?
Unter Lieferantenbetrug versteht man illegale Praktiken, die zur persönlichen Bereicherung begangen werden. Diese Praktiken können von einem Lieferanten, mehreren Lieferanten oder sogar von einem Mitarbeiter durchgeführt werden. Lieferantenbetrug zielt in der Regel auf die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens ab, indem die Kontodaten eines Lieferanten oder Empfängers gefälscht werden, um Zahlungen umzuleiten.
Betrugsversuche werden häufig von den folgenden Parteien durchgeführt:
- Ein oder mehrere Mitarbeiter
- Ein oder mehrere Lieferant(en)
- Zusammenarbeit zwischen Lieferant(en) und Mitarbeiter(n)
- Ein externes Unternehmen, das die Zahlungsinformationen eines Lieferanten ändert, aber allen Beteiligten unbekannt ist
Sie sehen also, dass die zahlreichen Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die den Betrug durch Lieferanten ermöglichen, das Problem noch komplexer machen. Wie wirkt sich das auf Unternehmen aus?
Welche Auswirkungen hat Lieferantenbetrug auf Unternehmen?
Im Allgemeinen sind Unternehmen, die über unzureichende Sicherheitsmaßnahmen verfügen, am meisten von Betrug durch Lieferanten betroffen. In der Regel handelt es sich bei diesen Unternehmen um kleine bis mittelgroße Organisationen, da sie von kleineren Mitarbeiterteams abhängig sind, die finanzielle Transaktionen verwalten.
Kleinere Teams verfügen oft nicht über strenge Kontrollen oder robuste Prüfungen, entweder weil das Budget nicht zur Verfügung steht oder weil sie das Risiko von Lieferantenbetrug unterschätzen. Aufgrund der geringeren Teamgröße ist oft ein einziger Mitarbeiter für die Entgegennahme von Rechnungen und die Genehmigung von Zahlungen zuständig, was es sehr verlockend und einfach macht, Finanzunterlagen zu manipulieren.
Das bedeutet natürlich nicht, dass größere Unternehmen nicht auch gefährdet sind. Da sie jedoch über mehr Ressourcen, mehr Mitarbeiter und mehr Möglichkeiten verfügen, ist es wahrscheinlicher, dass sie Prüfungen und Kontrollen eingerichtet haben, die das Risiko von Lieferantenbetrug verringern.
Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Gesetze und Vorschriften werden eingehalten, um Betrug zu verhindern. Dadurch wird es für Betrüger immer schwieriger, betrügerische Machenschaften durchzuführen. Dennoch darf nicht vergessen werden, dass auch die Betrüger immer raffinierter werden, so dass es nicht auszuschließen ist, dass auch größere Unternehmen Opfer komplexer Betrugsmaschen werden.
Schockierende echte Beispiele zeigen, wie Betrug durch Lieferanten Unternehmen Millionen von US-Dollar kosten kann. Beispielsweise zahlte das Unternehmen Utz Quality Foods rund 1,4 Millionen Dollar an einen Lieferanten für Produkte, die es nie erhalten hatte. In einem anderen Fall fälschte der Telekommunikationsadministrator des Lincoln Land Community College die Unterschrift seines Vorgesetzten, um Zahlungen zu autorisieren, wodurch er über 700.000 Dollar stehlen konnte.
Wir möchten sicherstellen, dass Sie in der Lage sind, Lieferantenbetrug zu erkennen, um Ihr Unternehmen zu schützen. Daher werden wir als nächstes verschiedene Betrugsmethoden betrachten.
Mögliche Betrugsversuche von Anbietern
Es gibt verschiedene Betrugsmethoden, die ein Risiko für Unternehmen darstellen. Im Folgenden werden wir einige der gängigsten Betrugsarten erörtern, wobei die Liste nicht vollständig ist.
- Manipulation von Schecks
- Abrechnungsbetrug
- Annahme von Bestechungsgeldern
- Cyber-Betrug
- Preisabsprachen
- Mitarbeiter-Skimming
Scheckmanipulation
Scheckmanipulationen kommen recht häufig vor. Mitarbeiter oder Dritte fangen einen Scheck ab und verkaufen ihn entweder im Darknet oder verändern ihn, um das Geld auf ihr eigenes Bankkonto einzuzahlen.
Rechnungsbetrug
Beim Rechnungsbetrug wird eine Zahlungsanforderung vorgelegt, die eigentlich nicht geschuldet ist und dann unwissentlich bezahlt wird. Dies geschieht entweder durch die Manipulation einer gültigen Rechnung oder durch die vollständige Fälschung einer Rechnung.
Annahme von Bestechungsgeldern
Bestechungsgelder und Schmiergelder werden auch als Beschaffungsbetrug bezeichnet. In der Regel geschieht dies, wenn Lieferanten, Mitarbeiter oder eine Kombination aus beiden zusammenarbeiten, um in irgendeiner Phase des Beschaffungsprozesses Betrug zu begehen.
Hier sind einige Beispiele, wie das aussehen kann:
- Überhöhte Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen
- Ein Käufer erhält nicht die vereinbarte Anzahl von Waren
- Doppelte Rechnungsstellung, um dieselben Waren oder Dienstleistungen doppelt in Rechnung zu stellen
- Mitarbeiter werden während der Vertragsverhandlungen von Anbietern bestochen, um Schmiergelder zu erhalten.
- Anbieter arbeiten miteinander zusammen, um den Beschaffungsprozess zu manipulieren
Cyber-Betrug
Cyber-Betrug wird auf viele Arten durchgeführt. Eine Möglichkeit ist der Diebstahl von Geld über E-Mails, durch Hijacking von Software oder Phishing-Versuche. Unternehmen, die Transaktionen über einen Computer abwickeln (also im Grunde alle Unternehmen), sind besonders anfällig für Cyberangriffe.
Preisabsprachen
Preisabsprachen werden oft mit Hilfe von internen Mitarbeitern eines Unternehmens getroffen. Die Anbieter arbeiten zusammen, um einen Mindestvertragspreis festzulegen. Auf diese Weise müssen Unternehmen mehr bezahlen, unabhängig davon, mit welchem Anbieter sie zusammenarbeiten.
Mitarbeiter-Skimming
Mitarbeiter-Skimming kann in vielen Formen erfolgen. Einige sind komplexer als andere. Im Folgenden sind einige Beispiele aufgeführt:
- Ausstellen falscher Schecks
- Stehlen von ein paar Dollar/Euro bei jedem Verkauf
- Stehlen von Debit- oder Kreditkarteninformationen
- Stehlen und Einlösen von Schecks der Kollegen
Erkennen und Verhindern von Lieferantenbetrug
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen Lieferantenbetrug erkennen und verhindern können. Einige Maßnahmen können auf die internen Praktiken eines Unternehmens angewandt werden, aber es gibt auch Maßnahmen, die den Lieferanten direkt betreffen. Werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten:
Lieferantenmanagement
Es ist ratsam, Vorkehrungen zu treffen und Praktiken für das Lieferantenmanagement einzuführen, die es Ihnen ermöglichen, das potenzielle Risiko eines Lieferanten zu messen. Dies könnte wie folgt aussehen:
- Due-Diligence-Prüfung von Lieferanten im Registrierungsprozess → Damit können Sie Lieferantendetails wie E-Mail-Adressen, Kontaktnummern, Ansprechpartner, Bankkonten und mehr überprüfen. Hier haben Sie die Möglichkeit zu überprüfen, ob die Informationen des Lieferanten mit den Daten eines Mitarbeiters oder andere bestehenden Lieferanten übereinstimmen.
- Zentrale Lieferantendatenbank aufrechterhalten → So erhalten Sie einen Überblick über das Rechnungsvolumen und eine separate Liste von Risikolieferanten. Wenn Sie Ungereimtheiten bei Zahlungen feststellen, lässt sich viel leichter nachvollziehen, von welchem Lieferanten diese stammen.
Maßnahmen für Mitarbeiter
Wir haben bereits festgestellt, dass Lieferantenbetrug oft mit Hilfe eines oder mehrerer Mitarbeiter durchgeführt wird. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter Maßnahmen ergreifen, um Betrug schnell zu erkennen. Effektive Maßnahmen könnten sein:
- Schulungen zur Betrugsbekämpfung → Schulungen schärfen das Bewusstsein für potenzielle Risiken, lehren die Mitarbeiter aber auch, wie sie sich in Situationen verhalten sollen, in denen sie mit betrügerischen Verkäufern oder Kollegen konfrontiert werden.
- Trennung und Rotation der Aufgaben der Mitarbeiter → Wenn die Aufgaben, die am anfälligsten für Lieferantenbetrug sind, getrennt und nicht von ein und demselben Mitarbeiter ausgeführt werden, wird das Risiko von Lieferantenbetrug bereits minimiert. Es kann auch hilfreich sein, Beschaffungsaufgaben zu rotieren und stichprobenartige Kontrollen und Audits durchzuführen.
- Hintergrundprüfungen → Vor der Einstellung neuer Mitarbeiter ist es wichtig, Hintergrundprüfungen durchzuführen, um das Risiko der Einstellung von Betrügern zu minimieren.
Methoden zum Abgleich von Rechnungen
Der Rechnungsabgleich ist eine der wirksamsten Methoden zur Verhinderung von Lieferantenbetrug. Er dient dem Abgleich von Lieferantenrechnungen mit anderen Dokumenten wie Bestellungen, Prüf- oder Verpackungsbelegen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten für den Rechnungsabgleich, z. B. den Rechnungsabgleich, den Drei-Wege-Abgleich und den Vier-Wege-Abgleich. Alle Methoden bringen eine unterschiedliche Komplexität, aber auch ein höheres Maß an Sicherheit für den Kreditorenprozess mit sich. Wie genau der Rechnungsabgleich als Methode zur Betrugsprävention eingesetzt wird, wird im Folgenden erläutert.
Betrugsprävention durch Rechnungsabgleich von Klippa
Der Rechnungsabgleich ist ein hervorragendes Mittel zur Vorbeugung von Lieferantenbetrug, insbesondere wenn er automatisch erfolgt. Mit Softwarelösungen wie Klippa SpendControl kann der Prozess der Kreditorenbuchhaltung auf verschiedene Weise automatisiert werden.
Die Software von Klippa ermöglicht Ihnen (mithilfe von OCR) die automatische Eingabe und Speicherung von Daten aus Finanzdokumenten wie Rechnungen und Bestellungen in Ihrer Datenbank. Sobald alle erforderlichen Informationen aus den Dokumenten extrahiert sind, wird der Abgleich in Sekundenschnelle durchgeführt.
Die Informationen auf der Rechnung, der Bestellung und anderen Finanzdokumenten können verglichen und abgestimmt werden. Auf diese Weise ist es viel einfacher, Informationsdiskrepanzen zu erkennen und vor einem möglichen Betrugsfall gewarnt zu werden.
Neben dem Rechnungsabgleich kann Klippa SpendControl auch Dokumentenbetrug durch EXIF-Daten und Copy-Move-Analysen erkennen, was es Betrügern schwer macht, eine Rechnung zu fälschen. Darüber hinaus ist die Software in der Lage, Duplikate zu erkennen, was Ihnen hilft, die doppelte Bezahlung einer Rechnung zu vermeiden.
An diesem Punkt haben Manager oder andere verantwortliche Personen die Möglichkeit, einzugreifen und den Lieferantenbetrug zu verhindern. Verwickelte Lieferanten und/oder Mitarbeiter können gemeldet werden, während Ihr Unternehmen gleichzeitig vor illegalen Zahlungen geschützt wird.
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