Laut einer Studie der International Data Corporation (IDC) beansprucht die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten 30 % der Zeit von Buchhaltungsabteilungen und Buchhaltern. Das bedeutet, dass fast ein Drittel ihrer Zeit für eine Aufgabe aufgewendet wird, die leicht automatisiert werden kann. Eine Zeit, die nicht für wertsteigernde Aufgaben genutzt wird.
Wenn Rechnungen in einem Unternehmen eingehen, kommen sie aus verschiedenen Quellen, und die Daten müssen in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Dabei kann es sich um Rechnungen in Papierform, PDF-Dateien, Word-Dokumente und unzählige andere Formate handeln. Die Rechnungen können auch Einzelposten enthalten, die aus den Dokumenten extrahiert werden müssen.
Wie Sie bereits wissen, ist die Bearbeitung von Rechnungen zeitaufwändig und mühsam, was zu langen Durchlaufzeiten, menschlichen Fehlern und Datensicherheitsproblemen führt. Aber leider kann niemand auf eine aktualisierte Buchführung und Rechnungsunterlagen verzichten.
OCR-Software (Optical Character Recognition) kann die Lösung für dieses Buchhaltungsproblem sein.
In diesem Artikel erläutern wir die Vorteile des Einsatzes von OCR-Software in der Buchhaltung, wie sie funktioniert und wie sie die Verwaltung Ihrer Buchhaltung verändern kann.
Doch werfen wir zunächst einen Blick auf die Probleme des traditionellen Verfahrens!
Was ist das Problem der traditionellen Buchführung?
Buchhaltungsabteilungen bearbeiten und verarbeiten im Rahmen ihrer täglichen Arbeitsabläufe verschiedene Finanzdokumente wie Rechnungen, Quittungen oder Bestellungen. Und je mehr ein Unternehmen wächst, desto mehr solcher Dokumente müssen sie bearbeiten und verarbeiten.
Unternehmen verfügen in der Regel über spezielle Teams, die die Finanzdokumente prüfen, die Daten in ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software eingeben, die Daten mit den Belegen abgleichen und schließlich bei Bedarf die Transaktionen durchführen.
Ein Unternehmen muss beispielsweise Rechnung eines Lieferanten mit einer von ihm aufgegebenen Bestellung abgleichen, bevor es die Rechnung genehmigt.
Die manuelle Durchführung stellt Sie vor einige Herausforderungen, von denen einige offensichtlich erscheinen, andere aber vielleicht neu für Sie sind. Deshalb ist der folgende Abschnitt auf jeden Fall lesenswert.
Lange Durchlaufzeit
Laut einer von Ardent Partners durchgeführten Studie dauert es im Durchschnitt 8,3 Tage, eine Rechnung manuell zu bearbeiten. Das ist eine beträchtliche Zeitspanne, die zu einer Verzögerung der Zahlung führen kann. Eine Verzögerung, die nicht nur zu Verzugszinsen, sondern auch zu einer Verzögerung bei der Bilanz des Unternehmens führen kann.
Außerdem ist es Zeit, die Ihre Teams von Aufgaben und Maßnahmen ablenkt, die eher auf die finanzielle oder kreative Entwicklung Ihres Unternehmens ausgerichtet sind.
Eine finanzielle Belastung
Eine Studie von Researchgate schätzt die Kosten der manuellen Bearbeitung einer Rechnung auf 14 €. Multiplizieren Sie diesen Betrag mit der Anzahl der Rechnungen, die Sie bearbeiten müssen. Ja, das wird sehr teuer. Ja, es ist ein enormer Betrag an Geld.
Höheres Fehlerrisiko
Jede sich wiederholende Aufgabe, wie das manuelle Kopieren von Daten aus Rechnungen und Quittungen, führt unweigerlich zu Fehlern. Und diese Fehler können kostspielige Folgen haben. Sie können zum Beispiel Ihre Unternehmenssteuern falsch einreichen und eine Geldstrafe erhalten.
Diese Fehler sind darauf zurückzuführen, dass die manuelle Dateneingabe eine langwierige Aufgabe ist und der Mensch von Natur aus leicht abgelenkt wird.
Das Risiko, Rechnungen zu verlieren
Durch das ständige Hin und Her zwischen verschiedenen Teams ist der Verlust einer Rechnung an der Tagesordnung. Laut einer Studie des IOFM betrachten 39,5 % der Mitarbeiter verlorene oder verlegte Rechnungen als ihre größte Herausforderung.
Diese Rechnungen sind zwar verloren gegangen, müssen aber dennoch beglichen und in Ihre Buchhaltungssoftware integriert werden. Natürlich bemerken Sie dies erst, wenn Ihr Zahlungsempfänger eine Mahnung verschickt hat, was oft zu Verzugszinsen und einer beschädigten Geschäftsbeziehung führt.
Spielraum für Betrug
Bei der Bearbeitung großer Mengen von Rechnungen ist es schwierig, Rechnungen zu bemerken, die doppelt eingereicht werden. Und selbst wenn Sie es bemerken, haben Sie bereits mit dem Lesen und Bearbeiten der Rechnung begonnen. Sie verschwenden also wieder Zeit, aber diesmal für eine doppelte Rechnung.
Wie können Sie außerdem feststellen, dass eine Zahl oder ein Posten auf der Rechnung geändert wurde? Betrüger können zum Beispiel die Bankverbindung oder den zu zahlenden Gesamtbetrag ändern. Wenn sie es geschickt anstellen, ist es fast unmöglich, solche Versuche mit dem menschlichen Auge zu erkennen. So können Sie gefälschte Informationen einfügen oder dieselbe Rechnung doppelt erfassen.
All dies sind Herausforderungen, die zwischen Ihnen und einer reibungslosen Rechnungsverwaltung stehen.
Glücklicherweise werden wir in den folgenden Abschnitten erörtern, wie OCR-Software Abhilfe schaffen kann.
Die Verwendung von OCR in der Buchhaltung
Schluss mit papierbedeckten Schreibtischen, erschöpften Buchhaltern, Kopfschmerzen und endlosen Berechnungen. Mit einer OCR-Lösung für die Buchhaltung automatisieren Sie die Verarbeitung von Rechnungen, Quittungen und anderen Finanzdokumenten. Sie geben Ihrem Unternehmen einen enormen Effizienzschub und steigern auch noch Ihre Produktivität.
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die jeden hand- oder maschinengeschriebenen Text in digitalen Text umwandelt. Sobald die Daten erkannt und extrahiert sind, sind sie strukturiert und können in Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-Programm verarbeitet werden.
Das bedeutet, dass Sie Finanzdokumente digitalisieren und ihre Verarbeitung und Verwaltung automatisieren können. Aber warum sollten Sie das überhaupt tun? Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?
Die Vorteile von OCR für die Buchhaltung
Der Einsatz von OCR-Software für die Buchhaltung hat mehrere Vorteile. Ihre Mitarbeiter sind nicht mehr mit Bergen von Rechnungen belastet, die sie bearbeiten müssen. Der Prozess ist viel einfacher. Der gesamte Prozess wird optimiert und automatisiert.
Wir werden die wichtigsten Vorteile im Folgenden näher erläutern.
3-mal schnellere Rechnungsbearbeitungszeit
OCR-Software spart Zeit, da sie den Zeitaufwand für Papierkram, vor allem im Bereich der manuellen Dateneingabe, erheblich reduziert. Informationen können jetzt einfach in digitale Formate gescannt werden, und Daten können viel schneller aus Dokumenten extrahiert werden.
Die bereits zitierte Studie von Ardent Partners hat ergeben, dass eine automatisierte Lösung die Bearbeitungszeit für eine einzige Rechnung um das Dreifache verkürzt.
Deutliche Einsparungen von bis zu 75%
Indem Sie die ineffizienten Prozesse der manuellen Dateneingabe und -überprüfung eliminieren, können Sie die Betriebskosten um bis zu 75 % senken. Außerdem können Sie die Kosten für die Beschäftigung von Mitarbeitern mit datenbezogenen Aufgaben der Buchhaltung senken. Darüber hinaus entfallen die Kosten für die Aufbewahrung und Verarbeitung von Dokumenten.
Höhere Genauigkeit
OCR-Software nutzt KI-Algorithmen, um bei der Extraktion von Daten aus Dokumenten ein hohes Maß an Genauigkeit zu erreichen. Da ein kleiner Tippfehler in der Buchhaltung zu schrecklichen Folgen führen kann, ist dies für Buchhalter von größter Bedeutung.
Die meisten OCR-Lösungen gewährleisten eine Genauigkeitsrate von über 90 %. Wenn Sie eine Genauigkeitsrate von möglichst 100 % benötigen, können Sie einen Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Dies wird als Human-in-the-Loop (HITL)-Automatisierung bezeichnet.
Mit der HITL-Automatisierung wird der größte Teil der Arbeit automatisiert. Auf der Grundlage von Regeln, wie z. B. einem Schwellenwert für den Confidence Score (z. B. weniger als 70 %) oder allen Rechnungen eines bestimmten Lieferanten (z. B. weil Sie wissen, dass sie problematisch sind), können Sie Dokumente an einen Mitarbeiter weiterleiten, der sie manuell prüft.
Auf diese Weise kombinieren Sie das Beste der menschlichen Intelligenz mit der Leistung der KI und erreichen ein noch höheres Genauigkeitslevel.
Verbesserte Skalierbarkeit
Natürlich ist es bei einem geringen Volumen völlig in Ordnung, wenn ein Finanzmitarbeiter 50 Rechnungen pro Monat manuell bearbeitet. Aber was passiert, wenn Sie Tausende von Rechnungen pro Monat bearbeiten und genehmigen müssen? Stocken Sie Ihr Finanzteam von 1 auf 100 Mitarbeiter auf, oder versuchen Sie, diese Aufgabe zu automatisieren?
Durch die Implementierung einer automatisierten Lösung erhalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Gemeinkosten und verringern die betriebliche Komplexität, die mit der Skalierung einhergeht. Außerdem können Softwareanbieter ihre Server bei Bedarf automatisch skalieren, ohne dass sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen, Büroräume einrichten, Verträge abschließen usw. müssen.
Nachdem Sie nun die Vorteile der OCR für die Buchhaltung kennen, bleibt noch die Frage zu beantworten, wie sie funktioniert. Im folgenden Abschnitt werden wir Sie durch die verschiedenen Schritte des Prozesses führen.
Wie funktioniert die OCR-Software für die Buchhaltung?
OCR für die Buchhaltung hat viele interessante Anwendungsfälle im Hinblick auf die Automatisierung dokumentenbezogener Arbeitsabläufe. Der häufigste Anwendungsfall für Finanzdokumente ist OCR für Rechnungen, auch bekannt als Rechnungsscannen und automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Um die Funktionsweise der OCR-Software zu erklären, werden wir die drei Schritte in diesem Anwendungsfall besprechen:
- Erfassen und Hochladen der Rechnung in die OCR-Software
- Umwandlung des Bildes in eine Textdatei
- Parsen von TXT in JSON
1. Erfassen und Hochladen der Rechnung in die OCR-Software
Im ersten Schritt des Prozesses muss ein Bild oder eine PDF-Datei einer Rechnung in die OCR-Software hochgeladen werden. Dies kann über eine Mobil- oder Webapp erfolgen.
Die Rechnung kann entweder mit oder ohne Hintergrund hochgeladen werden. Wird das Bild nicht zugeschnitten (mit Hintergrund) gesendet, schneidet die Software den Hintergrund automatisch aus.
Es ist wichtig, dass das Bild die gesamte Rechnung enthält, ohne Rauschen und in guter Qualität, um ein genaues Ergebnis zu gewährleisten. Wenn dies mit einer bestehenden Lösung nur schwer zu erreichen ist, kann die Bildqualität durch den Einsatz eines SDK für mobiles Scannen verbessert werden.
2. Umwandlung des Bildes in eine Textdatei
Im nächsten Schritt wandelt die OCR-Software das Bild automatisch in Text (TXT) um. Alle Daten der Rechnung werden extrahiert, jedoch noch nicht strukturiert. Das heißt, sie können noch nicht von anderen Programmen interpretiert oder weiterverarbeitet werden.
3. Parsen von TXT in JSON
Im dritten Schritt des Prozesses erkennt die Software, was die einzelnen Teile der Rechnung tatsächlich sind. Sie stellt fest, um welchen Teil es sich handelt, z. B. um die Rechnungsnummer, den Gesamtbetrag, die Adresse oder das Kaufdatum.
Es konvertiert die Textdatei in ein strukturiertes Format, wie z. B. JSON. JSON wird häufig für die Übertragung von Daten in Webanwendungen verwendet, da es sich um ein standardmäßiges textbasiertes Format für die Darstellung strukturierter Daten handelt.
Von hier aus ist es sehr einfach, die erfassten Rechnungsdaten in Ihrem Buchhaltungsprogramm zu verarbeiten.
Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung mit Klippa
In diesem Artikel haben wir die Vorteile und Funktionen von OCR-Software für die Buchhaltung erläutert. Aber zu verstehen, wie sie an Ihren spezifischen Anwendungsfall angepasst und reibungslos in bestehende Abläufe integriert werden kann, ist eine andere Sache.
Genau hier können wir Ihnen helfen. Unsere Lösung für Intelligente Document Processing, Klippa DocHorizon, kann über die Klippa API oder SDK integriert werden. Da sie auf eine entwicklerfreundliche Art und Weise erstellt wurde, können unsere Komponenten leicht in bestehende Software eines Unternehmens integriert werden.
Und da unsere Lösung gut dokumentiert ist, finden Programmierer alle Informationen, die sie für eine erfolgreiche Implementierung benötigen. Auf diese Weise kann die Klippa-Lösung innerhalb eines Tages integriert werden.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, die Ihre Buchhaltungsabteilung von entmutigenden und sich wiederholenden Aufgaben entlastet, dann sind Sie bei uns genau richtig. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, indem Sie das untenstehende Demo-Formular ausfüllen oder uns noch heute kontaktieren.