Wenn Unternehmen nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung suchen, fällt häufig der Begriff “Outsourcing”. Dieser Begriff kann sich auf viele Arten von Branchen und Arbeitsplätzen beziehen, vom technischen Support bis hin zur Buchhaltung und Dateneingabe.
Was bekommen diese Unternehmen eigentlich, wenn sie sich dafür entscheiden, ihre Anrufe oder die Rechnungsstellung durch Outsourcing abzuwickeln?
Obwohl manche Unternehmen davon begeistert sind, stellen viele fest, dass die Kostenreduzierung auch zu einer Senkung der Qualitätsstandards führt, die durch unterschiedliche Zeitzonen, Sprachbarrieren oder ungeeigneten Büroräume im Ausland bedingt ist. Darunter leiden natürlich dann auch die Kunden, was für das ursprüngliche Unternehmen noch mehr Ärger bedeutet.
Für Unternehmen, die Kosten einsparen und gleichzeitig den von ihren Kunden erwarteten Service aufrechterhalten wollen, werden wir eine bessere Alternative als das Outsourcing vorstellen. Was könnte das sein? Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um diesen Blog zu lesen, und finden Sie heraus, wie Sie 60 % Ihrer Back-Office-Kosten ohne Outsourcing einsparen können!
Warum outsourcen Unternehmen Back-Office-Prozesse?
Unternehmen, die Outsourcing-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, nennen unterschiedliche Gründe für die Auslagerung ihrer Back-Office-Prozesse. Ihre Bedürfnisse können je nach Größe und Branche des Unternehmens variieren, was sich auch auf die möglichen Ergebnisse auswirkt. Einige Vorteile sind jedoch für fast jedes Unternehmen anwendbar. Nachfolgend sind die 3 meistgenannten Gründe für das Outsourcing aufgeführt:
Bis zu 50% KosteneinsparungDer erste und offensichtlichste Vorteil des Outsourcings von Back-Office-Aktivitäten ist ganz einfach die Verbesserung des Endergebnisses eines Unternehmens. In einer von Deloitte durchgeführten globalen Outsourcing-Studie gab über die Hälfte der Befragten an, dass die Kostensenkung der Hauptgrund für die Auslagerung sei.Das macht durchaus Sinn, denn Back-Office-Funktionen können aufgrund der Gemeinkosten für Personal, Einrichtungen, Tools und technologische Ressourcen (d. h. Software, Anwendungen und Programme) recht kostspielig sein. Diese Kosten können sich zu einem großen und ständig wachsenden Aufwand summieren. Die Auslagerung bestimmter Prozesse ist eine erschwinglichere Lösung, da Outsourcing-Unternehmen Ihnen eine bestehende Infrastruktur von Einrichtungen und Ressourcen zusammen mit niedrigen Lohnkosten im Ausland zur Verfügung stellen. Verschiedene Studien nennen unterschiedliche Zahlen, aber im Durchschnitt können Unternehmen bis zu 50 % einsparen, wenn sie ihre Back-Office-Abläufe auslagern, anstatt sie intern zu halten. |
Verstärkte Konzentration auf KernkompetenzenOutsourcing spart den Unternehmen nicht nur Geld, sondern verschafft ihnen auch mehr Zeit, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. 57 % der Befragten in der Deloitte-Studie gaben dies als einen der Hauptgründe für die Auslagerung an.Wir können das durchaus nachvollziehen. Es gibt nichts Frustrierenderes, als an wertschöpfenden Tätigkeiten arbeiten zu wollen, aber gezwungen zu sein, Zeit mit Verwaltungsarbeit zu verschwenden. Durch die Auslagerung dieser sekundären Aufgaben und Funktionen haben die Unternehmen mehr Spielraum, sich auf ihre Stärken zu konzentrieren und sicherzustellen, dass sich ihre eigenen Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren, für die sie eingestellt wurden. |
Höheres Maß an FlexibilitätEin weiterer wesentlicher Vorteil des Outsourcing ist die erhöhte Flexibilität. In dem Global Outsourcing Survey 2020 gab fast die Hälfte der Unternehmen an, dass sie durch Outsourcing flexibler sein und Kapazitätsprobleme lösen können.Angesichts der Ungewissheit, die die heutige globale Wirtschaft umgibt, müssen Unternehmen in der Lage sein, schnell zu expandieren oder sich zu verkleinern. Leider ist das aufgrund von angespannten Arbeitsmärkten oder festen Verträgen nicht immer möglich. Dies kann das Wachstum oder die Gesundheit eines Unternehmens ernsthaft belasten. Im Falle des Outsourcings kümmert sich Ihr Anbieter um die Einstellung und Schulung von Mitarbeitern für Back-Office-Aufgaben. In der Regel haben sie Zugang zu einer großen, kostengünstigen Belegschaft, von der Sie profitieren können. Außerdem kann die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen nur auf vertraglicher Basis erfolgen, sodass Sie die Mitarbeiter je nach Bedarf einstellen können. |
Diese Vorteile sind nicht die einzigen Faktoren, die beim Outsourcing zu berücksichtigen sind. Sie müssen auch wissen, welche Aufgaben für das Outsourcing geeignet sind. Darüber werden wir im nächsten Abschnitt sprechen.
Welche Back-Office-Prozesse werden hauptsächlich outgesourct?
Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile des Outsourcings von Back-Office-Tätigkeiten. Aber natürlich können nicht alle Aufgaben outgesourct werden. Um Ihnen einige Anregungen für die Art von Aufgaben zu geben, die Sie outsourcen können, führen wir im Folgenden fünf der am häufigsten outgesourcten Back-Office-Funktionen auf:
- Dateneingabe
Die Dateneingabe wird von vielen Unternehmen durchgeführt. Im Grunde handelt es sich dabei um den Prozess der Erfassung von Daten, die auf einem bestimmten Medium gespeichert sind, z. B. einer Papierrechnung, und der Eingabe dieser Daten in ein anderes Medium, z. B. ein Buchhaltungssystem. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Daten aus einer Quelle in eine andere kopiert werden. Und das hunderte oder gar tausende Male pro Monat. Wie Sie sich vorstellen können, kann dies ein sehr mühsamer und zeitaufwändiger Prozess werden.
Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, Dateneingabe-Outsourcing-Dienste in Anspruch zu nehmen. Nach Recherchen von Technavio wird dieser Markt zwischen 2019 und 2023 voraussichtlich um 351,8 Millionen US-Dollar wachsen, mit einer jährlichen Wachstumsrate von fast 5 % während des Prognosezeitraums.
Durch die Auslagerung ihrer Datenerfassungsaufgaben stellen diese Unternehmen die Datenqualität sicher, sparen Kosten und haben mehr Zeit für Kerntätigkeiten, die sich direkt auf das Tagesgeschäft und die Finanzen auswirken, als für die mühsame Datenerfassung. - Rechnungswesen und Buchhaltung
Rechnungswesen und Buchhaltung sind zwei Seiten derselben Medaille: die Finanzen eines Unternehmens. Die Buchhaltung bezieht sich auf den täglichen Prozess der Erfassung von Ausgaben und Einnahmen, während sich die Buchhaltung auf das Zahlenrechnen und die strategische Planung auf höherer Ebene bezieht.
In einer von Clutch durchgeführten Umfrage wurde festgestellt, dass 37 % der kleinen Unternehmen diese Geschäftsprozesse auslagern, was sie zu den am häufigsten ausgelagerten Prozessen macht.
Diese Prozesse werden in der Regel ausgelagert, weil sie recht technisch sind und besondere Fähigkeiten erfordern, wie z. B. das Verständnis für die Bedienung von Buchhaltungssoftware. Außerdem steht bei den Finanzen viel auf dem Spiel. Ein einziger Fehler kann eine erhebliche Strafe nach sich ziehen, und wenn Sie keinen genauen Einblick in den Cashflow Ihres Unternehmens haben, kann das letztlich zum Zusammenbruch Ihres Unternehmens führen.
Und wie alle häufig ausgelagerten Funktionen nehmen auch Buchhaltung und Rechnungswesen viel Zeit in Anspruch. Vor allem die Buchhaltung kann sehr mühsam sein und Stunden Ihres Tages in Anspruch nehmen, die Sie besser für wertschöpfende Tätigkeiten verwenden könnten. - IT-Unterstützung und Kundendienst
Der IT-Support ist eine der wichtigsten Funktionen in jedem Unternehmen. Er ist der Weg zu mehr Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Wenn zum Beispiel einer Ihrer Kunden mit einer Frage oder einem Problem anruft, sollte die Situation von einem Team von Fachleuten mit fundierten technischen Kenntnissen und Erfahrung im Kundendienst bearbeitet werden.
Für ein kleines Unternehmen kann es schwierig sein, ein solches Team intern aufzubauen und zu verwalten, daher kann ein Outsourcing-Partner helfen, indem er Kundensupport und Fernunterstützung anbietet. Es mag daher nicht überraschen, dass mehr als ein Drittel der kleinen Unternehmen derzeit ihre IT-Dienste outsourcen. - Personal- und Lohnbuchhaltung
Die Auslagerung von Personal- und Lohnverrechnungsdiensten kann Ihnen helfen, wertvolle Zeit und Ressourcen freizusetzen. Lange Zeit war es ein Mythos, dass dies nur etablierten Unternehmen mit einer großen Belegschaft möglich ist.
Obwohl die größten Unternehmen immer noch eher dazu neigen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern – 73 % der US-Unternehmen mit einem Umsatz von 5 Milliarden Dollar oder mehr haben diese Funktion outgesourct – springen viele kleinere Organisationen und Start-ups auf den Zug auf.
Es hilft diesen Unternehmen bei der Entwicklung einer besseren Personalstrategie, einschließlich Auswahl und Einstellung, Prüfung, Urlaubsverwaltung und Weiterbeschäftigung, und bewahrt sie vor möglicherweise kostspieligen Lohnsteuer- oder Berechnungsfehlern. - Marketing and PR
Unabhängig davon, ob Sie ein Start-up, ein kleines Unternehmen oder eine weltweit tätige Organisation sind, wissen Sie wahrscheinlich, dass die Vermarktung Ihrer Marke viel von Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nehmen kann. Außerdem haben Sie vielleicht selbst nicht viel Erfahrung oder Wissen im Bereich Marketing, sodass es keine Garantie dafür gibt, dass Sie in der Lage sein werden, eine Kampagne zu erstellen, die mit Ihren Markenwerten übereinstimmt und Ihnen eine rentable Kapitalrendite (ROI) bringt. Wenn Ihre Arbeit von minderwertiger Qualität ist, könnte sich ein geringer Aufwand sogar negativ auf Ihre Marke auswirken.
Dies ist auf dem B2B-Markt allgemein bekannt, da fast zwei Drittel der B2B-Unternehmen ihre Marketingaktivitäten ganz oder teilweise an Agenturen auslagern.
So können sie mehrere Marketingkanäle strategisch planen und umsetzen und gleichzeitig ihre internen Ressourcen effektiver verwalten.
Wir kennen nun also die Vorteile des Outsourcings und die Aufgaben, die am häufigsten ausgelagert werden. Aber gibt es denn keine Nachteile beim Outsourcing? Natürlich gibt es welche, schauen wir sie uns doch einmal genauer an!
Was sind die Nachteile des Back-Office-Outsourcings?
Wie jede andere unternehmerische Tätigkeit ist auch das Outsourcing nicht nur ein Zuckerschlecken. Es ist wichtig, auch die Nachteile zu berücksichtigen, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.
- Niedrigere Qualitätsstandards
Outsourcingunternehmen werden oft nicht von den gleichen Standards und der gleichen Mission angetrieben wie Ihr Unternehmen. Sie werden durch den Gewinn motiviert und nicht durch spezifische Kennzahlen, die Sie haben würden, wenn die Funktion im Unternehmen bliebe.
Da der Preis im Vertrag festgelegt ist, besteht die einzige Möglichkeit für ein Outsourcingunternehmen, seine Gewinne zu steigern, darin, die Kosten zu senken. In den meisten Fällen führt dies zu einer geringeren Qualität der erbrachten Dienstleistung. Mit anderen Worten: Die ausgelagerte Arbeit kann zwar schnell ausgeführt werden, entspricht aber nicht dem Standard und der Qualität, die die Kunden von Ihren Produkten oder Dienstleistungen erwarten. - Weniger Kontrolle
Wenn Sie einen Vertrag unterzeichnen, um eine ganze Abteilung oder eine einzelne Aufgabe von einem anderen Unternehmen ausführen zu lassen, übergeben Sie die Verwaltung und Kontrolle dieser Aufgabe an dieses andere Unternehmen. Sie verlieren die Kontrolle darüber, wie die Aufgaben überwacht und ausgeführt werden, und Sie riskieren die oben erwähnten niedrigeren Qualitätsstandards. - Misskommunikation
Es spielt keine Rolle, ob Sie es mit einem Outsourcingunternehmen im Ausland oder einem talentierten Experten in Ihrer Nähe zu tun haben: Wenn Sie Aufgaben per E-Mail, Telefon oder Zoom weitergeben, gehen wichtige Anweisungen oft in der Übersetzung verloren. Wir alle machen hin und wieder diese Erfahrung. Sprachbarrieren sind sogar das häufigste Kommunikationshindernis, das zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen zwischen Menschen führt.
Es mag nicht jedes Mal eine große Sache sein, wenn dies passiert, aber es kann Sie viel Zeit, Geld und Kopfschmerzen kosten, wenn es einmal passiert. - Versteckte Kosten
Obwohl Outsourcing im Allgemeinen als kosteneffizient gilt, müssen Sie sich der versteckten Kosten bewusst sein, die entstehen können. Da der Vertrag alle Einzelheiten der zu erbringenden Dienstleistung festlegt, werden für alles, was nicht im Vertrag steht, zusätzliche Gebühren fällig. Außerdem fallen Anwaltskosten an, wenn Sie einen Anwalt beauftragen, alle Verträge zu prüfen und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.
Denken Sie daran, dass nicht Sie der Experte auf diesem Gebiet sind, sondern das Outsourcingunternehmen. Wenn sie gut sind, haben sie viele Aufträge und daher viel Erfahrung in diesem Bereich der Auftragsvergabe. Aufgrund dieser Erfahrung und Ihrer mangelnden Erfahrung ist es für Sie leicht, versteckte Kosten zu übersehen.
Ein weiteres Problem ist, dass die Kosten und der Zeitaufwand für die Verwaltung eines Offshore-Teams oft deutlich höher sind als die eines internen Teams. Aufgrund von Sprachbarrieren, unterschiedlichen Zeitzonen und einer geringeren Wissensbasis können die Kosteneinsparungen durch kostengünstige Arbeitskräfte zunichtegemacht werden. Es mag daher nicht überraschen, dass immer mehr Unternehmen damit beginnen, Tätigkeiten wieder ins Ausland zu verlagern (Nearshore), anstatt sie im Ausland durchzuführen. - Ungewissheit
Eines der am meisten gefürchteten Szenarien beim Outsourcing ist der Konkurs eines Outsourcing-Anbieters. Da Sie einen Teil Ihres Geschäftsbetriebs an ein anderes Unternehmen abgeben, sind Sie an das finanzielle Wohlergehen dieses Unternehmens gebunden. Es kann vorkommen, dass das Outsourcingunternehmen finanziell unter seinen Möglichkeiten bleibt und seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt, oder noch schlimmer, dass es Konkurs anmeldet und Schutz vor seinen Gläubigern sucht.
Auch hier müssen Sie alle Bedingungen in den vertraglichen Vereinbarungen klar formulieren, denn Sie wollen keinen finanziellen Schaden erleiden, wenn das andere Unternehmen nicht liefert. - Bedrohung der Sicherheit und Vertraulichkeit
Im Zeitalter des Datenschutzes und der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) ist es wichtig, dass Sie bei der Verwendung von Kundendaten sehr vorsichtig sind. Wenn Sie planen, Prozesse auszulagern, für die personenbezogene Daten erforderlich sind, z. B. Gehaltsabrechnungen oder Krankenakten, könnten Sie die Privatsphäre anderer und die Sicherheit Ihres Unternehmens gefährden, wenn Sie diese Daten an andere weitergeben. Stellen Sie sich vor, wie Ihre Kunden reagieren könnten, wenn sie feststellen, dass ihre persönlichen Daten von einer Person z. B. auf den Philippinen gespeichert und verarbeitet werden. Wir wetten, dass sie es sich noch einmal überlegen werden.
Auch das geistige Eigentum muss geschützt werden, wenn Sie Aufgaben an ein anderes Unternehmen auslagern. Wenn es um die Weitergabe geschützter Unternehmensdaten oder Kenntnisse wie Produktzeichnungen oder Formeln geht, müssen Sie proaktive Schutzmaßnahmen ergreifen, um diese Informationen zu schützen.
Das ist ganz schön viel zu verdauen, oder? Zum Glück ist Outsourcing nicht die einzige Möglichkeit, Kosten und Zeit zu sparen. Lassen Sie uns Ihnen die bessere Alternative zum Back-Office-Outsourcing vorstellen!
Was ist die bessere Alternative zum Back-Office-Outsourcing?
Es gab eine Zeit, da war es für ein Unternehmen, z. B. eine Versicherungsgesellschaft, durchaus sinnvoll, umfangreiche Back-Office-Abteilungen zu unterhalten. Schließlich sorgten viele Mitarbeiter dafür, dass die Daten- und Formularverarbeitung, das Provisionsmanagement, die Schadensverwaltung und die Richtlinienbearbeitung so schnell wie möglich erledigt wurden.
Dies änderte sich jedoch recht schnell. Die Unternehmen begannen, Aufgaben outzusourcen, für die keine besonderen Fähigkeiten erforderlich waren oder die keinen großen Mehrwert erbrachten, wie wir bereits erwähnt haben. Doch jetzt, in der modernen Ära, gibt es in der Branche einen Wendepunkt: die Technologie!
Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Aufgaben mit Hilfe verschiedener Technologien zu automatisieren und können so ihren Back-Office-Aufwand minimieren. Sie profitieren von den gleichen Vorteilen wie beim Outsourcing, da Kosten und Zeit gespart werden, aber dieses Mal ist kein Drittanbieter im Ausland beteiligt.
Wahrscheinlich sind Sie jetzt genauso begeistert wie wir, sodass es einer weiteren Erklärung bedarf. Im Folgenden finden Sie vier Technologien, die den Trend zu weniger Back-Office-Arbeiten vorantreiben:
- Low-code Plattformen
Low-Code-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse, Anwendungen zu erstellen, mit denen sie ihre Arbeit effizienter erledigen können. Was als Bewegung zur Befähigung von Einzelpersonen begann, hat sich nun in den Bereich der Unternehmens-IT verlagert. Mehrere Anbieter haben Tools entwickelt, die große Organisationen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation unterstützen.
Ein großer Akteur in diesem Bereich ist Mendix, die eine Low-Code-Plattform für die Entwicklung von mobilen und Web-Apps in großem Umfang bieten. Die Klippa OCR API ist als Plug-in verfügbar, mit dem Sie unsere Technologie einfach in Ihre eigene Anwendung integrieren können. Sie eignet sich perfekt für die Datenextraktion und -überprüfung von Quittungen, Rechnungen, Verträgen, Pässen und mehr.
Wichtig bei diesen Low-Code-Plattformen ist, dass Sie die Markteinführungszeit neuer digitaler Produkte exponentiell verkürzen, interne Prozesse verbessern und Ihrem Unternehmen helfen können, den Umfang der Back-Office-Aufgaben zu minimieren. - Optische Zeichenerkennung (OCR)
Die OCR-Technologie gibt es nun schon seit geraumer Zeit. Bei der Anwendung von OCR wird Text von einem physischen Medium (z. B. gedruckte Dokumente, handschriftliche Notizen oder Quittungen) in ein digitales, strukturiertes Format übersetzt. Vereinfacht gesagt, wird ein Dokument gelesen, die darin enthaltenen Informationen extrahiert und die Daten zur weiteren Verarbeitung an das gewünschte System oder Tool weitergeleitet.
Viele Unternehmen betrachten OCR als eine wesentliche Technologie zur Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe. Sie hilft den Mitarbeitern, schneller und mit minimalen Fehlern zu arbeiten, z. B. bei der Dokumentenprüfung, der Rechnungsverwaltung, der Vertragsbearbeitung und der Verarbeitung von Ausweisdokumenten.
Klippa hebt OCR auf die nächste Stufe, indem es seine OCR-Technologie mit maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz kombiniert (siehe auch Technologie Nummer 4). Dies führt zu enormen Verbesserungen bei den Genauigkeitsraten für verschiedene Formate und Sprachen. Die KI-basierte OCR ist sogar in der Lage, zwischen handgeschriebenem Text und gescannten Dokumenten zu unterscheiden und Informationen aus Grafikformaten wie Postern und Broschüren zu extrahieren. - Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
RPA ist eine Form der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), die es Ihnen ermöglicht, eine Reihe von Anweisungen zu definieren, die ein Roboter oder “Bot” ausführen soll. Dabei werden sich wiederholende Geschäftsprozesse mithilfe von Software-Robotern abgewickelt, die Aufgaben ausführen und fehlerfreie Antworten geben.
RPA-Roboter nutzen die Benutzeroberfläche, um Daten zu erfassen und Anwendungen zu manipulieren, genau wie Menschen es tun. Sie interpretieren, lösen Antworten aus und kommunizieren mit anderen Systemen, um eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen. Nur wesentlich besser: Ein RPA-Software-Roboter schläft nie und macht keine Fehler.
Ein hervorragendes Beispiel für einen RPA-Anbieter ist UiPath, der eine komplette Softwareplattform anbietet, die Unternehmen bei der effizienten Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Genau wie bei Mendix können Sie Plug-ins verwenden, um Datenextraktionstechnologie einfach in Ihre Lösung zu integrieren. Mit dem Klippa-Plug-in können Sie zum Beispiel Daten aus Dokumenten, PDFs, E-Mails und anderen Formularen innerhalb von Sekunden extrahieren und verarbeiten. - KI und maschinelles Lernen
KI und maschinelles Lernen sind die Köpfe hinter den meisten der oben genannten Technologien. Algorithmen des maschinellen Lernens befähigen Softwares, automatisch zu lernen und sich aufgrund von Erfahrungen zu verbessern, ohne explizit programmiert zu werden.
Es ist auf einen konstanten Datenstrom angewiesen, um daraus zu lernen, und benötigt im Allgemeinen einen umfangreichen Datensatz, um seine Algorithmen zu trainieren. Wenn die Datenmenge zu gering ist, können die Technologien des maschinellen Lernens nicht mit hoher Genauigkeit arbeiten. Es kann ziemlich schwierig sein, ein Modell selbst zu trainieren, aber zum Glück können Sie von der Erfahrung anderer profitieren.
Es ist sicher interessant, über diese Technologien und die Logik dahinter zu lesen. Jede Technologie hat ihre eigenen Vorteile, und das Gute daran ist, dass sie alle kombiniert werden können, um eine noch leistungsfähigere Technologie zu schaffen. Die OCR-API von Klippa beispielsweise kombiniert modernste OCR-Technologie mit KI und maschinellem Lernen, um automatisch zu lernen und die Software zu verbessern. Alle Komponenten können auch in Low-Code- und RPA-Lösungen integriert werden, sodass den Anwendungsmöglichkeiten buchstäblich keine Grenzen gesetzt sind.
Um das zu beweisen, fahren wir mit einigen realen Anwendungsfällen fort, in denen unsere Technologien eine Menge Arbeitsstunden sparen und bessere Ergebnisse liefern. Klingt gut? Los geht’s!
Anwendungsfälle für die Klippa OCR API
Obwohl die Möglichkeiten für den Einsatz der OCR-Technologie nahezu unbegrenzt sind, stellen wir Ihnen hier einige Anwendungsfälle vor:
VersicherungenStellen Sie sich vor, Sie hatten gerade einen Autounfall und wissen, dass Sie einen Haufen Papierkram ausfüllen müssen, um Ihr Auto zu reparieren. Die gleichen Stapel von Papieren müssen bearbeitet werden, bevor Sie die Genehmigung erhalten, eine Reparaturwerkstatt aufzusuchen. Aber was wäre, wenn die Formulare mit Ihrem Smartphone gescannt werden könnten? Sobald Sie sie einscannen und ablegen, haben Sie bereits wichtige Schritte unternommen, um Ihr Auto wieder auf Vordermann zu bringen.Die Versicherungsgesellschaft erhält dann die digitalen Unterlagen und überprüft automatisch Daten wie Ihren Namen, Ihre Sozialversicherungsnummer, das Datum des Unfalls, die Beschreibung des Schadens, die voraussichtlichen Reparaturkosten und Ihre Unterschrift. Es dauert weniger als eine Minute, um Ihre Bilder zu verarbeiten, ein paar Minuten mehr für eine abschließende menschliche Prüfung und schon sind Sie fertig! In dieser Situation besteht der Hauptvorteil der OCR-Technologie darin, dass Verzögerungen vermieden werden, die zu einer stagnierenden Bearbeitung von Anträgen und zu Zahlungsproblemen führen können. Durch den Einsatz von OCR wird der Arbeitsablauf so weit wie möglich gestrafft und die Durchlaufzeiten werden auf ein Minimum reduziert. |
VerbraucherdarlehenAuch Konsumentenkredite haben den Ruf, sehr papierintensiv zu sein, und viele Kreditnehmer fürchten sich vor den Unmengen von Papierformularen, die auf ihre Unterschrift warten. Die OCR-Technologie und neue Gesetze verändern jedoch sowohl das Kundenerlebnis als auch die betriebliche Effizienz durch papierlose Prozesse, digitale Unterschriften, mobile Funktionen und Back-Office-Automatisierung.Viele Unternehmen haben ihre veralteten, papierlastigen Kreditvergabeprozesse durch eine intelligente Lösung ersetzt, die die Kreditbearbeitung rationalisiert, eine proaktive Kommunikation mit den Kunden ermöglicht und kostspielige Folgeschleifen vermeidet. Sie vergeben und schließen Kredite nicht nur viel schneller und mit größerer Effizienz, Gesetzeskonformität und Sicherheit als je zuvor ab, sondern verbessern auch ihre Kundenerfahrung auf ein neues Niveau von langfristigem Wert. Dank eines automatisierten Ablaufs können die Aufnahme von Kunden, die Prüfung der Finanzdaten, die Risikobewertung und die Genehmigung (oder Ablehnung) von Krediten innerhalb von Minuten erfolgen. Verabschieden Sie sich von der wochenlangen Wartezeit auf Ihren Kredit und begrüßen Sie die Sofortkredite! |
TreueprogrammTreueprogramme gibt es in vielen Formen und Größen. Sie können punktebasierte Kampagnen, Cashbacks, gestaffelte Kampagnen, Premium-Treuekampagnen usw. umfassen. Abgesehen von der Vergabe von Belohnungen für den Kauf ihrer Produkte oder Dienstleistungen haben diese Kampagnenformen noch etwas anderes gemeinsam: Sie sind mit viel Back-Office-Arbeit verbunden. Bei einem veralteten, manuell betriebenen Verfahren kann es Tage oder sogar Wochen dauern, bis der Beleg eines Kunden eingeht, geprüft und validiert wird und die Prämie freigegeben wird.Mit der OCR-Technologie hingegen können Sie sich anmelden und teilnehmende Produkte kaufen, einfach mit Ihrem Mobiltelefon ein Foto Ihres Kassenbons machen und es einsenden, um Ihre Prämie fast sofort zu erhalten. Die Daten auf dem Kassenbon werden innerhalb von Sekunden extrahiert, interpretiert und verarbeitet! Dies wird nicht nur zu zufriedeneren Kunden führen, sondern ein Unternehmen wird auch besser in der Lage sein, Spitzenaufkommen zu bewältigen, weniger Fehler zu machen und weniger Betrugsfälle zu erleben, wie z. B. die Annahme von doppelten Quittungen. Denken Sie nur an die Kosteneinsparungen, die diese Vorteile mit sich bringen. Ziemlich gut, oder? |
Diese Liste der Anwendungsfälle ist keineswegs vollständig. Wir sind ziemlich sicher, dass Ihnen noch viele weitere Anwendungsmöglichkeiten einfallen!
Einlösung unseres Versprechens, 60 % der Back-Office-Kosten einsparen
In der Einleitung haben wir Ihnen 60% Kosteneinsparung versprochen. Jetzt ist es an der Zeit, dieses Versprechen einzulösen und Ihnen zu zeigen, dass diese Kosteneinsparungen leicht zu realisieren sind.
Zu diesem Zweck werden wir einen kurzen Businesscase auf der Grundlage der Arbeitskosten erstellen, der vollständig auf Ihre Situation zugeschnitten werden kann. So erhalten Sie eine Vorstellung von den möglichen Einsparungen für Ihr Unternehmen. Sind Sie bereit? Lassen Sie uns ein paar Zahlen ausrechnen!
Das Hauptziel der Automatisierung besteht darin, Menschen bei der Erledigung von Aufgaben zu ersetzen oder zu unterstützen. Die Beteiligung der Mitarbeiter kann bei bestimmten Prozessen ganz entfallen oder die Arbeit der Mitarbeiter wird nur auf das Notwendigste reduziert. Der Gedanke dahinter ist, dass die Mitarbeiter durch die Automatisierung ihre Zeit effektiver nutzen können, was wiederum zu Einsparungen bei den Arbeitskosten führt.
Wie viel spart die Automatisierung von Arbeitsabläufen an Arbeitskosten? Das hängt von einigen Faktoren ab.
Zunächst müssen Sie wissen, wie hoch das durchschnittliche Gehalt eines Arbeitnehmers für seine Position ist. Sie können diese Kosten auf der Grundlage dessen berechnen, was Sie Ihren Mitarbeitern bereits zahlen, oder Sie können externe Quellen nutzen, um die durchschnittlichen Arbeitskosten in Ihrem Land und Ihrer Branche zu ermitteln.
Diesen Stundensatz können Sie dann mit der Anzahl der Stunden multiplizieren, die ein Vorgang in Anspruch nimmt:
| Stundenlohn x Arbeitsstunden = Arbeitskosten |
Der schwierigere Teil der Gleichung besteht darin, zu ermitteln, wie viel Zeit die Automatisierungswerkzeuge bei einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Projekt einsparen werden. Wenn Sie bereits Zugang zu einem Automatisierungstool oder einer Testversion haben, können Sie die Aufgabe ausführen und die Projektdauer berechnen. Andernfalls können Sie den Anbieter nach der geschätzten Dauer für bestimmte Aufgaben fragen.
Mit der Klippa OCR API gelingt es Unternehmen beispielsweise, den Zeitaufwand für manuelle Prozesse im Durchschnitt um bis zu 70 % zu reduzieren. Studien, die in Bereichen wie der Rechnungsbearbeitung durchgeführt wurden, zeigen, dass Zeiteinsparungen von 60-80 % durchaus möglich sind.
Um die potenziellen Einsparungen zu ermitteln, können Sie die für die Aufgabe aufgewendete Zeit mit einem Automatisierungswerkzeug berechnen, mit dem Stundensatz multiplizieren und diesen Wert von Ihren aktuellen Arbeitskosten abziehen:
| Arbeitskosten – (mit der Automatisierung verbrachte Zeit x Arbeitsstunden) = Gesamtkosteneinsparungen |
Nehmen wir an, Sie beschäftigen derzeit ein Team von zwei Kreditorenbuchhaltern (zu 30 € pro Stunde), die Rechnungen bearbeiten, genehmigen, korrigieren und in Ihr Buchhaltungssystem einpflegen, wofür sie etwa 80 Stunden pro Monat und Person benötigen.
Ihre jährlichen Arbeitskosten würden 57,6 Tsd. Euro betragen (30 € x 80 Stunden x 2 Personen x 12 Monate).
Nehmen wir an, dass ein Automatisierungswerkzeug diese 80 Stunden pro Person und Monat auf 24 Stunden reduziert, was einer Reduzierung von 70 % entspricht. Dies würde zu jährlichen Arbeitskosten von ~17,3 Tsd. Euro führen (30 € x 24 Stunden x 2 Personen x 12 Monate) und eine unmittelbare Kosteneinsparung von mehr als 40 Tsd. Euro für nur einen Prozess bedeuten!
Bei hohen Stückzahlen und längeren Aufgaben und Prozessen – Berichterstattung, Genehmigungsverfahren, Versand von Benachrichtigungen usw. – können sich die Einsparungen im Laufe der Jahre auf Hunderttausende von Euro summieren.
Wenn Sie all diese eingesparten Kosten gegen die monatlichen oder jährlichen Kosten eines Automatisierungstools abwägen, können Sie feststellen, ob sich das Tool lohnt oder nicht.
Nehmen wir an, der Anbieter berechnet Ihnen in unserem Beispiel eine einmalige Einrichtungsgebühr von 2,5 Tsd. Euro, eine monatliche Lizenzgebühr von 150 € und eine monatliche Integrationsgebühr von 100 €. Dann würden Sie im ersten Jahr immer noch fast 35.000 Euro sparen, wenn Sie ein Automatisierungstool verwenden (siehe die Berechnungen unten).
Vergleichen Sie nun diese Zahl (34,8 Tausend) mit den jährlichen Arbeitskosten zu Beginn (57,6 Tausend), und Sie sehen: eine Kosteneinsparung von 60,4 %!
Möchten Sie herausfinden, wie Automatisierung auch Ihnen helfen kann?
Wie Sie vielleicht bemerkt haben, haben wir nur die eingesparten Arbeitskosten berücksichtigt, denn es gibt keine Zauberformel, um alle Kosteneinsparungen durch Automatisierung zu berechnen. Die genauen Einsparungen hängen sehr stark von der aktuellen Situation, den Abläufen und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab, und selbst dann können bestimmte Vorteile nicht greifbar sein, wie z. B. eine höhere Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Wenn Sie Hilfe bei der Berechnung des Mehrwerts von Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Unsere erfahrenen Produktspezialisten werden Sie gerne durch diesen Prozess führen. Sie können Ihnen alles darüber sagen, was die Automatisierung für Ihr Unternehmen leisten kann und wie Sie sie nahtlos in bestehende Systeme und Abläufe integrieren können.
Es ist auch möglich, eine kostenlose 30-minütige Demo zu planen, in der wir Ihnen zeigen, wie unsere Software funktioniert und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen hat.