Laut dem Accounts Payable Report 2021 von Levvel bearbeiten 33 % der Unternehmen ihre Rechnungen immer noch manuell. Traditionell prüft und verifiziert eine Buchhaltungsfachkraft Rechnungen manuell, sortiert sie in Stapel, gibt Zahlungsinformationen ein und gibt Zahlungen an Lieferanten aus. Dies wird auch als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet.
Die manuelle Bearbeitung von Kreditorenrechnungen ist eine teure Methode. Tatsächlich zeigen einige Untersuchungen, dass die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung bei etwa 12 bis 15 US-Dollar liegen, und in einigen Fällen können sie sogar 30 bis 40 Dollar betragen!
Neben den hohen Bearbeitungskosten ist es auch ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Er kann zu Zahlungsverzug, fehlerhaften Zahlungen und anderen Problemen führen, die sich auf die finanzielle Gesundheit und den Ruf eines Unternehmens auswirken.
Diese Faktoren veranlassen Unternehmen, eine vollständige Auslagerung durch Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung in Betracht zu ziehen, was jedoch auch gewisse Nachteile mit sich bringt. Daher suchen Unternehmen nach alternativen Lösungen, wie die Automatisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung.
Wie können Sie also feststellen, ob Outsourcing die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist?
Um Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage zu helfen, werden wir die Vor- und Nachteile des Outsourcings Ihrer Kreditorenbuchhaltung erörtern und es mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung vergleichen.
Am Ende dieses Artikels sollten Sie ein besseres Verständnis für beide Ansätze haben und in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist.
Fangen wir an!
Was ist die Kreditorenbuchhaltung?
Einfach ausgedrückt ist die Kreditorenbuchhaltungen, das Geld, das ein Unternehmen seinen Verkäufern oder Lieferanten für Produkte oder Dienstleistungen schuldet, die es zwar erhalten, aber noch nicht bezahlt hat.
Die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens befasst sich mit Aufgaben wie der Eingabe von Daten, der Bearbeitung von Rechnungen, der Erstellung von Bestellungen und vieles mehr. Diese Tätigkeiten sind für Unternehmen wichtig, da sie helfen, den Überblick über die Rechnungen zu behalten, die regelmäßig bezahlt werden müssen. Auf diese Weise können Unternehmen organisiert bleiben und ihre Schulden rechtzeitig begleichen.
Wenn Unternehmen weiter wachsen und expandieren, können ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse immer komplexer und zeitaufwändiger werden, sodass es schwierig wird, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Um die Belastung der Unternehmensressourcen durch diese Prozesse zu verringern, nehmen viele Unternehmen den Schritt, ihre Kreditorenbuchhaltung an ein spezialisiertes Outsourcing-Unternehmen auszulagern.
Lassen Sie uns genauer untersuchen, was Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung wirklich bedeutet.
Was bedeutet Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung?
Beim Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung wird ein Dritter damit beauftragt, verschiedener Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung durchzuführen, um die interne personelle und finanzielle Arbeitsbelastung eines Unternehmens zu verringern.
Diese spezialisierten Unternehmen verfügen über das Wissen, die Ressourcen und die Technologie, die erforderlich sind, um die aktuellen AP-Verfahren des Unternehmens auszuführen und zu verbessern. Sie sind für die Dokumentation der Rechnungen, die Prüfung der Rechnungsdetails, die Zahlung, die Aufbewahrung der Unterlagen und die Berichterstattung zuständig.
Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung bedeutet, dass Ihre Buchhaltungsabteilung weniger Aufgaben zu bewältigen hat, da Tätigkeiten wie die Verwaltung kurzfristiger Forderungen von qualifizierten externen Teams der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt werden. Ihre interne Finanzabteilung kann sich dann auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und wesentliche Geschäftsvorgänge abwickeln.
Dies bringt natürlich viele Vorteile mit sich. Einige von ihnen werden im folgenden Abschnitt erörtert.
Vorteile des Outsourcings Ihrer Kreditorenbuchhaltung
Das Outsourcing von Kreditorenbuchhaltungsfunktionen ist ein beliebtes Verfahren, da es Unternehmen hilft, ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren und engere Beziehungen zu ihren Verkäufern oder Lieferanten aufzubauen.
Im Folgenden werden die vier Vorteile erörtert, die sich für Unternehmen aus der Auslagerung ihrer AP-Aktivitäten ergeben können:
- Kostensenkung
- Gesteigerte Effizienz
- Zugang zu besseren Tools und qualifizierten Ressourcen
- Verbessertes Cashflow-Management und verbesserte Profitabilität
Kostensenkung
Die Auslagerung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen kann Unternehmen helfen, Geld zu sparen, indem sie den Bedarf an eigenem Personal für diese Aufgaben verringern oder beseitigen. Tatsächlich sind 62 % aller Ausgaben für die Kreditorenbuchhaltung arbeitsbezogen.
Durch das Outsourcing entfallen die Kosten für die Einstellung, Schulung, Entlohnung und Unterhaltung eines eigenen Teams für die Kreditorenbuchhaltung.
Gesteigerte Effizienz
Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung kann auch zu einer verbesserten Effizienz bei der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen führen.
Professionelle Teams verfügen über die nötige Ausbildung und das Wissen, um diese Tätigkeiten schnell und präzise durchzuführen, was zu kürzeren Durchlaufzeiten und weniger Fehlern führt.
Zugang zu besseren Tools und qualifizierten Ressourcen
Ein weiterer wichtiger Vorteil des Outsourcings ist der Zugang zu den neuesten Tools und Technologien zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse.
Drittanbieter von Kreditorenbuchhaltungsdiensten verfügen über fundierte Kenntnisse der neuesten Verfahren und Technologien in diesem Bereich und helfen Unternehmen, auf dem neuesten Stand zu bleiben und ihre gesamten Kreditorenbuchhaltungsabläufe mit der neuesten Software oder den neuesten Tools zu verbessern.
Verbessertes Cashflow-Management und verbesserte Profitabilität
Schließlich kann das Outsourcing von Kreditorenbuchhaltungen Unternehmen helfen, ihren Cashflow besser zu verwalten, indem Zeit und Ressourcen freigesetzt werden, um sich auf die wichtigsten Aspekte des Unternehmens zu konzentrieren.
Außerdem ermöglichen diese Lösungen die pünktliche Bezahlung von Lieferantenrechnungen und verbessern so die Beziehungen zu den Lieferanten. Ein zufriedener Lieferant ist eher bereit, aufgrund frühzeitiger Zahlungen Rabatte zu gewähren, was die Profitabilität des Unternehmens erhöht.
Outsourcing ist eine verlockende Alternative für Unternehmen, die sich die mühsame Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung ersparen wollen. Es senkt Kosten, eliminiert Fehler und vermeidet die Probleme eines traditionellen Prozesses, wie manuelle Dateneingabe, Dokumentenablage und Schulung neuer Mitarbeiter.
Das Outsourcing Ihrer Kreditorenbuchhaltungen ist jedoch nicht so problemlos, wie es scheint. Es gibt einige Nachteile, auf die Unternehmen achten müssen.
Nachteile des Outsourcings Ihrer Kreditorenbuchhaltung
Das Outsourcing Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist eine wichtige Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen werden sollte. Bevor Sie sich für einen Drittanbieter entscheiden, sollten Sie unbedingt die möglichen Nachteile sorgfältig abwägen.
Hier ist eine Liste mit einigen Nachteilen:
- Weniger Kontrolle
- Kommunikationsprobleme
- Übermäßige Abhängigkeit
- Datenschutz und Sicherheitsbedenken
Weniger Kontrolle
Einer der potenziellen Nachteile der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung ist der Verlust der Kontrolle über diese Prozesse. Wenn ein Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung an einen Drittanbieter auslagert, verlässt es sich darauf, dass der Anbieter die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung nach seinen eigenen Standards und Zeitplänen genau und effizient erledigt.
Dieser Mangel an Transparenz kann für Unternehmen, die eine strenge Kontrolle über ihre Finanzoperationen und die Einhaltung von Vorschriften aufrechterhalten wollen, ein Problem sein.
Kommunikationsprobleme
Neben dem Mangel an Kontrolle und Transparenz kann das Outsourcing von Kreditorenbuchhaltungen auch die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister aufgrund von Sprachbarrieren, kulturellen Unterschieden oder räumlicher Entfernung behindern.
Dies kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen sowie zu Missverständnissen und Fehlern führen.
Übermäßige Abhängigkeit
Ein weiterer potenzieller Nachteil des Outsourcings von Kreditorenbuchhaltungsprozessen ist das Risiko einer zu großen Abhängigkeit vom Dienstleister.
Wenn sich ein Unternehmen bei diesen Aufgaben in hohem Maße auf einen einzigen Anbieter verlässt, könnte es gefährdet sein, wenn dieser Anbieter Probleme wie Sicherheitsverletzungen oder Insolvenzverfahren hat.
In solchen Fällen könnten die Kreditorenbuchhaltungsprozesse des Unternehmens zum Stillstand kommen, was die Beziehungen zu Lieferanten und andere Aspekte des Unternehmens beeinträchtigen könnte.
Datenschutz und Sicherheitsbedenken
Schließlich kann das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung zu einem Verlust der Privatsphäre führen. Wenn ein Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung outsourced, gewährt es Zugang zu sensiblen Finanzdaten.
Obwohl sie oft strengen Sicherheitsprotokollen unterliegen, sind Drittanbieter immer anfällig für Datenschutzverletzungen und andere Sicherheitsrisiken. Dies kann für Unternehmen mit strengen Datenschutzbestimmungen ein Problem darstellen.
Wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Finanzdaten umgeht und zögert, ein externes Team zu beauftragen, ist die Implementierung einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung möglicherweise die beste Option, um die volle Kontrolle über den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu behalten.
Im nächsten Abschnitt werden wir näher darauf eingehen, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihrem Unternehmen helfen kann.
Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung vs. Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Als Unternehmenseigentümer oder Finanzmanager ist es von entscheidender Bedeutung, die beste Methode zur Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu finden.
Wie wir bereits gesehen haben, bedeutet das Outsourcing Ihrer Kreditorenbuchhaltung, dass Sie einen spezialisierten Drittanbieter mit der Verwaltung Ihrer gesamten Kreditorenbuchhaltung beauftragen. Dadurch spart Ihr Unternehmen Zeit und Geld bei der Bearbeitung großer Mengen von Rechnungen und Rechnungen von Lieferanten.
Es ist jedoch sehr leicht, die Kontrolle über den Arbeitsablauf bei der Kreditorenbearbeitung zu verlieren. Außerdem können Unternehmen Ihre Privatsphäre gefährden, wenn sie Zugang zu sensiblen Daten gewähren.
Um diese Nachteile zu vermeiden, setzen Unternehmen innovative Software ein, um ihre Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren.
Automatisiserte Kreditorenbuchhaltungsprozesse bezieht sich auf die Integration von Software und Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Die Kreditorenbuchhaltungssoftware kann zur automatischen Verarbeitung von Rechnungen eingesetzt werden, wodurch gefürchtete Aufgaben wie Dateneingabe, Überprüfung und Digitalisierung entfallen.
Dadurch werden Rechnungen zugänglich, können leicht nachverfolgt und vor allem rechtzeitig bezahlt werden, was zu einem stets aktuellen Überblick über den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow führt.
Mit einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen ihre Effizienz und Genauigkeit verbessern, manuelle Arbeit und Fehler reduzieren sowie Zeit und Geld sparen, während sie gleichzeitig die Kontrolle über die Kreditorenbuchhaltung behalten. Außerdem werden keine wichtigen und sensiblen Daten an einen externen Anbieter weitergegeben.
Durch die Automatisierung von Aufgaben innerhalb der Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. die Bearbeitung von Rechnungen, das Zahlungsmanagement und die Erstellung von Berichten, können sich Unternehmen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und ihre Ressourcen besser nutzen, wodurch ihre Buchhaltungsabteilungen gestärkt werden.
Ein Beispiel für eine Software für die Kreditorenbuchhaltung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Finanzprozesse zu automatisieren, ist Klippa SpendControl. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Klippa SpendControl
Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann für Ihr Unternehmen ein entscheidender Faktor sein. Mit Klippa SpendControl können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung einfach verwalten, um einen klaren Überblick über Ihre Zahlungen zu erhalten und sicherzustellen, dass alle Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden.
Klippa SpendControl nutzt fortschrittliche OCR-Technologie, um wichtige Informationen aus Rechnungen automatisch zu extrahieren und zu verarbeiten, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Bearbeitungszeit insgesamt verkürzt wird. Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, wie unsere Lösung im Detail funktioniert.
Durch den Einsatz von Klippa SpendControl können Sie Zeit bei der Bearbeitung von Rechnungen sparen, Fehler reduzieren und die Effizienz steigern. Außerdem verhindert es Betrug, indem es doppelte Rechnungen erkennt und IBAN-Nummern auf Rechnungen mit bestehenden Datenbanken abgleicht.
Sie können es reibungslos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware integrieren, sodass Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung einfach verwalten können, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.
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