Seit 2022 wächst die globale Zahlungsbranche stetig um 11 %, sodass internationale Transaktionen für öffentliche und private Organisationen zu einer monatlichen Aktivität geworden sind. Aufgrund der Zunahme der globalen Zahlungen hat die europäische Gesetzgebung eine Richtlinie erlassen, die die elektronische Rechnungsstellung für globale Beschaffungspraktiken einführt und PDF-Rechnungen überflüssig macht.
In der Vergangenheit waren PDF-Rechnungen die Norm. Ihre Unzuverlässigkeit war jedoch eine Belastung für Unternehmen. Die Unfähigkeit, Währungsumrechnungen zu verwalten oder Daten effizient zu verarbeiten, hat Unternehmen dazu veranlasst, auf elektronische Rechnungsstellung umzusteigen. Um den Prozess der Verwaltung von Online-Transaktionen für Unternehmen zu optimieren, hat die Europäische Kommission Mittel zur Unterstützung der Entwicklung von Peppol bereitgestellt.
Wenn Sie noch nicht mit Peppol vertraut sind, machen Sie sich keine Sorgen; es wird alles erklärt. In diesem Blog erklären wir, was Peppol ist, wie es funktioniert und welche Vorteile der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung bietet. Wir zeigen Ihnen auch eine intelligente und effiziente Möglichkeit, PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umzuwandeln.
Kurzübersicht
- PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus: Gesetzliche Vorgaben und Digitalisierung erfordern strukturierte E-Rechnungen.
- Peppol als Lösung: Standardisierter, sicherer Austausch elektronischer Rechnungen in Europa.
- Automatisiert mit Klippa DocHorizon: PDF hochladen, Daten extrahieren, strukturieren und über Peppol versenden.
- E-Rechnungsformate: Unterstützung für XRechnung, ZUGFeRD, UBL & Co.
- Vorteile: Zeitersparnis, weniger Fehler, rechtssicher, direkt integrierbar in ERP- und Buchhaltungssysteme.
Was ist Peppol?
Peppol ist ein internationales Netzwerk, das ein standardisiertes Format für Geschäftsdokumente in Form der elektronischen Rechnungsstellung verwendet. Es ermöglicht einen reibungslosen Handel zwischen Organisationen weltweit, da sie alle ein universell akzeptiertes digitales Format verwenden.
Peppol wird für die sichere Übertragung und den Abruf elektronischer Geschäftsdokumente, insbesondere Rechnungen, verwendet. Es erleichtert internationale Transaktionen und verbessert die globale Beschaffung für öffentliche und private Unternehmen und unterstützt sie bei der Abwicklung von Geschäften als B2B- und B2G-Organisationen (Business-to-Government).
Peppol wurde 2008 gegründet und deckt heute mehr als 42 Länder ab, wobei der Schwerpunkt auf Europa, Singapur, Australien und Neuseeland liegt. Allein in den letzten drei Jahren hat dieses internationale Netzwerk Unternehmen dabei unterstützt, 130 Millionen Transaktionen über seine Zugangspunkte abzuwickeln.
Ein Access Point ist ein Zugangstor zur elektronischen Rechnungsstellung im Peppol-Netzwerk. Er kann von Unternehmen selbst eingerichtet werden, was eine Registrierung bei einer lokalen Peppol-Behörde erfordert. Wenn keine lokale Behörde verfügbar ist, können sich Organisationen für die Nutzung von OpenPeppol entscheiden, ein langwieriger Akkreditierungsprozess, den Unternehmen durchlaufen müssen, um mit dem Regelwerk von Peppol konform zu werden.
Die Open Peppol-Akkreditierung umfasst Peppol-Mitgliedsbeiträge, den Nachweis technischer Kompetenz und kontinuierliche Wartungs-, Entwicklungs- und Supportzyklen. Langfristig ist es für Unternehmen viel einfacher und kostengünstiger, Peppol über den zertifizierten Peppol Access Point-Anbieter zu nutzen, anstatt alle Aufgaben selbst zu erledigen.
Aber wie ist das System von Peppol eigentlich aufgebaut? Lassen Sie uns näher auf dieses Thema eingehen und mehr über die wichtigsten Merkmale dieses E-Rechnungs-Netzwerks erfahren.
Peppol Framework
Peppol besteht aus drei verschiedenen Elementen, darunter das Peppol eDelivery Network, die Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) und die Peppol Transport Infrastructure Agreements (TIS). Im Folgenden werden wir auf jede dieser Komponenten und ihre jeweilige Rolle eingehen.
Peppol eDelivery Network
Das Peppol eDelivery Network verwendet ein Vier-Ecken-Modell. Das bedeutet, dass es verschiedene Dienstleister über die Peppol Access Points miteinander verbindet. Unabhängig davon, mit welchem Anbieter ein Unternehmen zusammenarbeitet, kann es sich mit diesen verbinden und die elektronische Rechnungsstellung nutzen, solange alle als Peppol-Mitglieder registriert sind.
Dieses eDelivery-Netzwerk wird auch als echtes „Connect-One-Reach-All“-Netzwerk bezeichnet. Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung als Hauptzahlungsverfahren können Organisationen ihren Horizont erweitern und mehrere Lieferanten und Dienstleister erreichen. Auf diese Weise erhöhen sie ihre globalen Transaktionen und internationalen Verbindungen.
Peppol Business Interoperability Specifications ‘BIS’
Die Business Interoperability Specifications (BIS) sind eine Reihe von Spezifikationen, die die Standardisierung von Geschäftsdokumenten sicherstellen, die über das Peppol-Netzwerk gesendet werden. Die BIS legen fest, wie elektronische Dokumente erstellt werden, die dann von Unternehmen als Teil des Peppol-Rahmens allgemein akzeptiert werden. Zu diesen Dokumenten gehören Produktkataloge sowie Auftrags- und Versandbestätigungen, wobei der Schwerpunkt auf Rechnungen liegt.
Die BIS wurde für elektronische Beschaffungsprozesse entwickelt, um die elektronische Beschaffungsdokumentation zu standardisieren, die im Rahmen internationaler Transaktionen ausgetauscht und validiert wurde. Der Austauschprozess findet zwischen zwei Parteien, den Käufern und den Lieferanten, in ganz Europa und darüber hinaus statt.
Peppol Transport Infrastructure Agreements ‘TIA’
Peppol Transport Infrastructure Agreements, kurz TIA, ist der rechtliche Rahmen, der die Verwaltung des Peppol-Netzwerks definiert. Er besteht aus Mitgliedern des öffentlichen und des privaten Sektors und ist für die Entwicklung, Umsetzung und Pflege der Peppol-Spezifikationen verantwortlich.
Die TIA erleichtert den Handel für bestehende Mitglieder, aber auch für Unternehmen, die dem Peppol-Netzwerk beitreten möchten. Sie legt präzise Regeln fest, die allgemein für die globale Beschaffung gelten. Die Einhaltung der Peppol-Transportinfrastrukturvereinbarungen ist auch eine Voraussetzung für den Zugang zur Access-Point-Akkreditierung.
Peppol ist ein komplexes Netzwerk und, wie wir gerade erfahren haben, weltweit tätig. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Peppol in Ihrem Land tätig ist, lesen Sie weiter und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden!
Welche Regionen verwenden Peppol für die E-Rechnung?
Peppol wächst stetig, und immer mehr Länder entscheiden sich dafür, dieses E-Invoicing-System für ihre globalen Transaktionen zu nutzen. Dänemark und andere nordische Länder sind Vorreiter bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, da sie die Nutzung von Peppol für B2G-Vorgänge (Business-to-Government) bereits vorgeschrieben haben.
Auch Westeuropa hat Anreize geschaffen, um die Nutzung von Peppol zu fördern. Derzeit nutzen Deutschland, Österreich, Belgien, Kroatien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Island, Irland, Italien, Litauen, Luxemburg, die Niederlande, Norwegen, Polen, Schweden und das Vereinigte Königreich Peppol. Andere Länder prüfen jedoch ebenfalls, Peppol zu einer standardisierten Praxis in ihren globalen Beschaffungsvorgängen zu machen.
In Südamerika ist die elektronische Rechnungsstellung ebenfalls eine beliebte Praxis, da in Chile, Brasilien, Mexiko und Argentinien eine hohe Nutzung der Peppol-E-Rechnung für den öffentlichen und privaten Sektor verzeichnet wird. Neben der Automatisierung der Rechnungsstellung und der Verbesserung von Geschäftsprozessen trägt die elektronische Rechnungsstellung auch dazu bei, die hohe Steuerhinterziehungsrate zu bekämpfen.
Zu guter Letzt ist Asien ein vielversprechender Markt für die Nutzung der Peppol-E-Rechnung. Nachdem Singapur zu den ersten Anwendern von Peppol gehörte, haben andere Länder, darunter Japan, das Peppol-Rahmenwerk eingeführt, um ihre papierbasierte Verwaltungswirtschaft zu verbessern.
Wir können sehen, dass die elektronische Rechnungsstellung in vielen Ländern zur Pflicht geworden ist und für viele Organisationen das traditionelle PDF-Rechnungssystem ersetzt. Wie schaffen es Unternehmen also, nahtlos von PDF-Rechnungen zu ihren elektronischen Pendants zu wechseln? Sehen wir uns an, wie der Prozess der Umwandlung von PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen aussieht.
Den Übergang von PDF-Rechnungen zu E-Rechnungen verstehen
IUm zu verstehen, wie der Prozess der Umwandlung von PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen funktioniert, müssen wir zunächst den Unterschied zwischen den beiden verstehen.
PDF-Rechnungen werden elektronisch erstellt, versendet und empfangen. Trotzdem können sie nicht elektronisch verarbeitet werden, da die in einer PDF-Datei enthaltenen Informationen in einem für Menschen lesbaren und nicht in einem maschinenlesbaren Format dargestellt werden.
Die elektronische Rechnung wird von Anfang an in einem bestimmten strukturierten Format erstellt, das in der Regel auf einem XML-Format basiert. Dadurch können Computersysteme die Datei lesen und ihren Inhalt verarbeiten, sodass Rechnungsdaten direkt und nahtlos in die entsprechenden Verarbeitungssysteme importiert werden können.
Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, wandeln Organisationen bestehende PDF-Rechnungen mithilfe von OCR-Software (Optical Character Recognition) in elektronische Rechnungen um. Die OCR-Software scannt die PDF-Datei und extrahiert, konvertiert und klassifiziert alle wichtigen Datenpunkte in ein geschäftsfähiges Format, wie z. B. XML und viele andere.
Wie wandelt man PDF-Rechnungen in E-Rechnungen um?
Mit Klippa DocHorizon können Sie mithilfe der OCR-Technologie ganz einfach von PDF-Dateien in ein XML-Format für Peppol umwandeln. In nur 4 einfachen Schritten können Sie vorhandene PDF-Dateien in elektronische Rechnungen umwandeln:
Schritt 1: PDF-Rechnungen hochladen oder abfotografieren
Laden Sie die PDF-Rechnung per E-Mail oder über die Website hoch oder fotografieren Sie sie einfach mit Ihrem Mobilgerät ab und laden Sie sie in die Software hoch.
Schritt 2: Daten extrahieren
Klippa DocHorizon liest die PDF-Datei und extrahiert die Daten dann mithilfe der OCR-Technologie.
Schritt 3: Daten konvertieren und strukturieren
Für einen nahtlosen Übergang in ein maschinenlesbares Format führt die Software eine Datenanalyse durch. Die extrahierten Informationen werden nun überprüft und in ein strukturiertes Datenformat wie XML, UBL und viele weitere konvertiert.
Schritt 4: Senden Sie die E-Rechnung an ein ERP-System oder eine Datenbank
Nach erfolgreicher Konvertierung der Daten ist die Software bereit, die E-Rechnung an ein bestehendes System, wie z. B. ein Buchhaltungs- oder ERP-System, zu senden. Dies ist durch die Integration unserer OCR-API möglich.
Und das war’s! Einfach, effektiv und unkompliziert kann Klippa DocHorizon Ihrem Unternehmen helfen, Geschäftsprozesse zu verbessern und die Automatisierung in seine globalen Beschaffungspraktiken zu integrieren.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?
Was macht elektronische Rechnungen so attraktiv, dass ihre Nutzung in Organisationen deutlich zugenommen hat? Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung besprechen:
- Es ist kosteneffizient: Unternehmen müssen keine Aktivitäten im Zusammenhang mit der manuellen Rechnungsverarbeitung finanzieren, wie z. B. den Einkauf von Rohstoffen, und sparen so bis zu 40.000 US-Dollar pro Jahr.
- Höhere Effizienz: Mit digitalen Rechnungen funktionieren Transaktionen zwischen Organisationen und Lieferanten reibungslos, da sie von beiden Parteien übernommen und akzeptiert werden und keinen Raum für Missverständnisse lassen.
- Weniger Verarbeitungsfehler: Bei der elektronischen Rechnungsstellung ist es nahezu unmöglich, dass menschliche Fehler auftreten, da die Automatisierung bei der Datenextraktion und -verarbeitung eine Genauigkeitsrate von bis zu 99 % aufweisen kann.
- Geringeres Betrugsrisiko: E-Rechnungen erschweren es Betrügern, das Dokument zu ändern und wichtige Details zu ändern. Dadurch wird das Risiko von Rechnungsbetrug oder Lieferantenbetrug gesenkt.
- Erleichterung des globalen Handels: Die elektronische Rechnungsstellung bietet Unternehmen und Lieferanten einen besseren Zugang zu internationalen Märkten. Es ist nicht notwendig, Rechnungen aufgrund lokaler Vorschriften oder ausländischer Währungen weiter umzurechnen.
Wenn Sie auch in Ihrem Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung einführen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, haben wir genau die richtige Lösung für Sie. Klippa DocHorizon ist eine digitale Plattform, die Ihrem Unternehmen bei der Konvertierung, Extraktion, Anonymisierung, Klassifizierung und Überprüfung von Dokumenten, einschließlich PDF-Rechnungen, helfen kann.
Optimieren Sie Ihren E-Rechnungsprozess mit Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon ist eine Plattform für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die Unternehmen dabei unterstützt, ihre E-Invoicing-Prozesse effizient zu automatisieren. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Reibungslose Konvertierung von PDF- in E-Rechnungen: Extrahieren, klassifizieren und konvertieren Sie Rechnungsdaten in Peppol-konforme Formate wie XML oder UBL mit einer Genauigkeit von bis zu 99 %.
- Verbesserte Betrugserkennung: Stellen Sie die Echtheit von Rechnungen sicher und verhindern Sie doppelte oder unzulässige Zahlungen mit fortschrittlichen Verifizierungswerkzeugen.
- Kürzere Bearbeitungszeiten: Sparen Sie bis zu 70 % Ihrer Zeit mit Massenverarbeitungsfunktionen für Dokumenten-Workflows mit hohem Volumen.
- Nahtlose Integration von: Verbinden Sie sich mit über 50 Systemen, einschließlich ERP-, CRM- und Buchhaltungssoftware, um Ihre Abläufe zu optimieren.
- Weltweite Sprachunterstützung: Verarbeiten Sie Rechnungen in mehr als 100 Sprachen, um internationale Transaktionen zu erleichtern.
- Direkter Zugang zu Peppol: Nutzen Sie Klippas zertifizierten Peppol Access Point für eine sichere und zuverlässige elektronische Rechnungsstellung.
Mit ISO-zertifizierter Sicherheit und Einhaltung der DSGVO vereinfacht Klippa DocHorizon das Rechnungsmanagement und reduziert gleichzeitig Kosten und Fehler. Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo oder wenden Sie sich an unser Team, um mehr zu erfahren!
FAQ
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar, während eine E-Rechnung für die automatische Verarbeitung durch Computer gedacht ist. E-Rechnungen verwenden strukturierte Formate wie XML und lassen sich nahtlos in Geschäftssysteme wie ERP-Software integrieren.
Ja, Sie benötigen Zugang zu einem zertifizierten Peppol Access Point – entweder über eine eigene Lösung oder über einen Anbieter wie Klippa DocHorizon, der den Prozess deutlich vereinfacht.
Peppol ist nicht überall verpflichtend, wird aber in vielen Ländern – vor allem in Europa – zunehmend für B2G- und B2B-Transaktionen eingeführt. Die geltenden Vorschriften für Ihr Land finden Sie in diesem Leitfaden zu E-Rechnungs-Vorgaben.
Ja, Klippa DocHorizon ist flexibel einsetzbar und verarbeitet Rechnungen aus unterschiedlichsten Branchen – unabhängig vom Format oder den branchenspezifischen Anforderungen.
Klippa ist ISO-zertifiziert und DSGVO-konform – Ihre Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet und geschützt.
Sie können sofort loslegen – einfach eine kostenlose Demo buchen. Die Implementierungsdauer hängt von Ihrer aktuellen IT-Landschaft und Ihren Anforderungen ab.
Beim Betrieb eines eigenen Access Points entstehen Registrierungs- und Wartungskosten. Die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Anbieter wie Klippa ist oft die wirtschaftlichere Lösung.