PDF-Rechnung in XML umwandeln – So wird’s gemacht!

E-Rechnungen sind in Deutschland auf dem Vormarsch – insbesondere mit der kommenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Doch wie lassen sich PDF-Rechnungen schnell und effizient in maschinenlesbare Formate wie XML oder UBL umwandeln? Hier erfahren Sie, wie Sie mit Klippa DocHorizon den gesamten Prozess automatisieren können.

Kurzübersicht

Warum E-Rechnungen? Die Umstellung auf digitale Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Datenqualität: Strukturierte Daten für reibungslose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme.
• Rechtskonformität: Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und Standards wie XRechnung und ZUGFeRD.
• Automatisierung: Reduzierung manueller Prozesse durch KI-gestützte Verarbeitung.
• Kosteneinsparung: Weniger Papier, geringerer Verwaltungsaufwand und schnellere Bearbeitung.

Einordnung der E-Rechnungsformate

Begriffe wie XRechnung, E-Rechnung, XML und ZuGFeRD mögen zunächst verwirrend erscheinen – besonders im Kontext der komplexen Welt der elektronischen Rechnungsstellung. Im Folgenden entschlüsseln wir die wichtigsten Konzepte und Formate, damit deutsche Unternehmen den Überblick behalten und ihre Prozesse effizient und rechtskonform gestalten können.

Allgemeiner Begriff

• E-Rechnung → Eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie ersetzt Papierrechnungen und ermöglicht eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen.

Spezielle Formate der E-Rechnung

• XRechnung → Standardisiertes XML-Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es erfüllt die EU-Richtlinie EN 16931 und ist im B2G-Bereich verpflichtend.
• ZUGFeRD → Ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei (menschenlesbar) mit eingebettetem XML (maschinenlesbar) kombiniert. Es wird häufig im B2B-Bereich genutzt und ermöglicht eine flexible Integration.

Technische Grundlagen

• XML (Extensible Markup Language) → Ein universelles Datenformat für den strukturierten Austausch von Rechnungsinformationen.
• UBL (Universal Business Language) → Ein international anerkanntes XML-Format für Geschäftsprozesse, das als Grundlage für verschiedene E-Rechnungsstandards dient.

Diese Klassifizierung verdeutlicht, dass XRechnung primär für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist, während ZUGFeRD eine flexible Lösung für Unternehmen bietet. Gerade im öffentlichen Sektor ist die Umstellung auf strukturierte Formate wie die XRechnung aus PDF-Dateien unverzichtbar.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland relevant?

In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:

• XRechnung – Das Pflichtformat für öffentliche Aufträge (nur XML).
• ZUGFeRD – Ein flexibles Hybridformat für Unternehmen (PDF + XML).

Beide Formate sorgen für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und sind konform mit den deutschen und EU-Richtlinien.

Warum PDF-Rechnungen in XML konvertieren?

Die Umstellung von PDF-Rechnungen auf XML – und damit auf E-Rechnungen – verändert nicht nur den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Rechnungsverarbeitung, sondern auch die gesamte Rechnungsstellung.

Konkret bedeutet das:

• Geringere Kosten für die Rechnungsverarbeitung
  Durch die Nutzung von E-Rechnungsnetzwerken reduzieren sich die Kosten für die manuelle Verarbeitung erheblich. Anstatt finanzielle Mittel für die händische Bearbeitung oder die Korrektur von Fehlern aufzuwenden, investieren Unternehmen lediglich in die Digitalisierung und Konvertierung ihrer Rechnungen in ein weltweit anerkanntes Format.
• Schnellere Zahlungsabwicklung
  Die Konvertierung von PDF in XML ermöglicht die nahtlose Integration in ein elektronisches Rechnungsstellungssystem. Dadurch werden Rechnungen nicht nur sofort verarbeitet, sondern auch fristgerechte Zahlungen begünstigt.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  Ein standardisiertes Rechnungsformat stellt sicher, dass Unternehmen alle regulatorischen Anforderungen erfüllen – von der Dokumentenauthentizität bis hin zum Datenschutz. Die Verarbeitung über Peppol oder ein EDI-Netzwerk minimiert das Risiko von Betrug und gewährleistet den Schutz sensibler Daten

Darüber hinaus eröffnet die Einhaltung von E-Rechnungsstandards neue Geschäftsmöglichkeiten. Die Nutzung eines standardisierten Formats erleichtert die Zusammenarbeit mit Millionen von Unternehmen weltweit und fördert grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen. Gleichzeitig ist Ihr Unternehmen jederzeit konform mit internationalen Vorschriften.

Wenn Sie die Umstellung auf E-Rechnungen in Angriff nehmen möchten, lesen Sie weiter!

PDF-Rechnungen in XML umwandeln – So funktioniert’s mit Klippa DocHorizon

Das Umwandeln von PDF-Rechnungen in XML war mit unserer Plattform noch nie so einfach. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine gebrauchsfertige Vorlage entworfen, bei der nur noch einige Details angepasst werden müssen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie mit Klippa DocHorizon E-Rechnungen ganz einfach empfangen, versenden und GoBD-konform archivieren können.

Im Folgenden sehen Sie ein Video, das den Prozess Schritt für Schritt erklärt und zeigt, wie Sie diesen auch für Ihr Unternehmen automatisieren können. Zusätzlich können Sie in den schriftlichen Anleitungen unten jedes Detail noch einmal nachlesen.

Schritt 1: Auf der Plattform registrieren

Registrieren Sie sich kostenlos auf der Klippa DocHorizon-Plattform. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein und vervollständigen Sie die Angaben zu Ihrem Namen, Unternehmen, Anwendungsfall und dem erwarteten Dokumentenvolumen.
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie ein kostenloses Startguthaben in Höhe von 25 €, mit dem Sie die Plattform testen können.

Erstellen Sie anschließend eine Organisation und richten Sie ein Projekt ein, um Zugriff auf die benötigten Dienste zu erhalten. Für die Umwandlung von PDF-Rechnungen in das XML-Format aktivieren Sie bitte die folgenden Services:

• Financial Document Capturing: Erkennt und extrahiert Rechnungsdaten aus PDF-, JPEG- und PNG-Dateien.
  
• E-Invoicing: Ermöglicht die Erstellung von elektronischen Rechnungen im XML-Format, konform mit z. B. XRechnung oder Peppol.
  
• Human-in-the-Loop (HITL): Ermöglicht eine manuelle Datenüberprüfung, bevor die Rechnung verarbeitet wird.
  
• Flowbuilder: Dient zur Automatisierung des gesamten Workflows.

Schritt 2: Human-in-the-Loop konfigurieren

Eine manuelle Qualitätskontrolle ist besonders bei E-Rechnungen wichtig. HITL ermöglicht die Prüfung wichtiger Daten durch interne Teams oder externe Reviewer.

1. Navigieren Sie zu Human-in-the-Loop > Konfigurationen und klicken Sie auf + Neue Konfiguration.
   
2. Geben Sie Ihrer Konfiguration einen eindeutigen Namen (z. B. „XRechnung V3“).
   
3. Wählen Sie den Dienst Document Capturing – E-Invoice und als Ausgabeformat „XRechnung V3.0“ aus.
   
4. Legen Sie fest, welche Felder geprüft werden sollen (z. B. Rechnungsbetrag, Steuernummer etc.)
   
5. Fügen Sie Prüfer hinzu – entweder aus Ihrem Team oder von Klippa.
   
6. Bei jeder eingehenden Rechnung wird automatisch eine Prüfung ausgelöst. Nach Bestätigung kann der Prozess fortgesetzt werden.

Schritt 3: Automatisierten Workflow mit Flowbuilder einrichten

1. Gehen Sie zu Flowbuilder > Neuer Flow > Vorlage verwenden.
   
2. Wählen Sie die Vorlage „Rechnung in E-Rechnung umwandeln und auf Google Drive speichern“.
   
3. Wählen Sie Ihre Eingabequelle: z. B. Neue E-Mail, ein Google Drive-Verzeichnis oder Ihr ERP-System.
   
4. Testen Sie den Trigger, indem Sie eine Testrechnung an die zugewiesene E-Mail-Adresse senden.
   
5. Der Flow filtert relevante Anhänge, erkennt Rechnungen und bereitet sie für die Verarbeitung vor.

Schritt 4: Datenverarbeitung und Extraktion starten

1. Der Flow verarbeitet E-Mail-Anhänge über eine Loop on Items-Schleife.
   
2. Die Funktion Check Attachment Origin filtert Rechnungen von anderen Dateien.
   
3. Danach folgt der Schritt Document Capture: E-Invoice:
   
   • Verbindung: Default DocHorizon Platform
     
   • Datei: Loop on items → Datei
     
   • HITL aktivieren und Konfiguration (Slug) eintragen (z. B. „xrechnung_v3“)
     
4. Testen Sie diesen Schritt, um sicherzustellen, dass die Extraktion korrekt funktioniert.

Schritt 5: JSON erstellen und in XML konvertieren

1. Schritt Dateiname finden: Vergibt eindeutige Namen für die extrahierten Dateien.
   
2. Schritt Universaldatei erstellen: Wandelt die Daten in ein standardisiertes JSON-Format um – die Basis für die XML-Erstellung.
   
3. Schritt E-Invoicing: Universal Invoice konvertieren:
   
   • Verbindung: Default DocHorizon Platform
     
   • Datei: Erstellte JSON-Datei (URL)
     
   • E-Rechnungsformat: XRechnung V3.0

Testen Sie den Schritt und prüfen Sie das Ergebnis – das XML-Dokument (XRechnung) wird automatisch erzeugt.

Schritt 6: Datei speichern oder weiterleiten

Der letzte Schritt besteht darin, den Speicherort für die XML-Rechnung festzulegen:

• Integrieren Sie den Upload in Ihr ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem
  
• Speichern Sie das XML-Dokument direkt in einem Cloud-Verzeichnis wie Google Drive
  
• Alternativ: Nutzen Sie Klippas Peppol Access Point, um die E-Rechnung automatisiert an Ihre Kunden zu versenden

In der Standardvorlage ist der Zielordner „Output“ auf Google Drive vorkonfiguriert.
Konfigurieren Sie den letzten Schritt Datei hochladen wie folgt:

• Verbindung: Google Drive
  
• Dateiname: e_invoice_ → [Dateiname aus JSON-Schritt]
  
• Datei: XML-Ergebnis aus dem E-Invoicing-Schritt
  
• Zielordner: Output

Führen Sie einen Test aus – und schon ist Ihr automatisierter PDF-zu-XRechnung-Workflow einsatzbereit!

Optimieren Sie Ihren E-Rechnungsprozess mit Klippa

Möchten Sie PDF-Dokumente effizient in XML-Formate umwandeln, wissen aber nicht, wo Sie starten sollen? Klippa DocHorizon bietet Ihnen eine einfache und automatisierte Lösung zur PDF-zu-XML-Konvertierung – schnell, sicher und präzise.

• Präzise PDF-zu-XML-Umwandlung: Extrahieren, klassifizieren und konvertieren Sie Rechnungsdaten in Peppol-konforme Formate wie XML oder UBL – mit einer Präzision von bis zu 99 %.
• Maximale Sicherheit dank Betrugserkennung: Schützen Sie Ihr Unternehmen vor doppelten oder betrügerischen Zahlungen mit intelligenten Prüfmechanismen.
• Bis zu 70 % Zeitersparnis: Beschleunigen Sie Ihre Dokumentenverarbeitung durch automatisierte Massenverarbeitung für hohe Volumen.
• Nahtlose Integration in Ihre Systeme: Verbinden Sie Klippa mit über 50 Lösungen – von ERP über CRM bis hin zur Buchhaltungssoftware.
• International einsatzbereit: Verarbeiten Sie Rechnungen in mehr als 100 Sprachen und vereinfachen Sie grenzüberschreitende Transaktionen.
• Direkte Anbindung an Peppol: Nutzen Sie den zertifizierten Peppol Access Point von Klippa für eine sichere und zuverlässige E-Rechnungsstellung.
• Höchste Datensicherheit: Profitieren Sie von ISO27001-zertifizierter und DSGVO-konformer Software.

Mit ISO-zertifizierter Sicherheit und DSGVO-Konformität vereinfacht Klippa DocHorizon die Rechnungsverarbeitung, senkt Kosten und minimiert Fehler. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie unser Team für weitere Informationen!

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