XRechnung aus PDF erstellen – so geht’s!

Immer mehr Unternehmen in Deutschland stehen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse an gesetzliche Vorgaben anzupassen – insbesondere im öffentlichen Sektor, wo XRechnungen vorgeschrieben sind. Herkömmliche PDF-Rechnungen reichen dafür nicht mehr aus.

Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen Rechnungsdaten aus PDFs in das strukturierte XML-Format der XRechnung überführt werden. Dieser Schritt ermöglicht die digitale Weiterverarbeitung, senkt das Fehlerrisiko und spart Zeit bei der Rechnungsprüfung.

Aber wie gelingt dieser Übergang effizient? Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile die Umstellung auf XRechnung bietet und wie sich PDF-Rechnungen mit modernen Technologien präzise und automatisiert in konforme XRechnungen umwandeln lassen.

Kurzübersicht

• PDF in E-Rechnung umwandeln: PDFs sind nicht direkt maschinenlesbar, können aber mittels OCR in strukturierte E-Rechnungen (z. B. XML) umgewandelt werden.
• Automatisierte Lösung mit Klippa DocHorizon: Einfache Umwandlung durch vordefinierte Workflows und manuelle Überprüfung (HITL).
• ZUGFeRD-Unterstützung: Neben XRechnung kann auch das hybride ZUGFeRD-Format erstellt werden.
• Vorteile: Schnellere Bearbeitung, höhere Genauigkeit, Peppol-Konformität, Sicherheitsfeatures und globale Skalierbarkeit.

PDFs in XRechnungen umwandeln – Geht das überhaupt?

Ja, die Umwandlung von PDF in E-Rechnungen ist nicht nur möglich, sondern auch technisch gut umsetzbar. Doch um zu verstehen, wie dieser Prozess funktioniert, lohnt sich ein Blick auf die grundlegenden Unterschiede zwischen beiden Formaten.

PDF-Rechnungen werden zwar digital erstellt und versendet, ihr Inhalt ist jedoch primär für Menschen lesbar. Da sie keine standardisierte Struktur haben, können sie nicht ohne Weiteres von Maschinen verarbeitet werden. Eine automatische Weiterverarbeitung oder Integration in Buchhaltungssysteme ist daher nur mit zusätzlichem Aufwand möglich.

E-Rechnungen hingegen werden von Anfang an in einem gemäß EU-Norm strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML erstellt. Diese können entweder im reinen Datensatzformat als XRechnung oder mit einem zusätzlichen Ansichts-PDF im ZUGFeRD-Format übermittelt und archiviert werden.

Dadurch können Systeme die Daten direkt auslesen, verarbeiten und ohne manuelle Eingriffe in ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren – ein entscheidender Vorteil für Effizienz und Genauigkeit.

Das Ergebnis: Automatisierte Rechnungsverarbeitung, weniger Fehlerquellen und erhebliche Zeit- und Kostenersparnis – unabhängig davon, wie komplex die Rechnungsdaten sind.

XRechnungen aus PDFs erstellen – So geht’s mit Klippa!

Mit unserer Plattform gelingt der Übergang von PDF-Dateien zu einem XML-Format wie der XRechnung einfach und problemlos! Sie erhalten eine sofort einsatzbereite Vorlage, die nur minimale Anpassungen benötigt, um PDFs im gewünschten E-Rechnungsformat, wie der XRechnung, zu verarbeiten.

Schritt 1: Auf der Plattform registrieren

Registrieren Sie sich kostenlos auf der Klippa DocHorizon-Plattform. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein und vervollständigen Sie die Angaben zu Ihrem Namen, Unternehmen, Anwendungsfall und dem geschätzten Dokumentenvolumen.
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie ein Startguthaben von 25 €, mit dem Sie die Funktionen der Plattform unverbindlich testen können.

Erstellen Sie im nächsten Schritt eine Organisation und ein Projekt, um Zugriff auf alle relevanten Dienste zu erhalten. Für die Umwandlung von PDF-Rechnungen in das XRechnungsformat (XML) aktivieren Sie folgende Services:

• Financial Document Capturing: Erkennt und extrahiert Rechnungsdaten aus PDF-, JPEG- und PNG-Dateien.
  
• E-Invoicing: Generiert elektronische Rechnungen im XML-Format, darunter auch XRechnung und Peppol-konforme Formate.
  
• Human-in-the-Loop (HITL): Ermöglicht eine manuelle Datenprüfung, bevor XRechnungen weiterverarbeitet werden.
  
• Flowbuilder: Automatisiert den gesamten Konvertierungsprozess von PDF zu XRechnung.

Schritt 2: Human-in-the-Loop für XRechnungen konfigurieren

Für die Erstellung einer korrekten XRechnung ist eine sorgfältige Datenkontrolle entscheidend. Mit HITL können Sie sicherstellen, dass alle Pflichtfelder vor der Konvertierung vollständig sind.

• Navigieren Sie zu Human-in-the-Loop > Konfigurationen und klicken Sie auf + Neue Konfiguration.
  
• Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z. B. „XRechnung V3“.
  
• Wählen Sie den Dienst Document Capturing – E-Invoice und das Ausgabeformat XRechnung V3.0.
  
• Definieren Sie die zu prüfenden Felder (z. B. Rechnungsbetrag, Steuernummer etc.).
  
• Weisen Sie interne Prüfer oder das Klippa-Team zu.
  
• Bei jeder neuen Rechnung wird die Datenprüfung automatisch angestoßen. Nach Freigabe kann der Prozess fortgesetzt werden.

Schritt 3: Workflow zur Umwandlung von PDF in XRechnung einrichten

• Öffnen Sie den Flowbuilder und klicken Sie auf Neuer Flow > Vorlage verwenden.
  
• Wählen Sie die Vorlage „Rechnung in E-Rechnung umwandeln und auf Google Drive speichern“.
  
• Legen Sie Ihre Eingabequelle fest – z. B. eine E-Mail-Inbox, ein Google Drive-Ordner oder ein angebundenes ERP-System.
  
• Testen Sie den Trigger, indem Sie eine Testrechnung an die verknüpfte E-Mail-Adresse senden.
  
• Der Flow erkennt Rechnungsanhänge automatisch und leitet sie zur weiteren Verarbeitung weiter.

Schritt 4: Rechnungsdaten verarbeiten und extrahieren

• Der Flow verarbeitet E-Mail-Anhänge über eine Loop on Items-Schleife.
  
• Die Funktion Check Attachment Origin filtert Rechnungen von anderen Dateitypen.
  
• Im Schritt Document Capture: E-Invoice konfigurieren Sie:
  
  • Verbindung: Default DocHorizon Platform
    
  • Datei: Loop on items → Datei
    
  • HITL aktivieren und die erstellte Konfiguration auswählen (z. B. „xrechnung_v3“)

Testen Sie diesen Schritt, um sicherzustellen, dass die Extraktion korrekt ausgeführt wird.

Schritt 5: Daten in XRechnung (XML) konvertieren

• Im Schritt Dateiname finden wird eine eindeutige Bezeichnung für die Datei generiert.
  
• Universaldatei erstellen wandelt die extrahierten Rechnungsdaten in ein standardisiertes JSON-Format um.
  
• Im Schritt E-Invoicing: Universal Invoice konvertieren erfolgt die eigentliche Umwandlung in die XRechnung im XML-Format:
  
  • Verbindung: Default DocHorizon Platform
    
  • Datei: URL der JSON-Datei
    
  • E-Rechnungsformat: XRechnung V3.0

Testen Sie den Schritt, um sicherzustellen, dass die XML-Datei erfolgreich erstellt wurde.

Schritt 6: XRechnung speichern oder weiterleiten

Legen Sie nun den Speicherort für die erzeugte XRechnung fest:

• Speichern Sie die XML-Datei in einem Cloud-Verzeichnis wie Google Drive
  
• Übertragen Sie sie automatisiert an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem
  
• Alternativ: Versenden Sie die XRechnung über Klippas Peppol Access Point direkt an Ihre Kunden

In der Vorlage ist standardmäßig ein Google-Drive-Ordner namens „Output“ eingestellt.
Konfigurieren Sie den letzten Schritt Datei hochladen wie folgt:

• Verbindung: Google Drive
  
• Dateiname: e_invoice_ → Dateiname aus dem JSON-Schritt
  
• Datei: XML-Ergebnis aus dem E-Invoicing-Schritt
  
• Zielordner: Output

Führen Sie einen Testlauf durch – und Ihr automatisierter Workflow zur PDF-zu-XRechnung-Umwandlung ist bereit für den produktiven Einsatz!

Mit diesen Schritten erstellen und validieren Sie schnell und effizient XRechnungen aus PDFs – professionell und automatisiert mit Klippa DocHorizon!

Kann man auch ZUGFeRD-Rechnungen aus PDFs erstellen?

Ja, das ist möglich. Auch beim ZUGFeRD-Format lassen sich Rechnungsdaten direkt aus einer PDF-Datei gewinnen und in das entsprechende Format überführen. Der Ablauf ähnelt dabei stark dem bei der Verarbeitung von XRechnungen: Inhalte werden automatisiert ausgelesen und technisch aufbereitet.

Der Unterschied zeigt sich im Formatkonzept: XRechnungen bestehen ausschließlich aus XML-Dateien, während ZUGFeRD ein kombiniertes Format darstellt – eine visuell lesbare PDF mit einer integrierten XML-Datei im Inneren. Das macht es sowohl für Maschinen als auch für Menschen einfach nutzbar.

Diese Flexibilität ist besonders dann von Vorteil, wenn Unternehmen mit verschiedenen Partnern – etwa aus dem öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Bereich – zusammenarbeiten.

Lösungen wie Klippa sind auf diesen Mischstandard ausgelegt und ermöglichen eine effiziente Umsetzung in digitalen Rechnungsläufen.

Optimieren Sie Ihre E-Rechnungsverarbeitung mit Klippa

Die intelligente IDP-Plattform wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Dokumentenprozesse effizienter, schneller und fehlerfrei zu gestalten. Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, mehr Kontrolle und maximale Effizienz.

• Einfache Umwandlung von PDF zu XRechnung: Extrahieren, klassifizieren und konvertieren Sie Rechnungsdaten in Peppol-konforme Formate wie XML oder UBL – mit einer Präzision von bis zu 99 %.
• Maximale Sicherheit dank Betrugserkennung: Schützen Sie Ihr Unternehmen vor doppelten oder betrügerischen Zahlungen mit intelligenten Prüfmechanismen.
• Bis zu 70 % Zeitersparnis: Beschleunigen Sie Ihre Dokumentenverarbeitung durch automatisierte Massenverarbeitung für hohe Volumen.
• Nahtlose Integration in Ihre Systeme: Verbinden Sie Klippa mit über 50 Lösungen – von ERP über CRM bis hin zur Buchhaltungssoftware.
• International einsatzbereit: Verarbeiten Sie Rechnungen in mehr als 100 Sprachen und vereinfachen Sie grenzüberschreitende Transaktionen.
• Direkte Anbindung an Peppol: Nutzen Sie den zertifizierten Peppol Access Point von Klippa für eine sichere und zuverlässige E-Rechnungsstellung.
• Höchste Datensicherheit: Profitieren Sie von ISO27001-zertifizierter und DSGVO-konformer Software.

Mit ISO-zertifizierter Sicherheit und DSGVO-Konformität vereinfacht Klippa DocHorizon die Rechnungsverarbeitung, senkt Kosten und minimiert Fehler. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie unser Team für weitere Informationen!

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