Verpflegungspauschale, Per Diems, Tagespauschale, Verpflegungsmehraufwand, Spesenpauschalen und Übernachtungspauschalen – all diese Begriffe können einen zunächst abschrecken, wenn es um die Reisekostenabrechnung geht. Dabei sind Dienstreisen für viele das Highlight ihres Jobs. Doch was bedeuten diese für Geschäftsreisende in Deutschland?
Zudem ist es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber wichtig, über Updates der Spesensätze und Vorschriften für 2024 informiert zu sein, um zu verstehen, welche Auswirkungen sie für die Spesenabrechnung in Deutschland haben.
Was auf den ersten Blick sehr sperrig erscheint, wird in diesem Blog verständlich und ausführlich erklärt. Außerdem wird eine Lösung präsentiert, die den Rückerstattungsprozess von Reisekosten in 2024 einfacher denn je gestaltet.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man in Deutschland grundsätzlich die zusätzlichen Kosten, die entstehen, wenn eine Person aus beruflichen Gründen nicht an ihrem gewöhnlichen Wohn- oder Arbeitsort wohnt und deshalb ihre Mahlzeiten nicht zu Hause einnehmen kann.
Zu diesen Kosten gehören in der Regel die Ausgaben für Frühstück, Mittagessen, Abendessen und eventuelle Zwischenmahlzeiten. Die Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen und variiert je nach Reiseziel und Reisedauer.
Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?
Viele Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitern bei Dienstreisen eine Verpflegungspauschale, auch Spesen genannt. Diese Pauschale deckt die durchschnittlichen Verpflegungskosten ab und muss nicht versteuert werden.
Dieses Geld steht dem Mitarbeiter frei zur Verfügung und kann für Mahlzeiten in Restaurants oder gespart werden, indem er eigene Verpflegung mitbringt.
Was tun, wenn der Arbeitgeber keine Spesen zahlt?
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine Verpflegungspauschale zu zahlen. Falls keine Spesen erstattet werden, können die Pauschbeträge bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden, wobei ein jährlicher Freibetrag von 1.000 Euro für die Verpflegungspauschale gilt.
Es gibt unterschiedliche Pauschalbeträge für Inlands- und Auslandsreisen sowie für ein- und mehrtägige Dienstreisen. Mehr über die Verpflegungspauschalen können Sie im Abschnitt Verpflegungspauschalen im Ausland erfahren.
Steuerliche Begrenzung bei längeren Dienstreisen
Während Fahrtkosten, Übernachtungskosten und andere Reisekosten bei Dienstreisen ohne zeitliche Begrenzung abgesetzt werden können, gilt beim Verpflegungsmehraufwand eine Drei-Monats-Regelung. Das bedeutet: Bei Auswärtstätigkeiten, die länger als drei Monate dauern, wird der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate steuerlich berücksichtigt.
Unterbrechung der Auswärtstätigkeit
Wird eine Dienstreise für mindestens vier Wochen am Stück unterbrochen, beginnt die Drei-Monats-Frist erneut. Das bedeutet, dass nach der Unterbrechung wieder drei Monate lang Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden können.
Krankheit und Urlaub
Auch eine vierwöchige Krankheit oder ein langer Urlaub werden vom Finanzamt als Unterbrechung der Dienstreise gewertet. So können auch in diesen Fällen nach der Unterbrechung wieder neue Verpflegungspauschalen abgesetzt werden.
Hinweis: Seit 2021 werden die Verpflegungspauschalen im Elektronischen Lohnsteuerabzugsverfahren (ELStAM) gespeichert. Dies vereinfacht die Abrechnung für sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.
Begriffserläuterungen
Wenn während einer Dienstreise zusätzliche Verpflegungskosten anfallen, erstattet der Arbeitgeber diese entweder über eine Verpflegungspauschale oder als Tagegeld.
Sie werden durch das Bundesreisekostengesetz und die geänderten Allgemeinen Verwaltungsvorschriften festgelegt. Diese Regelungen beziehen sich auf den § 9 Absatz 4a Satz 3 des Einkommenssteuergesetzes und traten am 01.01.2014 in Kraft.
Die Tagespauschale wird in Anlehnung an den englischen Begriff auch als Per Diem bezeichnet. Seit einigen Jahren wird es vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) einheitlich als Verpflegungspauschale bezeichnet.
Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen
Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen sind beide Begriffe im Zusammenhang mit der Abrechnung von Reisekosten bei Dienstreisen relevant. Sie beschreiben jedoch zwei unterschiedliche Dinge:
| Kriterium | Verpflegungsmehraufwand | Verpflegungspauschale |
| Berechnung | Tatsächliche Kosten anhand von Belegen | Festgesetzte Beträge nach Reisedauer und Reiseziel |
| Höhe | Kann höher sein als die Pauschale | Begrenzt auf die Pauschalhöhe |
| Verwaltungsaufwand | Höher (Belege sammeln, einreichen) | Geringer (keine Belege notwendig) |
| Flexibilität | Hoch (beliebiges Essen) | Geringer (muss an Pauschale halten) |
| Geeignet für | Vielreisende, Wert auf Flexibilität | Gelegenheitsreisende, geringer Verwaltungsaufwand |
| Steuerrecht | Werbungskosten in der Steuererklärung | Steuerfrei vom Arbeitgeber erstattungsfähig |
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die tatsächlichen Kosten, die einem Arbeitnehmer für Verpflegung während einer Dienstreise entstehen. Diese Kosten können durch Belege nachgewiesen werden und sind in ihrer Höhe nicht begrenzt, sodass der Arbeitnehmer alle tatsächlich entstandenen Ausgaben geltend machen kann.
Steuerlich können diese Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden, was das zu versteuernde Einkommen reduziert und somit die Steuerlast senkt.
Im Gegensatz dazu stehen die Verpflegungspauschalen, die festgesetzte Beträge darstellen, die ein Arbeitnehmer für Verpflegung während einer Dienstreise pauschal abrechnen kann. Die Höhe der Verpflegungspauschalen variiert je nach Dauer der Dienstreise und dem Reiseziel und ist im Bundesanzeiger veröffentlicht.
Diese Pauschalen gelten automatisch als Werbungskosten und müssen nicht einzeln in der Steuererklärung angegeben werden, was die Abrechnung erheblich vereinfacht.
Der Vorteil der Verpflegungspauschalen liegt in ihrer einfachen und bequemen Handhabung, da keine Einzelbelege erforderlich sind.
Ein Nachteil ist jedoch, dass der Arbeitnehmer keine höheren Kosten geltend machen kann, als die Pauschale vorsieht, was bei höheren tatsächlichen Verpflegungskosten zu einem Nachteil führen kann.
Aktualisierung der Regulierungen zur Verpflegungspauschalen in Deutschland für 2024
Es gibt nach wie vor zwei Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, sowohl für Inlands– als auch für Auslandsreisen. Diese werden als kleine und große Pauschale bezeichnet und richten sich nach der Dauer der Reise.
Aufgrund der Inflation soll die Halbtagespauschale gemäß des neuen Wachstumschancengesetzes im Jahr 2024 von 14,00 Euro auf 16,00 Euro erhöht werden, während die Pauschale für den vollen Tag von 28,00 Euro auf 32,00 Euro steigen soll.
Jedoch verweigerte der Bundesrat in seiner 1038. Sitzung am 24.11.2023 seine Zustimmung zum Wachstumschancengesetz und rief den Vermittlungsausschuss als gemeinsames Gremium von Bundesrat und Bundestag an. Bis zu einer Einigung und der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes bleiben die Pauschalen unverändert.
Ab den 01. Januar 2024 sind gelten daher weiterhin folgende Regulierungen für die Erstattung von dienstlichen Reisekosten in Deutschland:
Für Dienstreisen im Inland von mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung beträgt der Pauschbetrag 14 Euro. Bei Reisen von 24 Stunden können Sie pro Tag 28 Euro als Pauschbetrag ansetzen.
Nachfolgend wird der Verpflegungsmehraufwand in einer Tabelle zusammengefasst:
| Dauer | Pauschbetrag (2024) |
| Große Verpflegungspauschale (>24h) | €28 pro Tag |
| Kleine Verpflegungspauschale (8h< und >24h) | €14 pro Tag |
| Tag der Anreise / Abreise | €14 pro Tag |
| Übernachtung im Hotel | €20 |
Das Übernachtungsgeld liegt derzeit bei 20 Euro. Dennoch übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die Hotelkosten, auch bei höheren Beträgen. Nicht erstattete Übernachtungskosten können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Auffallend ist hier der scheinbar niedrig angesetzte Pauschalbetrag. Realistisch ist, dass damit Spesenbetrug verhindert werden soll, insbesondere wenn Geschäftsreisende die Möglichkeit haben, bei Freunden oder Verwandten zu übernachten.
Wichtig:
- Belege: Bei Auslandsreisen muss die Dauer der Reise durch geeignete Belege (z.B. Flugticket, Hotelrechnung) nachgewiesen werden.
- Private Pkw-Nutzung: Bei einer Dienstreise mit dem privaten Pkw können keine Verpflegungspauschalen, sondern lediglich Fahrtkosten geltend gemacht werden.
Verpflegungspauschale im Ausland
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland sind ortsabhängig und werden üblicherweise jährlich aktualisiert und können in dieser Tabelle nachgelesen werden.
Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?
Die folgenden beiden Beispiele erläutern wie die Verpflegungspauschale einer Dienstreise innerhalb und außerhalb von Deutschland angewendet wird:
Beispiel 1: Beispiel einer Dienstreise innerhalb von Deutschland
| Tag | Abwesenheit | Fahrtstrecke | Verpflegungspauschale |
| Tag 1 | 08:00 – 00:00 (16 Std) | Anreise Köln – Berlin | Halbtagsentschädigung €14,00 |
| Tag 2 | 00:00 – 00:00 (24 Std) | Berlin | Ganztagesentschädigung €28,00 |
| Tag 3 | 00:00 – 17:30 (17,5 Std) | Abreise Berlin – Köln | Halbtagsentschädigung €14,00 |
Beispiel 2: Beispiel einer Dienstreise ins Ausland
| Tag | Abwesenheit | Fahrtstrecke | Verpflegungspauschale |
| Tag 1 | 08:00 – 00:00 (16 Std) | Anreise Köln – Rom | Halbtagsentschädigung €32,00 |
| Tag 2 | 00:00 – 00:00 (24 Std) | Rom | Ganztagesentschädigung €48,00 |
| Tag 3 | 00:00 – 17:30 (17,5 Std) | Abreise Rom – Köln | Halbtagsentschädigung €32,00 |
Des Weiteren müssen unterschiedliche Sonderfälle und Ausnahmen in diese Berechnungen einbezogen werden. Die korrekte Anwendung dieser Regelungen wird im folgenden Abschnitt erläutert.
Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen
Bei mehrtägigen Dienstreisen hat der Mitarbeiter neben der Verpflegungspauschale auch Anspruch auf eine Übernachtungspauschale. Diese Regelung gilt für die Zeit, in der der Mitarbeiter außerhalb seines Wohnorts oder Arbeitsplatzes unterwegs ist.
Eine Geschäftsreise wird üblicherweise definiert als Beginn, sobald der reisende Mitarbeiter den Arbeitsplatz oder Wohnort verlässt, und endet mit der Rückkehr dorthin.
Kürzungen der Verpflegungspauschalen
Einerseits hat der Reisende freie Verfügung über die Ausgaben. Ist jedoch das Frühstück im Hotelpreis enthalten, wird die Tagespauschale für diesen Tag um 20 % gekürzt. Wenn ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden bezahlt, werden 40 % von der Tagespauschale abgezogen.
Ausnahmen und Höchstgrenzen
Die Verpflegungszulage wird für höchstens drei Monate für eine einzelne Reise gezahlt. Überschreitet der Arbeitnehmer diesen Zeitraum an einem auswärtigen Ort, gelten andere gesetzliche Bestimmungen.
Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen Ort als auch für wechselnde Einsatzorte.
Ausgenommen sind Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.
Vorteile von Spesensätzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Pauschalen vereinfachen die Abrechnung von Spesen, da die Finanzbuchhaltung festgelegte Beträge nutzen kann. Die Tagespauschale verhindert das künstliche Aufblähen von Kosten und das Verlieren von Belegen.
Verlorene Belege sind weniger problematisch, solange die Reisenden innerhalb der vorgegebenen Grenzen eines Tagessatzes bleiben.
Reisekostenabrechnung für Dienstreisekosten
Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist unerlässlich, um Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Diese Abrechnung kann von allen Dienstreisenden ausgefüllt werden, unabhängig davon, ob es sich um den Geschäftsführer oder einen Mitarbeiter handelt, solange die Reise unternehmensbedingt ist.
In der Reisekostenabrechnung werden verschiedene Kostenpunkte aufgeführt, darunter Übernachtungs- und Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten sowie Telefon- und Internetkosten.
Eine sorgfältige Dokumentation ist wichtig, nicht nur für die interne Abrechnung, sondern auch für den Fall einer Finanzprüfung, bei der eine vollständige Reisekostenabrechnung mit allen erforderlichen Belegen vorgelegt werden muss.
Die Reisekostenabrechnung berücksichtigt Pauschalen wie den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale. Die entstandenen Kosten trägt üblicherweise der Arbeitgeber und setzt sie als Betriebsausgaben von der Steuer ab.
Herausforderungen und Probleme bei der Reisekostenabrechnung
Die manuelle Berechnung der Verpflegungspauschalen anhand von Tabellen stellt Arbeitgeber vor große Herausforderungen, insbesondere wenn eine Vielzahl von Mitarbeitern weltweit unterwegs ist und unterschiedliche Verkehrsmittel nutzt.
Diese umfangreiche Abrechnung erfordert eine sorgfältige Beachtung der aktuellen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen.
Mit Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern auch international und über verschiedene Zeitzonen hinweg reisen, steigt die Komplexität der Reisekostenabrechnung erheblich.
Fehler bei der Berechnung können nicht nur zu finanziellen Verlusten führen, sondern auch als illegale Bereicherung betrachtet werden, was rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Eine genaue und präzise Abrechnung der Reisekosten, unter Berücksichtigung der aktuellen Pauschalbeträge für Verpflegung und Unterkunft, ist daher von entscheidender Bedeutung.
Durch eine sorgfältige Abwicklung wird vermieden, dass versehentliche Fehlberechnungen auftreten, die von den Steuerbehörden als unrechtmäßige Bereicherung angesehen werden können.
Daher ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, effiziente Systeme und Prozesse zur Berechnung und Verwaltung der Verpflegungspauschalen einzusetzen, um die Genauigkeit und Rechtmäßigkeit der Reisekostenabrechnungen sicherzustellen.
Dies kann mit Hilfe einer Software zur automatischen Erfassung und Erstattung der Verpflegungspauschale gewährleistet werden.
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