Bevor sie einen Deal schließen, verhandeln Unternehmen über die Bedingungen (Preis, Rabatte, Liefertermin usw.) des Deals.
Nach Abschluss der Verhandlungen ist es üblich, dass ein Unternehmen dem Käufer einen Vorentwurf der Rechnung mit allen vereinbarten Leistungen übermittelt. Dieses Dokument dient als vorläufige Vereinbarung und wird als pro forma Rechnung bezeichnet.
Obwohl pro forma Rechnungen weit verbreitet sind, werden sie regelmäßig mit regulären Rechnungen verwechselt. Um diese Verwechslung zu vermeiden und Ihnen zu helfen, pro forma Rechnungen zu Ihrem Vorteil zu nutzen, erklärt dieser Blog, was eine pro forma Rechnung ist, wann sie verwendet wird und wie sie sich von anderen Rechnungen unterscheidet.
Fangen wir an.
Was ist eine pro forma Rechnung?
Eine pro forma Rechnung dient als „gutgläubige“ Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, worin beide Seiten sich zum Kauf/Verkauf der Waren oder Dienstleistungen verpflichten, bevor diese geliefert werden.
Auf diese Weise sind Käufer vor plötzlichen oder unerwarteten überhöhten Preisen geschützt, die vom Verkäufer erhoben werden könnten. Gleichzeitig kann der Verkäufer sicher sein, dass der Auftrag abgeschlossen und bezahlt wird, sobald die endgültige Rechnung ausgestellt ist.
Es ist wichtig, dass eine pro forma Rechnung deutlich sichtbar als „pro forma Rechnung“ gekennzeichnet ist und keine Rechnungsnummer hat. Das bedeutet, dass die Rechnung niemals in die Buchführung aufgenommen werden sollte, da sie für die Kreditorenbuchhaltung nicht von Nutzen ist.
Auch wenn die pro forma Rechnung bereits ein Ausstellungsdatum, eine Beschreibung des Verkaufsgegenstands, den zu zahlenden Gesamtbetrag und eventuell anfallende Steuern oder Gebühren enthält, können die Verkaufsbedingungen noch geändert werden.
Wann wäre also der richtige Zeitpunkt, um eine pro forma Rechnung zu verschicken?
Wann sollten Sie eine pro forma Rechnung versenden?
Normalerweise wird einem Kunden eine Pro forma Rechnung zugesandt, wenn er sich zum Kauf bei einem Lieferanten verpflichtet, aber da die endgültigen Einzelheiten noch bestätigt werden müssen, kann noch keine offizielle Rechnung ausgestellt werden.
Ein weiterer Moment, in dem Sie eine pro forma Rechnung verwenden können, ist beim internationalen Versand von Waren. Die Zollgesetze verlangen Informationen über die zu versendenden Waren, das Gewicht, die Verpackung und die Liefergebühren, und genau hier kommt die pro forma Rechnung ins Spiel. Sie macht die Einzelheiten der Sendung leicht zugänglich und sichtbar, was eine zügige Zollabfertigung gewährleistet.
Jetzt wissen wir, wann eine pro forma Rechnung an einen Kunden geschickt werden kann. Aber ist die Rechnung sofort rechtsverbindlich, wenn sie eingegangen ist? Und wenn ja, gibt es eine Möglichkeit, die Rechnung wieder zu stornieren? Schauen wir uns das mal an.
Ist eine pro forma Rechnung rechtsverbindlich?
Die pro forma Rechnung ist rechtlich nicht bindend, da sie eher wie ein Angebot zu betrachten ist. Wie bereits erwähnt, enthält eine pro forma Rechnung zwar oft so ziemlich alle Informationen wie eine endgültige Verkaufsrechnung, jedoch kann sie nicht für Buchhaltungszwecke verwendet werden.
Das liegt daran, dass die Angaben noch verhandelt und geändert werden können. Daher hat sie nicht das gleiche rechtliche Gewicht wie eine endgültige Rechnung.
Kann eine pro forma Rechnung storniert werden?
Da eine pro forma Rechnung nicht rechtsverbindlich ist und keine tatsächliche Rechnung darstellt, muss sie nicht storniert werden. Es handelt sich eher um eine Schätzung dessen, was Käufer und Verkäufer für den Kauf erwarten können. Das heißt, wenn Änderungen vorgenommen werden, kann eine neue pro forma Rechnung verschickt werden, oder wenn der Verkauf nicht zustande kommt, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
Wenn Sie nicht vollständig in die Buchhaltung involviert sind, könnte der Kontext der pro forma Rechnung noch etwas verwirrend sein. Daher ist es sinnvoll, sich die verschiedenen Arten von Rechnungen einmal genauer anzusehen.
Andere Arten von Rechnungen, die einer pro forma Rechnung ähneln – Wie sehen sie aus?
Wir haben bereits erwähnt, dass eine pro forma Rechnung mit einem Kostenvoranschlag vergleichbar ist. Aber es gibt auch Unterschiede, vor allem in ihrem Zweck. Als Nächstes wollen wir näher darauf eingehen, wie sich eine pro forma Rechnung von anderen Arten von Rechnungen unterscheidet, die im Tagesgeschäft verwendet werden.
Angebot
Wenn ein potenzieller Kunde sein Interesse an einem Kauf bei Ihrem Unternehmen zeigt und Einzelheiten, z. B. über die Preisgestaltung, anfordert, kann ein Angebot versandt werden. Ein Angebot ist wesentlich weniger formell als eine pro forma Rechnung und wird in der Regel in der Anfangsphase eines Verkaufs versandt.
Genau wie die pro forma Rechnung ist ein Kostenvoranschlag nicht rechtsverbindlich oder mit irgendwelchen Erwartungen verbunden. Der Verkauf kann entweder vom potenziellen Käufer akzeptiert oder einfach ohne Konsequenzen storniert werden.
Verkaufsrechnung
Eine Verkaufsrechnung wird verwendet, wenn die Waren/Dienstleistungen geliefert wurden und bezahlt werden müssen. Im Gegensatz zur pro forma Rechnung ist diese Rechnung rechtsverbindlich und für die Kreditorenbuchhaltung von großer Bedeutung. Außerdem kann sie auch als Steuerrechnung dienen, da sie die Mehrwertsteuer und andere Steuern enthält.
Handelsrechnung
Handelsrechnungen werden hauptsächlich für internationale Sendungen verwendet und geben die genaue Menge an, die versandt wird. Sie werden als Versanddokument und vom Zoll in jedem Hafen verwendet, da sie den Zollbeamten die Gewissheit geben, dass die Ausfuhrbestimmungen eingehalten wurden.
Kaufauftrag
Ein Kaufauftrag wird vom Käufer an den Verkäufer geschickt. Es handelt sich um ein Handelsdokument, das den Kauf von Waren bestätigt. Dieses Dokument ist rechtsverbindlich, da die Bedingungen nicht mehr verhandelt werden können.
Obwohl beide Dokumente, die pro forma Rechnung und der Kaufauftrag, vor der Lieferung der Waren verschickt werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied. Die pro forma Rechnung wird vom Verkäufer an den Käufer ausgestellt, der Kaufauftrag hingegen vom Käufer an den Verkäufer.
Nachdem wir nun über die verschiedenen Arten von Rechnungen gesprochen haben, sollten wir kurz erörtern, wie Steuern in einer pro forma Rechnung enthalten sind.
Wie werden Steuern in einer pro forma Rechnung berücksichtigt?
Wie bereits erwähnt, werden auf einer pro forma Rechnung alle Steuern angegeben, die für den Kauf gelten. Daher muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowohl des Käufers als auch des Lieferanten deutlich sichtbar sein.
Aber auch wenn Steuern angegeben sind, ist die pro forma Rechnung keine endgültige Verkaufsrechnung und kann nicht für steuerliche Zwecke verwendet werden. Das liegt daran, dass der Verkauf noch nicht vollständig abgeschlossen ist und die pro forma Rechnung nicht auf den „Steuerzeitpunkt“ passt, der immer der Zeitpunkt der Lieferung ist.
Nur die endgültige Rechnung mit den Daten der Transaktion (dem tatsächlichen Zeitpunkt der Lieferung) entspricht dem Steuerzeitpunkt und kann für die Forderung der Mehrwertsteuer verwendet werden.
Nachdem wir nun all diese verschiedenen Dinge über pro forma Rechnungen gelernt haben, sollten wir auch darüber sprechen, warum sie für geschäftliche Transaktionen von Vorteil sind.
Was sind die Vorteile einer pro forma Rechnung?
Es gibt eine Reihe von Vorteilen einer pro forma Rechnung, die ihre Verwendung sehr notwendig machen. Lassen Sie uns sehen, welche das sind:
- Transparenz → Eine pro forma Rechnung schafft für beide Parteien Transparenz über die vereinbarten Bedingungen (Liefertermin, Preis, Menge usw.) des Kaufs.
- Rationalisierung des Verkaufsprozesses → Die pro forma Rechnung eignet sich hervorragend zur Rationalisierung des Verkaufsprozesses zwischen Verkäufer und Käufer vor der Bestätigung des Kaufs.
- Funktioniert als Verhandlungsinstrument → Käufer und Verkäufer können diese Rechnung nutzen, um bessere Bedingungen auszuhandeln und Änderungen an der Bestellung vorzunehmen, da die pro forma Rechnung nicht rechtsverbindlich ist.
- Bessere Kundenbeziehungen → Wie bereits erwähnt, dient eine pro forma Rechnung als „gutgläubige“ Vereinbarung. Sie zeugt von Vertrauen zwischen den beiden Parteien und stellt sicher, dass beide Parteien engagiert sind und an den Kauf gebunden sind.
In Anbetracht dieser Vorteile sollten wir uns unbedingt ansehen, wie eine pro forma Rechnung aufgebaut ist.
Wie können Sie eine pro forma Rechnung strukturieren?
Im Allgemeinen ist eine pro forma Rechnung der endgültigen Verkaufsrechnung sehr ähnlich. Sie enthält im Grunde die gleichen Informationen und kann z. B. mit Ihrer Buchhaltungssoftware leicht erstellt werden. Was sollte also in der Rechnung enthalten sein?
Was sollte sie enthalten?
Eine pro forma Rechnung sollte immer alle Informationen enthalten, die ein Käufer zur Bestätigung einer Bestellung benötigt. Die Informationen, die enthalten sein müssen, sind:
- Datum der Ausstellung
- Angaben zu Verkäufer und Käufer (Anschrift, Kontaktdaten usw.)
- Einzelheiten zu den Dienstleistungen/Waren
- Preise
- Zahlungsmethode
- Steuern
- Gesamtbetrag
- (falls zutreffend) pro forma Rechnungsnummer
- Label „pro forma Rechnung“
Beispiel einer pro forma Rechnung
Schauen wir uns ein Beispiel für eine pro forma Rechnung an. Wie Sie sehen, ist die Rechnung eindeutig als pro forma Rechnung gekennzeichnet und weist keine Rechnungsnummer auf. Alle anderen Informationen sind in der Rechnung enthalten.
In diesem Blog haben wir über verschiedene Rechnungen gesprochen, mit denen ein Unternehmen arbeitet und die es erhält. Bei den meisten Unternehmen führen die täglichen Transaktionen und Interaktionen mit Kunden und anderen Unternehmen zu einer großen Anzahl von Rechnungen.
Die manuelle Bearbeitung von Hunderten oder gar Tausenden dieser Rechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung ist sehr zeitaufwändig, teuer und kann zu unnötigen Fehlern führen. Aus diesem Grund haben viele Softwareunternehmen Softwarelösungen entwickelt, mit denen Sie die Rechnungsverarbeitung problemlos automatisieren können.
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