Hat Ihr Unternehmen täglich mit einer großen Anzahl von Rechnungen zu tun? Und bearbeitet Ihr Team diese immer noch manuell? Dann kennen Sie das Problem: Diese alte Art der Rechnungsbearbeitung bringt viele Engpässe mit sich, die die Effizienz Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Zu den Problemen, die sich aus dem manuellen Verfahren ergeben, gehören hohe Kosten, lange Bearbeitungszeiten und infolgedessen lange Durchlaufzeiten. Außerdem ist es fast unmöglich, gefälschte Rechnungen zu erkennen und menschliche Fehler zu vermeiden.
Glücklicherweise haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und die Vorteile einer Software zum automatischen Scannen von Rechnungen zu nutzen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Software zum Scannen von Rechnungen ist und wie sie funktioniert. Außerdem finden Sie die fünf wichtigsten Gründe und Vorteile für den Einsatz von Software zum Scannen von Rechnungen.
Was ist eine Software zum Scannen von Rechnungen?
Eine Software zum Scannen von Rechnungen liest, scannt und extrahiert Daten aus analogen und digitalen Rechnungen. Um die eingereichten Dokumente zu verarbeiten, verwendet sie Optical Character Recognition (OCR) und künstliche Intelligenz (KI).
OCR ist eine Technologie, die Daten, wie z. B. Text, aus Bildern oder gescannten Dokumenten extrahiert. Dazu nutzt sie ihre Fähigkeit, einzelne Zeichen zu erkennen und zu identifizieren. Dann hilft die KI der Software zu bestimmen, welcher Teil der Rechnung was ist. Sie kann zum Beispiel Mehrwertsteuerbeträge, Einzelposten, Händlerangaben und Rechnungsnummern erkennen und extrahieren.
In Kombination mit KI erreicht die Software eine hohe Genauigkeit bei der Erkennung und Extraktion von Daten. Alle gewünschten Informationen können je nach Bedarf aus der Rechnung extrahiert werden, einschließlich:
- Händleradressen
- Händlernamen
- Einzelposten, einschließlich Beschreibung, Menge und Preise
- Bestellnummern
- Zahlungsmodalitäten
- Liefertermine
- Rechnungsnummern
Möglicherweise erhalten Sie Rechnungen, die sich in Form, Sprache oder Format unterscheiden. Mit der Software zum Scannen von Rechnungen können Sie diese im Handumdrehen verarbeiten, unabhängig von Sprache, Form oder Format.
Der Einsatz einer solchen Software zum Scannen von Rechnungen und zur automatischen Datenextraktion ist ein großer Schritt in Richtung automatisierte Rechnungsverarbeitung. Da Sie nun wissen, was eine Software zum Scannen von Rechnungen ist, lassen Sie uns einen Blick auf die 5 Gründe werfen, die für den Einsatz einer solchen Lösung sprechen.
Warum sollten Sie Software zum Scannen von Rechnungen verwenden?
Der Einsatz von Software zum Scannen von Rechnungen verbessert Ihre Dokumentenverarbeitung in mehrfacher Hinsicht. Hier sind die fünf Vorteile einer solchen Lösung:
- Reduziert Kosten
- Verkürzt die Durchlaufzeit
- Begrenzt menschliche Fehler
- Automatisiert die Betrugserkennung
- Erhöht die Skalierbarkeit
1. Reduziert Kosten
Einer der Hauptgründe für die Automatisierung ist die Kostensenkung. Mit einer automatisierten Lösung können Sie Ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung um 40–70 % senken. Und warum? Weil Rechnungen jetzt viel schneller und kostengünstiger bearbeitet werden können.
2. Verkürzt die Durchlaufzeit
Ganz gleich, ob Sie Rechnungen zur Bezahlung Ihrer Dienstleister oder zur Erstattung von Geschäftsausgaben verarbeiten, Ihr Hauptziel ist eine schnelle und zuverlässige Auszahlung. Die Automatisierung mit Software zum Scannen von Rechnungen hilft Ihnen, die Durchlaufzeit zu verkürzen.
Während es im Durchschnitt 10 Tage dauert, eine Rechnung manuell zu bearbeiten, benötigt die Software zum Scannen von Rechnungen nur 3 bis 5 Sekunden, um alle Daten zu extrahieren.
Während dieser Zeit wird die Rechnung gescannt, und alle Daten werden erkannt und zur weiteren Verwendung in Ihr Buchhaltungsprogramm oder Ihre Datenbank extrahiert. Da die Extraktionszeit drastisch reduziert wird, ist auch die Bearbeitungszeit viel kürzer.
Konkret können Rechnungen rechtzeitig bearbeitet werden, sodass das Risiko von Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen drastisch reduziert wird. Auch Geschäftsausgaben können schneller erstattet werden, was zu zufriedeneren Mitarbeitern führt.
3. Begrenzt menschliche Fehler
Mit einer Fehlerquote von 0,55 % bis fast 4 % ist die manuelle Dateneingabe sehr fehleranfällig. Diese Fehler können vom Vertippen eines Buchstabens oder einer Zahl bis zur doppelten Bearbeitung einer Rechnung reichen. Die Auswirkungen solcher Fehler auf Ihr Unternehmen können gravierend sein.
Mit der Software zum Scannen von Rechnungen kann die Genauigkeit der Datenextraktion bis zu 95 % betragen. Da alle Daten mit OCR und AI erkannt werden, werden Tippfehler und Unstimmigkeiten minimiert.
Sie können sich auch dafür entscheiden, einen Ihrer Mitarbeiter in den automatisierten Prozess einzubeziehen, die sogenannte ‘Human-in-the-Loop-Automatisierung‘, und so eine Genauigkeit von nahezu 100 % erreichen.
Dies verbessert die Qualität der verarbeiteten Daten und gibt einen echten Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens.
Wie funktioniert Human-in-the-Loop? Bei der Human-in-the-Loop-Automatisierung beziehen Sie einen Ihrer Mitarbeiter in den Prozess ein, indem Sie Regeln festlegen, die definieren, wann ein Mitarbeiter die Software unterstützen soll. So können Sie beispielsweise festlegen, dass jede Rechnung eines bestimmten Lieferanten oder jede Rechnung ab einem bestimmten Betrag manuell geprüft werden soll.
Durch die Kombination von Software zum Scannen von Rechnungen mit Human-in-the-Loop können Sie die höchstmögliche Genauigkeit erreichen.
4. Automatisiert die Betrugserkennung
Betrüger werden immer raffinierter. Manipulierte Rechnungen gibt es in allen möglichen Formen und Größen. Sie können verändert, dupliziert oder komplett erfunden sein. Das ist ein weiterer Grund, sich für eine Software zum Scannen von Rechnungen zu entscheiden.
Einige Rechnungsprüfungsprogramme helfen Ihnen, Betrug zu vermeiden, indem sie gefälschte Dokumente erkennen. Wurde eine Rechnung zweimal eingereicht? Dann kann die automatische Rechnungsprüfung Ihnen eine Warnung schicken. Wurde ein Zeichen verändert? Die Software kann dies dank der EXIF-Analyse und der Photoshop-Erkennung automatisch erkennen und eine Warnung senden.
5. Erhöht die Skalierbarkeit
Die manuelle Verarbeitung von ein paar Rechnungen pro Tag ist überschaubar. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise Hunderte, wenn nicht Tausende von Rechnungen bearbeiten. Werden Sie 20 neue Mitarbeiter einstellen? Das ist nicht skalierbar.
Eine Software zum Scannen von Rechnungen hingegen schon. Mit der Software können Sie die Verarbeitungskapazität je nach Dokumentenvolumen problemlos nach oben oder unten skalieren.
Dank dieser fünf Vorteile wird die Bearbeitung von Rechnungen nie wieder so sein wie zuvor!
Die beste Scanning-Software für Ihre Rechnungen
Die beste Software zum Scannen von Rechnungen für Sie kann sich von der Software für ein anderes Unternehmen unterscheiden. Vielleicht suchen Sie nach einer App, die Ihre Rechnungen scannt. Oder vielleicht haben Sie selbst eine App, die Sie mit OCR- und Rechnungsscan-Funktionen erweitern möchten.
In diesem Fall hat Klippa die ideale Lösung für Sie. Die Klippa-Software zum Scannen von Rechnungen übernimmt das Scannen der Rechnungen und ermöglicht es Ihnen, alle benötigten Daten zu extrahieren, zu validieren und zu verarbeiten. Sie kann über die Klippa API oder das SDK einfach in Ihre bestehende Software integriert werden.
Wie funktioniert’s?
Die Automatisierung ist der beste Weg, um viele – wenn nicht sogar alle – Nachteile der manuellen Rechnungsverarbeitung zu vermeiden. Sie strafft Ihren Prozess und macht ihn einfacher und schneller.
Es sind nur wenige Schritte notwendig. Das folgende Video zeigt, wie das Scannen von Rechnungen mit Klippa SpendControl funktioniert:
- Um den Prozess zu starten, übermitteln Sie die Rechnung an die Software zum Scannen von Rechnungen. Sie können dies tun, indem Sie die Rechnung mit Ihrem Smartphone scannen, eine E-Mail weiterleiten oder ein PDF-Dokument hochladen.
- Innerhalb weniger Sekunden verarbeitet die OCR-Software die Rechnung. Sie scannt und erkennt die Rechnung und verbessert die Bildqualität, um die Genauigkeit zu erhöhen. Anschließend werden alle Daten automatisch extrahiert und strukturiert.
- Sie erhalten die extrahierten Daten in einem strukturierten Format zurück, z. B. JSON, CSV, XLSX oder UBL.
- Sie können die Daten nun in Ihrer Datenbank speichern und für die weitere Verarbeitung verwenden.
Automatisieren Sie das Scannen von Rechnungen mit Klippa
Im folgenden Artikel haben wir die Vorteile und Funktionen von Software zur Rechnungserfassung beleuchtet. Doch wie lässt sich eine solche Lösung auf Ihren individuellen Anwendungsfall zuschneiden und nahtlos in bestehende Abläufe integrieren? Hier sind die Vorteile von Klippa im Überblick:
- Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Klippa reduziert den manuellen Aufwand durch automatisierte Dokumentenverwaltung und -verarbeitung – ideal für Rechnungen, Quittungen, Identitätsdokumente und mehr.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von repetitiven Aufgaben sinkt der Arbeitsaufwand deutlich, was Unternehmen hilft, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten.
- Verbesserte Genauigkeit: Die Software minimiert Fehler durch präzise optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Datenextraktion.
- Integration in bestehende Systeme: Klippa lässt sich einfach in bestehende ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme integrieren, was den Workflow und die Nutzerfreundlichkeit verbessert.
- Skalierbare Lösung: Klippa passt sich an verschiedene Unternehmensgrößen und -anforderungen an und kann entsprechend den individuellen Bedürfnissen skaliert werden.
- Einhaltung von Datenschutzrichtlinien: Klippa erfüllt die Anforderungen der DSGVO und anderer Datenschutzstandards und stellt sicher, dass sensible Daten geschützt sind.
- Benutzerfreundlich und individuell anpassbar: Klippa lässt sich genau auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zuschneiden. Unser Onboarding-Team steht Ihnen dabei von Beginn an und während des gesamten Prozesses unterstützend zur Seite.
Hier können wir Ihnen weiterhelfen. Unsere Produktspezialisten denken gerne mit Ihnen mit und beantworten alle Fragen, die Sie haben. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, indem Sie das untenstehende Demo-Formular ausfüllen oder uns direkt kontaktieren.