Rechnungen – ein unverzichtbarer Teil jedes Geschäftsbetriebs. Aber wie können Sie all diese Papierstapel effizient und sicher verwalten? Die Antwort ist einfach: digital!
Digitale Rechnungsaufbewahrung spart Platz, erleichtert die Arbeit und stellt sicher, dass alle Dokumente revisionssicher und GoBD-konform archiviert sind. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Rechnungen in Deutschland digital aufbewahren können und was Sie beachten müssen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Kurzübersicht
- Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen erleichtert Unternehmen den Überblick, spart Platz und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente.
- Um die GoBD-konforme Aufbewahrung zu gewährleisten, müssen Anforderungen wie Manipulationssicherheit, Unveränderbarkeit und Lesbarkeit erfüllt sein.
- Mit der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen und sicher digital zu archivieren.
- Mithilfe spezialisierter Rechnungsverarbeitungssoftware können Unternehmen den gesamten Prozess der digitalen Archivierung und E-Rechnungsverarbeitung effizient gestalten.
- Softwarelösungen wie Klippa bieten eine automatisierte, sichere und revisionssichere Speicherung von Rechnungen und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Warum Rechnungen digital aufbewahren? Die Vorteile auf einen Blick
Je größer Ihr Unternehmen wird, desto größer wird auch das Volumen an Rechnungen und anderen Buchhaltungsdokumenten. Eine digitale Archivierung ist dabei nicht nur eine moderne Lösung, sondern spart Zeit, verringert Fehlerquellen und bietet weitreichende Vorteile für Sicherheit und Effizienz:
- Platzsparend und umweltfreundlich: Durch die Reduzierung von Papierakten schaffen Sie Platz und leisten einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
- Einfacher Zugriff: Digitale Archive ermöglichen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente, was besonders in Zeiten von Remote-Arbeit ein großer Vorteil ist.
- Rechtskonformität: Die GoBD-konforme Archivierung schützt vor Rechtsrisiken und sichert den gesetzlich geforderten Zugriff auf steuerrelevante Dokumente bei Prüfungen.
- Ordnung: Digitale Aufbewahrungssysteme schützen vor Verlust und ermöglichen eine sichere, langfristige Archivierung von Rechnungen.
Ein weiterer Vorteil: Die Umstellung auf ein digitales Archivsystem unterstützt Sie auch bei der Vorbereitung auf die ab Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Mit diesem digitalen Wandel sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen und in einem revisionssicheren System zu verwalten.
Wie lange müssen Rechnungen in Deutschland aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle steuerlich relevanten Dokumente, einschließlich Rechnungen, beträgt in Deutschland zehn Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel: Eine Rechnung, die im März 2024 ausgestellt wird, muss bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
Mit einer digitalen Archivierung behalten Sie den Überblick über Fristen und können sicherstellen, dass die Aufbewahrung GoBD-konform ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Was muss bei der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen beachtet werden?
Aufbewahrt werden müssen sowohl Rechnungen, die ein Unternehmen selbst ausgestellt hat, als auch Rechnungen, die von Dritten (z. B. Lieferanten) empfangen wurden. Zusätzlich zu den Rechnungen zählen dazu auch andere steuerrelevante Dokumente wie Verträge, Zahlungsbelege, Quittungen und Buchführungsunterlagen.
Die Aufbewahrung kann entweder in Papierform oder digital erfolgen, wobei bei digitaler Aufbewahrung besondere Anforderungen an die Unveränderbarkeit, Authentizität und Lesbarkeit gestellt werden.
In Deutschland sind hierfür die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) maßgeblich, die sicherstellen, dass digitale Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können.
Anforderungen an die digitale Rechnungsaufbewahrung: Was ist GoBD?
Um Rechnungen digital und gesetzeskonform aufzubewahren, sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entscheidend. Sie regeln die Verwaltung, Speicherung und Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente und legen fest, dass digitale Dokumente:
- Manipulationssicher sein müssen: Digitale Rechnungen müssen vor nachträglichen Änderungen geschützt sein. Änderungen dürfen nur mit entsprechender Dokumentation erfolgen.
- Unveränderbar gespeichert werden: Durch Maßnahmen wie Verschlüsselung und digitale Signaturen bleibt die Originalität der Rechnungen geschützt.
- Langfristig lesbar bleiben: Die Lesbarkeit der Dokumente muss über die gesamte Aufbewahrungsdauer gewährleistet sein.
Tipp: Investieren Sie in eine Rechnungsverarbeitungssoftware, die GoBD-konform arbeitet und Ihnen die GoBD-Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung abnimmt.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 – was Unternehmen beachten müssen
Ab Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend. Diese neue E-Rechnungspflicht betrifft zunächst den öffentlichen Sektor und setzt sich nach und nach in anderen Branchen durch. Das Ziel ist, die Effizienz und Transparenz in der Rechnungsverarbeitung zu steigern und den Papierverbrauch zu senken.
Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, sollten Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen setzen, die elektronische Rechnungen automatisch erfassen und GoBD-konform archivieren. Diese Systeme ermöglichen eine automatisierte Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen und senken so den manuellen Aufwand erheblich.
Anforderungen an das digitale Rechnungsformat: XRechnung und ZUGFeRD
Die E-Rechnungspflicht sieht vor, dass Rechnungen in einem bestimmten Format übermittelt werden, damit die maschinelle Verarbeitung und Archivierung problemlos funktionieren. In Deutschland sind dafür Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung vorgeschrieben. Sie definieren einheitliche Datenfelder, die eine digitale Übertragung und Bearbeitung ermöglichen.
Eine Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung sollte mit diesen Formaten kompatibel sein, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Bearbeitung zu vereinfachen. So sorgen Sie für einen effizienten Workflow und eine ordnungsgemäße Archivierung.
Worauf beim elektronischen Versand von Rechnungen per E-Mail achten?
Wenn Rechnungen per E-Mail versendet werden, müssen zusätzlich einige Anforderungen erfüllt werden, um sowohl rechtliche als auch sicherheitstechnische Standards einzuhalten:
- Einwilligung des Empfängers: Versenden Sie Rechnungen nur dann per E-Mail, wenn der Kunde diesem Weg zugestimmt hat, um datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen.
- Sicherer Versand: Nutzen Sie eine E-Mail-Verschlüsselung, um Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und DSGVO-konform zu handeln.
- Lesbares, unveränderbares Format: Verwenden Sie Formate wie PDF, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Datei öffnen und archivieren kann.
- Archivierungspflicht beachten: Bewahren Sie eine Kopie der E-Mail und der Rechnung revisionssicher auf.
Diese Punkte helfen Ihnen dabei, Rechnungen rechtskonform per E-Mail zu versenden und zu archivieren.
Anforderungen an ein digitales Archivsystem für Rechnungen
Ein professionelles digitales Archivsystem ist für die sichere und effiziente Aufbewahrung von Rechnungen unerlässlich. Folgende Anforderungen sollte ein System zur Rechnungsarchivierung erfüllen:
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Ein digitales Archiv muss die GoBD-Anforderungen an Manipulationssicherheit, Unveränderbarkeit und langfristige Lesbarkeit erfüllen.
- Sicherheit und Datenschutz: Um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten, sollte das Archivsystem bereits in der Basisversion über robuste Sicherheitsfunktionen verfügen.
- Nachvollziehbarkeit: Jedes Dokument und jede Änderung muss nachverfolgbar sein, um eine ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung sicherzustellen.
- Ortsunabhängiger Zugriff: Ein flexibler Zugriff, der es Mitarbeitern ermöglicht, jederzeit auf Rechnungen zuzugreifen, erleichtert die Zusammenarbeit und spart Zeit.
- Effiziente Suchfunktionen: Benutzerfreundliche Suchoptionen sind entscheidend, um Dokumente schnell und einfach finden zu können.
- Skalierbarkeit und Interoperabilität: Das Archiv sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an andere Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware anbinden lassen.
Klippa: Ihre Lösung zur digitalen Rechnungsaufbewahrung und GoBD-konformen Archivierung
Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen ist mehr als nur eine moderne Lösung – sie ist für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens entscheidend. Mit einem flexiblen, GoBD-konformen System sparen Sie Platz, Zeit und Kosten und steigern gleichzeitig die Effizienz in Ihrer Buchhaltung.
Falls Sie eine Lösung suchen, die alle Anforderungen an die digitale Rechnungsverarbeitung erfüllt, ist Klippa SpendControl die ideale Wahl. Klippa bietet eine innovative Software, die alle Schritte von der automatisierten Rechnungserfassung bis zur revisionssicheren Archivierung übernimmt. Mit OCR-Technologie für die automatische Texterkennung liest Klippa alle Rechnungsdaten aus und integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware.
Mit Klippa SpendControl können Sie:
- Scannen, Einreichen, Bearbeiten und Genehmigen von Rechnungen über das Internet oder eine mobile App
- Erzielen Sie eine 99%ige Genauigkeit bei der Extraktion von Rechnungsdaten mit der OCR von Klippa
- Erhalten Sie die Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit intuitiven Dashboards
- Passen Sie Ihre Rechnungsfreigaben mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an
- Halten Sie mit unserer ISO27001-zertifizierten und GDPR-konformen Lösung alle Steuer- und Datenschutzvorschriften ein
- Verlassen Sie sich auf die automatische Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Zahlungen
- Verhindern Sie Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und Betrug
- Integrieren Sie SpendControl mit Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software, wie DATEV, Quickbooks, NetSuite oder SAP
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FAQ
Ja, Rechnungen dürfen digital archiviert werden, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit lesbar, unverändert und vollständig sind (GoBD-konform).
Rechnungen in Papierform, die per Post erhalten werden, müssen in bestimmten Fällen im Original aufbewahrt werden, z.B. wenn steuerliche Vorgaben dies verlangen.
Am besten archiviert man Rechnungen digital, in einem sicheren System, das eine ordnungsgemäße Speicherung und schnellen Zugriff ermöglicht.
Elektronische Rechnungen sollten in einem revisionssicheren System gespeichert werden, das Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz gewährleistet.
Dokumente, die eine Unterschrift im Original erfordern, wie z.B. bestimmte Verträge, sollten im Original aufbewahrt werden, falls gesetzlich vorgeschrieben.