Die Zeiten von Papierstapeln und Aktenordnern sind vorbei! Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen und digitalisieren ihre Eingangsrechnungen. Aber wie funktioniert das eigentlich und warum sollte man überhaupt auf digitale Rechnungen umstellen? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über die Digitalisierung und die Aufbewahrung von Rechnungen wissen müssen.
Warum sollten Sie Rechnungen digitalisieren?
Die Digitalisierung von Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Zeit-, Kosten- und Ressourceneinsparungen. Darüber hinaus gibt es weitere Aspekte, wie:
Effizienz und Zeitersparnis
Das Digitalisieren von Rechnungen ermöglicht das Auffinden von Rechnungen in Handumdrehen, ohne stundenlang in Papierbergen graben zu müssen. Bei digitalen Rechnungen kann Automatisierung dabei helfen, viele Prozesse, wie das Erfassen von Rechnungsdaten automatisieren zu können. Dadurch entfällt auch das Abheften und Archivieren von Papierrechnungen, da sie digital, konform und rechtssicher aufbewahrt werden.
Kostenreduzierung
Bei digitalen Rechnungen entsteht weniger oder gar kein Papierverbrauch, wodurch Kosten für Papier, Druckerpatronen und Versand eingespart werden können. Dadurch bedarf es an geringerem Platz, da digitale Archive deutlich weniger Platz benötigen, als physische Ordner.
Sicherheit und Compliance
Bei einem digitalen Rechnungswesen sind alle Rechnungen an einem sicheren und zentralen Ort gespeichert und vor Verlust geschützt. Dadurch erfüllen sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, wie die Revisisonssaicherheit. Zudem schützen regelmäßige Backups Ihre Daten vor Beschädigung oder Verlust.
Flexibilität
Mit der Digitalisierung von Rechnungen haben Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Dies ermöglicht nicht nur eine schnelle und unkomplizierte Überprüfung von Belegen, sondern vereinfacht auch die Weiterleitung an Kollegen oder Vorgesetzte. So können Entscheidungen schneller getroffen und Prozesse ohne Verzögerungen vorangetrieben werden, was letztlich zu einer höheren Produktivität und optimierten Finanzabwicklung führt.
Integration
Die Digitalisierung von Rechnungen ermöglicht eine unkomplizierte Anbindung an Ihre aktuellen Softwarelösungen, sei es für Buchhaltung, ERP oder Dokumentenmanagement. Diese Integration sorgt dafür, dass alle Daten automatisch synchronisiert werden, wodurch Doppelarbeit und manuelle Eingriffe minimiert werden.
Umweltfreundlichkeit
Ein zusätzlicher Vorteil papierloser und digitaler Rechnungen ist die ökologische Nachhaltigkeit. Durch den reduzierten Papierverbrauch tragen Sie zum Umweltschutz bei und verringern Ihren ökologischen Fußabdruck. Gerade in der heutigen Zeit sollten Unternehmen als Vorreiter agieren, ein positives Beispiel setzen und Verantwortung übernehmen.
Gesetzliche Anforderungen zur Digitalisierung von Rechnungen in Deutschland
Die deutsche Gesetzgebung hat in den letzten Jahren zunehmend die Digitalisierung von Geschäftsprozessen vorangetrieben. Dies betrifft auch die Rechnungslegung. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen sind:
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Die GoBD sind die zentrale Richtlinie für die digitale Buchführung in Deutschland. Sie legen fest, unter welchen Bedingungen elektronische Aufzeichnungen als ordnungsgemäß geführt gelten. Für Rechnungen bedeutet dies konkret:
- Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung muss eindeutig einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können.
- Unveränderbarkeit: Änderungen an einer Rechnung müssen nachvollziehbar sein und dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht verfälschen.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Rechnungsdaten müssen erfasst werden.
- Zugänglichkeit: Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar sein.
- Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen auch in Zukunft lesbar sein.
- Sicherheit: Die Daten müssen vor Verlust, Veränderung oder unbefugtem Zugriff geschützt sein.
ZUGFeRD und XRechnung
Um die GoBD-Anforderungen zu erfüllen, haben sich in Deutschland zwei Standards für elektronische Rechnungen etabliert:
- ZUGFeRD: Dieser deutsche Standard ermöglicht es, neben einer lesbaren PDF-Rechnung auch strukturierte Daten in einem XML-Format beizufügen. Dadurch können Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet werden.
- XRechnung: Der europäische Standard XRechnung ist ebenfalls in Deutschland anerkannt und bietet ähnliche Vorteile wie ZUGFeRD.
Gesetzliche Verpflichtungen zur E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Die genauen Regelungen sind im Wachstumschancengesetz festgelegt.
Weitere wichtige Aspekte
- Elektronische Signatur: Eine qualifizierte elektronische Signatur kann dazu beitragen, die Authentizität und Integrität einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten.
- Archivierung: Digitale Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden. Hierfür gibt es spezielle Archivierungssoftware, die die langfristige Aufbewahrung sicherstellt.
- Umstellung: Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erfordert in der Regel eine Anpassung der IT-Systeme und Geschäftsprozesse.
Vor- und Nachteile digitalisierter Rechnungen
Hier sind die zuvor ausführlich besprochenen Vorteile noch einmal auf einen Blick zusammengefasst und den Nachteilen gegenübergestellt. So können Sie direkt einschätzen, ob die Digitalisierung von Rechnungen auch für Ihr Unternehmen der richtige Weg in die Zukunft ist.
| Vorteil | Erklärung |
| Effizienzsteigerung | Schnellere Verarbeitung, weniger manuelle Eingaben, automatisierte Prozesse |
| Kostenreduzierung | Geringere Papierkosten, weniger Porto, reduzierter Lagerbedarf |
| Umweltfreundlich-keit | Weniger Papierverbrauch, kleinerer ökologischer Fußabdruck |
| Flexibilität | Zugriff auf Rechnungen von überall und jederzeit, einfache Weiterleitung |
| Transparenz | Übersichtliche Darstellung aller Rechnungsdaten, einfache Nachverfolgung |
| Sicherheit | Sichere Speicherung in digitalen Archiven, Schutz vor Verlust oder Beschädigung |
| Skalierbarkeit | Einfache Anpassung an wachsende Geschäftsvolumen |
| Automatisierung | Viele Prozesse können automatisiert werden, z.B. die Erfassung von Rechnungsdaten |
| Integration | Einfache Integration in bestehende IT-Systeme |
Im Anschluss sind die Nachteile der digitalisierten Rechnungsverarbeitung aufgeführt. Zusätzlich werden Lösungsansätze präsentiert, um potenzielle Herausforderungen zu bewältigen.
| Nachteil | Erklärung | Lösungsansätze |
| Umsetzungs-kosten | Investitionen in Hardware, Software und Schulungen | Schrittweise Einführung, Nutzung von Cloud-Lösungen |
| Sicherheitsrisiken | Gefahr von Datenverlust oder -missbrauch | Regelmäßige Backups, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen |
| Lernkurve | Mitarbeiter müssen sich an neue Prozesse gewöhnen | Schulungen, einfache Benutzeroberflächen |
| Technische Probleme | Ausfälle von IT-Systemen können zu Unterbrechungen führen | Redundante Systeme, Notfallpläne |
| Abhängigkeit von Technologie | Funktioniert nur bei vorhandener Technik und Internetverbindung | Mobile Lösungen, Offline-Zugriffsmöglichkeiten |
Die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung überwiegen deutlich die Nachteile. Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung können Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen profitieren und sich für die Zukunft rüsten.
Wie werden Rechnungen digitalisiert? So funktioniert’s richtig, GoBD-konform und rechtssicher
Die Digitalisierung von Rechnungen ist ein wichtiger Schritt zur modernen Buchhaltung. Sie bietet zahlreiche Vorteile, wie mehr Effizienz, weniger Papierverbrauch und eine bessere Übersicht. Doch wie geht man dabei vor, um sicherzustellen, dass die digitale Rechnungsstellung auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht?
1. Scannen oder Fotografieren
- Hochwertige Scans: Verwenden Sie einen Scanner mit ausreichender Auflösung, um eine gute Lesbarkeit der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
- Smartphone-Apps: Viele Apps ermöglichen es, Rechnungen direkt mit dem Smartphone zu fotografieren und in digitale Dateien umzuwandeln. Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung und einen geraden Bildausschnitt.
2. Dateiformat
- PDF/A: Dieses Format ist besonders für die langfristige Archivierung geeignet, da es die Darstellung unabhängig von der verwendeten Software sicherstellt.
- TIFF: Auch TIFF ist ein geeignetes Format für die Archivierung, bietet jedoch weniger Komprimierungsmöglichkeiten als PDF/A.
3. OCR (Optical Character Recognition)
- Texterkennung mit OCR: Mit einer OCR-Software können die gescannten Rechnungen in Text umgewandelt werden. Dadurch können die Rechnungsdaten leichter durchsucht und weiterverarbeitet werden.
- Genauigkeit: Die Qualität der Texterkennung hängt von der Qualität des Scans und der Komplexität der Vorlage ab.
4. Speicherung
- Zentrales Archiv: Erstellen Sie ein zentrales digitales Archiv für alle Rechnungen.
- Cloud-Speicher: Cloud-Lösungen bieten eine sichere und skalierbare Möglichkeit zur Speicherung von digitalen Rechnungen.
- Versionierung: Stellen Sie sicher, dass jede Änderung an einer Rechnung nachvollziehbar ist.
5. Metadata
- Zusätzliche Informationen: Ergänzen Sie die digitalen Rechnungen um Metadaten wie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Betrag und Kundenname.
- Strukturierung: Eine strukturierte Speicherung erleichtert die Suche und Auswertung der Rechnungen.
Elektronische Rechnungen in Deutschland richtig aufbewahren
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist für betriebliche Belege ist in § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) festgelegt. Demnach müssen alle kaufmännischen oder steuerlichen Unterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden, während Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sogar für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.
In Deutschland wird bei der Aufbewahrungspflicht zwischen Belegen und Rechnungen unterschieden. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt und besagt, dass sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt und für mögliche Betriebsprüfungen zugänglich gemacht werden müssen.
Angesichts der enormen Menge an Papierdokumenten, die durch diese langfristige Aufbewahrungspflicht entsteht, wird klar, dass eine digitale Lösung in Form eines digitalen Archivs erforderlich ist.
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Die Software-Lösung bewahrt sämtliche Rechnungsdaten konform und zentral auf, sodass sie jederzeit leicht zugänglich sind. Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, lassen sich Zugriffsrechte gezielt und individuell für bestimmte Personen festlegen.
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Durch den Einsatz moderner OCR-Technologie wird die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum reduziert. Die cloud-basierte Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, sodass Ihre Dokumente jederzeit audit-konform verfügbar sind.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Ab 2025 sind in Deutschland alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung der Digitalisierung für Aus- und Eingangsrechnungen. Eingangsrechnungen sollten grundsätzlich digitalisiert werden, um eine effiziente und sichere Archivierung zu gewährleisten. Für Ausgangsrechnungen gilt noch keine allgemeingültige Pflicht zur Digitalisierung. Allerdings wird die elektronische Rechnungsstellung immer häufiger, insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
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