Häufiger als ihnen lieb ist, verzeichnen Unternehmen erhebliche Geldverluste aufgrund von Rechnungsbetrug. Allein in den letzten drei Jahren wurde ein Anstieg des Betrugs bei Rechnungen und Zahlungsaufforderungen um 75 % festgestellt, wodurch Unternehmen aller Größenordnungen erhebliche finanzielle Verluste erlitten haben.
Dies zeigt nicht nur, wie häufig solche betrügerischen Handlungen vorkommen, sondern deutet auch darauf hin, dass Ihr Unternehmen potenziell das Ziel eines solchen Dokumentenbetrugs sein könnte.
Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten, Rechnungen parallel verarbeiten und einen bevorstehenden Zahlungstermin im Blick haben, besteht die Möglichkeit, versehentlich eine betrügerische Rechnung zu genehmigen, ohne es zu bemerken.
Glücklicherweise gibt es Lösungen, die Sie und Ihr Unternehmen vor diesen bösartigen Praktiken bewahren können. Was sind das für Lösungen? Darauf werden wir später in diesem Blog eingehen.
In diesem Blog widmen wir uns zunächst dem Thema des Rechnungsbetrug, auf die häufigsten Arten von Rechnungsbetrug, die auftreten können, und wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen vor solchen Bedrohungen schützen können. Lassen Sie uns beginnen!
Was ist Rechnungsbetrug?
Bei einem Rechnungsbetrug handelt es sich im Wesentlichen um eine gefälschte Zahlungsaufforderung, die von Betrügern verschickt wird, die sich als reguläre und vertrauenswürdige Lieferanten oder Verkäufer eines Unternehmens ausgeben. Die Absicht hinter diesen betrügerischen Aktivitäten ist es, eine Geldsumme von einem Unternehmen zu erlangen.
Die betrügerischen Rechnungen, die verschickt werden, weisen leichte Änderungen bei bestimmten Details auf. Dabei kann es sich um die Zahlungsadresse oder die Bankverbindung handeln, die leicht zu übersehen sind und häufig nicht bemerkt werden.
Grundsätzlich ist der Prozess des Rechnungsbetrugs ziemlich umfangreich und beginnt bereits vor dem Versand der gefälschten Rechnung oder der gefälschten E-Mail. Schauen wir nun, wie der Prozess des Rechnungsbetrugs funktioniert.
Wie funktioniert Rechnungsbetrug?
Wie bereits erwähnt, ist Rechnungsbetrug in Wirklichkeit viel komplexer als nur das Versenden einer gefälschten Rechnung oder einer betrügerischen E-Mail.
Um sich als vertrauenswürdige Anbieter auszugeben, schleusen sich die Betrüger in die Datenbank oder einen E-Mail-Thread eines Unternehmens ein, der Zahlungsdaten und andere private Informationen enthält. Indem sie sich Zugang zu all diesen Daten verschaffen, finden die Betrüger die Schwachstellen im Kreditorenbuchhaltungsprozess eines Unternehmens und nutzen sie aus.
Wie bereits erwähnt, werden die wichtigsten Abschnitte einer Rechnung oft übersehen. Diese Abschnitte sind die Rechnungsnummer, die Bankverbindung oder die Zahlungsadresse.
Gleichzeitig sind dies die Bereiche, in denen Betrüger ihre Fälschungskünste perfektioniert haben. Das menschliche Auge ist kaum in der Lage, kleine Änderungen zu erkennen, weshalb manuelle Fehler so häufig vorkommen und spätere Probleme verursachen.
Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese wichtigen Angaben übersehen werden, besonders groß, wenn die Rechnung Namen von Anbietern oder Lieferanten enthält, mit denen das Unternehmen bereits zusammengearbeitet hat und daher vertrauenswürdig wirken.
Diese Praxis geht auch mit der Tatsache einher, dass Rechnungen in den meisten Fällen erst nach einer gewissen Zeit beglichen werden können. Diese Fristen können zwischen 7 und sogar 90 Tagen variieren.
Um die festgelegte Frist einzuhalten, entsteht ein Gefühl von Dringlichkeit, wodurch die Person, die für die Genehmigung und Unterzeichnung der Rechnung verantwortlich ist, in Eile gerät und Details überspringt.
Diese Strategie wird von Betrügern häufig angewandt und kann sehr unterschiedliche Formen annehmen. Lesen Sie also weiter, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen möglicherweise schon einmal mit einer bestimmten Art von Rechnungsbetrug konfrontiert wurde.
Häufige Arten von Rechnungsbetrug
In der heutigen Zeit haben Betrüger ihr Repertoire an betrügerischen Aktivitäten erweitert, um ein breiteres Spektrum von Organisationen anzusprechen. Somit haben sie auch verschiedene Methoden entwickelt, um solche Aktivitäten auszuführen. Lassen Sie uns die gängigsten Arten von Rechnungsbetrug betrachten:
- Betrügerische Rechnungen (Phishing-E-Mails)
- Überhöhte Rechnungen
- Rechnungsbetrug
- Kompromittierte E-Mail-Threads
- Interner Betrug
Betrügerische Rechnungen (Phishing-E-Mails)
Falsche Rechnungen oder Phishing-E-Mails sind vorgetäuschte Rechnungen, die von Betrügern erstellt werden, um sich als reguläre Verkäufer oder Lieferanten verschiedener Unternehmen auszugeben. In diesen Fällen wurden keine Produkte geliefert, aber es wurde dennoch eine gefälschte Rechnung versandt, in der die Überweisung eines bestimmten Geldbetrags auf das Konto des Betrügers gefordert wird.
Diese Form des Betrugs kann aufgedeckt werden, wenn bei einer Inventur festgestellt wird, dass die Waren nicht ordnungsgemäß verbucht wurden, oder wenn jemand bemerkt, dass die Bestellung, die der Rechnung zugrunde liegt, nicht existiert.
Überhöhte Rechnungen
Die Betrüger legen gefälschte Rechnungen mit überhöhten Preisen vor, um von den Unternehmen Geld zu erpressen. Der Betrag ist nicht besonders hoch, um keine Verdachtsmomente zu wecken. Bei dieser Art von Betrug verlassen sich die Betrüger jedoch eher auf die große Menge der versendeten gefälschten Rechnungen als auf den auf den Rechnungen angegebenen Betrag.
Betrug mit Rechnungen
Wenn innerhalb eines kurzen Zeitraums mehrere Rechnungen von verschiedenen Lieferanten eingehen, nutzen die Betrüger die geschäftige Atmosphäre in der Rechnungsabteilung aus. Sie schicken dieselbe Rechnung mehrmals ein, sei es für identische Produkte, mit derselben Rechnungsnummer, demselben Datum oder demselben Betrag. Der Trick liegt jedoch im Inhalt des Dokuments.
Die Betrüger verwenden gerne legitime Kontonummern, Adressen oder Kontaktnummern, nehmen aber leichte Änderungen vor:
- Sie ändern eine Ziffer der Kontonummer
- Sie ändern eine Ziffer der Telefonnummer
- Sie ändern die Zahlungsadresse komplett
- Sie ändern die Domäne einer Website, zum Beispiel von .com zu .org
Ein weiterer Trick liegt in dem Betrag, der in der Rechnung ausgewiesen wird. In der Regel weisen gefälschte Rechnungen gerade Beträge aus, die in legitimen Rechnungen höchstwahrscheinlich nicht vorkommen. Achten Sie also beim nächsten Mal ganz genau auf den Betrag, den Sie genehmigen müssen!
Kompromittierte E-Mail-Threads
Wie wir bereits in diesem Blog erwähnt haben, finden Betrüger die Schwachstellen eines Unternehmens, indem sie sich in E-Mail-Threads von Unternehmen einschleusen, die sie ins Visier nehmen wollen.
So verschaffen sie sich Zugang zu den E-Mail-Adressen der Mitarbeiter eines Anbieters, in der Regel über eine Phishing-E-Mail, und kapern den E-Mail-Thread. Was bedeutet das genau? Einfach ausgedrückt: Der Betrüger hat nun Zugriff auf alle in der E-Mail erwähnten Zahlungsinformationen und kann die ursprüngliche Zahlungsmethode in eine direkte Zahlungsmethode auf sein Konto ändern.
Interner Betrug
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Kreditorenbuchhaltung in den meisten Unternehmen immer noch ein manueller Prozess ist, der Menschen mit schlechten Absichten grünes Licht für betrügerische Handlungen gibt. Da immer noch viel Papier verarbeitet werden muss, kann es manchmal in die falschen Hände geraten.
In diesen Fällen wird der Rechnungsbetrug von einem internen Täter begangen, z. B. dem Finanzkontrolleur oder einem Mitarbeiter der Rechnungsabteilung. Sie nehmen die vom Lieferanten erhaltene Rechnung, und anstatt sie zu bezahlen und das Geld auf das richtige und rechtmäßige Konto zu überweisen, leiten sie das Geld auf ein Konto eines Dritten um.
Um nicht entdeckt zu werden, ändern sie kurz die Daten des Lieferanten im Rechnungsprüfungssystem, bevor sie den ursprünglichen Zustand wiederherstellen. Erst dann genehmigen und unterzeichnen sie die korrekte Rechnung und überweisen den Betrag an den Lieferanten.
Wie Sie ihre Organisation schützen können
Leider gibt es viele Arten von Rechnungsbetrug, und die Betrüger werden immer besser darin, sich in die Datenbanken von Unternehmen einzuschleusen. Sie wird auch modernste Technologie genutzt, um Rechnungen zu fälschen. Ein Unternehmen kann leicht Opfer dieser betrügerischen Handlungen werden, selbst wenn es sich um eine interne Angelegenheit handelt.
Was wäre also die Lösung, wenn Ihr Unternehmen möglicherweise ins Visier von Betrügern gerät? Schauen wir uns einige der Methoden an, mit denen Sie Ihr Unternehmen vor Rechnungsbetrug schützen können:
- Regelmäßige Kontakte mit Ihren Lieferanten: Regelmäßige Kontakte mit wiederkehrenden Lieferanten können das Vertrauen und die Sicherheit untereinander erhöhen.
- Behalten Sie die Aktivitäten Ihrer Lieferanten im Auge: Es ist wichtig, dass Sie prüfen, ob es ungewöhnliche Aktivitäten gibt, die plötzlich von Ihren Lieferanten ausgehen.
- Überprüfung von Änderungen in den Zahlungsinformationen: Denken Sie daran, dass die Überprüfung der Zahlungsinformationen Ihrer Lieferanten von entscheidender Bedeutung ist; sollten sich die Zahlungsmodalitäten unerwartet ändern, sollten Sie dem nachgehen.
- Rechnungsabgleich: Dazu müssen die Rechnungsdaten mit der Bestellung abgeglichen werden.
- Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Alle diese Maßnahmen lassen sich leicht mithilfe von Kreditorenbuchhaltungssoftware umsetzen, um die Sicherheit des Kreditorenbuchhaltungsprozesses weiter zu verbessern.
Wie Automatisierung helfen kann
Wir haben nun die zahlreichen Möglichkeiten kennengelernt, wie sich ein Unternehmen vor Rechnungsbetrug schützen kann, und die vielen Formen, die er annehmen kann. Aber wie setzt man diese Maßnahmen um und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren? Die Antwort lautet Automatisierung.
Eine Rechnungssoftware mit automatisierter Rechnungsverarbeitung bringt große Vorteile mit sich, denn sie ersetzt die mühsame manuelle Bearbeitung von Rechnungen und verringert die Fehlerquote, die bei der manuellen Bearbeitung auftritt.
Einige Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung sind:
- Überprüfung der Informationen und Kontrolle der Richtigkeit der Rechnungsdetails
- Verringerung der manuellen Bearbeitungsfehler
- Schaffung eines Überblicks über alle Schritte, die in den Kreditorenprozess involviert sind
- Ermöglichung einer doppelten Zahlungskontrolle, die doppelte Rechnungen erkennt, um doppelte Zahlungen zu vermeiden
- Meldung von Unstimmigkeiten zwischen Rechnungs- und Bestellungsdetails
- Überprüfung der Gültigkeit von Verkäufern und Lieferanten durch Zugriff auf die Registrierungsnummer der entsprechenden Handelskammern
Schützen Sie Ihr Unternehmen mit Klippa SpendControl
Ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem zu finden, das alle Kriterien erfüllt, kann eine Herausforderung sein, ist aber nicht unmöglich. Klippa SpendControl zum Beispiel kann Ihnen dabei helfen, die Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens zu automatisieren, und zwar mit maximaler Effizienz und Sicherheit dank seiner proprietären, KI-gestützten OCR-Technologie.
Klippa SpendControl lässt sich leicht in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren und bietet große Vorteile, die nicht nur die Rechnungsbearbeitung erleichtern, sondern auch Betrug verhindern und Ihr Unternehmen schützen. Bieten Sie Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, :
- Einfaches Einreichen von Dateien über die Klippa-App, die Website oder per E-Mail. Es ist auch möglich, sie in großen Mengen einzureichen, um den Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu maximieren.
- Zugriff auf alle Rechnungen aus der Vergangenheit, die sich in einer speziellen Cloud-Umgebung befinden. Behalten Sie den Überblick über alle Rechnungen und bereiten Sie sich auf Ihre nächste Prüfung vor.
- Extrahieren Sie Daten mithilfe von KI-Datenextraktionstechnologie, die Ihnen hilft, Details wie Rechnungsnummer, Zahlungsadresse und sogar verschiedene Währungen zu erkennen.
- Verhindern Sie Betrug mithilfe einer integrierten Analyse, die betrügerische und doppelte Rechnungen erkennt.
- Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse und verbessern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens. Erstellen Sie feste oder variable Rechnungsfreigabeprozesse und erleichtern Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.
- Erleben Sie eine nahtlose Integration mit einer Vielzahl von ERP- oder Buchhaltungssoftware, wie NetSuite, SAP, Xero und vielen anderen.
Verabschieden Sie sich von den Methoden der Vergangenheit und ermöglichen Sie es Ihrem Unternehmen, die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung zu nutzen. Setzen Sie sich mit Klippa in Verbindung oder vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Demo, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen.