Let’s talk: Digitales Büro!
Wie weit ist Ihr Unternehmen wirklich bei der Digitalisierung der Finanzprozesse? Haben Sie bereits die zentralen Abläufe digitalisiert, oder stehen Sie noch ganz am Anfang?
Ganz gleich, wie weit Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro sind – ein Bereich profitiert besonders von der Digitalisierung: der Rechnungseingang.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird die digitale Verarbeitung von Rechnungen unverzichtbar. In diesem Blog erfahren Sie, warum das so wichtig ist und wie Sie Ihren Rechnungseingang in nur drei einfachen Schritten automatisieren können.
Kurzübersicht
- Effiziente Verarbeitung: Ein automatisierter Rechnungseingang sorgt dafür, dass alle Rechnungen strukturiert und ohne Verzögerung bearbeitet werden. Der gesamte Prozess wird übersichtlicher und spart wertvolle Ressourcen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung entfallen zeitintensive manuelle Tätigkeiten, was nicht nur die Bearbeitungszeit verkürzt, sondern auch Kosten reduziert. Gleichzeitig werden menschliche Fehler, wie etwa falsche Eingaben, zuverlässig vermieden.
- Intelligente Software-Lösung: Mit Klippa SpendControl können Rechnungen direkt aus E-Mails erkannt, automatisch verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern unterstützt auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Definition: Rechnungseingang
Der Rechnungseingang bezeichnet den Prozess, bei dem ein Unternehmen Rechnungen von externen Lieferanten oder Dienstleistern erhält und diese in das interne System aufnimmt. Dabei umfasst der Begriff sowohl den Eingang physischer Rechnungen (z. B. per Post) als auch digitaler Rechnungen (z. B. per E-Mail oder über elektronische Schnittstellen).
Der Rechnungseingang ist der erste Schritt in der Rechnungsbearbeitung und beinhaltet das Erfassen, Überprüfen und Weiterleiten der Rechnungen zur Freigabe und anschließenden Zahlung. Eine ordnungsgemäße und vollständige Eingangsrechnung ist entscheidend, um eine rechtlich korrekte Bearbeitung und den Vorsteuerabzug sicherzustellen.
Warum der Rechnungseingang automatisiert werden sollte
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungseingängen ist sowohl zeitaufwendig als auch ineffizient. Rechnungen gelangen auf unterschiedlichsten Wegen ins Unternehmen – sei es über Portale, per Post oder online – was den Prozess unnötig kompliziert und fehleranfällig macht.
Ab Januar 2025 sind B2B-Unternehmen zudem gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der manuelle Umgang mit Rechnungen führt zu langen Bearbeitungszeiten und erschwert die Nachverfolgung des Rechnungsstatus.
Auch die Ablage von Papierdokumenten ist ineffizient und hindert eine schnelle, transparente Informationsbeschaffung. Besonders bei hohem Rechnungsaufkommen wird der gesamte Prozess zunehmend unübersichtlich und fehleranfällig.
Eine nachhaltige Lösung für diese Herausforderungen bietet die Einführung eines automatisierten Rechnungseingangs. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses können Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden. So wird der Rechnungsworkflow optimiert und die notwendige Transparenz geschaffen.
Rechnungseingang automatisieren – in nur 3 Schritten!
Wo beginnt man, wenn man den Rechnungseingang automatisieren möchte? Der erste Schritt ist die Digitalisierung. Indem alle Rechnungen unabhängig vom Format zentral erfasst werden, schaffen Sie die Basis für eine effiziente Automatisierung und weitere Optimierungen im gesamten Prozess.
1. Zentraler Posteingang mit zuverlässiger Datenerfassung
Richten Sie einen digitalen Posteingang ein, der alle Rechnungen zentral erfasst und ins System leitet. Erfassen und validieren Sie dabei alle relevanten Daten vollständig, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.
2. Automatische und präzise Auslesung der Rechnungsdaten
Mit automatisierter Texterkennung werden die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und in die entsprechenden Felder übertragen. Dies sorgt für eine schnelle, fehlerfreie Verarbeitung und eliminiert die Notwendigkeit manueller Eingaben.
3. Automatisierte Workflows: Zuweisung, Kategorisierung und Freigabe
Die verarbeiteten Rechnungsdaten werden automatisch den passenden Kategorien zugeordnet und den zuständigen Stellen zur Freigabe zugewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Eingangsrechnung korrekt und effizient in den Freigabeprozess integriert wird.
Die Vorteile eines automatisierten Rechnungseingangs – Warum es sich lohnt, umzusteigen
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann nicht nur zeitaufwendig sein, sondern auch unnötige Kosten verursachen. Die Automatisierung des Rechnungseingangs bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten.
- Zeitersparnis: Durch die verkürzten Bearbeitungszeiten werden Rechnungen schneller verarbeitet, sodass Unternehmen rascher auf Zahlungen reagieren können.
- Kosten senken: Der Einsatz von Automatisierung verringert die Prozesskosten erheblich, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.
- Bessere Nutzung von Skontofristen: Mit automatisierten Systemen lassen sich Skontofristen besser einhalten und finanzielle Vorteile nutzen.
- Revisionssicherheit: Digitale Archivierung sorgt für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Rechnungen und ermöglicht eine schnelle Rückverfolgbarkeit.
- Mehr Transparenz und Kontrolle: Nahtlose, automatisierte Prozesse liefern jederzeit einen klaren Überblick über den Status jeder Rechnung.
- Fehlerreduktion: KI-Technologien minimieren Fehler und sorgen für eine präzise Verarbeitung der Rechnungsdaten.
- Erhöhte Flexibilität: Dank der Digitalisierung können Sie Ihre Rechnungen jederzeit und von überall aus bearbeiten.
Regelkonformität durch Automatisierung sicherstellen (GoBD)
Die Automatisierung des Rechnungseingangs trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern gewährleistet auch die Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Durch die digitale Speicherung von Rechnungen wird sichergestellt, dass alle Dokumente revisionssicher archiviert und jederzeit abrufbar sind, was insbesondere für Audits von Bedeutung ist.
Der Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und den Cashflow zu überwachen. Zudem werden Kosten für Papier und Porto gesenkt, während gleichzeitig die Flexibilität des Teams erhöht wird – ein entscheidender Vorteil in der modernen Arbeitswelt.
Automatisierter Rechnungseingang: Ein zentraler Baustein der Finanzdigitalisierung
Im Rahmen der Digitalisierung sollten Unternehmen ihre Standardprozesse zunehmend automatisieren. Ein automatisierter Rechnungseingang ist dabei ein wesentlicher Schritt, der den Weg für die digitale Transformation anderer wichtiger Prozesse wie Rechnungsprüfung und -freigabe ebnet.
Das Ziel ist, Arbeitsabläufe so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten. Dies kann erreicht werden, indem der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess digitalisiert wird und intelligente, automatisierte Workflows zum Einsatz kommen.
Eine Rechnungsmanagement-Software wie Klippa SpendControl unterstützt Sie effektiv bei der Automatisierung Ihres Rechnungseingangs und optimiert Ihren gesamten Verarbeitungsprozess.
Mit Klippa SpendControl können Sie:
- Eingangsrechnungen zentral erfassen, unabhängig von Format oder Kanal.
- Rechnungsdaten automatisch auslesen und verarbeiten – präzise und ohne manuellen Aufwand.
- Intelligente Workflows für Prüfung und Freigabe einrichten, die Ihre Prozesse beschleunigen.
- Eine revisionssichere digitale Archivierung sicherstellen, die den GoBD entspricht.
- Jederzeit und ortsunabhängig auf Finanzdaten zugreifen, um volle Transparenz zu gewährleisten.
Mit Echtzeit-Updates und umfassenden Einblicken sorgt Klippa SpendControl dafür, dass Ihre Finanzdaten stets aktuell sind. Die Software ermöglicht einen nahtlosen und hocheffizienten automatisierten Rechnungseingang, der Transparenz und Kontrolle über Ihre Prozesse sicherstellt.
Mit SpendControl profitieren Sie außerdem von folgenden Funktionen:
- Zentralisierte Verwaltung: Verwalten Sie Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform.
- Effizientes Rechnungsmanagement: Scannen, reichen Sie ein, bearbeiten und genehmigen Sie Rechnungen über das Web oder eine mobile App.
- Hohe Datenqualität: Erzielen Sie mit der OCR-Technologie von Klippa eine 99-prozentige Genauigkeit bei der Datenerfassung von Rechnungen.
- Überblick behalten: Nutzen Sie intuitive Dashboards, um die volle Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung zu behalten.
- Individuelle Workflows: Passen Sie Freigabeprozesse mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an Ihre Anforderungen an.
- Sicherheit und Compliance: Unsere ISO27001-zertifizierte und GDPR-konforme Lösung gewährleistet die Einhaltung von Steuer- und Datenschutzvorschriften.
- Internationale Zahlungen: Profitieren Sie von automatisierter Unterstützung für mehrere Währungen.
- Betrugsprävention: Schützen Sie sich vor Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und verdächtigen Vorgängen.
- Nahtlose Integration: Verbinden Sie SpendControl mit Buchhaltungs- und ERP-Software wie DATEV oder SAP.
Bereit für die Zukunft?
Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang und machen Sie Ihre Prozesse zukunftssicher. Mit Klippa SpendControl automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, reduzieren Kosten und schaffen mehr Transparenz. Starten Sie jetzt in eine effizientere Zukunft!
FAQ – Häufig gestelle Fragen
Rechnungseingang bezeichnet den Empfang und die Erfassung von Rechnungen, unabhängig vom Format (elektronisch oder physisch). Ziel ist ihre Prüfung, Verarbeitung und Integration in die Buchhaltung.
1. Eingang prüfen: Erhaltene Rechnungen erfassen, unabhängig von Format oder Kanal (E-Mail, Post, Portale).
2. Formale Prüfung: Kontrollieren, ob die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer).
3. Sachliche Prüfung: Überprüfen, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den Angaben auf der Rechnung entsprechen.
4. Betrag und Steuer prüfen: Rechenfehler ausschließen und Steuersätze verifizieren.
5. Kontierung: Rechnung den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten zuweisen.
6. Archivierung: Dokument revisionssicher speichern.
Im Büro lassen sich viele Routineaufgaben effizient automatisieren. Klassische Beispiele sind die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die automatische Datenerfassung und -archivierung sowie das E-Mail-Management mit Sortierregeln und Standardantworten. Auch die Buchhaltung profitiert von automatisierten Kontierungen und Zahlungsabwicklungen. Zusätzlich können Prozesse wie Terminplanung, Personalverwaltung oder Berichtserstellung durch Automationen deutlich optimiert werden.