Ständig nach Rechnungen suchen? Fehler bei der manuellen Dateneingabe? Das muss nicht sein! Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungen verwalten sich quasi von selbst. Kein Suchen nach Papierbelegen mehr, keine manuellen Eingaben.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie durch die vollständige Digitalisierung Ihrer Rechnungen bis zu 70 % Ihrer Arbeitszeit einsparen und gleichzeitig die Fehlerquote deutlich reduzieren können.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen automatisiert prüfen, genehmigen und bezahlen können und so einen besseren Überblick über Ihre Finanzen erhalten.
Kurzübersicht
- Rechnungsmanagement umfasst den Prozess der Erhaltung, Verarbeitung und der Bezahlung von Rechnungen.
- Der Einsatz einer Software optimiert diesen Prozess und steigert Effizienz, Transparenz und Übersichtlichkeit.
- Zeit- und Kostenersparnis sowie ortsunabhängiger Zugriff für Mitarbeitende werden durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software ermöglicht.
- Eine Software schützt vor Datenverlust und bietet Sicherheit.
- Bei der Auswahl sind intuitive Bedienung, Übersichtlichkeit und hohe Sicherheitsstandards entscheidend.
Definition Rechnungsmanagement
Rechnungsmanagement ist alles, was mit Rechnungen zu tun hat, von A bis Z. Dementsprechend der gesamte Prozess von der Erstellung und dem Versand einer Rechnung bis hin zu deren Zahlungseingang und der Archivierung. Es umfasst alle Tätigkeiten, die mit dem Erstellen, Versenden, Verwalten und Begleichen von Rechnungen verbunden sind. Und ist zudem die systematische Organisation und Kontrolle aller Rechnungsvorgänge in einem Unternehmen.
In der Regel ist in Unternehmen die Finanzabteilung für das Rechnungsmanagement verantwortlich, wobei die Buchhaltung häufig die Hauptabteilung ist, die den Eingang, die Prüfung und die Buchung von Rechnungen übernimmt.
Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet hauptsächlich die Beziehungen zu Lieferanten und ist speziell für die Begleichung von Rechnungen zuständig. Wer genau für das Rechnungsmanagement verantwortlich ist, kann jedoch je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Dies hängt von Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Komplexität der Geschäftsprozesse und der eingesetzten Software ab.
In kleineren Unternehmen übernimmt oft ein einzelner Mitarbeiter oder ein kleines Team die Aufgaben des Rechnungsmanagements zusätzlich zu anderen Tätigkeiten. In größeren Unternehmen kann das Rechnungsmanagement in verschiedene Bereiche unterteilt und von spezialisierten Teams übernommen werden.
Herausforderungen des traditionellen Rechnungsmanagements
Die konventionelle Rechnungsverwaltung ist mit einigen Herausforderungen und Hindernissen verbunden. Im Folgenden werden die wichtigsten besprochen:
Papierchaos und Verlust
Stapel von Papierrechnungen führen schnell zu einem unübersichtlichen Chaos, das die Suche nach bestimmten Dokumenten erschwert. Zudem können Rechnungen leicht verloren gehen, beschädigt werden oder einfach vergessen werden. Zusätzlich erfordert die Aufbewahrung von Papierarchiven viel Platz und kann zu hohen Lagerkosten führen.
Zeitaufwändige Prozesse
Jeder Rechnungsbetrag muss manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben werden, was fehleranfällig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt. Der gesamte Rechnungsablauf, von der Eingangsverarbeitung bis zur Zahlung, dauert oft mehrere Tage oder sogar Wochen. Durch Verzögerungen im Prozess können dadurch Zahlungen an Lieferanten verspätet erfolgen, was zu Strafzahlungen oder Lieferengpässen führen kann.
Fehleranfälligkeit
Beim manuellen Eingeben von Daten in das Buchhaltungssystem kann es leicht zu Tippfehlern oder fehlerhaften Zuordnungen kommen. Unkorrekte oder unvollständige Rechnungen können Verrechnungsprobleme verursachen und zusätzlichen Arbeitsaufwand erfordern. Die Überprüfung von Rechnungen auf Genauigkeit und Vollständigkeit ist bei einer großen Anzahl von Papierrechnungen zeitintensiv und besonders fehleranfällig.
Hohe Kosten
Das Erstellen und Versenden von Papierrechnungen bringt erhebliche Kosten mit sich. Die manuelle Verarbeitung der Rechnungen erfordert zudem einen hohen Personaleinsatz. Auch die langfristige Aufbewahrung von Papierarchiven ist kostenintensiv.
Umweltbelastung
Der erhebliche Papierverbrauch bei herkömmlichen Rechnungen stellt eine Belastung für die Umwelt dar. Zudem führt der Versand von Papierrechnungen zu CO₂-Emissionen.
Zusätzliche Probleme
Die Zusammenarbeit bei der Bearbeitung von Papierrechnungen gestaltet sich bei verteilten Teams oder verschiedenen Standorten oft schwierig. Der Rechnungsstatus ist häufig unübersichtlich und schwer nachzuvollziehen. Zudem besteht ein erhöhtes Risiko für Fälschungen oder Manipulationen von Papierrechnungen.
So funktioniert digitales Rechnungsmanagement
Das digitale Rechnungsmanagement gliedert sich in drei effiziente Schritte:
1. Digitaler Rechnungseingang und Prüfung
Rechnungen werden digital empfangen, entweder per E-Mail, über ein elektronisches Portal oder durch direkte Integration in das ERP-System. Mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden die Rechnungsdaten automatisch erfasst und ins System übertragen.
Das System überprüft anschließend automatisch, ob alle erforderlichen Informationen vorliegen und ob die Rechnungsdaten plausibel sind. Im Rahmen eines workflow-basierten Genehmigungsprozesses wird die Rechnung dann zur Prüfung automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet.
2. Freigabe und Zahlung
Der zuständige Mitarbeiter prüft die Rechnung und gibt sie zur Zahlung frei. Die freigegebenen Rechnungen werden automatisch in das ERP-System übermittelt. Die Zahlung wird elektronisch initiiert, entweder per Überweisung oder durch Integration in ein Zahlungsdienstleister-System.
3. Export, Buchung und Archivierung
Alle Rechnungsdaten können automatisch an Drittsysteme wie das Rechnungsmanagement mit DATEV oder andere Buchhaltungssoftware exportiert werden, um die Buchung zu ermöglichen. Die Buchung erfolgt auf Grundlage der erfassten Daten automatisch. Die vollständig verarbeitete Rechnung wird anschließend in einem digitalen Archiv sicher und revisionssicher abgelegt.
Die E-Rechnung kommt! Perfekt vorbereitet sein für die Zukunft des Rechnungswesens
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft, was grundlegende Veränderungen im Rechnungswesen für alle B2B-Unternehmen mit sich bringt. Falls Sie sich jetzt fragen: “Was brauche ich eigentlich, um E-Rechnungen zu empfangen?” oder “Welche Voraussetzungen gibt es für den Empfang von E-Rechnungen?”, dann sind Sie hier genau richtig:
Künftig gilt eine E-Rechnung nicht mehr als einfache elektronische Rechnung, wie etwa ein PDF per E-Mail. Stattdessen muss sie gemäß den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und empfangen werden. PDFs oder Papierrechnungen sind dann nicht mehr ausreichend.
Es wird also langfristig nur noch E-Rechnungen und „sonstige Rechnungen“ geben – letztere umfassen Formate, die den E-Rechnungsanforderungen nicht entsprechen, wie z. B. PDFs oder Papierrechnungen.
Die Lösung: Rechnungsmanagement-Software
Die Automatisierung von Prozessen führt zu einer Reduzierung manueller Tätigkeiten und verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich. Das automatische Erfassen und Überprüfen von Rechnungsdaten minimiert das Risiko von Eingabefehlern und sorgt für eine höhere Datenintegrität. Der Status jeder Rechnung ist jederzeit einsehbar, was für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt.
Dank der Reduzierung des Papierverbrauchs, weniger manuellen Arbeitsschritten und der gesteigerten Effizienz werden betriebliche Kosten spürbar gesenkt. Die digitale Archivierung stellt sicher, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden und erleichtert den Zugriff auf vergangene Dokumente.
Darüber hinaus ist das System flexibel und skalierbar, sodass es problemlos an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden kann. Der drastisch reduzierte Papierverbrauch trägt zusätzlich zu einem umweltfreundlicheren und nachhaltigeren Arbeitsprozess bei.
Auswahl einer Rechnungsmanagement-Software: Worauf sollten Sie achten?
Aspekte, die bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements zu berücksichtigen sind. Es gibt zahlreiche Lösungen am Markt. Die Wahl der richtigen Software hängt von der Unternehmensgröße, den individuellen Anforderungen und dem vorhandenen IT-Umfeld ab.
- Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung: Die Software sollte eine benutzerfreundliche Handhabung bieten, sodass keine zusätzlichen Schulungen für Mitarbeitende erforderlich sind. Eine schnelle und nahtlose Integration in den Arbeitsalltag ist ebenso wichtig wie eine klare Struktur, ein ansprechendes Design und personalisierte Onboarding-Prozesse, die den Einstieg erleichtern.
- Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Es wird erwartet, dass die Software lokale Regulierungen und Sicherheitsstandards, einschließlich der GoBD-Konformität, erfüllt, um höchste Sicherheitsanforderungen zu gewährleisten.
- Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten: Die Software sollte die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) nutzen, um alle relevanten Rechnungsdaten wie Beträge und Referenzen automatisch zu erkennen und zu erfassen, sodass manuelle Eingaben überflüssig werden.
- Übersichtliche und effiziente Freigabeprozesse: Automatisierte Rechnungsworkflows sollten in der Software implementiert sein, um einen reibungslosen Freigabeprozess zu ermöglichen und Transparenz sowie klare Zuständigkeiten zu schaffen.
- Kundenrezensionen: Die Berücksichtigung von Feedback von bestehenden Nutzern, einschließlich Bewertungen und Erfahrungsberichten, sollte in der Software vorgesehen sein, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
- Skalierbarkeit: Es wird erwartet, dass die Software problemlos mit dem Wachstum des Unternehmens mithält und an die sich verändernden Bedürfnisse angepasst werden kann.
Effiziente Rechnungsmanagement-Softwares im Vergleich
Die Zukunft des Rechnungswesens ist digital! Sagen Sie Papierrechnungen Lebewohl und begrüßen Sie ein effizientes, automatisiertes Rechnungsmanagement. Hier sind die wichtigsten Softwares für Rechnungsmanagement im Vergleich:
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl ist eine umfassende Softwarelösung für das Ausgabenmanagement in Ihrem Finanzbereich. Dank modernster OCR-Technologie werden relevante Daten aus Rechnungen und Belegen automatisch erfasst und ausgefüllt.
Darüber hinaus lassen sich intelligente Rechnungsworkflows erstellen, die geprüfte Rechnungen automatisch an die verantwortliche Person weiterleiten. Alle digitalisierten Rechnungen und Belege werden gemäß GoBD-Vorgaben rechtssicher verarbeitet und revisionssicher archiviert.
Die Klippa-Softwarelösung lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, egal ob ERP-Systeme, Buchhaltungsprogramme wie DATEV oder andere Finanzsoftware. So können nicht nur digitale Rechnungsfreigaben, sondern auch Bezahlvorgänge, Buchungen und der Export von Rechnungen, etwa in DATEV Unternehmen online, problemlos durchgeführt werden.
2. DATEV Unternehmen Online
DATEV Unternehmen Online ist besonders auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Sie bietet umfassende Funktionen für die Buchhaltung, Steuerverwaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Die Integration mit DATEV-Systemen macht es einfach, Daten sicher und effizient zu verwalten.
3. sevDesk
Dieses Tool bietet umfassende Funktionen für die Buchhaltung und Rechnungsstellung. Es umfasst Zeiterfassung, Projektverwaltung und eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es kleinen und mittelständischen Unternehmen erleichtert, ihre Finanzen im Blick zu behalten. Integration mit Steuerberatern ist ebenfalls möglich.
4. Lexoffice
Lexoffice ist ideal für die Verwaltung von Belegen und bietet eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche. Sie Software ermöglicht es, Rechnungen zu schreiben, Belege zu scannen und deine Finanzen zu verwalten, ohne dass die Benutzer Buchhaltungsexperten sein müssen. Besonders nützlich für Selbstständige und kleine Unternehmen.
5. Sage 50cloud
Diese Lösung kombiniert die Vorteile der Cloud mit der Leistungsfähigkeit eines Desktop-Accounting-Programms. Es ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die Flexibilität und Zugänglichkeit benötigen. Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung, Zahlungsabgleiche und Finanzberichte lassen sich effizient verwalten.
6. Agicap
Agicap ist ein Rechnungstool und bietet detaillierte Finanzplanung und -analyse. Ideal für Unternehmen, die ein umfassendes Finanzmanagement benötigen, ermöglicht es die Überwachung von Cashflow, Budgets und Finanzprognosen in Echtzeit. Diese Software ist besonders nützlich für CFOs und Finanzteams.
7. FastBill
FastBill ist perfekt für E-Commerce-Unternehmen und die Abrechnung von Projekten. Es bietet Funktionen wie automatisierte Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Finanzübersichten. Mit der Möglichkeit, Zahlungsabgleiche durchzuführen und Online-Zahlungen zu akzeptieren, ist es eine starke Lösung für wachsende Unternehmen.
Fazit
Klippas Rechnungsmanagement-Software bietet Unternehmen eine zuverlässige und skalierbare Lösung zur Optimierung ihres Ausgabenmanagements. Die Software überzeugt durch ihre erstklassige OCR-Technologie, hohe Sicherheitsstandards zum Datenschutz sowie die GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen. Unternehmen, die ihre Effizienz und Produktivität steigern wollen, treffen mit Klippa eine ausgezeichnete Wahl.
Sind Sie bereit, Ihre Ausgabenverwaltung zu optimieren? Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder wenden Sie sich an unsere Experten für weitere Informationen. Nutzen Sie Ihre Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und werden Sie digital!
FAQ
Das Rechnungsmanagement umfasst alle Prozesse zur Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Verfolgung von Rechnungen in einem Unternehmen.
Rechnungsverwaltung ist ein Teil des Rechnungsmanagements und bezieht sich speziell auf die organisatorische Handhabung und Bearbeitung von Rechnungen.
Eine effiziente Rechnungsverwaltung sorgt für pünktliche Zahlungen, reduziert Fehler und verbessert den Cashflow. Sie minimiert administrative Aufgaben und erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften.
Rechnungsmanagement-Software automatisiert die Prozesse der Rechnungserstellung, -verfolgung und -bearbeitung, spart Zeit und Kosten und erhöht die Genauigkeit. Sie ermöglicht eine bessere Übersicht und Kontrolle über Finanztransaktionen.
Achte auf Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen, Sicherheitsfunktionen, Kundensupport und Preis-Leistungs-Verhältnis.