Für viele sind Geschäftsreisen in ihrem beruflichen Alltag unvermeidbar. 90,6 % der Geschäftsreisemanager sind sogar der Meinung, dass Geschäftsreisen für das Unternehmenswachstum entscheidend sind.
Obwohl eine Geschäftsreise auch oft als etwas Positives wahrgenommen wird, kann sie auch viele Herausforderungen mit sich bringen.
Neben den ganzen organisatorischen Dingen, müssen Sie während der Reise alle Reisekosten dokumentieren, Quittungen aufbewahren und möglichst nichts verlieren, das beweisen kann, dass Sie für das Geschäftsessen bezahlt haben. Kennen Sie das?
Mit diesem Stress ist jetzt Schluss, da wir Ihnen in diesem Blog zwei Reisekostenabrechnungs Vorlagen bereitstellen und zu dem eine Alternativlösung, die digitale Reisekostenabrechnung, näher erläutern.
Reisekostenabrechnung Vorlage 2024
Während einer Dienst- oder Geschäftsreise entstehen meistens Kosten, für die eine Reisekostenabrechnung Vorlage benötigt wird. Oftmals entstehen Kosten für die Verpflegung, Übernachtungen, Fahrten oder Reisenebenkosten.
Eine Reisekostenabrechnung wird in der Regel von Angestellten ausgefüllt und die Kosten dann vom Arbeitgeber erstattet. Sind Sie Freiberufler oder selbständig? Dann können Sie die anfallenden Kosten von der Steuer absetzen und dem Auftraggeber in Rechnung stellen.
Um einen klaren Überblick zu schaffen, wollen wir die Fragen beantworten, was eine Reisekostenabrechnung ist, und wieso Sie überhaupt eine Reisekostenabrechnung erstellen sollten.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung, nicht zu Verwechseln mit der Spesenabrechnung, verschafft einen Überblick über alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienst- oder Geschäftsreise entstanden sind.
Diese Kosten müssen außerhalb des üblichen Arbeitsorts entstanden sein. Außerdem ist es wichtig, dass die entsprechenden Belege und Quittungen vorhanden und der Reisekostenabrechnung beigefügte sind.
Nachdem nun klar ist, was eine Reisekostenabrechnung ist, gehen wir zu der Frage, wer eine Reisekostenabrechnung erstellen darf, über.
Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie überhaupt eine Reisekostenabrechnung erstellen dürfen? Im Prinzip darf jeder für seine Geschäftsreise eine Reisekostenabrechnung geltend machen.
Es macht keinen Unterschied, ob Sie angestellt, freiberuflich oder selbständig sind. Wichtig ist nur, dass Sie alle Reisekosten mit Quittungen und Belegen nachweisen können. Besprechen Sie dies vor der Geschäftsreise mit Ihrem Arbeitgeber, sodass der Rahmen der Reisekostenabrechnung Ihnen bekannt ist.
Aber warum sollten Sie überhaupt eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Warum sollten Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Sie sollten eine Reisekostenabrechnung erstellen, damit Sie ihre Reisekosten lohnsteuerfrei angeben können. Außerdem, können dann auch Arbeitgeber die Reisekosten steuerlich absetzen.
Hierfür ist es nötig, dass Sie vor dem Finanzamt nachweisen können, dass es sich tatsächlich um eine Geschäftsreise handelt. Dieser Nachweis ist die Reisekostenabrechnung, in der Sie die bei der Geschäftsreise angefallenen Kosten, auflisten.
Hierfür ist es unbedingt nötig, Belege aufzubewahren und der Reisekostenabrechnung beizufügen.
Was kann als Reisekosten abgerechnet werden?
Als Nächstes sollten wir besprechen, was Sie als Reisekosten abrechnen können, damit Sie die Reisekostenabrechnung Vorlage richtig einfüllen können. Dafür haben wir folgende Übersicht erstellt:
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Fahrtenkosten
- Reisenebenkosten
Die nachfolgende Tabelle beschreibt die einzelnen Reisekosten genauer und erklärt, was als Reisekosten berechnet werden darf.
Verpflegungspauschale
Auf einen Punkt möchten wir noch etwas genauer eingehen, die Verpflegungspauschale. Wie hoch die Verpflegungspauschale ist, hängt von der Länge der Dienstreise ab.
Bei einer Dienstreise von 8 Stunden oder mehr tritt eine andere Pauschale in Kraft, als bei einer Geschäftsreise ab 24 Stunden oder mehreren Tagen. Zu dem, hängt es auch davon ab, in welches Land Sie reisen, da Essens- und Getränkepreise von Land zu Land unterschiedlich sind.
Vergewissern Sie sich vor der Reise, dass Sie alle notwendigen Informationen zusammen haben.
Wichtig ist aber auch zu wissen, was Sie nicht bei der Reisekostenabrechnung angeben dürfen.
Was können Sie nicht angeben?
Bei der Reisekostenabrechnung sollten Sie nur notwendige Kosten angeben. So sind beispielsweise Kosten, die in Form von Bußgeldern auf Sie zukommen, nicht absetzbar. Denken Sie hier z. B. an Schwarzfahren, Blitzer oder Falschparken.
Auch Massagen, die Minibar im Hotel oder PayTV haben auf der Reiseabrechnung Vorlage keinen Platz. Sollten Sie mit Übergepäck, das nicht für geschäftliche Zwecke notwendig ist, reisen, können Sie hierfür ebenfalls keine Rückzahlung erwarten.
Denken Sie auch daran, dass Trinkgelder nicht auf der Bewirtungsquittung angegeben werden. Wenn Sie aber auch dieses in der Reisekostenabrechnung Vorlage angeben möchten, sollten Sie daran denken, einen extra Beleg dafür anzufordern.
Dies bringt uns zu unserem nächsten Punkt, in dem wir eine kurze Übersicht über die Pflichtangaben der Reisekostenabrechnung geben.
Pflichtangaben bei einer Reisekostenabrechnung
Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung Vorlage ausfüllen, sollten Sie an folgende Pflichtangaben denken:
- Name der Person, die auf Geschäftsreise war
- Dauer der Dienstreise
- Reisedaten mit genauer Angabe der Uhrzeit von Beginn bis Ende
- Das Reiseziel (Stadt & Land)
- Zweck bzw. Anlass der Geschäftsreise
- Datum der Abrechnung
- Unterschrift des Reisenden
Wie bereits erwähnt, ist es außerdem Pflicht, alle Belege mit einzureichen, damit das Finanzamt die Reisekostenabrechnung anerkennt.
Vorlage: Reisekostenabrechnung in Word
Um eine Reisekostenabrechnung richtig einzureichen, kann es hilfreich sein, eine Vorlage zu haben. Deswegen wollen wir Ihnen hier eine Reisekostenabrechnung Vorlage als Word Version bereitstellen.
Hier finden Sie die wie vorher besprochenen Pflichteingabefelder, die Sie ausfüllen sollten. Ansonsten kann die Bearbeitung der Reisekosten nicht ordnungsgemäß erfolgen.
Die mittleren Spalten bieten Platz, um erworbene Produkte oder Service hinzuzufügen. Daneben können Sie das Kaufdatum, eine Beschreibung der Kosten, einen Betrag ohne MwSt. und mit MwSt. notieren.
Schlussendlich bietet die Vorlage Platz für Gesamtbeträge und die Unterschrift des Arbeitgebers.
Laden Sie Ihre kostenlose Reisekostenabrechnung Vorlage hier herunter.
Vorlage: Reisekostenabrechnung in Excel
Eine Alternative zu der Word Vorlage, ist die Reisekostenabrechnung Vorlage Excel. So wie die Word Vorlage, hat auch die Excel Vorlage einige Pflichtfelder.
Zunächst einmal, sollten Sie oben Ihren Namen, Kontonummer, Abrechnungsdatum und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Im folgenden Teil, haben Sie Platz für die Beschreibung der Reisekosten, den Betrag ohne MwSt. und den Betrag mit MwSt.
Außerdem können Sie angeben, ob Sie einen Rechnungsbeleg mit beifügen oder nicht. Im unteren Feld, haben Sie die Möglichkeit Kilometergeld zu beanspruchen und die zugehörige Kilometerpauschale anzugeben.
Die letzten Spalten dienen der Unterschrift des Arbeitgebers. Laden Sie Ihre Reisekostenabrechnung Vorlage hier herunter:
Nachteile der manuellen Reisekostenabrechnung
Leider ist das Verwenden einer Reisekostenabrechnung Vorlage in Word oder Excel auch mit einigen Nachteile verbunden.
- Schwierige Formatierung → Seit einigen Jahre, bevorzugen Unternehmen Programme, die auf der Cloud laufen. Dies kann allerdings dazu führen, dass verschiedene Variationen von Excel oder Word verwendet werden, was wiederum zu Schwierigkeiten bei der Formatierung führen kann.
- Keine Echtzeit-Updates → Änderungen, die in der Reisekostenabrechnung Vorlage vorgenommen wurden, sind nur zu sehen, wenn eine Person die aktuelle Version des Dokuments herunterlädt.
- Ineffizient und langwierig → Mitarbeiter müssen lange auf ihre Kompensation warten.
- Schwierig, Dokumente zu teilen → Wenn Sie Excel benutzen, müssen Quittungen und Belegen separat mitgeschickt oder schwierig in ein Word Dokument eingefügt werden. Das bedeutet, dass wichtige Anhänge verloren gehen können.
- Lange Durchlaufzeiten → Die manuelle Reisekostenabrechnung ist langsam und ermöglicht keine automatische Berechnung der Reisekosten.
- Hohe Fehlerquote → Die hohe Fehlerquote ist einer der schwerwiegendsten Nachteile. Oft werden Daten falsch in die Reisekostenabrechnung Vorlage eingegeben, oder Quittungen vergessen.
- Schwierigkeiten beim Finanzamt → Wenn die Reisekostenabrechnung Vorlage falsch ausgefüllt wurde, werden Reisekosten möglicherweise nicht erstattet.
Reisekostenabrechnungsrichtlinien
Jedes Unternehmen sollte die Reisekostenabrechnungsrichtlinien von vornherein festlegen. Diese sollten an das Unternehmen angepasst sein, aber auch mit allgemein bekannten Richtlinien übereinstimmen.
Somit ist beispielsweise festgelegt, welche Kosten erstattet werden und welche Ausgaben nicht erstattungsfähig sind. Außerdem, sollten die Reisekostenabrechnungsrichtlinien den Prozess der Rückerstattung erläutern und bestimmen.
Gesetzlich festgelegt, sind zu diesem Zeitpunkt nur die Höhe der Verpflegungspauschale und wann diese greift. Das Bundesfinanzministerium hat dies in einem Dokument mit Übersichtstabelle festgelegt.
Digitale Reisekostenabrechnung
Sind Sie mittlerweile vollkommen genervt von der manuellen Eingabe der Reisekostenabrechnung Vorlage? Wir haben eine gute Nachricht!
Anstelle die Reisekostenabrechnung Vorlage manuell einzufüllen, können Sie einfach eine der zahlreichen digitalen Lösungen wählen. Einige dieser Lösungen können sogar direkt mit Ihrem Buchhaltungssystem integriert werden, andere mit HR-Systemen.
Die meisten Lösungen haben die Möglichkeit, Ausgaben in Standardformate wie .csv oder .xml zu exportieren. Dies können Sie dann in Ihr Finanzsystem importieren.
Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung
Natürlich hat die manuelle Eingabe der Reisekosten in eine Excel oder Word Vorlage ihre Vorteile. Mitarbeiter sind mit den Programmen vertraut, Excel bietet einfaches Addieren und Multiplizieren von Beträgen und Kosten sind generell eher niedrig.
Dennoch bietet die digitale Reisekostenabrechnung ein Vielfaches an Vorteilen, die mit einer manuellen Lösung nicht erreicht werden können. Wir haben einige dieser Vorteile im Folgenden aufgelistet:
- Zeit sparen → Mit der digitalen Reisekostenabrechnung sparen Sie viel Zeit, da das Einreichen von Reisekostenabrechnungen durch die benutzerfreundliche Spesenmanagement-Software schnell und einfach wird. Sie laden einfach ein Foto der Quittung hoch und den Rest erledigt die OCR Software.
- Duplikate werden automatisch erkannt → Einige digitale Reisekostenabrechnung Lösungen, so wie SpendControl, können automatisch erkennen, wenn eine Rechnung mehrmals eingereicht wurde. So kann Betrug schnell und einfach aufgedeckt werden.
- Vereinfachter Workflow → Die digitale Reisekostenabrechnung bietet ein einfaches Einrichten des Workflows, in dem Sie entscheiden, welche Anträge zu welchen Managern geschickt wird. Dies bringt mehr Struktur in Ihren Arbeitsablauf.
- Bessere Übersicht → Sie können jederzeit sehen, wer bereits Rückerstattungen genehmigt hat und wer im Workflow dran ist.
- Zufriedene Mitarbeiter → Der Prozess der Rückerstattung wird durch die digitale Reisekostenabrechnung viel schneller. Außerdem, müssen Mitarbeiter keine ausgedruckte Reisekostenabrechnung Vorlage mehr ausfüllen, was Zeit und Nerven spart.
- Weniger Fehler → Das manuelle Einfüllen einer Reisekostenabrechnung Vorlage führt oft zu Fehlern, wie falsche Angaben, oder vergessene Quittungen. Dies kann wiederum zu Problemen beim Finanzamt führen. Mit einer digitalen Reisekostenabrechnung Lösung brauchen Sie sich darüber keine Gedanken mehr zu machen. OCR ist in der Lage, Daten korrekt und ohne Fehler auszulesen.
- Einfache Integration → Eine digitale Lösung lässt sich einfach und schnell in Ihr Buchhaltungssystem integrieren. So werden genehmigte Rückerstattungsanträge direkt weitergeleitet.
- Daten in Echtzeit → Die meisten digitalen Lösung sind cloud-basiert. Das heißt, dass Mitarbeiter überall Zugriff auf aktuelle Daten haben.
Nachdem wir nun einige Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung besprochen haben, sollten wir Klarheit darüber verschaffen, ob Sie über die Reisekostenabrechnung Steuern zahlen müssen.
Reisekostenabrechnung 2024: Muss ich Steuern zahlen?
Die auf Reisen entstandenen Kosten müssen Mitarbeiter erst einmal selber bezahlen. Im Nachhinein wird Mitarbeitern, dank der Reisekostenabrechnung, das Geld wieder zurückgezahlt.
Sie fragen sich, ob Sie über dieses extra Einkommen dann auch noch Steuern zahlen müssen? Die Antwort ist nein. Wenn alle originalen Quittungen und Belege vorhanden sind, werden die Reisekosten als “steuerfreie Einnahmen” beglichen.
Leider werden Sie auf Ihrer Geschäftsreise auch Fälle haben, in denen Sie keine Belege erhalten. Für diesen Fall können Sie einen Eigenbeleg erstellen.
Da ein Eigenbeleg aber keine Mehrwertsteuer nachweist, ist eine Steuerminderung nicht möglich. Achten Sie deswegen darauf, möglichst steuerlich konforme Belege zu verlangen.
Reisekostenabrechnung beim Finanzamt einreichen
Sollten Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit einer digitalen Lösung einreichen wollen, sollten Sie daran denken, die digitale Archivierung beim Finanzamt zu beantragen.
Hierzu sollten Sie Ihr zuständiges Finanzamt kontaktieren und um die elektronische Archivierung von Originalbelegen bitten.
Nachdem wir nun alle relevanten Fragen über die Reisekostenabrechnung abgedeckt haben, möchten wir Ihnen eine Lösung zur digitalen Reisekostenabrechnung vorstellen.
Klippa Lösung für die Reisekostenabrechnung
Obwohl die Reisekostenabrechnung seit Jahren manuell erfolgt, ist sie fehleranfällig und nicht die ideale Lösung für zukunftsorientierte Unternehmen. Das Gute ist, dass Sie den Prozess jetzt mit den auf dem Markt verfügbaren Lösungen automatisieren können.
Klippa zum Beispiel bietet eine dieser Reisekostenabrechnung Lösung an, die Ihre Buchhaltung digitalisiert und automatisiert.
Sie sparen nicht nur Zeit und machen weniger Fehler, sondern haben auch die Möglichkeit, Duplikate automatisch zu erkennen, Ihren Workflow zu vereinfachen und Daten in Echtzeit einzusehen.
Lösungen, so wie SpendControl, ersetzen das manuelle Ausfüllen der Reisekostenabrechnung Vorlage und beschleunigen den Prozess der Rückzahlung. Mitarbeiter sind glücklicher und Prozesse optimiert.
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