Das Versenden eines RFP (Request for Proposal) sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Denn dies ist ein entscheidender Schritt in dem komplexen Prozess, sich für einen IDP-Anbieter zu entscheiden.
Laut dem Loopio RFP Report 2021 antworten Unternehmen auf 65 % der eingegangenen RFPs. Um zu diesen 65 % zu gehören und von einem Anbieter Informationen zu erhalten, die tatsächlich hilfreich sind, müssen Sie die richtigen Fragen stellen.
Aber was sind die richtigen Fragen? Verschwenden Sie nicht noch mehr Zeit mit der Recherche. In diesem Blog verraten wir Ihnen, welche Informationen Sie sammeln sollten, welche Fragen Sie stellen können und stellen Ihnen eine RFP-Vorlage zur Verfügung, die Sie sofort verwenden können!
Was ist ein Request for Proposal?
Ein Request for Proposal ist das erste Dokument, das Sie verfassen, bevor Sie es an eine Handvoll Softwareentwicklungsunternehmen schicken. Höchstwahrscheinlich haben Sie diese in die engere Wahl gezogen, da sie möglicherweise eine geeignete Lösung anbieten. In einem RFP werden in der Regel der Kontext des Projekts, die Anforderungen, die die Lösung erfüllen soll, der Projektzeitplan und Preismodelle beschrieben.
Im Allgemeinen ist ein RFP wie eine Stellenanzeige: Es kündigt das Projekt an und öffnet die Tür für qualifizierte Unternehmen, die den Job erledigen können.
Sobald Sie Ihr RFP an Anbieter geschickt haben, werden diese das Dokument ausfüllen und Ihre Fragen beantworten. Dies dauert in der Regel einige Tage, da ein Request for Proposal ein detailliertes und umfangreiches Dokument ist.
Wenn Sie Ihre Antworten erhalten, sollten Sie in der Lage sein, die Anbieter zu vergleichen und zu entscheiden, mit welchem Anbieter Sie Gespräche und Verhandlungen führen wollen.
Was ist das Ziel eines RFP?
Das Hauptziel des RFP ist es, herauszufinden, welche Anbieter in der Lage sind, die Service-, Support- und technischen Anforderungen für Ihr Projekt zu erfüllen. Daher sollte das Ergebnis des Request for Proposal nicht aus viel Text bestehen, sondern aus präzisen Informationen, die vergleichbar sind.
Auf diese Weise werden die Antworten der Anbieter messbar. Die Auswahl der richtigen Lösungen für Intelligent Document Processing ist eine Herausforderung, also machen Sie es sich so einfach wie möglich.
Die Frage ist jedoch, warum Sie sich die Mühe machen sollten, ein so komplexes und umfangreiches Dokument zu erstellen? Was sind die Vorteile eines Request for Proposal? Das wollen wir als Nächstes herausfinden.
Was sind die Vorteile eines RFP?
Ein RFP zu verfassen und es einer Reihe von Anbietern zu schicken, bevor man sich auf eine Lösung festlegt, hat seine Vorteile. Für die meisten großen Unternehmen ist dies wahrscheinlich nichts Neues. Aber gerade für kleine und mittlere Unternehmen (ja, auch Sie dürfen ein RFP schreiben) ist dieser Abschnitt wichtig.
Die Vorteile eines RFP sind:
- Erstellung einer kurzen Liste potenzieller Anbieter, die eine passende Lösung anbieten
- Ausführliche Informationen über einen Anbieter
- Oft ist ein Request for Information und Request for Quotation bereits enthalten
- Sie erhalten einen Überblick über die Preisstruktur
- RFPs helfen, Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln
- RFPs bieten Verbindlichkeit und Transparenz
- Einfacher Vergleich zwischen Anbietern
Erstellung einer kurzen Liste potenzieller Anbieter, die eine passende Lösung anbieten
Anhand der Antworten auf das Request for Proposal können Sie sich einen guten Überblick über die verschiedenen Anbieter verschaffen. Höchstwahrscheinlich haben Sie ein RFP an eine Reihe von Anbietern geschickt, um eine Lösung zu finden, die Ihr Problem am besten löst.
Sobald Sie die ausgefüllten RFPs erhalten haben, können Sie eine Auswahlliste der Anbieter erstellen, die eine passende Lösung anbieten. In der Regel sind das maximal zwei oder drei Softwareunternehmen. Die Beschränkung der Liste ist notwendig, da es aus zeitlichen Gründen nur möglich ist, mit einer kleinen Anzahl von Anbietern in Gespräche und Verhandlungen zu treten.
Ausführliche Informationen über einen Anbieter
Um zu entscheiden, welcher Anbieter die beste Lösung für Sie bietet, müssen Sie den Anbieter so genau wie möglich kennenlernen. Informationen auf der Website sind nicht ausreichend. Ein Request for Proposal ermöglicht es Ihnen, genau die Fragen zu stellen, auf die Sie eine Antwort haben möchten.
Das RFP sollte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein und den Anbieter auffordern, seine Lösung so detailliert wie möglich zu beschreiben, um zu beweisen, dass seine Software die Lösung ist, die Sie brauchen. Nur ausführliche Informationen über einen Anbieter ermöglichen es Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Oft ist ein Request for Information und Request for Quotation bereits enthalten
Theoretisch sind RFI und RFQ separate Dokumente, die unabhängig von einem RFP verschickt werden. Wenn ein RFP eingereicht wird, enthält das Dokument in der Regel bereits einen Abschnitt, der die Fragen und Kernpunkte eines RFI oder RFQ abdeckt.
Wenn Sie nur ein RFI oder RFQ benötigen, können Sie Teile unserer Vorlage verwenden, die als diese beiden unabhängigen Dokumente dienen.
Sie erhalten einen Überblick über die Preisstruktur
Wie bereits erwähnt, umfasst ein RFP häufig auch ein Request for Quotation. In dem RFQ wird die Preisstruktur erörtert. So erhalten Sie einen Überblick über die Kosten, die mit der Implementierung einer bestimmten Lösung verbunden sind.
Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob die angebotene Lösung in Ihr Budget passt und dient Ihnen als Verhandlungsgrundlage.
RFPs helfen, Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln
Ein Request for Proposal gibt nicht nur einem Anbieter die Möglichkeit, seine Lösung zu präsentieren, sondern auch Ihnen die Möglichkeit, Ihre Unternehmensanforderungen darzulegen. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie die RFP-Vorlage an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Indem Sie Ihre Unternehmensanforderungen beschreiben, kann der Anbieter auch viel leichter beurteilen, wie er Ihnen am besten helfen kann. Ganz gleich, ob es sich um eine benutzerdefinierte oder eine sofort einsatzbereite Lösung handelt.
RFPs bieten Verbindlichkeit und Transparenz
Einmal schwarz auf weiß geschrieben, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen. Sie haben eine Diskussionsgrundlage, weil Vorschläge, Lösungen und Fakten aufgeschrieben sind.
Dies schafft Transparenz über das Angebot des Anbieters, Ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen. Wenn in dem Request for Proposal etwas versprochen wurde, können Sie den Anbieter dafür zur Rechenschaft ziehen. Dies ist nur möglich, weil RFPs schriftlich festgehalten werden und nicht nur mündliche Vereinbarungen sind.
Einfacher Vergleich zwischen Anbietern
Das Ziel jedes RFP ist es, einen einfachen Vergleich zwischen verschiedenen Anbietern zu ermöglichen. Wenn ein Request for Proposal richtig geschrieben ist, können Sie Anbieter leicht vergleichen. Das ist wichtig, wenn Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden wollen, und spart Ihnen viel Zeit im Auswahlprozess.
Im Idealfall verfügen Sie über ein System, mit dem Sie verschiedene Lösungen einfach bewerten können, so dass die Entscheidung schnell und unkompliziert getroffen werden kann.
Nachdem wir nun über die Vorteile eines Request for Proposal gesprochen haben, wollen wir darüber sprechen, wie Sie ein RFP schreiben, das Ihnen praktische Antworten liefert.
Wie schreibt man eine RFP?
In den folgenden Abschnitten werden wir näher auf die verschiedenen Bestandteile eingehen, die ein RFP enthalten kann. Im Allgemeinen können Sie die folgenden Hauptpunkte in ein Request for Proposal einbauen:
- Exekutive Summary
- Hinweis zur Vertraulichkeit
- Einleitung
- Anforderungen
- Informationen über den Anbieter
- Fragen zum Anbieter
- Offene Fragen
- Preismodell
Diese Eckpunkte sind als Orientierungshilfe zu verstehen, nicht als Muss. Sie können je nach Ihren Anforderungen Komponenten hinzufügen oder weglassen. Achten Sie darauf, dass Sie die Fragen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und nur das übernehmen, was für Ihr Unternehmen relevant ist.
Nachdem Sie das festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen, eine Excel-Tabelle zu erstellen, die den Vergleich der Anbieter durch die Einführung eines numerischen Systems erleichtert. Sie können unsere Vorlage weiter unten finden oder Ihr eigenes RFP von Grund auf neu erstellen.
Lassen Sie uns nun näher auf die RFP-Vorlage eingehen.
Kostenlose RFP Vorlage in Deutsch
Im Folgenden werden wir die verschiedenen Bestandteile des RFP kurz beschreiben. Weiter unten können Sie dann die kostenlose Vorlage herunterladen. Noch einmal: Alle unten aufgeführten Fragen und Anmerkungen sind nur Vorschläge und sollten an Ihr Unternehmen angepasst werden.
Executive Summary
Wie die meisten umfangreichen Berichte sollte auch eine RFP ein Executive Summary enthalten. Das Dokument ist einfach zu ausführlich, und wenn Sie es den Entscheidungsträgern vorlegen, wollen Sie, dass sie sich schnell einen Überblick verschaffen können.
In dem Executive Summary wird erklärt, wer der Anbieter ist und welche Lösung zur Erfüllung der Unternehmensanforderungen angeboten wird.
Hinweis zur Vertraulichkeit
Nun, dieser Teil ist Ihnen überlassen, aber normalerweise ist eine RFP ein vertrauliches Dokument. Sie möchten nicht, dass Anbieter Ihr RFP, in dem Sie Ihre Lösungspräferenzen und -anforderungen angeben, an Dritte weitergeben. Oft geben Sie damit einen Teil Ihrer Geschäftsstrategie preis, sensible Daten und Informationen, die nicht weitergegeben werden sollten.
Außerdem möchten Sie in manchen Fällen nicht offenlegen, mit welchen potenziellen Anbietern Sie zusammenarbeiten möchten. Daher ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Request for Proposal einen Hinweis auf Vertraulichkeit einfügen.
Einleitung
Die Einleitung kann aus verschiedenen Teilen bestehen. Hier haben wir zwischen dem Projektkontext und dem Projektzeitplan unterschieden.
Projektkontext
Der Teil „Projektkontext“ wird von Ihnen geschrieben. Damit der Anbieter verstehen kann, warum Sie sich an ihn wenden, ist der Kontext des Projekts notwendig. Nur mit diesen Informationen kann der Anbieter feststellen, ob er eine passende Lösung anbieten kann oder nicht.
Ein Teil dieses Abschnitts könnte sein, wie Ihr eigenes Produkt oder Ihre Dienstleistung funktioniert und welche Infrastruktur Sie derzeit nutzen.
Projektzeitplan
Das Hinzufügen des Projektzeitplans schafft Klarheit und ein besseres Verständnis der Erwartungen. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Prozess und die erwarteten Fristen zu erwähnen.
Dazu gehören die Daten des Verhandlungsgesprächs, wann das ausgefüllte RFP erwartet wird und der Tag der endgültigen Entscheidung. Transparente Kommunikation ist hier der Schlüssel. Vielleicht müssen Sie einige Fristen an den Zeitplan des Anbieters anpassen, aber der Anbieter sollte dies früh genug mitteilen.
Anforderungen
Im nächsten Teil des RFP geht es um die Anforderungen an die Lösung. Hier können Sie z. B. angeben, welche Genauigkeitsrate Sie erwarten, wie schnell die Extraktionszeit sein soll, welche Sprachen unterstützt werden sollen und vieles mehr.
Wichtig ist auch, dass Sie Ihre rechtlichen Anforderungen angeben, da diese mit den rechtlichen Anforderungen Ihrer Branche und Ihres Landes übereinstimmen müssen. Machen Sie genaue Angaben zu den Infrastrukturanforderungen, da diese weitgehend bestimmen, wie die Software des Anbieters in Ihr bestehendes System integriert werden kann.
Informationen über den Anbieter
Normalerweise lassen Sie zu Beginn des RFP Platz für die Anbieterinformationen. Denken Sie an Informationen wie Firmenname, Adresse, Ansprechpartner, MwSt.-Nummer usw.
Darüber hinaus wird hier der Anbieter beschrieben. Technische Informationen, wie z. B. welche Lösungsintegration verwendet wird (z. B. API) oder wo die Software gehostet wird, werden vorgestellt. Dieser Teil wird vom Anbieter verfasst.
Fragen zum Anbieter
Lassen Sie uns besprechen, welche Art von Fragen Sie als Nächstes stellen könnten. Viele Fragen können relevant sein. Hier sind ein paar Beispiele, die in verschiedene Kategorien unterteilt sind:
- Basisfunktionalität
- Zusätzliche Funktionalitäten
- Datenformatoptionen (strukturiert und unstrukturiert)
- Datenvalidierung und Regeln
- Archivierung und Datenspeicherung
- Konnektivität der Lösung (Integration)
- Kompatibilität der Integration
- Level an Erfahrung
- Vertrag, Dienstleistungen und/oder Lizenzen
- Unterstützung und Helpdesk-Dienste
- Trainingsservice
Offene Fragen
Offene Fragen sind eine gute Möglichkeit, den Anbieter kennenzulernen. Hier ist Platz für Details und tiefer gehende Informationen. Dieser Abschnitt könnte Folgendes enthalten:
- Was zeichnet Ihre Lösung im Vergleich zu Ihren Konkurrenzunternehmen aus?
- Besteht die Möglichkeit für einen Proof of Concept (PoC)? Wenn ja, für wie lange?
- Bitte zeigen Sie uns eine Demo oder stellen Sie uns User Stories zur Verfügung.
- Wie einfach ist es, neue Entwicklungen für eine kundenspezifische Lösung anzupassen und zu planen oder Lücken zu beheben?
In diesem Teil können Sie auch Fragen zur Entwicklungssicherheit, zur physischen Sicherheit, zur Infrastruktur und zum Management von Schwachstellen und Sicherheitsvorfällen stellen. Außerdem können Sie Fragen zur Verwaltung von Backups, zur Archivierung und zum Datenschutz, zu Bankinformationen und zur Verwaltung der Entwicklungssicherheit stellen.
Die Integration von Datenschutzbestimmungen in ein Projekt ist unerlässlich, um die Sicherheit einer Organisation zu gewährleisten. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, Sicherheitsfragen in Ihr RFP zu integrieren.
Preismodell
Das Preismodell besteht aus verschiedenen Komponenten, die weiter unten beschrieben werden. In der Vorlage kann dieser Teil auch als separates RFQ genommen werden, wenn Sie nur ein Preisangebot für eine Lösung anfordern möchten.
- Entwicklungskosten → Sie variieren je nach Ihren eigenen Bedürfnissen und dem, was die Lösung des Anbieters bereits bietet. Dazu kann auch die Einrichtungsgebühr gehören, die sich nach der Komplexität des Projekts richtet.
- Laufende Kosten → Sie werden durch die verwendete Preiseinheit (Kunde, Verbindungen, Dokumente, andere), die Grundkosten, die Kosten der Preiseinheit und die erforderlichen Zusatzleistungen bestimmt.
- Jährliche Wartungskosten
- Supportkosten → Diese richten sich nach dem zusätzlichen Service-Level-Agreement und dem benötigten Kundensupport.
Nachdem wir nun über die verschiedenen Komponenten der RFP-Vorlage gesprochen haben, ist es an der Zeit, dass Sie die Vorlage herunterladen und verwenden. Im letzten Teil des Blogs werden wir kurz darüber sprechen, warum Klippa in Ihre Auswahl von IDP-Unternehmen aufgenommen werden sollte, an die Sie ein RFP senden.
Warum Klippa?
Wir bei Klippa haben viele verschiedene RFPs gesehen, was uns die Tür geöffnet hat, um Unternehmen auf der ganzen Welt zu helfen. Dadurch haben wir viel Erfahrung mit der Beantwortung von Request for Proposals und der Anpassung an die Bedürfnisse von Unternehmen gesammelt.
Auf diese Weise sind wir in der Lage, Ihnen eine umfassende RFP-Vorlage zu liefern, die in der „realen“ Welt anwendbar ist und nicht nur eine theoretische Ansammlung von Fragen darstellt.
Da Sie diesen Blogbeitrag gelesen haben, sind Sie auf der Suche nach einem IDP-Anbieter. Klippa DocHorizon ist unsere IDP-Lösung und geht über die Extraktion, Identifizierung und Überprüfung von Daten hinaus.
Unsere Lösung ist in der Lage, Daten zu maskieren, Betrug zu erkennen und die von Ihnen geforderten Sicherheitsstandards zu erfüllen. Unsere Customer Success Manager sind bestrebt, Ihren langfristigen Erfolg zu unterstützen, indem sie auf Ihre Bedürfnisse eingehen und eine lösungsorientierte Mentalität haben.
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