Laut dem Institute of Finance and Management (IOFM) in den USA sind 84 % der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) optimistisch, dass ihre Abteilung in den nächsten drei Jahren Fortschritte bei der Abschaffung der Rechnungs- und Zahlungsprozesse in Papierform machen wird.
Ist das eine Überraschung für Sie? Nun, das sollte es nicht sein. Der Hype um die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist vielleicht nicht so groß wie bei der Marketing- oder Vertriebsautomatisierung, die Auswirkungen sind aber genauso groß. Ein automatisierter Kreditorenbuchhaltungsprozess schafft Mehrwert, indem er ineffiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse rationalisiert und Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Lieferantenrechnungen und Zahlungen gibt.
Aber wie können Sie den wichtigen Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen den Wert der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beweisen? Vielleicht sind Sie auch selbst ein wichtiger Entscheidungsträger, der versucht, den ROI einer Investition in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu verstehen. Dieser Blog wird all Ihre Fragen beantworten und Spoiler-Alarm enthält sogar einen kostenlosen ROI-Rechner. Bleiben Sie einfach sitzen und genießen Sie die Fahrt!
Was ist die Kreditorenbuchhaltung?
Lassen Sie uns zunächst das Konzept der Kreditorenbuchhaltung erklären, damit wir alle auf der gleichen Seite sind. Die Kreditorenbuchhaltung kann als “ein Konto innerhalb des Hauptbuchs, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Schuld gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen” definiert werden.
Es handelt sich also im Grunde um das gesamte Geld, das Sie noch an Ihre Lieferanten schulden.
Normalerweise liefert Ihnen ein Lieferant ein Produkt, beispielsweise einen supercoolen Kommissionierroboter, und schickt Ihrem Unternehmen eine Rechnung für die Bezahlung. Diese Rechnung führt zu einer Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens. Die genauen Einzelheiten dieses Vorgangs können je nach Art des Auftrags, der Branche oder den einzelnen Unternehmensprotokollen variieren.
Eine andere gängige Verwendung der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf die Geschäftsabteilung oder den Geschäftsbereich, der für die Zahlungen des Unternehmens an Lieferanten und andere Gläubiger zuständig ist.
Vielleicht haben Sie auch schon von der Debitorenbuchhaltung gehört, die im Grunde das gleiche Verfahren ist, nur eben für den Lieferanten. Wenn Sie Ihren Lieferanten bezahlen, fügen Sie einen Eintrag in Ihrer Kreditorenbuchhaltung hinzu und der Lieferant fügt einen ähnlichen Eintrag in seiner Debitorenbuchhaltung hinzu.
So weit alles klar? Machen wir weiter mit den Aufgaben, die mit der Kreditorenbuchhaltung verbunden sind!
Welche Aufgaben sind mit der Kreditorenbuchhaltung verbunden?
Vereinfacht gesagt, ist der Arbeitsablauf in der Kreditorenbuchhaltung der Prozess der Rechnungsfreigabe, bevor die Zahlung bearbeitet wird. Ein typischer Arbeitsablauf beginnt mit dem Erhalt der Rechnung des Lieferanten. Diese Rechnung muss organisiert, auf Unregelmäßigkeiten geprüft, korrigiert, von einem Zuständigen genehmigt, bearbeitet, bezahlt und den Büchern Ihres Unternehmens hinzugefügt werden.
Dieser Prozess mag einfach erscheinen, kann aber sehr zeitaufwendig sein. Um dies zu verdeutlichen, gehen wir im Folgenden auf einige Kreditoren-Aufgaben näher ein:
- Organisieren
Bei einem manuellen Kreditorenprozess müssen Sie Umschläge, E-Mails, elektronische Rechnungen und andere Kommunikationsmittel öffnen, um Rechnungen zu erfassen. All diese Dokumente müssen gedruckt, sortiert, gestapelt und organisiert werden, bevor sie an den nächsten Prozessschritt weitergeleitet werden können. Viele Unternehmen verwenden einen beträchtlichen Teil der Ressourcen ihres Finanzteams, um die korrekte Organisation der Rechnungen zu gewährleisten, was, um ehrlich zu sein, eine ziemliche Zeitverschwendung ist. Aber dazu später mehr. - Validierung und Fehlerprüfung
Als Nächstes müssen Sie jede Rechnung prüfen, um sicherzustellen, dass es keine Unstimmigkeiten zwischen der Rechnung und den ursprünglichen Kaufunterlagen gibt. Zu den Unregelmäßigkeiten können Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung oder fehlende Informationen, wie z. B. eine Auftragsbestätigungsnummer, gehören. Häufig müssen Rechnungen auch mit ausstehenden Bestellungen abgeglichen werden, die in vielen Unternehmen zur Vorabgenehmigung von Einkäufen verwendet werden. Dieser Prozess ähnelt sehr dem Abgleich von Einkäufen mit Bankauszügen (d. h. der Abstimmung) und ist eine sehr mühsame Aufgabe.
Bei Unregelmäßigkeiten wird die Rechnung an die betreffende Person oder den Lieferanten zurückgeschickt, um sie zu korrigieren, und durchläuft dann erneut den Genehmigungsworkflow. - Weiterleitung zur Genehmigung
Wenn Sie eine weitere Genehmigungsstufe in Ihrem Kreditorenprozess haben, müssen Sie Ihre gut organisierten und geprüften Rechnungen zusammen mit den zuvor erwähnten relevanten Details an den Genehmiger senden. Falls die Rechnung mit der Bitte um weitere Informationen an Sie zurückgeschickt wird, kommt eine weitere Aufgabe zum Prozess hinzu, da Sie diese Informationen zuerst zusammensuchen müssen. - Nachbereitung
Sie gehen eventuell davon aus, dass Sie mit der Rechnung fertig sind, nachdem Sie sie an den Genehmiger weitergeleitet haben und keine weiteren Fragen auftauchen, aber das stimmt nicht. In vielen Fällen müssen Sie noch einmal nachhaken, um sicherzustellen, dass die Rechnung fristgerecht genehmigt wird. Geschieht dies nicht, kann sich die Zahlung verzögern, was wiederum zu verspäteten Produktlieferungen oder Verzugszinsen führen kann, die den Prozess unnötig verteuern würden. - Zahlung und Einreichung der Unterlagen
Im letzten Schritt des Prozesses liegen alle Genehmigungen vor, die Zahlung kann erfolgen und die Rechnung muss abgeheftet und gespeichert werden, in der Regel in der Buchhaltung oder im ERP-System (Enterprise Resource Planning) Ihres Unternehmens. Dieser Schritt nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern ist auch für Prüfungszwecke unerlässlich.
Was sind die Nachteile eines manuellen Kreditorenprozesses?
Eine von PayStream Advisors durchgeführte Studie, bei der über 400 Back-Office-Mitarbeiter aus verschiedenen Branchen und Marktsegmenten befragt wurden, ergab, dass zu den größten Problemen im Rechnungseingangsprozess von Unternehmen die manuelle Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung, die manuelle Dateneingabe und große Mengen an Papierrechnungen gehören. Diese und viele andere Probleme, wie z. B. verlorene Rechnungen und eine hohe Anzahl von Rechnungsdiskrepanzen und Ausnahmen, sind allesamt häufige Merkmale eines manuellen Rechnungsstellungsprozesses.
Im Folgenden werden einige der Nachteile der manuellen Rechnungsverarbeitung aufgeführt.
- Es ist kostspielig
Leider gibt es keine genaue Zahl für die Kosten der Rechnungsbearbeitung. Marktforschungsunternehmen wie die Everest Group haben herausgefunden, dass die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung zwischen 12 und 30 Dollar liegen können. Andere Unternehmen konnten diese Spanne auf 13 bis 15 Dollar reduzieren. Unternehmen mit einem komplexeren Kreditorenbuchhaltungsprozess können mit Kosten von bis zu 40 Dollar pro Rechnung rechnen. Stellen Sie sich vor, was das für eine 10-Dollar-Rechnung (oder den Gegenwert in Euro) bedeutet: Die Kosten für ihre Bearbeitung übersteigen den eigentlichen Rechnungsbetrag bei weitem. Multiplizieren Sie diese Zahl mit Hunderten oder Tausenden von Rechnungen pro Monat, und Sie wissen, dass dies ein kostspieliger Vorgang für Ihr Unternehmen ist. - Es ist langsam und zeitaufwendig
Bei einem manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess kann es Tage oder sogar Wochen dauern, eine Rechnung zu genehmigen und zu bezahlen. Ein solch langwieriger Genehmigungsprozess kann zu Verzögerungen bei der Rechnungszahlung führen, was wiederum Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen, schlechte Zahlungsbedingungen und in manchen Fällen sogar die Weigerung von Qualitätslieferanten, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten, zur Folge haben kann. - Es ist anfällig für menschliche Fehler
Wie eine uralte Wahrheit besagt: “Fehler machen uns menschlich”. Wenn Prozesse von Menschen durchgeführt werden, sind Fehler unvermeidlich. Das Problem bei Fehlern in der Buchhaltung ist, dass ein kleiner Fehler zu größeren Problemen führen kann, z. B. zu kostspieligen Verzögerungen und zusätzlichem, unnötigem Zeitaufwand für den Abgleich. - Sie verlieren Geld
Wie wir bereits dargelegt haben, können Fehler in der Buchhaltung kostspielig sein und den Gewinn Ihres Unternehmens schmälern. Sie können zu falsch verwalteten Steuern, doppelten Zahlungen und Überzahlungen führen. Auch Strafen für verspätete Zahlungen, Betrug, entgangene Rabatte und vergessene Gutschriften sind bei der manuellen Kreditorenbuchhaltung keine Seltenheit. Wann immer dies geschieht, entgeht Ihnen Geld, was bei den bestehenden Abläufen nur schwer zu erkennen ist. In Unternehmen mit einem großen Transaktionsvolumen kann sich dies jedes Jahr zu erheblichen Beträgen summieren. - Es ist langweilig
Niemand möchte stundenlang am selben Schreibtisch sitzen und stumpfsinnig Daten eingeben, oder? Aber leider ist das genau das, was manuelle Rechnungsverarbeitung ausmacht. Sie besteht aus langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben, die höchstwahrscheinlich zu einem gelangweilten und ineffizienten Team führen.
Glücklicherweise gibt es eine Lösung für diese Probleme: Kreditorenbuchhaltungautomation!
Was bedeutet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Wie der Name schon sagt, bezieht sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf Technologien, die zur Rationalisierung und Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen eingesetzt werden, um manuelle Aufgaben zu beseitigen und mehr Transparenz und Kontrolle über wichtige Finanzdaten zu erhalten.
In der Regel handelt es sich dabei um eine spezielle Software, mit der Sie Rechnungen digital einreichen und genehmigen können, anstatt sie physisch in Ordnern abzulegen. Einige Lösungen lesen Rechnungen mit OCR und KI und extrahieren die Informationen selbst, was bedeutet, dass niemand in Ihrem Team Daten eingeben muss. Um ein vollständiges Verständnis der Möglichkeiten zu erhalten, werden wir kurz ein Geschäftsbeispiel erörtern.
Wenn Sie die Automatisierung Ihrer Buchhaltung in Angriff nehmen, beginnt der Prozess im Allgemeinen mit der Erfassung von Rechnungsdaten in einem digitalen Format. Dies geschieht in der Regel durch eine Form des Scannens oder Erfassens, wie z. B. die OCR-Lösung (Optical Character Recognition) von Klippa.
Die Klippa-Automatisierungssoftware verwaltet dann die Kodierung und Weiterleitung der Rechnung durch den digitalen Workflow, der auf der Grundlage einer spezifischen, vom Unternehmen selbst konfigurierten Logik funktioniert. Mit anderen Worten: Sie können der Software mitteilen, wer die Rechnung in jeder Autorisierungsebene prüfen und genehmigen muss.
Der gesamte Prozess kann in das ERP- oder Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens integriert werden, wobei die Daten nahtlos zwischen den Systemen übertragen werden, ohne die ERP-Umgebung oder die IT-Ressourcen des Unternehmens zu belasten. Klingt das nicht gut?
Was sind die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Vielleicht erkennen Sie jetzt die Notwendigkeit der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung und den Rechnungsfreigabeprozess. Die letzte verbleibende Frage ist jedoch, ob Sie eine Rendite aus Ihrer Investition erwarten können. Um diese Frage zu beantworten, beginnen wir mit dem Teil “Rendite” des ROI, gefolgt von den Kosten für die Implementierung und Nutzung eines Tools, und enden mit einem kostenlosen ROI-Rechner.
Was können Sie also von dieser automatisierten Verarbeitungstechnologie erwarten?
- Sie verringert den zeitlichen Aufwand um 70%
Im Durchschnitt kann die Automatisierung der Rechnungsprüfung in der Rechnungsprüfungsabteilung den Zeitaufwand der manuellen Rechnungsprüfung um 70% reduzieren, sodass den Mitarbeitern viel mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Die Logik dahinter ist ganz einfach: Technologien wie OCR digitalisieren Informationen auf Rechnungen in Sekundenschnelle. Was früher ein langsamer und sich wiederholdneder Dateneingabeprozess war, wird jetzt innerhalb von Sekunden erledigt. - Sie verkürzt die Bearbeitungszeit von Tagen auf Minuten
Laut einer Studie der Aberdeen Group benötigen Unternehmen mit minimaler Automatisierung 16,3 Tage für die Bearbeitung einer Rechnung. Mit einer soliden Kreditorenbuchhaltungsautomatisierungslösung kann die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Rechnung und der Zahlung deutlich verkürzt werden, wodurch sich die Bearbeitungszeit verringern und die Beziehung zu den Lieferanten verbessern. Außerdem erhalten Sie einen besseren Echtzeiteinblick in Ihre finanzielle Situation und vermeiden Strafzahlungen aufgrund von Zahlungsverzögerungen. - Sie führt zu 97% weniger Fehlern
Wie Sie wissen, machen wir alle Fehler, besonders bei sich wiederholenden, manuellen Aufgaben. Computerprogramme hingegen wiederholen diese Aufgaben endlos und fehlerfrei. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Sie die Rechnungsdaten in einem frühen Stadium des Prozesses validieren, manuelle Fehler ausschließen, doppelte Rechnungen kennzeichnen und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Lieferanten ermögliche. In den wenigen Fällen, in denen das System einen Datenpunkt auf der Rechnung nicht erkennt, beispielsweise aufgrund eines anderen Layouts oder eines Bildes von schlechter Qualität, reicht eine kurze menschliche Überprüfung aus. - Sie macht die Kreditorenbuchhaltung von überall aus zugänglich
Papierprozesse erfordern, dass jemand physisch an der richtigen Stelle anwesend ist. Rechnungen müssen in den richtigen Ordner gelegt und in den richtigen Schrank geordnet werden. Digitale Prozesse hingegen können von jedem Ort der Welt aus mit einer Internetverbindung durchgeführt werden (vorausgesetzt, sie sind Cloud-basiert). Bei der idealen Lösung erhalten die Manager einfach eine Benachrichtigung auf ihrem Smartphone, wenn eine neue Rechnung zu genehmigen ist, genehmigen diese mit einem Knopfdruck und los geht’s! - Sie führt zu Kosteneinsparungen von 70+%
Den besten Grund haben wir uns für den Schluss aufgehoben. Wir können mit Sicherheit sagen, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihnen eine Menge Geld sparen wird. Durch die Automatisierung entfallen nämlich die manuellen Prozesse, die die Kosten der Kreditorenbuchhaltung in die Höhe treiben. Dazu gehören zusätzliche Mitarbeiter, wenn das Volumen der zu bearbeitenden Rechnungen steigt, die Eingabe von Rechnungsdaten, die Ablage von Rechnungen und all die anderen Dinge, die wir bisher in diesem Blog behandelt haben.
Marktforschungsunternehmen haben herausgefunden, dass manuell bearbeitete Rechnungen im Durchschnitt 12 bis 30 US-Dollar pro Rechnung kosten, während vollautomatisierte Rechnungen im Durchschnitt nur 3,50 US-Dollar pro Rechnung kosten.
Denken Sie außerdem an die Kosten für den Versand der Rechnungen an eine zentrale Stelle zur Bearbeitung. Oder die Kosten für die Lagerung von Kisten, Schränken und anderen Archivierungsmitteln voller Papierrechnungen und Dokumente. Das sind echte, greifbare Kosten, die mit Automatisierungssoftware der Rechnungsstellung entfallen würden.
Bieten Ihnen Lieferanten im Gegenzug für frühzeitige Zahlungen Rabatte auf den Rechnungsbetrag an? Achtzig Prozent der Unternehmen, die für den Kreditorenbuchhaltung Benchmarking Bericht von IOFM befragt wurden, antworteten auf diese Frage mit “Ja”. Mit einem automatisierten System und der Möglichkeit für Mitarbeiter, jederzeit und von überall auf den Zahlungsstatus zuzugreifen, werden Rechnungen effizient durch den Rechnungsprüfungsprozess geleitet. Es ermöglicht Ihnen, die meisten, wenn nicht sogar alle, der Ihnen angebotenen Frühzahlungsrabatte zu nutzen und die Strafen für verspätete Zahlungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Dies sind nur einige Beispiele der Vorteile, die die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir sind sicher, dass Sie, wenn Sie erst einmal anfangen, selbst noch viele weitere finden werden!
Wie hoch sind die Kosten der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
In den meisten Fällen macht die Automatisierung das Leben aller Beteiligten einfach leichter. Aber es ist immer noch eine Investition, also lassen Sie uns einen Blick auf die Kostenseite der Gleichung werfen.
Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung ist mit einer Reihe von Investitionen verbunden, darunter die folgenden:
- Lizenzen für Kreditorenbuchhaltungautomatisierungssoftware
Anbieter von Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung verwenden in der Regel ein Software-as-a-Service (SaaS)-Preiskonzept. Sie bieten Ihnen einen Preis pro Lizenz und Benutzer oder eine monatliche Abonnementgebühr, die sich nach dem Funktionsumfang und der maximalen Anzahl von Dokumenten und Benutzern richtet. Sie können es so teuer (oder so günstig) machen, wie Sie wollen, aber normalerweise liegt der Preis pro Benutzer zwischen 4 und 25 €, manchmal kombiniert mit einem Preis pro Rechnung zwischen 0,10 und 0,50 €. - Einrichtung und Umsetzung
Ein wichtiger Faktor ist die Frage, wie einfach eine Automatisierungslösung zu implementieren und zu konfigurieren ist. Benötigt Ihre Automatisierungssoftware viel IT-Zeit für die Einrichtung oder ist sie recht unkompliziert? Im Idealfall entscheiden Sie sich für eine Low-Code-Workflow-Automatisierungsoption mit benutzerfreundlichen Assistenten und Regeln, sodass jeder sie nutzen kann. Es ist auch durchaus üblich, dass Softwareanbieter bei der Anmeldung Implementierungs- und Einführungspakete in Rechnung stellen, die die Einrichtung von Datenverbindungen, Schulungen und die Einrichtung von Dashboards umfassen können. Dies hängt wirklich von der Art der Lösung ab, für die Sie sich entscheiden: Die Preise reichen von SaaS-Out-of-the-Box-Lösungen mit in der Regel niedrigen Einrichtungsgebühren, die nicht mehr als ein paar Tausend Euro betragen, bis hin zu maßgeschneiderten Unternehmenslösungen, die zwischen Zehntausenden und mehreren Millionen Euro liegen können. - System- und Prozessänderungen
Mit der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung werden sich auch die von Ihnen verwendeten Systeme und die angewandten Methoden ändern. Ihre Mitarbeiter müssen sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Es empfiehlt sich, die Änderungen zu quantifizieren und die Kosten und den Zeitaufwand für das Änderungsmanagement einzukalkulieren. - Zusätzliche Hardware
Die meisten Softwareanbieter bieten mobile Apps an, mit denen Sie Dokumente einfach mit Ihrem Smartphone scannen können. Ganz einfach! In einem solchen Fall müssen Sie nicht in zusätzliche Scangeräte investieren. Vergessen Sie aber nicht, die Kosten für Hardware-Scanner einzuplanen, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie sie brauchen.
Wie berechnen Sie den ROI für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Nachdem wir nun die Vorteile und Kosten der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung erörtert haben, wollen wir nun die Rentabilität Ihrer Investition berechnen.
Aus Übersichtlichkeitsgründen haben wir nur die greifbaren Ergebnisse der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung aufgeführt, darunter Einsparungen bei den Arbeitskosten und die Minimierung von Rechnungsfehlern. Diese Vorteile wirken sich direkt auf das Endergebnis Ihres Unternehmens aus. Andere Ergebnisse wie Frühzahlungsrabatte und Einsparungen der Lagerkosten, die von Fall zu Fall sehr unterschiedlich sein können, werden nicht berücksichtigt.
Bei der Berechnung des ROI eines Kreditorenbuchhaltungautomatisierungstools berücksichtigen wir die folgenden Parameter*:
- Die durchschnittliche Anzahl der Rechnungen Ihrer Lieferanten pro Monat
Angenommen, Ihr Unternehmen bearbeitet 500 Rechnungen pro Monat manuell. Klingt nach einer ordentlichen Menge, oder? - Der durchschnittliche Zeitaufwand der Rechnungsbearbeitung
Im Branchendurchschnitt bearbeitet ein Rechnungsprüfer 5 manuelle Rechnungen pro Stunde (d. h. 12 Minuten pro Rechnung). Dies umfasst die Dateneingabe, die Überprüfung der manuellen Eingabe und die Bearbeitung der Rechnung.
Mit einem durchschnittlichen Automatisierungstool für die Kreditorenbuchhaltung kann derselbe Sachbearbeiter Rechnungen sechsmal schneller bearbeiten, was einem Durchschnitt von 30 Rechnungen pro Stunde entspricht (d. h. 2 Minuten pro Rechnung). - Die durchschnittliche Zeit für die Genehmigung einer Rechnung
Neben der Bearbeitung einer Rechnung muss ein Mitarbeiter diese prüfen und genehmigen. Gehen wir davon aus, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter, häufig ein Manager, 10 manuelle Rechnungen pro Stunde genehmigt (d. h. 6 Minuten pro Rechnung).
Mit einem Automatisierungstool kann dies elektronisch erfolgen, und der Prüfer sollte in der Lage sein, doppelt so schnell zu arbeiten, was zu durchschnittlich 20 Genehmigungen pro Stunde führt (d. h. 3 Minuten pro Rechnung). - Der Prozentsatz der fehlerhaften Rechnungen
Wie bereits erwähnt, passieren Fehler, ob man will oder nicht. Wir gehen davon aus, dass 10 % der Rechnungen Fehler enthalten, entweder von Anfang an durch den Lieferanten oder nach fehlerhafter Bearbeitung durch Mitarbeiter. - Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Korrektur einer Rechnung
Den Fehler zu entdecken, die Rechnung zurückzuschicken, weitere Informationen anzufordern und die Rechnung zu korrigieren, kann ein zeitaufwändiger Prozess sein. Wir gehen davon aus, dass ein Mitarbeiter 3 manuelle Rechnungen pro Stunde korrigiert (d. h. 20 Minuten pro Rechnung).
Eine automatisierte Lösung fügt dem Prozess keine Fehler hinzu, sodass die einzigen fehlerhaften Rechnungen, die übrig bleiben, die sind, die direkt vom Lieferanten kommen. Ihr Mitarbeiter muss sich nur etwas Zeit nehmen, um die fehlerhaften Rechnungen an den Lieferanten zurückzuschicken, eventuell mit ein paar Kommentaren. Fünf Minuten pro Rechnung sollten ausreichen. - Der durchschnittliche Stundenlohn
Nach Branchendurchschnittswerten belaufen sich die Gesamtkosten eines Rechnungsprüfers für ein Unternehmen (Gehalt plus Zusatzleistungen) auf etwa 30 € pro Stunde. Nicht berücksichtigt ist dabei das – vermutlich – höhere Gehalt des Genehmigers. - Gebühr für Einrichtung und Vernetzung
Nehmen wir an, der Softwareanbieter ist großzügig und berechnet Ihnen “nur” 2500 € für die Ersteinrichtung. Sie möchten außerdem, dass das Automatisierungstool mit Ihrem ERP-System integriert wird. Das kostet Sie 100 € pro Monat extra. - Monatliche Abonnementgebühr
Bei 500 Rechnungen pro Monat, d. h. 6000 Rechnungen pro Jahr, und bis zu 10 Benutzern landen Sie in der Premium-Stufe des Softwareanbieters. Sie zahlen 0,19 € pro Rechnung und 5 € pro Benutzer. Das kostet Sie monatlich 145 €.
**Sie können diese Parameter nach Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen.
In der oben geschilderten Situation investieren Sie pro Monat 167 Stunden für die Bearbeitung, Genehmigung und Korrektur von Rechnungen. Das ergibt eine Gehaltsabrechnung von 60.000 pro Jahr (166,7 Stunden x 30 € x 12 Monate). Dank der Vorteile der Automatisierung kann die Zahl der aufgewendeten Stunden auf ~46 Stunden reduziert werden, was zu einer Arbeitskosteneinsparung von 43,5k pro Jahr führt!
Nehmen Sie diese Zahl und teilen Sie sie durch die Gesamtinvestition des ersten Jahres (2500 € für die Einrichtung + 145 € für 12 Monate Nutzung + 100 € für 12 Monate Integration), und schon haben Sie einen ROI von 700 % (d. h. Faktor 7) für Ihre Investition in die Automatisierung von AP!
Möchten Sie die genauen Berechnungen sehen? Oder möchten Sie den ROI für Ihre spezielle Situation berechnen?
Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage zur ROI-Berechnung für die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung über den folgenden Link: Download Vorlage
Wie implementiert man eine Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Wir können uns vorstellen, dass Sie nach dem Lesen dieses Blogs vom Wert der Automatisierungssoftware überzeugt sind. Sie können den wichtigen Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen sogar den ROI präsentieren! Aber was nun?
Wenn Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisieren möchten, sollten Sie verschiedene Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung untersuchen, um sicherzustellen, dass sie für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Entscheidend ist, dass die gewählte Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung jedes Szenario der Rechnungsverarbeitung unterstützen kann, um einen wirklich automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess und optimale Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen.
Darüber hinaus ist es wichtig zu verstehen, wie die neue Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Ihr bestehendes ERP- oder Buchhaltungssystem integriert werden kann, um die Synchronisierung von Daten und einen optimierten Prozess zu gewährleisten. Klippa zum Beispiel verfügt über Schnittstellen mit wichtigen Akteuren wie DATEV, SAP, NetSuite, Xero und vielen anderen.
Unsere erfahrenen Produktspezialisten führen Sie gerne durch diesen Prozess. Sie können Ihnen alles Weitere erläutern, unter anderem, wie Sie die Automatisierungssoftware nahtlos in bestehende Systeme und Abläufe integrieren können.
Sie können sich direkt mit uns in Verbindung setzen oder unten eine kostenlose 30-minütige Demo planen, in der wir Ihnen zeigen, wie unsere Software funktioniert und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.