Die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) hat sich zu einer zentralen Technologie für Unternehmen entwickelt, die sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben. Durch den Einsatz von RPA-Bots können Arbeiten, die traditionell von Menschen ausgeführt werden, nahtlos automatisiert werden. Aufgaben wie das Extrahieren von Anhängen aus eingehenden E-Mails, das Umbenennen von Dateien und das Speichern in bestimmten Ordnern erfordern keine manuellen Eingriffe mehr.
Eine große Herausforderung für RPA-Plattformen ist jedoch der Umgang mit Daten, die in unstrukturierten Dokumenten, wie E-Mails oder PDF-Dateien, enthalten sind. Viele Anbieter tun sich schwer damit, eine Lösung zur effektiven Integration unstrukturierter Daten in RPA-Workflows bereitzustellen, was oft umfangreiche manuelle Anmerkungen erfordert und den Sinn der Automatisierung verfehlt.
Schätzungen zufolge sind bis zu 90 % der Geschäftsdaten unstrukturiert, was ein beträchtliches ungenutztes Potenzial für RPA darstellt, das es zu nutzen gilt.
In diesem Blog erklären wir, wie die optische Zeichenerkennung (OCR) RPA revolutionieren kann, indem sie die Datenextraktion aus Dokumenten ermöglicht, was zu einem höheren Grad an Automatisierung und Effizienz führt.
Was sind RPA und OCR?
RPA ist eine Technologie, die Software-Bots einsetzt, um sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben in Geschäftsprozessen zu automatisieren. Diese Bots ahmen menschliche Handlungen nach, indem sie mit verschiedenen Anwendungen, Systemen und Datenquellen interagieren, um Aufgaben effizient und genau zu erledigen.
OCR-Software konvertiert verschiedene Arten von Dokumenten, z. B. gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder mit einer Digitalkamera aufgenommene Bilder, in maschinenlesbare und durchsuchbare Daten.
Bevor wir uns mit dem Zusammenspiel dieser Technologien befassen, ist es wichtig, das Konzept der unstrukturierten Daten zu verstehen.
Unstrukturierte Daten sind Informationen, die kein vordefiniertes Datenmodell oder keine organisierte Struktur haben, wie z. B. Datenbanken oder Tabellenkalkulationen. Diese Eigenschaft macht es schwierig, unstrukturierte Daten automatisch zu verarbeiten. Beispiele für unstrukturierte Daten sind Textdokumente, Bilder und E-Mails.
Mit Hilfe von OCR können Sie unstrukturierte Daten aus Dokumenten in Ihren RPA-Workflows extrahieren und von den Vorteilen der Automatisierung profitieren.
Vorteile von OCR bei RPA
OCR und RPA automatisieren dokumentenlastige Prozesse. OCR konvertiert unstrukturierte Daten in bearbeitbaren Text. Diese extrahierten Daten werden dann an RPA weitergeleitet, wo Software-Bots die Informationen verarbeiten und Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen oder Systemaktualisierungen durchführen. Zusammen optmieren sie die Abläufe, reduzieren Fehler und verbessern die Effizienz.
Durch die Integration von RPA und OCR können Sie die Datenverarbeitungsfähigkeiten Ihres Unternehmens verbessern. Durch die Verschmelzung dieser Technologien erreichen Sie ein beispielloses Maß an Effizienz, Konformität und Kosteneffizienz bei der Verarbeitung großer Daten- und Dokumentenmengen.
Aus diesem Grund ist OCR in RPA keine Option mehr, sondern ein absolutes Muss. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile dieser leistungsstarken Kombination:
- Erhöhte Genauigkeit: OCR gewährleistet eine genaue Datenextraktion aus Dokumenten, während RPA-Bots diese mit hoher Präzision verarbeiten. Dies verringert das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können.
- Kosteneinsparungen: Die Automatisierung verringert die Abhängigkeit von manueller Arbeit, was zu Kosteneinsparungen in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Betriebskosten führt.
- Schnellere Datenverarbeitung: OCR kann Daten schnell und in Echtzeit verarbeiten. RPA-Bots validieren die Daten und geben sie in die Zielsysteme ein, was zu schnelleren Reaktionszeiten führt.
- Skalierbarkeit: RPA- und OCR-Lösungen lassen sich problemlos skalieren, um steigende Datenmengen und Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung zu bewältigen. Wenn die Geschäftsanforderungen wachsen, können Unternehmen ihre Automatisierungskapazitäten ohne nennenswerte zusätzliche Investitionen erweitern.
- Verbesserte Datenanalyse: Die automatisierte Datenverarbeitung durch RPA und OCR erzeugt zuverlässigere und konsistentere Daten, die bessere Einblicke in die Datenanalyse und Entscheidungsfindung ermöglichen.
OCR vs IDP
Obwohl die Integration von OCR in RPA eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt, bieten viele RPA-Plattformen nur grundlegende OCR-Funktionen. Oft müssen Sie alle Dokumente noch selbst mit annotieren, um eine sogenannte Vorlage für die Datenextraktion zu erstellen. Diese Vorlagen definieren im Grunde die Regeln für die Software und wo sie nach welchen Informationen suchen soll.
Mit einer solchen Vorlage können alle Dokumente, die dem gleichen Layout und der gleichen Struktur folgen, ohne Schwierigkeiten verarbeitet werden. Sobald die Dokumente jedoch von der vorgefertigten Vorlage abweichen, wird es schnell unübersichtlich.
Die Lösung? Für jedes neue Dokument, das Sie verarbeiten wollen, müssen Sie neue Vorlagen erstellen. Diese Situation führt zu einer erheblichen Menge an manuellen Dateneingaben – genau die Art von Aufgaben, die Sie mit RPA reduzieren wollten.
Glücklicherweise gibt es eine fortschrittlichere Alternative. Eine, die nicht durch Vorlagen und spezifische Layouts eingeschränkt ist: Intelligent Document Processing (IDP).
IDP ist eine Form der intelligenten Dokumentenautomatisierung, die die Datenwissenschaft nutzt, um Maschinen dabei zu helfen, unstrukturierte Daten zu verstehen und sie als strukturierte Daten weiterzugeben. Sie kombiniert OCR mit Algorithmen der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) und ermöglicht so einen ausgefeilteren und anpassungsfähigeren Datenextraktionsprozess.
Durch den Einsatz von IDP-Lösungen können Sie die Datenextraktionsgenauigkeit der RPA-Plattform erheblich verbessern, eine Vielzahl von Dokumenttypen verarbeiten und Ihre Daten besser nutzen.
Verwendung von IDP in RPA-Workflows
IDP und RPA sind ein dynamisches Technologieduo, das zusammenarbeitet, um Unternehmen mit automatisierten Datenprozessen zu unterstützen. Gemeinsam extrahieren sie auf effiziente Weise wertvolle Erkenntnisse aus unstrukturierten Daten und sorgen für schnelle und präzise Ergebnisse, während der Bedarf an menschlicher Beteiligung minimiert wird.
Der allgemeine Datenverarbeitungs-Workflow lässt sich in vier Hauptschritten zusammenfassen:
- Dokumente werden gescannt oder auf die RPA-Plattform hochgeladen: Bei diesen Dokumenten kann es sich um Rechnungen, Formulare, Quittungen, Verträge oder andere relevante Papiere handeln.
- Sie werden durch die IDP-Software geleitet: Sie analysiert die visuellen Zeichenmuster in den Dokumenten und wandelt sie in maschinenlesbaren Text um, wobei die relevanten Daten extrahiert werden.
- RPA-Workflows: Nachdem die Daten die IDP-Software durchlaufen haben, stehen sie für die weitere Verarbeitung zur Verfügung und geben den RPA-Bots Raum, um zu glänzen und die Dateneingabe zu automatisieren. Sie sind so programmiert, dass sie die extrahierten Daten lesen und interpretieren und sie automatisch in die Zielanwendungen, Datenbanken oder Systeme eingeben.
Sobald die Datenverarbeitung erfolgreich abgeschlossen ist, kann der RPA-Bot je nach den spezifischen Prozessanforderungen relevante Stakeholder benachrichtigen, den Status aktualisieren oder Folgeaktionen auslösen.
Anwendungsfälle für RPA und IDP
RPA in Verbindung mit IDP kann eine Vielzahl von Vorteilen für Branchen wie Finanzwesen, Banken, Gesundheitswesen, Rechtswesen und viele mehr bieten. Werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Anwendungsfälle.
Beleg- und Rechnungsbearbeitung
Mit IDP und RPA wird die Beleg- und Rechnungsverarbeitung so einfach, wie noch nie. IDP erfasst effizient die Daten von Quittungen und Rechnungen, während RPA-Bots diese Daten validieren und in Ihr Buchhaltungssystem eingeben, was eine nahtlose Zahlungsabwicklung und Echtzeit-Berichterstattung ermöglicht. Die Informationen werden automatisch extrahiert und in den entsprechenden Feldern der Buchhaltungs-/ERP-Software organisiert, was die Genauigkeit und Effizienz erhöht.
Mitarbeiter-Onboarding
IDP und RPA rationalisieren den Einführungsprozess von Mitarbeitern, indem sie automatisch Informationen aus den Dokumenten neuer Mitarbeiter extrahieren und in Ihr HR-System eingeben. Persönliche Details und Beschäftigungsbedingungen werden aus Ausweisen, Lebensläufen und Verträgen erfasst, sodass RPA-Bots personalisierte E-Mails generieren, Schulungen planen und Aufgaben zuweisen können – für ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis und mehr Produktivität.
Kundenservice
Verkürzen Sie die Antwortzeiten auf Anfragen, indem Sie die Klassifizierung und Weiterleitung von Anfragen an die am besten qualifizierten und spezialisierten Mitarbeiter automatisieren. IDP beschleunigt die Dateneingabe und verkürzt die Wartezeit für Kunden.
Kauf/Verkaufsaufträge
Vereinfachen Sie die Datenkonsistenz in Unternehmenssystemen durch die Automatisierung von Vertriebsaktivitäten mittels RPA mit IDP. Dies führt zu einer sauberen Datenbank, verbessert das Kundenerlebnis und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Optimieren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Belegverarbeitung mit IDP in RPA und stellen Sie sicher, dass die Daten in allen Unternehmenssystemen konsistent sind.
CRM
Automatisierte Organisation von Kundeninformationen, die mithilfe von IDP und RPA extrahiert wurden, einschließlich Kategorisierung und Filterung relevanter Daten. Dies eliminiert die manuelle Dateneingabe und reduziert den Zeitaufwand um bis zu 70 %.
Lebensläufe und Einstellungsprozesse
Nutzen Sie IDP zusammen mit RPA, um Lebensläufe zu filtern und zu kategorisieren, um die Rekrutierung zu beschleunigen und bessere Einblicke in die Kandidaten zu erhalten. Erleichtern Sie auch den Onboarding-Prozess, indem Sie die Dateneingabe direkt in das HR-System automatisieren.
Intelligente Dokumentenverarbeitung mit Klippa DocHorizon
Wenn Sie Ihre Dokumenten-Workflows vollständig automatisieren möchten, benötigen Sie eine RPA-Plattform, die 100 % Ihrer Daten verarbeiten kann, unabhängig davon, ob sie strukturiert sind oder nicht. Genau dabei kann Klippa helfen.
Klippa DocHorizon ist eine End-to-End-IDP-Software, die nahtlos die Leistung von OCR mit fortschrittlichen KI-Technologien verbindet. Sie zeichnet sich durch das Scannen, Extrahieren, Klassifizieren, Anonymisieren und Validieren unstrukturierter Daten mit höchster Genauigkeit aus.
Unsere Lösung lässt sich über eine API leicht in jede RPA-Plattform implementieren. Sie funktioniert problemlos mit Quittungen, Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Verträgen, Pässen, ID-Karten, Führerscheinen und vielem mehr.
Über 1.000 Unternehmen nutzen bereits DocHorizon und profitieren von den folgenden Vorteilen:
- Blitzschnelle Dokumentendigitalisierung: Wandeln Sie Ihre Dokumente in kürzester Zeit in digitale Formate wie PDF, JSON, CSV, XML und andere um. Der Konvertierungsprozess kann innerhalb weniger Sekunden abgeschlossen werden.
- Schnelle Implementierung: Unsere IDP-Lösung geht über einfache Regeln und Vorlagen hinaus, was zu kürzeren Schulungszeiten und einer schnelleren Technologieintegration führt.
- Extraktion von Daten aus einer Vielzahl von Dokumenten: DocHorizon kann Daten aus Quittungen, Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Verträgen, Ausweisdokumenten, Handelskammerdokumenten und mehr extrahieren.
- Verbesserte Skalierbarkeit: Im Gegensatz zu schablonenbasierter OCR, die sehr kostspielig werden kann, bietet unsere IDP-Software flexible Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe.
- Unerreichte Genauigkeit: Erzielen Sie Genauigkeitsraten von bis zu 99 % im Vergleich zu 60 % bis 85 % bei herkömmlicher OCR.
- Bildverbesserung: Unsere Software verarbeitet das hochgeladene Bild vor und optimiert es für eine möglichst genaue Datenextraktion.
- Mehrsprachige Verarbeitung: Wir bieten Unterstützung für alle lateinischen Sprachen.
Die Vielseitigkeit von Klippa DocHorizon erstreckt sich über mehrere Branchen und macht es zu einem unschätzbaren Vorteil für Unternehmen in den Bereichen Buchhaltung und ERP-Software, Finanzdienstleistungen, Banken, Marketing und Loyalität.
Unabhängig von der Branche ist Klippa DocHorizon in der Lage, die Art und Weise der Datenverarbeitung und -nutzung zu revolutionieren und Unternehmen zu befähigen, im heutigen Wettbewerb zu bestehen.
RPA-Plattformen mit Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon ist bereits bei vielen der 15 führenden RPA-Anbieter verfügbar, die im Forrester Wave-Bericht aufgeführt sind. Zu den Top-Optionen gehören Blue Prism, UiPath und Automation Anywhere.
Diese Plattformen haben sich als Branchenführer positioniert, indem sie ihre RPA-Expertise mit unserer IDP-Lösung vereint haben. Dadurch bieten sie eine ideale Grundlage, um das Automatisierungspotenzial voll auszuschöpfen und geschäftliche Effizienz sowie Innovation voranzutreiben.
Verbessern Sie Ihre RPA-Workflows
Automatisierung ist für Unternehmen ein Muss, und die herkömmliche OCR-Technologie verliert schnell an Bedeutung. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen RPA-Plattformen bevorzugen, die unstrukturierte Daten verwalten können. Dies führt zu einer erhöhten Rentabilität, einem verbesserten Kundenerlebnis und einer Optimierung der organisatorischen Effizienz.
Mit Klippa DocHorizon unterstützen wir Sie dabei, die Automatisierungsraten zu steigern und die Durchlaufzeiten zu verkürzen, indem wir unstrukturierte Daten in Ihre Workflows integrieren und verarbeiten.
Sind Sie bereit, Zeit und Kosten zu sparen, indem Sie Ihre Dokumenten-Workflows vollständig automatisieren? Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten!